W9-Formular 2023: Was ist es und wie wird es verwendet?

Veröffentlicht: 2023-06-28

Die Steuersaison bringt eine Vielzahl von Formularen mit sich, aber eines, das oft heraussticht, ist das W9-Formular . Trotz ihres unscheinbaren Aussehens spielt diese Form in der Welt der Steuern eine entscheidende Rolle. Es fungiert als wichtiges Bindeglied zwischen Privatpersonen und Unternehmen, stellt eine genaue Einkommensberichterstattung sicher und erleichtert eine reibungslose Interaktion mit dem IRS.

In diesem Artikel werden wir die Geheimnisse rund um das W-9-Formular lüften. Wir werden seinen Zweck untersuchen, uns mit den erforderlichen Informationen befassen und untersuchen, wie es sowohl von Einzelpersonen als auch von Unternehmen verwendet wird. Ganz gleich, ob Sie Auftragnehmer, Freiberufler oder Geschäftsinhaber sind, dieser umfassende Leitfaden vermittelt Ihnen das nötige Wissen, um die Feinheiten des W-9-Formulars sicher zu meistern.

Was bedeutet das W9-Formular?

Das W9-Formular ist ein Dokument, das in den Vereinigten Staaten für Steuerzwecke verwendet wird. Es dient als Anforderung von Informationen zur Steueridentifikation von einer Partei an eine andere. Das Formular wird in der Regel von Unternehmen oder Einzelpersonen bereitgestellt, um wichtige Daten wie den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) oder Sozialversicherungsnummer (SSN) des Empfängers zu erfassen. Das W9-Formular wird in erster Linie dazu verwendet, die notwendigen Informationen zu sammeln, die erforderlich sind, um an den Empfänger gezahlte Einkünfte an das IRS zu melden. Durch den Erhalt genauer Informationen über das W-9-Formular können Unternehmen ihren steuerlichen Meldepflichten nachkommen und so die Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften sicherstellen.

Verwendung des Formulars W9

Das Formular W9 dient mehreren wichtigen Zwecken im Bereich Steuern und Finanztransaktionen. Hier sind einige wichtige Verwendungsmöglichkeiten des W9-Formulars:

Einkommensmeldung: Ein Hauptzweck des Formulars W-9 besteht darin, Steueridentifikationsinformationen wie TIN oder SSN von Einzelpersonen oder Unternehmen zu sammeln, die möglicherweise Zahlungen erhalten. Diese Informationen sind von entscheidender Bedeutung für die genaue Meldung der vom Zahler oder Unternehmen an den Empfänger gezahlten Einkünfte.

1099-MISC-Berichterstattung: Das W9-Formular wird häufig von Unternehmen benötigt, wenn sie mit Auftragnehmern, Freiberuflern oder Lieferanten zusammenarbeiten. Durch den Erhalt eines ausgefüllten W-9-Formulars von diesen natürlichen oder juristischen Personen können Unternehmen die an sie geleisteten Zahlungen auf dem Formular 1099-MISC genau melden. Diese Berichterstattung ermöglicht es dem IRS, die vom Empfänger erhaltenen Einkünfte zu verfolgen und zu überprüfen.

LESEN SIE AUCH: 9 bemerkenswerte Beispiele für Marketingstrategien erfolgreicher Marken

Feststellung des Ersatzeinbehalts: Die auf Formular W-9 bereitgestellten Informationen helfen bei der Entscheidung, ob ein Ersatzeinbehalt erforderlich ist. Beim Sicherungseinbehalt handelt es sich um einen Prozentsatz der Zahlung, der vom Zahler einbehalten wird, um sicherzustellen, dass Steuern gezahlt werden, typischerweise in Fällen, in denen die TIN oder SSN des Empfängers falsch ist, fehlt oder nicht ausreichend gemeldet wird.

Einhaltung von Steuergesetzen: Durch das Sammeln und Aufbewahren ausgefüllter W-9-Formulare weisen Unternehmen nach, dass sie Steuergesetze und -vorschriften einhalten. Es ermöglicht ihnen, ihre Meldepflichten gegenüber dem IRS genau zu erfüllen und mögliche Strafen bei Nichteinhaltung zu vermeiden.

Muss gelesen werden : Sind Sie bereit, Ihren 9-to-5-Job zu kündigen und im Jahr 2022 in die Welt der Freiberuflichkeit einzusteigen?

Aufbau von Lieferantenbeziehungen: Die Anforderung eines W-9-Formulars von Lieferanten oder Auftragnehmern hilft beim Aufbau formeller Geschäftsbeziehungen. Es stellt sicher, dass beide Parteien über die notwendigen Informationen für Finanz- und Steuerzwecke verfügen und ermöglicht reibungslosere Finanztransaktionen.

Für Unternehmen und Einzelpersonen, die an Finanztransaktionen beteiligt sind, ist es wichtig, die Verwendung des Formulars W-9 zu verstehen, um eine genaue Berichterstattung, die Einhaltung von Steuervorschriften und den Aufbau transparenter und verantwortungsvoller Geschäftsbeziehungen sicherzustellen.

LESEN SIE AUCH: DIE 8 WICHTIGSTEN WEGE, WIE FÜHRUNG HILFT

Wer muss ein W9-Formular ausfüllen?

Ein W9-Formular muss von natürlichen oder juristischen Personen in bestimmten Situationen ausgefüllt werden, um einer anderen Partei die erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Hier sind einige Fälle, in denen das Ausfüllen eines W-9-Formulars erforderlich ist:

  • Unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler : Personen, die Dienstleistungen für eine andere Partei erbringen, ohne deren Angestellte zu sein, wie etwa unabhängige Auftragnehmer und Freiberufler, müssen in der Regel ein W-9-Formular ausfüllen. Dies hilft der zahlenden Partei, die Einkünfte genau an den IRS zu melden.
  • Finanzinstitute : Bei der Eröffnung eines neuen Bankkontos oder der Beantragung bestimmter Finanzdienstleistungen wie Kredite können Banken und Kreditinstitute ein W-9-Formular anfordern. Dabei handelt es sich um die Erhebung von Informationen für Zwecke der Steuerberichterstattung, insbesondere für Zins- und Dividendenzahlungen.
  • Preisträger : Wettbewerbsteilnehmer, die das Potenzial haben, Preise zu gewinnen, werden möglicherweise gebeten, ein W9-Formular auszufüllen. Dies liegt daran, dass der Wert des Preises als steuerpflichtiges Einkommen betrachtet werden kann und eine entsprechende IRS-Meldung erfordert
  • Immobilientransaktionen : An Immobilientransaktionen beteiligte Parteien, darunter Käufer, Verkäufer und Immobilienmakler, können voneinander ein W-9-Formular anfordern. Dadurch wird sichergestellt, dass genaue Informationen für die Meldung von Erlösen aus Immobilienverkäufen oder Mieteinnahmen vorliegen.
  • Schuldenbefreiung : In Fällen, in denen bestimmte Arten von Schulden beglichen werden, wie z. B. erlassene Studiendarlehensschulden oder erlassene Hypothekenschulden, kann ein W-9-Formular angefordert werden, um die notwendigen Informationen für Berichtszwecke zu sammeln.

Insgesamt ist das Ausfüllen eines W-9-Formulars in verschiedenen Situationen erforderlich, um genaue Informationen zur Steueridentifikation bereitzustellen und die ordnungsgemäße Meldung von Einkünften oder Transaktionen an das IRS zu erleichtern.

LESEN SIE AUCH: Beschleunigung des Geschäftswachstums

Welche Informationen sind im W9-Formular erforderlich?

Beim Ausfüllen des Formulars W-9 müssen Sie spezifische Informationen angeben, um sich selbst oder Ihr Unternehmen genau zu identifizieren. Hier sind die wichtigsten Angaben, die im Formular erforderlich sind:

  • Name : Geben Sie Ihren juristischen Namen als Einzelperson oder den Namen Ihrer Geschäftseinheit ein.
  • Art der Geschäftseinheit : Geben Sie die Art der Geschäftseinheit an, z. B. Einzelunternehmen, Personengesellschaft, Kapitalgesellschaft oder LLC.
  • Adresse : Geben Sie Ihre Postanschrift einschließlich Straße, Stadt, Bundesland und Postleitzahl an.
  • Steueridentifikationsnummer ( TIN ): Geben Sie Ihre Steueridentifikationsnummer an. Dies kann Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) sein, wenn Sie eine Einzelperson sind , oder eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN), wenn Sie ein Unternehmen sind.
  • Bescheinigung : Unterzeichnen und datieren Sie das Formular und bestätigen Sie, dass die bereitgestellten Informationen korrekt sind und dass für Sie keine Sicherungseinbehaltspflicht besteht.
Lesen Sie unbedingt , wie Sie mit einem Remote-Team mit maximaler Effizienz zusammenarbeiten.

Durch das korrekte Ausfüllen des W-9-Formulars wird sichergestellt, dass der Antragsteller über die für die Steuerberichterstattung erforderlichen Informationen verfügt. Lesen Sie unbedingt die Anweisungen durch und wenden Sie sich an einen Steuerberater, wenn Sie Fragen haben oder Hilfe beim Ausfüllen des Formulars benötigen.

W8-Formular vs. W9-Formular

Das W-8-Formular und das W-9-Formular werden in den Vereinigten Staaten beide für Steuerzwecke verwendet, dienen jedoch je nach Status des Empfängers unterschiedlichen Zwecken. Hier sind die wichtigsten Unterschiede zwischen dem W8-Formular und dem W9-Formular:

W8-Formular:

  • Zweck : Das W-8-Formular wird von ausländischen natürlichen, juristischen Personen oder gebietsfremden Ausländern verwendet, um ihren Nicht-US-Status für Zwecke der Steuereinbehaltung zu bestätigen.
  • Ausländischer Status : Das Formular sammelt Informationen über den ausländischen Status der natürlichen oder juristischen Person, beispielsweise das Land, in dem sie aus steuerlichen Gründen ihren Wohnsitz hat.
  • Steuereinbehalt : Das W-8-Formular hilft bei der Bestimmung des angemessenen Steuereinbehaltssatzes für Zahlungen an ausländische Unternehmen und stellt so die Einhaltung der US-Steuergesetze und aller geltenden Steuerabkommen sicher.
  • Arten von W-8-Formularen : Es gibt verschiedene Variationen des W-8-Formulars, darunter W-8BEN für Einzelpersonen, W-8BEN-E für Unternehmen und W-8IMY für ausländische Vermittler oder Flow-Through-Unternehmen.

LESEN SIE AUCH: Was ist das W-8BEN-Formular und wozu dient es?

W9-Formular:

  • Zweck : Das W-9-Formular wird von US-amerikanischen natürlichen oder juristischen Personen verwendet, um ihre Steueridentifikationsinformationen an Unternehmen oder Einzelpersonen weiterzugeben, die verpflichtet sind, an sie geleistete Zahlungen für Steuerzwecke zu melden.
  • Steueridentifikation : Das Formular sammelt Informationen wie den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) oder Sozialversicherungsnummer (SSN) des Empfängers.
  • Einkommensmeldung : Das W-9-Formular hilft Unternehmen dabei, an den Empfänger gezahlte Einkünfte auf verschiedenen IRS-Formularen, z. B. Formular 1099-MISC, genau zu melden.
  • Sicherungseinbehaltung : Das W-9-Formular legt auch fest, ob eine Sicherungseinbehaltung erforderlich ist. Dabei handelt es sich um die Einbehaltung eines Prozentsatzes der Zahlung, um sicherzustellen, dass Steuern gezahlt werden, wenn die TIN oder SSN des Empfängers falsch ist oder fehlt.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das W-8-Formular von ausländischen natürlichen oder juristischen Personen verwendet wird, um ihren Nicht-US-Status für Zwecke des Steuereinbehalts zu bestätigen, während das W9-Formular von US-amerikanischen natürlichen oder juristischen Personen verwendet wird, um Steueridentifikationsinformationen für eine genaue Meldung der an sie gezahlten Einkünfte bereitzustellen ihnen.

Andere Formen:

Formular 1099-MISC

Dieses Formular wird verwendet, um an Auftragnehmer und Freiberufler gezahlte Nicht-Mitarbeiter-Vergütungen zu melden. Es umfasst verschiedene Einkommensarten, darunter Miete, Lizenzgebühren und andere sonstige Einkünfte.

Formular W-4

Im Gegensatz zum W-9-Formular wird das W-4-Formular für reguläre Mitarbeiter verwendet. Es hilft Arbeitgebern dabei, den korrekten Betrag der Bundeseinkommenssteuer zu bestimmen, der von den Gehaltsschecks der Arbeitnehmer auf der Grundlage ihrer Quellensteuerfreibeträge und ihrer persönlichen Steuersituation einzubehalten ist.

Unbedingt lesen : Einstellung eines Freiberuflers oder einer Agentur – direkter Vergleich [Infografiken]

Formular W-2

Ähnlich wie das Formular 1099-MISC wird das W-2-Formular für Arbeitnehmer verwendet und liefert Informationen über deren verdiente Löhne, einbehaltene Steuern und geleistete Beiträge zu Medicare und Sozialversicherung. Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern das W-2-Formular aushändigen und Kopien bei der Sozialversicherungsbehörde und dem IRS einreichen.

LESEN SIE AUCH: Die Kraft des Personal Branding

Die zentralen Thesen:

  1. Das W9-Formular wird in den Vereinigten Staaten für Steuerzwecke verwendet, um Informationen zur Steueridentifikation von Einzelpersonen oder Unternehmen zu sammeln.
  2. Es wird hauptsächlich für die Meldung von Einkünften, die Festlegung von Quellensteuerabzügen und die Sicherstellung der Einhaltung von Steuergesetzen und -vorschriften verwendet.
  3. Unternehmen fordern von unabhängigen Auftragnehmern, Freiberuflern und Lieferanten ausgefüllte W-9-Formulare an, um an sie geleistete Zahlungen auf dem Formular 1099-MISC genau zu melden.
  4. Das korrekte Ausfüllen des W9-Formulars ist von entscheidender Bedeutung, um die notwendigen Informationen für die Steuerberichterstattung und den Aufbau transparenter Geschäftsbeziehungen bereitzustellen.

FAQs

Muss ich ein W-9 einsenden, wenn ich Freiberufler bin?

Wenn Sie Freiberufler, unabhängiger Auftragnehmer oder Berater sind, müssen Sie ein W-9-Formular ausfüllen und senden, wenn das Unternehmen, für das Sie gearbeitet haben, dies verlangt oder wenn Sie in einem Kalenderjahr mehr als 600 US-Dollar bei ihm verdient haben, ohne bei ihm angestellt zu sein.

Was ist ein W9 für ein Unternehmen?

Ein W-9 für ein Unternehmen enthält Informationen über die Zahlungen, die ein anderes Unternehmen während eines Kalenderjahres an dieses Unternehmen geleistet hat. Es enthält den offiziellen Namen, die Adresse und die Mitarbeiteridentifikationsnummer (EIN) des Unternehmens anstelle von persönlichen Namen und Informationen.

W-9- und 1099-Steuerformulare: Was ist der Unterschied?

Ein W-9-Formular wird von unabhängigen Auftragnehmern, Freiberuflern oder Beratern ausgefüllt und dem Arbeitgeber zu Dokumentationszwecken zur Verfügung gestellt. Ein Formular 1099 hingegen enthält Einzelheiten zu den Löhnen, die ein Arbeitgeber einem unabhängigen Auftragnehmer zahlt. Der 1099 wird dem Auftragnehmer zur Einreichung beim IRS und den staatlichen Steuerbehörden ausgehändigt.

Wie fülle ich als LLC ein W-9 aus?

Als LLC stellen Sie auf dem W-9-Formular ähnliche Informationen bereit wie Einzelunternehmer. Es gibt jedoch zwei wesentliche Unterschiede:

  • Wenn Sie ein nicht berücksichtigtes Unternehmen sind, wählen Sie für die Steuerklassifizierung das Kästchen „Einzelperson/Einzelunternehmer“ anstelle des Kästchens „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“ aus. Wenn Sie eine LLC mit mehreren Eigentümern sind, aktivieren Sie das Kästchen LLC und verwenden Sie den Buchstaben P, um die Partnerschaft anzuzeigen.
  • Geben Sie anstelle einer persönlichen TIN Ihre EIN ein. Die EIN dient als Steueridentifikationsnummer eines Unternehmens und ist kostenlos beim IRS erhältlich.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder weitere Beratung benötigen, konsultieren Sie die Anweisungen des IRS oder wenden Sie sich an einen Steuerberater.