Alles, was Sie über eine virtuelle Telefonnummer wissen müssen

Heutzutage sind Festnetzanschlüsse so etwas wie ein Altertum geworden. Tatsächlich haben viele Haushalte gar keinen Festnetzanschluss mehr und entscheiden sich stattdessen für Mobilfunkanschlüsse. In der Zwischenzeit wird erwartet, dass Festnetzanschlüsse im Geschäftsleben bis 2025 veraltet sind.

Aber es gibt eine andere Art von Telefonnummer, die neben Mobiltelefonen immer beliebter wird: virtuelle Telefonnummern.

In diesem Artikel geben wir Ihnen alles, was Sie über virtuelle Telefonnummern wissen müssen. Tauchen wir ein:

Was ist eine virtuelle Telefonnummer?

Eine virtuelle Telefonnummer ist eine Telefonnummer, die nicht direkt mit einer einzelnen Festnetzleitung verbunden ist. Stattdessen werden eingehende Anrufe an eine voreingestellte Anzahl von Telefonleitungen weitergeleitet, die entweder Mobilfunk, Festnetz oder VoIP sein können. Das konkrete Gerät, zu dem jeder Anruf geht, wird jedoch vor Ort bestimmt.

Aufgrund dieser Methode der Anrufweiterleitung bieten virtuelle Telefonnummern sowohl eine erhöhte Flexibilität als auch eine verbesserte Anonymität. Virtuelle Telefonnummern sind viel schwieriger zu verfolgen als normale Telefonnummern, und da sie nicht an einen bestimmten Standort gebunden sind, können Unternehmen sie verwenden, um Anrufe nach eigenem Ermessen und nach Wahl an Softphones, Mobiltelefone und VoIP-Tischtelefone weiterzuleiten ihre eigenen Vorwahlen.

Wie funktionieren virtuelle Telefonnummern?

Wie Sie sich vorstellen können, steckt hinter virtuellen Telefonnummern eine Menge technischer Komplexität. Aber oberflächlich betrachtet kann man es sich so vorstellen:

Regelmäßige Telefonanrufe gehen zu oder kommen von einem Festnetz oder Mobilfunknetz. Wenn Sie jedoch einen Anruf zu oder von einer virtuellen Telefonnummer tätigen, wird der Anruf über das Internet geleitet. Von dort aus kann der Anruf an ein beliebiges Gerät weitergeleitet werden, das der Empfänger auswählt.

Kurz gesagt, virtuelle Telefonnummern tauschen den Mobilfunkanbieter oder das Festnetz gegen das Internet aus und lassen Sie Geräte in Echtzeit auswählen.

4 Möglichkeiten, wie Sie eine virtuelle Telefonnummer verwenden können

Sobald Sie eine virtuelle Telefonnummer eingerichtet haben, können Sie sie für verschiedene Zwecke verwenden:

1. Anrufe tätigen

Eine virtuelle Telefonnummer ist schließlich eine Telefonnummer, mit der Anrufe getätigt werden können. Sie können das Gerät Ihrer Wahl verwenden, um den Anruf zu tätigen, während die Anrufer-ID Ihre virtuelle Nummer anzeigt.

Außerdem können Sie eine virtuelle Nummer mit einer beliebigen Vorwahl auswählen, sodass es so aussieht, als ob Sie sich an einem anderen Ort befinden, wenn Sie dies wünschen.

2. Um Anrufe entgegenzunehmen

Eine virtuelle Telefonnummer funktioniert genau wie ein normales Telefon: Personen können Ihre Nummer wählen und Sie erhalten ihre Anrufe.

Da virtuelle Telefonnummern jedoch nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden sind, kann der Anruf auf mehreren Telefonen gleichzeitig klingeln, und Sie können spontan entscheiden, welches Sie annehmen möchten.

3. Zum Senden und Empfangen von Textnachrichten

Virtuelle Telefonnummern sind nicht nur darauf beschränkt, Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen. Mit Ihrer virtuellen Telefonnummer können Sie auch SMS senden und empfangen. Das SMS-Erlebnis ist genau das gleiche wie bei einer normalen Zelllinie.

4. So fügen Sie Erweiterungen hinzu

Wenn Sie mit einem Team arbeiten, können Sie Ihrer virtuellen Nummer Nebenstellen hinzufügen, genau wie bei einem herkömmlichen Bürotelefon. Sie können diese Nebenstellen an verschiedene Personen oder Abteilungen weiterleiten, was für eine effizientere Anrufweiterleitung, verbesserte Kommunikation und ein professionelleres Erscheinungsbild sorgt.

So erhalten Sie eine virtuelle Telefonnummer

Interessanterweise gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, eine virtuelle Telefonnummer zu erhalten.

Wenn Sie zu Beginn nur eine virtuelle Telefonnummer benötigen, ist Google Voice eine großartige kostenlose Lösung. Es bietet eine kostenlose virtuelle Telefonnummer für Ihr Google-Konto und verfügt über alle Funktionen, die Sie von einer virtuellen Telefonnummer erwarten, einschließlich der Möglichkeit, Anrufe zu tätigen und entgegenzunehmen sowie Textnachrichten zu senden und zu empfangen. Es bietet auch Anrufweiterleitung, Voicemail und Voicemail-Transkription.

Wenn Sie geschäftlich eine virtuelle Telefonnummer benötigen, können Sie sich die verschiedenen verfügbaren VoIP-Lösungen für Unternehmen ansehen. Diese Produkte bieten in der Regel mehrere Leitungen und zusätzliche Funktionen, die für Unternehmen relevant sind, wie Nebenstellen, Auslandsgespräche, Dreiergespräche und Parken von Anrufen.

Zu den führenden Unternehmen im Bereich VoIP für Unternehmen gehören Nextiva, 8×8, Grasshopper und MightyCall. Alle diese haben einfache Anmeldeprozesse, und Sie können Ihre virtuellen Nummern nach der Anmeldung schnell erhalten. Dies sind jedoch alles kostenpflichtige Abonnementprodukte, keine kostenlosen.

Was sind die Vorteile einer virtuellen Telefonnummer?

Die Verwendung einer virtuellen Telefonnummer hat viele Vorteile. Hier sind einige, die Sie kennen sollten:

1. Einfache Einrichtung

Herkömmliche Telefonsysteme können schwierig einzurichten sein. Sie erfordern in der Regel komplexe Geräte vor Ort, die von einem Spezialisten konfiguriert werden müssen. Insgesamt kann die Installation einer herkömmlichen Telefonanlage ein langwieriges Unterfangen sein.

Virtuelle Telefonsysteme hingegen sind nicht mit denselben Komplexitäten und Hindernissen verbunden wie herkömmliche Telefonsysteme. Um ein virtuelles Telefon einzurichten, benötigen Sie lediglich eine Internetverbindung und ein Gerät, das Sie als Telefon verwenden können. Dieses Gerät kann alles sein, von einem Computer über ein Mobiltelefon bis hin zu einem dedizierten VoIP-Tischtelefon.

Kurz gesagt, um ein virtuelles Telefonsystem einzurichten, müssen Sie sich lediglich mit dem Internet verbinden, sich für den Dienst anmelden und Ihre Geräte verbinden. Sie können Ihr gesamtes System ziemlich sofort zum Laufen bringen, was bei herkömmlichen Systemen normalerweise nicht möglich ist.

2. Niedrigere Kosten

Neben schnelleren Einrichtungszeiten schonen virtuelle Rufnummern auch den Geldbeutel. Da keine teure Ausrüstung vor Ort erforderlich ist, sind die Kosten in der Regel niedriger. Außerdem können Benutzer ihre eigenen Pläne konfigurieren, um ihre eigenen individuellen Anforderungen zu erfüllen.

Insgesamt können virtuelle Telefonsysteme bis zu 65 % billiger sein als herkömmliche Telefonsysteme – das ist eine große Einsparung, insbesondere für kleine und wachsende Unternehmen.

Einer der Gründe für diese Kosteneinsparungen ist, dass Sie bei virtuellen Telefonsystemen auswählen können, welche Funktionen Sie benötigen und welche nicht. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie für eine Reihe von Funktionen bezahlen, die Sie nie verwenden werden. Das hält die Kosten niedrig und macht virtuelle Telefonnummern wirtschaftlicher als herkömmliche Systeme.

3. On-Demand-Telefonnummern

Virtuelle Telefonnummern bieten mehr Kontrolle über Ihre Anrufer-ID und die von Ihnen verwendeten Nummern. Während herkömmliche Telefonnummern an eine bestimmte Leitung und einen bestimmten geografischen Standort gebunden sind, ist dies bei virtuellen Telefonnummern nicht der Fall.

Das bedeutet, dass Sie auswählen können, welche Vorwahl Sie verwenden möchten, welche Telefonnummer Sie möchten und vieles mehr.

Dies ist besonders nützlich für Remote-Teams. Mit einem virtuellen Telefonsystem kann es so aussehen, als hätte jeder in Ihrem Team eine Telefonnummer vom selben geografischen Standort, selbst wenn Ihr Team auf der ganzen Welt verteilt ist.

Darüber hinaus können Sie lokale Nummern verwenden, wenn Sie Kaltakquise bei kleinen Unternehmen tätigen. Oder Sie können eine gebührenfreie Nummer oder sogar eine Nummer ohne Direktwahl wählen.

4. Flexible Geräteoptionen

Herkömmliche Telefonnummern bieten nicht viel Geräteflexibilität. Wenn ein Anruf durchkommt, haben Sie eine Wahl und nur eine Wahl, wie Sie ihn annehmen.

Mit virtuellen Telefonnummern können Sie Ihre Anrufe jedoch auf jedem Ihrer Geräte entgegennehmen. Das bedeutet, dass Sie Ihren Anruf auf Ihrem Handy, Tablet, Laptop, Desktop, Konferenztelefon, Desktop-Telefon oder drahtlosen VoIP-Telefon annehmen können.

Die Realität ist, dass die meisten Geschäftsleute bereits mehrere Geräte verwenden, sodass es nur sinnvoll ist, eine Option zu wählen, die geräteunabhängig ist. Virtuelle Telefonnummern ermöglichen es Fachleuten, all diese Geräte zu verwenden, ohne etwas Neues über einen Telefonplan hinaus kaufen zu müssen.

Was sind die Nachteile einer virtuellen Telefonnummer?

Es gibt zwei Nachteile, die Geschäftsinhaber beachten sollten, wenn sie entscheiden, ob sie in eine virtuelle Telefonnummer investieren oder nicht.

Da virtuelle Telefonnummern nicht an ein bestimmtes Gerät gebunden sind, können Sie zunächst viel einfacher zu erreichen sein – wenn Sie einen Anruf erhalten, kann er an mehrere Geräte gehen, und es ist wahrscheinlich, dass Sie mindestens eines davon haben auf dich. Das ist in vielen Fällen gut so, kann aber auch die Work-Life-Balance beeinträchtigen. Wenn Sie so leicht zu erreichen sind, kann es schwierig sein, Ihr Privatleben von Ihrem Arbeitsleben zu trennen.

Zweitens haben virtuelle Telefonnummern nicht immer das gleiche Maß an gleichbleibender Anrufqualität wie normale Festnetznummern. Wenn Sie sich beispielsweise aus irgendeinem Grund in einem Gebiet mit fleckigem Internet befinden, kann Ihre Anrufqualität darunter leiden. Im schlimmsten Fall kann Ihr Anruf vollständig abbrechen.

Wie hilft eine virtuelle Nummer kleinen Unternehmen?

Virtuelle Nummern können im Vergleich zu herkömmlichen Telefonsystemen ein höheres Maß an Flexibilität bieten. Mit einer virtuellen Nummer können Teammitglieder Anrufe von jedem Gerät ihrer Wahl entgegennehmen, wodurch sie auch unterwegs Anrufe entgegennehmen können.

Außerdem können virtuelle Telefonsysteme dazu beitragen, ein professionelleres und einheitlicheres Unternehmensimage zu schaffen. Dies ist besonders wichtig für Remote-Teams bei virtuellen Meetings. Anstatt Telefonnummern aus mehreren verschiedenen Vorwahlen zu haben, können alle Teamanrufe durch das virtuelle System geleitet werden, das für alle Anrufe dieselbe Vorwahl anzeigt.

Virtuelle Telefonsysteme sind außerdem einfacher einzurichten und zu warten und kosten in der Regel weniger als vergleichbare traditionelle Systeme. Auf diese Weise können sie kleinen Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Erste Schritte mit virtuellen Telefonnummern

Für die meisten Unternehmen sind virtuelle Telefonsysteme eine nützliche Investition in der modernen Wirtschaft von heute. Diese Systeme halten nicht nur die Kosten niedrig, sie bieten auch mehr Flexibilität, einfachere Einrichtung und Wartung und schaffen ein einheitlicheres Unternehmensimage für Remote-Teams.