So führen Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting für Remote-Vertriebsteams durch

Während virtuelle Meetings früher als letzter Ausweg angesehen wurden, sind sie heute für viele Vertriebsteams die erste Wahl.

Es gibt keine Anzeichen dafür, dass sich die Dinge in absehbarer Zeit ändern. Tatsächlich zeigen uns jüngste Untersuchungen, dass die Verkäufe von Webkonferenzsoftware seit Beginn der Coronavirus-Pandemie um 500 % gestiegen sind.

Natürlich unterscheiden sich virtuelle Meetings stark von regulären Meetings im Büro. Sie erfordern ein gewisses Maß an Planung und Finesse, um sie effektiv zu gestalten und sicherzustellen, dass der Mangel an persönlichem Kontakt Sie nicht daran hindert, Ihre Ziele zu erreichen.

Vor diesem Hintergrund erfahren Sie hier, wie Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting für Ihr Remote-Vertriebsteam durchführen:

Was ist ein virtuelles Meeting?

Im Großen und Ganzen ist ein virtuelles Meeting einfach jedes Treffen, das nicht persönlich stattfindet. Die Wunder der modernen Technologie ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit mit Kollegen am anderen Ende der Welt. Alles, was Sie brauchen, ist eine anständige Internetverbindung.

Es gibt vier Haupttypen von virtuellen Meetings:

1. Telefonkonferenzen – Nur-Audio-virtuelle Besprechungen, bei denen sich normalerweise mehrere Personen unter Verwendung einer bestimmten Telefonnummer und eines Passcodes einwählen.
2. Videokonferenzen – Audio- und Videokonferenzen. Ähnlich wie bei Telefonkonferenzen sind sie darauf angewiesen, dass sich Personen bei einer Schnittstelle anmelden, die es den Teilnehmern ermöglicht, sich gegenseitig zu sehen und zu hören.
3. Webkonferenzen – Audio- und Videokonferenzen, die die Reichweite herkömmlicher Videokonferenzen erweitern, indem sie es den Teilnehmern ermöglichen, sich auf zusätzliche Weise zu engagieren und zusammenzuarbeiten, z. B. durch das Verteilen von Dokumenten und das Teilen von Bildschirmen.
4. Webinar – Ein One-to-Many-Videokonferenzformat, das Moderatoren oder Pädagogen eine einseitige Plattform bietet, um Informationen an eine Gruppe von Personen weiterzugeben.

Was sind die Vor- und Nachteile virtueller Meetings?

Während virtuelle Meetings im Vergleich zu persönlichen Meetings einige Nachteile haben, bieten sie auch einige große Vorteile. Schauen wir uns hier die Vor- und Nachteile virtueller Meetings an:

Vorteile

• Reduzierte Ausgaben. Wenn Sie keine persönlichen Besprechungen abhalten, müssen Sie keinen Besprechungsraum mieten. Wenn Ihr gesamtes Vertriebsteam remote arbeitet, benötigen Sie möglicherweise überhaupt kein Büro, was großen Einsparungen gleichkommt.
• Größere Beteiligung. Menschen können teilnehmen und sich einbringen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Und da alle aus der Ferne teilnehmen, wird das Meeting nicht von Leuten dominiert, die sich im Büro befinden.
• Keine Reise. Ihr Vertriebsteam kann in Echtzeit an Besprechungen teilnehmen, ohne den Arbeitsweg ertragen zu müssen.

Nachteile

• Fehlende Körpersprache und soziale Hinweise. Dies ist eine große Sache. Es kann schwieriger sein zu erkennen, was die Leute wirklich meinen oder wie sie sich fühlen, wenn Sie nicht im selben Raum sind.
• Zusätzliche Softwarekosten. Wenn virtuelle Meetings ein wichtiger Bestandteil Ihres Arbeitsablaufs sind, werden Sie wahrscheinlich nicht mit kostenlosen (oder Freemium-)Produktstufen auskommen.
• Schwache Internetverbindungen können die Meetingqualität beeinträchtigen. Wenn jemand schlechtes WLAN hat, kann er nicht zum Meeting beitragen. Tatsächlich können sie möglicherweise überhaupt nicht teilnehmen.

Schritte zur Planung eines virtuellen Meetings

Jedes Meeting erfordert Vorbereitung. Aber das gilt besonders für virtuelle Meetings; Das Remote-Element bedeutet, dass Sie die Extrameile gehen müssen, damit sich alle beteiligt und engagiert fühlen. So machen Sie es richtig:

1. Buchen Sie eine Zeit, die für alle passt

Wenn Ihr Team remote arbeitet, besteht immer die Möglichkeit, dass es über mehrere Zeitzonen verteilt ist. Natürlich müssen Sie dies bei der Buchung Ihres Meetings berücksichtigen.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Zeitplankonflikte vermeiden. Vertriebsmitarbeiter arbeiten hart daran, Vertrauen zu ihren potenziellen Kunden aufzubauen. Wenn sie also einen wichtigen Anruf oder eine E-Mail erwarten, muss dies ihre Priorität sein.

Seien Sie schließlich streng mit der Einladungsliste. Müssen alle dabei sein? Wenn es für Ihre BDRs nicht relevant ist, verschwenden Sie nicht ihre Zeit – überlassen Sie es den SDRs und Vertriebsleitern.

2. Teilen Sie die Agenda im Voraus mit

Das Setzen klarer Erwartungen und das Teilen wichtiger Dokumente im Voraus erleichtert allen die Vorbereitung. Dies wiederum stellt sicher, dass Ihr Meeting effizienter wird und Sie weniger Zeit für grundlegende Erklärungen und andere Präambeln aufwenden müssen.

3. Wählen Sie das richtige Tool für virtuelle Meetings

Unterschiedliche Konferenztools haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. Beispielsweise könnte ein vierteljährliches Vertriebsmeeting am besten als Webkonferenz funktionieren, insbesondere wenn mehrere Personen sprechen und ihre Bildschirme teilen müssen. Auf der anderen Seite sind Gehaltsanrufe – die nicht besonders visuell sind – möglicherweise am besten für Telefonkonferenzen geeignet.

Unabhängig davon, für welches Tool Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie Links, Einwahlnummern und Passcodes in die Meeting-Einladung aufnehmen.

4. Üben Sie ggf

Gehen Sie bei anspruchsvolleren Meetings – etwa wenn Sie vor dem Vorstand oder einem potenziellen Kunden präsentieren – nicht einfach davon aus, dass es abends gut wird. Stattdessen sollten Sie unbedingt eine Generalprobe durchführen.

Wenn mehrere Personen sprechen und Beiträge zu Foliendecks leisten müssen, kann ein Durchlauf helfen, Schwachstellen auszubügeln, Wiederholungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Inhalte auf den Punkt gebracht werden.

So führen Sie ein erfolgreiches virtuelles Meeting durch

Die richtige Planung ist der erste Teil des Kampfes; Als nächstes ist es Zeit, auszuführen. Ihre Vorbereitung sollte Ihnen helfen, größere Störungen zu vermeiden, aber es gibt immer noch viele Dinge, die schief gehen können. So machen Sie es richtig:

1. Testen Sie Ihre Technologie vor dem Meeting

Überlassen Sie den Erfolg Ihrer Tagung nicht dem Zufall. Testen Sie alle Elemente, die Sie im Stich lassen könnten:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Videokamera und Ihr Mikrofon wie erwartet funktionieren.
• Überprüfen Sie Ihre WLAN-Verbindung, indem Sie einen Geschwindigkeitstest durchführen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Bildschirm freigeben können – und dass Sie alle wichtigen Dokumente und Folien zur Hand haben
• Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Besprechungsnotizen sehen können, wenn Sie sich im Präsentationsmodus befinden.
• Testen Sie die Tonqualität in dem Raum, in dem Sie das Meeting veranstalten, um sicherzustellen, dass es nicht zu hallig ist und keine störenden Hintergrundgeräusche vorhanden sind.

Als letzten Schritt lohnt es sich anzunehmen, dass etwas schief gehen wird. Sichern Sie Ihre Dokumente, drucken Sie Ihre Notizen im Voraus aus und haben Sie ein weiteres virtuelles Meeting-Tool in der Tasche, falls Ihre erste Wahl ausfällt.

2. Wählen Sie nach Möglichkeit Video aus

Wenn es um virtuelle Verkaufsmeetings geht, ist Video fast immer reinen Audio-Meetings vorzuziehen.

Sie riskieren, viel Kontext und Nuancen zu verlieren, wenn Sie per Telefon oder Text kommunizieren. Im Gegensatz dazu aktiviert Video mehr Sinne, lässt die Teilnehmer sich engagierter fühlen und fühlt sich im Allgemeinen professioneller an.

Darüber hinaus ist bei Video die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Personen durcheinander sprechen, da es leicht zu erkennen ist, wenn jemand mit seinem Vortrag fertig ist oder eine Pause einlegt, um einen Schluck Wasser zu trinken.

Darüber hinaus ist es offensichtlich, wenn jemand technische Probleme mit Videos hat, was bedeutet, dass Sie sich entsprechend anpassen können.

3. Konzentrieren Sie sich auf Engagement

Bei einem Verkaufsmeeting geht es nicht darum, jeden Ihrer Gesprächspunkte so effizient wie möglich abzuspulen.

Damit es effektiv ist, müssen diese Punkte einfließen – und das wird einfach nicht passieren, wenn sich Ihr Team nicht engagiert fühlt.

Um das Engagement zu fördern, machen Sie Ihr Verkaufsmeeting zu einem wechselseitigen Gespräch und nicht zu einer einseitigen Präsentation. Stellen Sie regelmäßig offene Fragen, um das Hin und Her zwischen den Teilnehmern zu fördern; bitten Sie verschiedene Personen, ihre Bildschirme zu teilen; und erwägen Sie, größere Sitzungen in kleinere Breakout-Räume zu unterteilen, um die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten.

4. Nutzen Sie die Zeit aller gut

Denken Sie daran, dass die Zeit der Vertriebsmitarbeiter äußerst wertvoll ist. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihr Meeting beginnt und endet, wann es soll.

Lassen Sie nicht zu, dass Nebengespräche die Sitzung dominieren – wenn ein Problem nicht schnell und effizient gelöst werden kann, nehmen Sie es offline.

Erwägen Sie schließlich, Ihre Agenda in mehrere Abschnitte aufzuteilen. Ermöglichen Sie Personen in verschiedenen Rollen, später beizutreten oder früher zu gehen, wenn ein bestimmter Abschnitt für sie nicht relevant ist. Seien Sie nicht beleidigt – sie haben andere Arbeit zu erledigen.

Was nach dem Meeting zu tun ist

Die Aufgabe, ein effektives virtuelles Verkaufsmeeting zu leiten, endet nicht in der Sekunde, in der alle auflegen. Sie haben noch einige wichtige Aufgaben nach dem Meeting zu erledigen. Zum Beispiel:

• Teilen Sie eine Aufzeichnung des Meetings mit allen, die nicht teilnehmen konnten
• Geben Sie die Besprechungsnotizen ein, formatieren Sie sie in einer logischen Reihenfolge und teilen Sie sie
• Weisen Sie Folgeaktionen über Ihr ausgewähltes Produktmanagement-Tool zu
• Stellen Sie sicher, dass jeder, dem eine Aktion zugewiesen wurde, versteht, was von ihm erwartet wird
• Legen Sie alle zugehörigen Dokumente an der entsprechenden Stelle ab, damit sie für alle zugänglich sind
• Planen Sie gegebenenfalls das Folgetreffen

Investition in die richtigen Tools

Wenn Sie Ihren Tech-Stack für virtuelle Meetings in Ordnung bringen, können Sie ansprechendere, kollaborativere und effizientere Meetings durchführen. Diese Software kostet Sie zwar ein wenig Geld, spart Ihnen aber wahrscheinlich viel mehr, indem sie Ihre virtuellen Meetings effektiver und umsetzbarer macht.

Es gibt Hunderte oder vielleicht Tausende verschiedener Tools, die Sie auswählen können. Aber als Ausgangspunkt sollten Sie Folgendes beachten, damit einige Ihrer virtuellen Besprechungsaufgaben reibungsloser ablaufen:

• Dateifreigabe: Dropbox
• Projektmanagement: Asana
• Videokonferenzen: Zoom
• Instant Messaging: Slack
• Meeting-Planung: Calendly
• Passwortverwaltung: Nordpass

Fazit

Vor nicht allzu langer Zeit hätte der Gedanke, ein leistungsstarkes, vollständig dezentralisiertes Vertriebsteam zu führen, dazu geführt, dass dem durchschnittlichen Vertriebsleiter kalter Schweiß ausgebrochen wäre.

Aber jetzt, wo jedes Verkaufsteam gezwungen war, über einen längeren Zeitraum von zu Hause aus zu arbeiten, ist klar, dass virtuelles Arbeiten kein Hindernis für den Erfolg sein muss – vorausgesetzt, Sie organisieren Ihre Verkaufsgespräche richtig.

Durch eine effektive Vorbereitung können Sie Ihre virtuellen Meetings ansprechend, wirkungsvoll und umsetzbar gestalten, ohne Ihr Vertriebsteam zu zwingen, an einem einzigen Ort zusammenzukommen. Es ist das Beste aus beiden Welten.