Die dreifache Beschränkung im Projektmanagement: Zeit, Umfang und Kosten

Die dreifache Einschränkung des Projektmanagements hat viele Namen erhalten – das Projektmanagement-Dreieck, das eiserne Dreieck und das Projektdreieck – die Ihnen eine Vorstellung davon vermitteln sollten, wie wichtig die dreifache Einschränkung beim Management eines Projekts ist. Wenn Sie ein Projekt leiten, arbeiten Sie mit dem Triple Constraint.

Daher kann leicht argumentiert werden, dass der Triple Constraint das wichtigste Einzelkonzept in der Geschichte des Projektmanagements sein könnte. In Kombination mit effektiver Projektmanagement-Software kann es Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Projekte zum Erfolg zu führen.

Was ist die dreifache Beschränkung im Projektmanagement?

Also, was ist die dreifache Beschränkung? Das ist einfach, es ist ein Modell der Einschränkungen, die dem Management eines Projekts innewohnen. Diese Einschränkungen sind dreifach:

1. Kosten: Die finanziellen Beschränkungen eines Projekts, auch Projektbudget genannt
2. Umfang: Die Aufgaben, die zur Erfüllung der Projektziele erforderlich sind
3. Zeit: Der Zeitplan für das Projekt bis zum Abschluss

Grundsätzlich besagt der Triple Constraint, dass der Projekterfolg von Kosten, Zeit und Umfang beeinflusst wird. Als Projektmanager behalten Sie die Kontrolle über die dreifachen Beschränkungen, indem Sie diese drei Beschränkungen durch Kompromisse ausgleichen. Wir erklären, wie diese Kompromisse im folgenden Abschnitt funktionieren.

Es stimmt zwar, dass der Triple Constraint ein wichtiger Bestandteil eines jeden erfolgreichen Projekts ist, aber er bestimmt nicht den Erfolg. Projekte bestehen aus vielen Teilen, mehr als den drei, die die dreifache Beschränkung ausmachen. Aus diesem Grund haben einige Projektmanagement-Experten dem Modell drei weitere Einschränkungen hinzugefügt, um die kritischsten Bereiche eines Projekts besser widerzuspiegeln. Hier sind sie:

• Qualität: Es gibt Qualitätsstandards für jedes Projekt, unabhängig davon, ob es sich bei dem endgültigen Ergebnis um ein materielles oder immaterielles Produkt handelt. Projektmanager benötigen einen Qualitätsmanagementplan, um die Qualität zu kontrollieren.
• Risiko: Risiken sind jedem Projekt inhärent. Aus diesem Grund müssen Projektmanager einen Risikomanagementplan erstellen, um zu erläutern, wie mit Projektrisiken umgegangen wird
• Nutzen: Es gibt verschiedene Arten von Vorteilen, die durch ein Projekt erzielt werden. Projektmanager müssen sicherstellen, dass die Projektbeteiligten den bestmöglichen finanziellen Nutzen erhalten.

Wie funktioniert die dreifache Einschränkung?

Wie oben erwähnt, können Projektmanager die Kosten, die Zeit und den Umfang eines Projekts mit Kompromissen erhöhen oder reduzieren, um es im Zeitplan und unter dem Budget zu halten. Sehen wir uns anhand einiger Beispiele an, wie diese Projektdreieck-Kompromisse funktionieren.

• Zeit und Umfang: Sie können Ihren Projektumfang reduzieren, um auch Ihre Projektdauer zu verkürzen, wenn Sie mit dem Zeitplan in Verzug geraten. Im gegenteiligen Fall können Sie die Länge Ihres Projektzeitplans verlängern, falls die Projektbeteiligten zusätzliche Projektaktivitäten einbringen.
• Kosten und Umfang: Durch die Reduzierung des Projektumfangs müssen Sie weniger Aufgaben ausführen, was geringere Kosten bedeutet. Im umgekehrten Fall bedeutet ein größerer Projektumfang höhere Kosten.
• Kosten und Zeit: In manchen Projekten stehen Zeit und Kosten in direktem Zusammenhang. Beispielsweise sind die Kosten für die Anmietung von Ausrüstung oder Arbeitskräften direkt proportional zu der Zeit, für die Sie sie benötigen.

Alle diese Szenarien wenden die Triple Constraint für das Management des Projekts an, aber es gibt viele weitere mögliche Kompromisse, die in einem Projekt auftreten können, die auch Qualität, Risiko und Nutzen beinhalten.

Durch die Verwendung eines Projektmanagement-Dashboards kann ein Manager den Fortschritt des Projekts im Auge behalten. Metriken wie Zeitplan, Kosten und Umfang des Projekts sind einfach nachzuverfolgen. Mit diesen Informationen kann ein Projektmanager Probleme identifizieren und die Triple Constraint anpassen, um zu verhindern, dass sich diese Probleme zu Problemen entwickeln. ProjectManager verfügt über ein Echtzeit-Dashboard, das alle kritischen Projektdaten anzeigt, die sich auf die dreifache Einschränkung auswirken.

So verwalten Sie die dreifache Einschränkung

Die Triple Constraint erscheint einfach, aber das ist nur an der Oberfläche. Jeder der drei Punkte dieses Dreiecks kann entpackt werden, um eine tiefere Bedeutung zu enthüllen.

Kosten

Die finanzielle Bindung des Projekts ist von mehreren Variablen abhängig. Es gibt die beteiligten Ressourcen, von Materialien bis zu Menschen, die alle Kosten beinhalten.

Es gibt auch die fixen und variablen Kosten, die jedem Projekt innewohnen, wie z. B. Ausrüstung oder Arbeitskräfte, die berechnet werden müssen. Dies kann beim Einsatz von Leiharbeitern oder beim Outsourcing ernsthaft ins Spiel kommen.

Das tun Projektmanager, um die Kosten zu kontrollieren:

• Schätzen Sie die Kosten für alle Aufgaben im Projektumfang
• Erstellen Sie ein Projektbudget basierend auf den geschätzten Kosten des Projekts
• Verwenden Sie das Projektbudget als Kostenbasis, die zur Kostenkontrolle während der Projektausführung verwendet wird
• Kontrollieren Sie alle Projektkosten, um die Ausgaben unter dem Projektbudget zu halten
• Passen Sie das Projektbudget bei Bedarf an

Verwandte: Kostenlose Vorlage für Projektbudgets

Zielfernrohr

Wie bereits erwähnt, bezieht sich der Projektumfang auf alle Projektarbeiten, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Die Verwaltung dieser Arbeit ist entscheidend für den Projekterfolg. Bei der Verwaltung des Umfangs ist es entscheidend, dass Sie Ihre Aufgaben priorisieren, damit Sie Ressourcen effektiv planen und zuweisen können.

Um den Umfang zu verwalten, gehen Projektmanager wie folgt vor:

• Verwenden Sie einen Scope-Management-Plan, um klar zu definieren, welche Projektaktivitäten durchgeführt werden
• Teilen Sie den Scope-Managementplan mit allen Beteiligten, damit alle auf derselben Seite sind
• Verwenden Sie Änderungsaufträge, um Umfangserweiterungen zu vermeiden und alle am Projektumfang vorgenommenen Änderungen nachzuverfolgen
• Verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder, um den Projektumfang aufrechtzuerhalten
• Verwenden Sie Aufgabenmanagement-Tools und -Techniken, um alle Projektaktivitäten im Bereich nachzuverfolgen

Diese von Projektmanagern ergriffenen Scope-Management-Maßnahmen sind alle unerlässlich, da die Zeit, die jede Aufgabe erfordert, entscheidend für die Kosten und die Qualität des Endprodukts ist. Dies kann große Auswirkungen auf den Zeitplan und die Kosten haben, insbesondere wenn das Projekt einen großen Umfang hat.

Siehe auch: Theory of Constraints: A Guide for Project Managers

ProjectManager verfügt über Aufgabenverwaltungsfunktionen, mit denen Sie Ihre Aufgaben einfach zuweisen, sortieren und priorisieren können. Auf diese Weise können Sie alle kritischen Projektaufgaben an die richtigen Personen delegieren und das gefürchtete Scope Creep verhindern. Außerdem ermöglichen wir die Zusammenarbeit auf Aufgabenebene, indem wir Dateifreigaben und Aufgabenkommentare anbieten.

Zeit

Grundsätzlich ist der Projektzeitplan der geschätzte Zeitrahmen, der für den Abschluss des Projekts oder die Erstellung des endgültigen Ergebnisses vorgesehen ist. Normalerweise wird dies ermittelt, indem zunächst die Zeit geschätzt wird, die jede Projektaufgabe in Anspruch nehmen wird.

Ein Work Breakdown Structure (PSP) wird verwendet, um alle Projektaktivitäten zu identifizieren. Anschließend können Projektmanager verschiedene Planungstechniken wie die Methode des kritischen Pfads oder PERT-Diagramme verwenden, um die Gesamtdauer des Projekts zu bestimmen.

So steuern Projektmanager den Projektplan:

• Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm, um den Projektplan zu visualisieren, Aufgabensequenzen zu definieren und die Dauer jeder Aufgabe zu überwachen
• Erstellen Sie Richtlinien, Verfahren und Dokumentationen für die Planung, Ausführung und Überwachung des Projektplans
• Weisen Sie Ressourcen mithilfe eines Ressourcenplans effektiv zu, um Engpässe zu vermeiden
• Vergleichen Sie den Basisplan des Zeitplans mit dem tatsächlichen Fortschritt, um festzustellen, ob Projekte auf Kurs sind

Nachdem wir nun gelernt haben, was die meisten Projektmanager tun, um die dreifache Einschränkung zu kontrollieren, wollen wir etwas über die Projektmanagement-Tools lernen, die Sie verwenden können, um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen.

Steuern der dreifachen Einschränkung mit ProjectManager

Wie oben im Beitrag erwähnt, ist das Triple Constraint in Verbindung mit einer Projektmanagement-Software der beste Weg, um Ihr Projekt zu steuern und zu einem erfolgreichen Ende zu führen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware mit Echtzeitdaten, die Projektmanagern die Möglichkeit gibt, jeden Teil der dreifachen Einschränkung zu verwalten: Kosten, Zeit und Umfang.

Kosten

ProjectManager hilft Ihnen, Ihre Projektkosten zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel ausgeben. Sie können Budgets erstellen, Projektausgaben hinzufügen und Stundensätze für alle Ihre Ressourcen eingeben. Das Echtzeit-Dashboard verfolgt die Kosten und fünf weitere Metriken für Ihr Projekt und berichtet darüber sofort in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Kosten im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie mit Ihrem Budget übereinstimmen. Jetzt können Sie Budgetprobleme erkennen, bevor sie zu einem Problem werden.

Zeit

Ihr Zeitplan kann Ihnen entkommen, aber nicht mit ProjectManager. Wenn Aufgaben aktualisiert werden, werden sie sofort in der gesamten Software widergespiegelt. Das bedeutet, dass Ihre Berichte und Ihr Dashboard genau und aktuell sind. Sie können sogar den Fortschritt einzelner Aufgaben im Online-Gantt-Diagramm verfolgen, wo der Dauerbalken anzeigt, wie viel Fortschritt bei der Aufgabe gemacht wurde.

Arbeitszeittabellen werden mit den Aufgaben des Teams synchronisiert, was es den Teammitgliedern leicht macht, ihre Aufgabe auszuwählen und einfach einzugeben. Dadurch wird ihre Zeit in die Arbeitszeittabelle eingetragen, die dann mit wenigen Klicks in der Vorschau angezeigt und genehmigt werden kann.

Zielfernrohr

Der Umfang wird sich im Laufe des Projekts ändern, und ProjectManager verfügt über die Tools, um bei diesen Änderungen flexibel zu bleiben. Es gibt mehrere Projektansichten, sodass Sie vom Gantt- zum Kanban-Board wechseln können, um einen Einblick in Ihren Workflow zu erhalten. Kanban-Karten, die Aufgaben darstellen, werden nach Priorität festgelegt, die sich ändern kann, wenn sich die Relevanz dieser Aufgaben ändert.

Das Tolle an Kanban-Tafeln ist, dass sie so eingerichtet sind, dass sie Aufgaben nur dann an Teammitglieder liefern, wenn die Ressourcen und Kapazitäten vorhanden sind, um sie zu erledigen. Wenn sich der Umfang des Projekts ändert, kann sich das Kanban-Board schnell anpassen.

Wenn Sie feststellen, dass Teams unter- oder überlastet sind, können Sie dies auf der Arbeitsbelastungsseite ausgleichen. Die Workload-Seite verfügt über farbcodierte Diagramme, die auf einen Blick zeigen, wer mit Aufgaben überlastet ist und wer verfügbar ist. Sie können ihre Arbeit schnell und einfach neu zuweisen, um das Projekt im Rahmen zu halten.

Die Triple Constraint hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihres Projekts. Die Planung des Zeitplans, des Umfangs und der Kosten Ihres Projekts wird Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen. ProjectManager, eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um dieses Modell effektiv zu nutzen. Sehen Sie, wie Ihnen unsere Echtzeit-Dashboards und interaktiven Gantt-Diagramme helfen können, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.