Lieferantenmanagement: Eine Kurzanleitung

Organisationen benötigen Ressourcen, um Projekte abzuschließen, Produkte herzustellen oder Dienstleistungen zu erbringen. Die meisten, wenn nicht alle Unternehmen können nicht alle ihre Rohstoffe, Geräte oder Maschinen selbst herstellen und müssen diese daher von Lieferanten beziehen. Als Anbieter werden externe Lieferanten bezeichnet, die wesentliche Güter und Dienstleistungen bereitstellen. Je nachdem, mit wie vielen Anbietern Sie zusammenarbeiten, kann die Verwaltung dieser Anbieter sehr komplex sein. Hier kommt das Lieferantenmanagement ins Spiel.

Was ist Lieferantenmanagement?

Beim Lieferantenmanagement handelt es sich um den Prozess der Verwaltung der Beziehungen zu Lieferanten, von denen eine Organisation ihre Rohstoffe, Ausrüstung und andere wichtige Lieferungen für ihren Betrieb bezieht. Das Hauptziel des Lieferantenmanagements besteht darin, die richtigen Lieferanten und Vertragsbedingungen auszuwählen, damit Unternehmen die Produktqualität sicherstellen, Kosten minimieren und den normalen Betrieb ihrer Lieferkette und Logistikaktivitäten aufrechterhalten können.

Das Lieferantenmanagement umfasst Aufgaben wie die Recherche und Beschaffung von Lieferanten sowie das Einholen von Angeboten für Preise, Kapazitäten, Qualität und Bearbeitungszeiten. Dazu gehören auch Vertragsverhandlungen, Beziehungsmanagement, Arbeitszuweisungen, Leistungsbewertung und Zahlungsverteilung.

Die Verwaltung der Beziehungen zu Lieferanten ist ein wichtiger Geschäftsprozess, den Sie genau beobachten müssen. ProjectManager verfügt über Planungs-, Terminierungs- und Nachverfolgungstools, mit denen Sie Ihrem Team Arbeit zuweisen und sicherstellen können, dass beim Einkauf, Empfang und der Lagerung der Waren, die Ihr Unternehmen zum Erfolg benötigt, nichts untergeht. Nutzen Sie Aufgabenlisten, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und andere Tools, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft. Starten Sie noch heute kostenlos.

Lieferantenverwaltungsprozess

Der Lieferantenverwaltungsprozess kann in vier Schritte unterteilt werden:

1. Legen Sie Geschäftsziele fest

Definieren Sie Ihre Geschäftsziele klar und seien Sie so spezifisch wie möglich (erwägen Sie die Festlegung von SMART-Zielen). Um die Hilfe eines Anbieters erfolgreich in Anspruch zu nehmen, müssen Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten. Auch die Verwaltung von Lieferanten wird einfacher, wenn Sie Leistungsparameter zum Vergleich definiert haben.

2. Wählen Sie den besten Anbieter

Wer passt zu Ihren Bedürfnissen und entspricht Ihren Leistungsmerkmalen? Sie müssen die Vor- und Nachteile aller Anbieter abwägen, und sie werden beides haben, daher muss dieser Schritt nach einer gründlichen Prüfung erfolgen. Sie sollten eine Bestellung verwenden, um Preis, Menge, Lieferfrist und Zahlungsbedingungen der von Ihnen bestellten Waren/Dienstleistungen zu dokumentieren. Es handelt sich um ein rechtsverbindliches Dokument, das sicherstellt, dass Sie und Ihr Anbieter einer Meinung sind.

3. Lieferanten verwalten

Dies ist die tägliche Aktivität der Überwachung von Leistung und Output. Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen erfüllt werden. Dieser Schritt erfordert viel Kommunikation, um Genehmigungen, Ablehnungen, Änderungen, Feedback und alles andere anzubieten, was zur Vertiefung der Beziehung erforderlich ist.

4. Ziele konsequent erreichen

Sie möchten Ihre Ziele nicht nur ein- oder zweimal erreichen, sondern kontinuierlich im Laufe Ihrer Beziehung zum Anbieter. Das bedeutet, den Anbieter regelmäßig zu verwalten, um ihn besser dazu zu bewegen, seine Leistungsziele regelmäßig zu erreichen.

Warum ist Lieferantenmanagement wichtig?

Das Lieferantenmanagement ist ein entscheidender Aspekt der Unternehmensführung. Hier sind die wichtigsten Bereiche, die vom Lieferantenmanagement beeinflusst werden.

• Supply Chain Management: Die Lieferkette eines Unternehmens ist der Prozess, der vom Einkauf der Rohstoffe bis zur Lieferung eines Endprodukts an die Kunden reicht. Das Lieferantenmanagement ist ein entscheidender Schritt in diesem Prozess, da Lieferanten die notwendigen Produktionsinputs liefern, die ein Unternehmen für den Betrieb und die Produktion von Waren benötigt.
• Produktionsplanung: Um Produkte herzustellen, muss ein Unternehmen planen, wie es die Bemühungen seiner Mitarbeiter koordiniert und die Effizienz einer Produktionslinie maximiert. Dieser Prozess wird als Produktionsplanung bezeichnet, und das Lieferantenmanagement spielt eine wichtige Rolle dabei, die richtigen Lieferungen zur richtigen Zeit zu erhalten.
• Qualitätssicherung und -kontrolle: Die von Unternehmen für die Produktion von Waren verwendeten Materialien haben einen direkten Einfluss auf die Qualität des Endprodukts. Das Lieferantenmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der Beschaffung hochwertiger Lieferungen.
• Kostenmanagement: Ein effektives Lieferantenmanagement hilft Unternehmen, Produktionskosten einzusparen, was sich direkt auf ihre Gesamtrentabilität auswirkt. Der richtige Anbieter hilft Unternehmen, Kosten zu sparen und gleichzeitig qualitativ hochwertige Lieferungen anzubieten.
• Logistikmanagement: Logistikmanagement ist einer der wichtigsten Aspekte der Unternehmensführung. Es umfasst den Transport, die Verpackung und die Lagerung von Produkten. In den meisten Fällen verlassen sich Unternehmen für diese Prozesse auf Anbieter.
• Kundenzufriedenheit: Das Lieferantenmanagement ist wichtig für die Aufrechterhaltung einer hohen Kundenzufriedenheit, da die für die Produktion von Waren verwendeten Materialien einen direkten Einfluss auf das Endprodukt haben.

Insourcing versus Outsourcing

Der Aufbau einer Beziehung zu einem externen Lieferanten wird auch als Lieferantenmanagement bezeichnet. Aber woher wissen Sie, wann es besser ist, die Arbeit auszulagern oder intern zu belassen? Sie müssen die Bedürfnisse Ihrer Organisation bewerten und welche Ressourcen Sie für das Projekt einsetzen müssen.

Dies ist nicht unbedingt eine einfache Entscheidung. Schauen Sie sich zunächst die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens an. Erfüllen sie die Anforderungen Ihres Projekts? Verfügen Sie über die nötigen Ressourcen für die Arbeit? Wenn ja, dann kann die Aufgabe möglicherweise besser intern erledigt werden als wenn man sie auslagert.

Wenn sich die Arbeit jedoch um eine Disziplin dreht, die nicht zu den Kompetenzen Ihres Unternehmens gehört oder eine Fähigkeit darstellt, die zwar vorhanden, aber noch nicht vollständig entwickelt ist, wird die Investition in die Beauftragung eines Anbieters attraktiver.

Definitionen für das Lieferantenmanagement

Wir haben dargelegt, dass ein Anbieter eine Person oder Organisation ist, die eine Dienstleistung, ein Produkt oder eine Arbeitskraft verkauft. Dabei kann es sich um unabhängige Berater, ein Beratungsunternehmen oder einen Personaldienstleister handeln, der meist als Lieferant bezeichnet wird.

Es gibt auch einen sogenannten Vendor on Premises (VOP), bei dem es sich um einen Anbieter handelt, der sein Geschäft am Geschäftssitz des Kunden einrichtet. Sie können selbst oder von externen Lieferanten Arbeitskräfte beschaffen, aber letztendlich verwalten und koordinieren sie die Arbeit für den Kunden.

Ein Managed Service Provider (MSP) verwaltet Anbieter und misst ihre Arbeit hinsichtlich der Erfüllung der Standards und Anforderungen seiner Kunden. Normalerweise rekrutieren sie nicht, sondern recherchieren und empfehlen die besten Anbieter entsprechend den Bedürfnissen des Kunden.

Ein anderer im Lieferantenmanagement verwendeter Begriff ist Employer of Record (EOR). Dies ist eine Möglichkeit, die Verwaltung unabhängiger Auftragnehmer zu erleichtern. Dazu gehören Audits, Überprüfungen und andere Managementthemen.

Anbieter-Management-Tools

Es gibt Tools zur Verwaltung von Anbietern, beispielsweise ein Vendor Management System (VMS), ein Computerprogramm, das Stellenanforderungen an Personalvermittlungsunternehmen, Personalvermittler, Beratungsunternehmen und andere Anbieter verteilt. Es hilft bei der Einstellung, dem Vorstellungsgespräch und dem Zahlungsvorgang.

Ein weiteres Tool ist ein sogenanntes Contracted Service Management (CSM)-System, das mit der Software großer Produktionsanlagen zusammenarbeitet, um Echtzeitdaten zwischen Anbietern und Kunden zu erfassen. Diese gemeinsame Anstrengung trägt dazu bei, den Zeiterfassungsprozess zu vereinfachen und die Transparenz der Projektkosten zu verbessern.

Die Rolle von Lieferantenmanagern

Was macht also die Person, die für das Lieferantenmanagement verantwortlich ist? Zunächst arbeiten sie mit den Verwaltungs- und Budgetbüros zusammen, um die Lieferungen zu verwalten und zu kontrollieren und sicherzustellen, dass die Kosten dem Marktwert entsprechen oder darunter liegen.

Sie arbeiten auch mit Lieferanten zusammen, um Preise auszuhandeln, die im Rahmen des Unternehmensbudgets liegen und gleichzeitig die Qualität gewährleisten. Das bedeutet, Angebote von mehreren Lieferanten einzuholen, um sicherzustellen, dass sie mit dem richtigen Lieferanten einen Vertrag abschließen. Der richtige Anbieter wird nicht nur durch das von ihm angebotene Produkt oder die angebotene Dienstleistung definiert, sondern auch durch seine Erfolgsbilanz und seine finanzielle Vergangenheit.

Sobald der Vertrag abgeschlossen ist, muss der Manager mit dem Anbieter sowie seiner eigenen Finanzabteilung und den Managementteams, die mit den Anbietern kommunizieren, in Kontakt bleiben. Sie verfolgen außerdem die Lagerbestände und verfügen über detaillierte Aufzeichnungen, um die Lieferung von Vorräten zu verfolgen und deren Ankunft zu bestätigen.

Die Zusammenarbeit mit Anbietern kann für den Erfolg Ihres Projekts notwendig sein, aber es erhöht auch die Komplexität der Verwaltung. Was Sie brauchen, ist eine Projektmanagement-Software, die all diese Daten verarbeiten kann. ProjectManager ist ein cloudbasiertes Tool, das über ein Echtzeit-Dashboard für genaueste Informationen verfügt, um sicherzustellen, dass Sie immer den Überblick über die Arbeit Ihres Anbieters haben, während dieser diese erledigt. Probieren Sie es selbst aus und sehen Sie, wie es Ihnen bei der Lieferantenverwaltung helfen kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.