Einsatz von Earned Value Management zur Messung der Projektleistung

Projektmanagement beginnt mit einem Plan, der bis zu seiner Ausführung abstrakt ist. Aber die Projektausführung ist ohne eine Möglichkeit, Fortschritt und Leistung zu messen, blind. Sie benötigen zunächst eine Projekt-Baseline, um diesen Plan zu erfassen und mit Ihrem tatsächlichen Fortschritt zu vergleichen. Dadurch können Sie sehen, wo Sie sich befinden.

Sobald Sie eine Baseline festgelegt haben, gibt es viele Techniken, die beim Leistungsmanagement helfen können. Earned Value Management (EVM) ist eine solche Technik, die in einem einzigen integrierten System Probleme genau vorhersagen kann, sodass Sie die Projektleistung besser verwalten können.

Was ist Earned Value Management (EVM)?

Wie bereits erwähnt, ist EVM eine Technik, die Projektmanager verwenden, um die Leistung ihrer Projekte anhand von Projektbaselines zu verfolgen. Oft wird der Fortschritt eines Projekts als vor oder hinter dem Zeitplan und über oder unter dem Budget betrachtet. Was aber, wenn Sie dem Zeitplan voraus sind, aber die Kosten höher sind als Ihr geplantes Budget? Oder was ist, wenn Sie im Verzug sind, aber die Kosten niedriger sind als ursprünglich berechnet?

Projektmanagement-Software kann Ihnen bei der Abweichungsanalyse helfen. ProjectManager verfügt über Echtzeit-Dashboards, die Live-Daten sammeln und Abweichungsanalysen automatisch für Sie berechnen. Die Ergebnisse werden dann in farbigen Diagrammen angezeigt, die Kostenabweichungen, Zeitplanabweichungen und mehr darstellen. Außerdem ist keine Einrichtung erforderlich! Durch die Überwachung der sechs Projektmetriken, die auf dem Echtzeit-Dashboard angezeigt werden, behalten Sie den Überblick über Ihr Projekt, während es sich entfaltet. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Die Kenntnis des verdienten Werts hilft, tiefere Informationen zu Ihrem Projekt bereitzustellen. Und wenn Sie etwas über Earned Value lernen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass es drei Begriffe gibt, die damit verbunden sind, von denen jeder etwas anders ist.

1. Earned Value Analysis (EVA): Diese Projektmanagementtechnik ist quantitativ. Es bewertet die Projektleistung, indem es die wahrscheinlichen Ergebnisse des Projekts ermittelt. Dazu vergleicht es den Fortschritt und das Budget der geplanten Arbeiten mit den tatsächlichen Kosten.
2. Earned Value Management (EVM): Diese Methode misst die Projektleistung mit einem integrierten Zeitplan und Budget, das auf dem Projektstrukturplan (PSP) basiert.
3. Earned Value Management System (EVMS): Dies ist die Sammlung von Tools, Vorlagen, Prozessen und Verfahren, die eine Organisation verwendet, um EVM durchzuführen.

Earned Value Management-Kernkonzepte

Eine Ertragswertanalyse auf Basis einer Basislinie zur Leistungsmessung ermöglicht es Ihnen, Ihren Projektplan mit Ihrer Projektausführung zu vergleichen. Damit können Projektmanager drei Fragen beantworten: Wo waren wir, wo stehen wir jetzt und wohin gehen wir? Dies erfordert den Zugriff auf die folgenden Datenpunkte.

Geplanter Wert (PV)

Der geplante Wert ist, wo Ihre Projektaufgaben an einem bestimmten Punkt im Projektplan und in der Kostenschätzung stehen sollten. Diese beiden Werte sind der geplante Wert, den Sie innerhalb des aktuellen Berichtszeitraums erwarten. Dieser Wert kann entweder kumulativ oder aktuell sein. Ersteres ist das genehmigte Budget für geplante Aktivitäten, die im Allgemeinen während des gesamten Projekts durchgeführt werden müssen. Letzteres ist das genehmigte Budget für die geplanten Aktivitäten, die über einen bestimmten Zeitraum des Projekts durchgeführt werden, seien es Tage, Wochen oder Monate.

Geplanter Wert (PV) = % des abgeschlossenen Projekts (geplant) * Projektbudget

Tatsächliche Kosten (AC)

Dies sind die tatsächlichen Kosten der Arbeit, die über einen bestimmten Projektzeitraum abgeschlossen wurde. Der Wert bezieht sich auf das, was ausgegeben wurde, entweder kumulativ oder aktuell. Das heißt, entweder die tatsächlichen Kosten für die geleistete Arbeit bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie berechnet werden, oder über einen bestimmten Zeitraum von Tagen, Wochen oder Monaten.

Tatsächliche Kosten (AC) = Bisherige tatsächliche Kosten

Ertragswert (EV)

Dies ist die Quantifizierung des Wertes der Arbeit, die bis zu einem bestimmten Datum im Projekt durchgeführt wurde. Der kumulierte Leistungswert ist die Summe des Budgets über das gesamte Projekt bis zum Datum der Berechnung, während der aktuelle Leistungswert nur für einen bestimmten Zeitraum durchgeführt wird.

Earned Value = % der abgeschlossenen Arbeit * BAC (Budget at Completion)

Wie berechnet man Earned Value Management?

Nachdem wir nun die grundlegenden Konzepte von EVM kennengelernt haben, lernen wir, wie man Earned Value Management berechnet. Dazu verwenden wir einfache Earned-Value-Management-Formeln, die im Folgenden erläutert werden.

Earned-Value-Management-Formeln

Es gibt Berechnungen, die schnell und einfach durchgeführt werden können, um EVM auszuführen. EVM-Formeln können in zwei Gruppen unterteilt werden: Leistungsindizes und Abweichungsanalyseformeln. Hier sind sie:

Fahrplanabweichung (SV)

Die Planabweichung ist eine Möglichkeit für Projektmanager herauszufinden, wie weit sie im Projekt vor oder hinter dem Zeitplan liegen. Die Formel, um dies herauszufinden, lautet wie folgt.

Planabweichung (SV) = Ertragswert (EV) – Planwert (PV)

Kostenabweichung (CV)

Die Kostenabweichung ist die Differenz zwischen den tatsächlichen Kosten des Projekts zu diesem Zeitpunkt, an dem es berechnet wurde, und den geplanten Budgetkosten für diesen Zeitraum im Projektplan. Die Formel ist unten.

Kostenabweichung (CV) = Ertragswert (EV) – Tatsächliche Kosten (AC)

Fahrplanleistungsindex (SPI)

Der Zeitplanleistungsindex ist eine Teilmenge des EVM, der anzeigt, ob ein Projekt dem Zeitplan voraus oder hinter ihm liegt. Es berechnet das Verhältnis der geleisteten Arbeit zur geplanten Arbeit. Die Formel dafür lautet wie folgt.

Schedule Performance Index (SPI) = Earned Value (EV) / Planned Value (PV)

Bei der Berechnung des Planleistungsindex wird der EV durch den PV geteilt, um den erzielten Fortschritt im Vergleich zu dem erwarteten Fortschritt an einem bestimmten Punkt zu messen. Wenn Sie einen Wert kleiner als 1,0 haben, bedeutet dies, dass Sie weniger Arbeit geleistet haben, als Sie für diesen Punkt prognostiziert haben. Während ein Wert größer als 1,0 bedeutet, dass Sie mehr abgeschlossen haben als geplant.

Kostenleistungsindex (VPI)

Der Kostenleistungsindex misst, wie effizient die Kosten im Projekt sind. Er zeigt sich im Verhältnis von Ertragswert zu tatsächlichen Kosten.

Cost Performance Index (CPI) = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)

Für diese Berechnung dividieren Sie EV durch AC, um den Wert der abgeschlossenen Arbeit mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen. Auch hier gilt: Wenn Sie einen Wert unter 1,0 erreichen, sind Ihre Kosten höher als budgetiert. Eine Zahl über 1,0 bedeutet, dass die Kosten unter dem Budget liegen.

Geschätzt bei Fertigstellung (EAC)

Bei Fertigstellung geschätzt ist die aktuelle Erwartung, wie hoch die Gesamtkosten für das Projekt sein werden, wenn es fertig ist.

Bei Fertigstellung geschätzt (EAC) = Budget bei Fertigstellung (BAC) / Kostenleistungsindex (CPI)

Bei dieser Berechnung teilen Sie das gesamte Projektbudget durch den oben ermittelten CPI-Wert.

EVM ist großartig, mit ein paar Vorbehalten

EVM ist eine Technik, mit der Sie Ihr Projekt verwalten und kontrollieren können, aber EVM wird nicht alles lösen. Es funktioniert nicht immer bei Ihrem Projekt und es ist kein Wundermittel, das alle Projektprobleme durchdringen kann. Tatsächlich hat es einige Fallstricke.

Sie können sich nicht allein auf Earned Value Management verlassen. Denken Sie daran, es wird lediglich ein einzelner objektiver Datenpunkt berechnet. Der Ertragswert Ihres Projekts kann sich ändern und kann sich schnell ändern. Natürlich spiegeln sich Kosten und Fortschritt im eigentlichen Projekt selten so wider wie in der Projektabwicklung. EVM fungiert also als Schutz und liefert nützliche Daten. Am besten führen Sie diese Berechnungen monatlich oder häufiger durch, wenn Ihr Projekt von kürzerer Dauer ist.

EVM garantiert keine Qualität

Es gibt einige Dinge, die EVM nicht einsehen kann, wie z. B. die Kundenzufriedenheit und die Qualität des Projekts. Mit EVM wird der Projekterfolg in Bezug auf wichtige Faktoren wie Zeitplan und Budget verfolgt. Aber ein erfolgreiches Projekt wird nicht nur rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen. Wenn Ihr Kunde unzufrieden ist oder die Projekt- oder Servicequalität schlecht ist, gibt es ein großes Problem, unabhängig von der Einhaltung von Zeitplänen und Budgetanforderungen.

Ohne genaue Daten ist EVM nutzlos

Wenn Sie nicht alle tatsächlichen Kosten in Ihre Berechnungen einbeziehen, spiegeln Ihre Ergebnisse den Fortschritt oder die Leistung des Projekts nicht genau wider. Wenn Sie Software verwenden, die diese Berechnungen automatisch durchführt, müssen Sie doppelt vorsichtig sein, da sie möglicherweise kritische Daten übersieht und Ihnen ein irreführendes Ergebnis liefert.

EVM braucht Kontext

Liefern Sie die Zahlen schließlich nicht einfach an Kunden, Stakeholder oder wen auch immer Sie Bericht erstatten – sie müssen wissen, was diese Zahlen bedeuten und wie Sie sie verwenden. Seien Sie in Ihrer Sprache klar und vermeiden Sie Fachjargon. Sie wissen, wovon Sie sprechen, aber es ist wichtig, dass Ihr Gesprächspartner es auch versteht. Verdummen Sie es natürlich nicht; sprich einfach klar und einfach. Die Fähigkeit, EVM effektiv zu kommunizieren, ist ebenso wichtig wie die Fähigkeit, sie zu berechnen.

Leistung messen mit ProjectManager

Die Berechnung der Leistung ist entscheidend, um Projekte im Zeitplan und im Budget zu halten, aber was ist, wenn Sie keinen Taschenrechner haben? Im Ernst, es ist eine Menge Arbeit, all diese Daten zu sammeln und jede Gleichung zu berechnen. Obwohl es wichtig ist, lenkt es Sie von anderen wichtigen Themen ab – und es ist so einfach zu automatisieren!

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Daten automatisch in Echtzeit verarbeitet, um die benötigten Informationen zu liefern und die Leistung Ihres Projekts zu verfolgen. Jedes Mal, wenn ein Teammitglied seinen Status aktualisiert, werden diese Daten in unserer gesamten Software geteilt, sodass Sie auf einfache Weise datengesteuerte Entscheidungen treffen können.

Verfolgen Sie Ihre Arbeit mit One-Click-Berichten

Verwenden Sie One-Click-Berichte, um einen tieferen Einblick in die Daten zu erhalten, als das Echtzeit-Dashboard bieten kann. Sie können schnell Status- und Portfolioberichte sowie Berichte zu Kosten, Zeit, Arbeitsaufwand und mehr erstellen. Außerdem können Sie jeden Bericht einfach filtern, um nur die Informationen anzuzeigen, an denen Sie interessiert sind. Geben Sie dann Berichte als PDF-Anhänge frei oder drucken Sie sie sogar für Präsentationen mit Interessenvertretern aus und halten Sie alle auf dem Laufenden.

Wenn Sie eine Diskrepanz bemerken und tiefer graben möchten, um herauszufinden, was das Problem ist, haben wir eine Berichtsfunktion, die granular wird. Sie können die Ergebnisse des Berichts filtern, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen. Diese Berichte können auch geteilt werden. Wenn Sie also nur den Fortschritt verfolgen, um ihn Ihren Stakeholdern zu präsentieren, sind Sie bei uns genau richtig.

Visualisieren Sie den Fortschritt des Projekts

Da unsere Software ständig aktualisiert wird, können Sie Ihr Projekt an vielen Stellen verfolgen. Unser Online-Gantt-Diagramm eignet sich beispielsweise hervorragend zum Planen und Planen Ihres Projekts, verfügt aber auch über eine Überwachungsfunktion. Die Dauerleiste, die das Start- und Enddatum mit einer Aufgabe auf der Projektzeitachse verknüpft, spiegelt den Fortschritt Ihres Teams beim Teilen wider, um anzuzeigen, wie nahe die Aufgabe dem Abschluss ist.

Unsere Software arbeitet mit Ihren anderen Earned-Value-Tools zusammen, um Ihnen ein vollständiges Bild der Leistung Ihres Projekts zu geben. Darüber hinaus bieten wir eine ganze Reihe von Projektmanagement-Tools, die alle zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte erfolgreich sind und die Erwartungen der Stakeholder erfüllen. Unsere Software macht es einfacher, Ihren verdienten Wert zu kennen.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die das Messen des Fortschritts und die Durchführung von EVM einfach macht. Mit seinem Echtzeit-Dashboard werden Projektmetriken sofort mit Live-Daten berechnet und in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken bereitgestellt, die mit einem Tastendruck geteilt werden können. Probieren Sie es selbst mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.