PSP-Wörterbuch: Eine Kurzanleitung mit Beispielen

Ein PSP-Wörterbuch ist eine Ergänzung zu Ihrem PSP, das detaillierte Informationen zu jeder Komponente enthält. Es ist eine der drei Säulen, die das Projektumfangsmanagement in Ihrem Projekt unterstützen: Die anderen beiden sind ein Projektstrukturplan (PSP) und eine Projektumfangserklärung.

Diese drei Komponenten geben Ihnen die Scope-Baseline für Ihr Projekt. Ohne eine Basislinie für den Projektumfang können Sie die Leistung nicht effektiv messen, wodurch Ihr Projekt Gefahr läuft, den Zeitplan und das Budget zu überschreiten.

Lassen Sie uns untersuchen, was ein WBS-Wörterbuch ist, wie man eines erstellt und welche Best Practices es gibt, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen. Projektmanagement-Software wie ProjectManager kann beim Erstellen eines WBS-Wörterbuchs eine große Hilfe sein.

Was ist ein PSP-Wörterbuch?

In einem PSP-Wörterbuch befinden sich die Details der Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse des Projektstrukturplans. Der Inhalt umfasst alle damit verbundenen Meilensteine, den Projektumfang und in einigen Fällen Daten, Ressourcen, Kosten und Menge.

Mit dem PSP-Wörterbuch können Sie jeden der Schritte im WBS definieren und wie sie ausgeführt werden, um das endgültige Ergebnis des Projekts zu erreichen. Das Dokument enthält ein Arbeitspaket, das die zugehörigen Aufgaben definiert, und Kontrollkonten, die den Umfang, das Budget, die tatsächlichen Kosten und den Zeitplan für diese Aufgaben integrieren.

Die Definitionen im PSP-Wörterbuch sind jedoch nicht langatmig. Sie sind ein kurzer Geltungsbereich oder eine Leistungsbeschreibung. Dies macht einen Fuß auf dem Stativ Ihres Zielfernrohrs zur Grundlinie. Die anderen beiden Füße sind die Scope-Anweisung für das gesamte Projekt und der WBS, den Sie mit dem WBS-Wörterbuch konkretisieren. Alle drei sind unerlässlich, um den Umfang eines Projekts zu messen und zu überwachen.

Was ist der Zweck eines PSP-Wörterbuchs?

Ein Projektstrukturplan ist ein visuelles Werkzeug, und aufgrund seiner grafischen Natur hat er nicht den Platz, um die Details der einzelnen Schritte zu erklären. Das Hinzufügen dieser Informationen zum WBS würde das Lesen und Verwenden erschweren. Der Zweck des PSP-Wörterbuchs besteht also darin, dem WBS zusätzlichen Kontext hinzuzufügen und seine Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen.

Aus diesem Grund haben Projektstrukturpläne einen Titel und oft eine Nummer, die jeden einzelnen Schritt kennzeichnet. Diese Bezeichnungen entsprechen dem PSP-Wörterbuch, in dem der Zweck und die Ausführung des Schritts ausführlich erklärt werden. Dies gibt Teammitgliedern, die sich auf das PSP-Wörterbuch beziehen, ein tieferes Verständnis dafür, was für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich ist.

Das PSP-Wörterbuch kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass das Projekt alle regulatorischen oder Compliance-Anforderungen erfüllt, die die Arbeit regeln. Es kann auch sicherstellen, dass die Ergebnisse den Qualitätserwartungen der Projektbeteiligten entsprechen. Die Verwendung eines WBS-Wörterbuchs ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Projektarbeit beim ersten Mal richtig ausgeführt wird, und kostspielige und zeitaufwändige Überarbeitungen zu vermeiden.

Wer erstellt das PSP-Wörterbuch?

Das PSP-Wörterbuch wird vom Projektmanager erstellt, aber nicht isoliert. Der Projektmanager organisiert die zum Ausfüllen erforderlichen Aktivitäten und stellt sicher, dass das PSP-Wörterbuch korrekt erstellt wird, er wird aber auch Interviews führen und andere um Hilfe bitten, um sicherzustellen, dass die Beschreibungen gründlich und vollständig sind.

Während der Projektmanager die Sammlung des Materials koordiniert, das die Schritte auf dem PSP definiert und leitet, sammelt er Informationen aus einer Vielzahl von Quellen. Sie werden beispielsweise Fachexperten befragen, um sicherzustellen, dass sie alle Fragen rund um die Aufgabe richtig beantworten.

Eine weitere großartige Ressource sind die Teammitglieder selbst. Dies sind Personen, die aufgrund ihrer Fähigkeiten, ihres Fachwissens und ihrer Erfahrung mit der Arbeit für die Arbeit an dem Projekt zusammengestellt wurden. Sie sind von unschätzbarem Wert, da ihr Wissen aus der realen Welt eine Perspektive bietet, die auf anderen Wegen möglicherweise fehlt.

So erstellen Sie ein PSP-Wörterbuch

Wenn Sie die Recherche abgeschlossen haben und bereit sind, Ihr WBS-Wörterbuch zu erstellen, denken Sie daran, die Details für jedes Element im WBS kurz und prägnant zu halten. Der Hauptgrund für die Nützlichkeit eines WBS-Wörterbuchs ist, dass es vom Projektteam leicht verstanden wird.

Obwohl es kein festgelegtes Format für ein PSP-Wörterbuch gibt, sind diese zwölf Schritte ein roter Faden, der die meisten Dokumente zusammenhält:

1. Artikel identifizieren

Jeder Schritt in Ihrem WBS sollte einen Code oder eine Kontokennung haben. Auf diese Weise können Sie die Schritte in Ihrem WBS-Wörterbuch auflisten, um dem richtigen Element im WBS zu entsprechen.

2. Beschreiben Sie es

Hier wird die Aufgabe detailliert beschrieben. Es sollte prägnant und klar kommuniziert werden.

3. Beachten Sie Annahmen und Einschränkungen

Notieren Sie alle Annahmen und/oder Einschränkungen bezüglich der Aufgabe, wie z. B. Abhängigkeiten von anderen Aufgaben, benötigte Ausrüstung usw. Auf diese Weise können Sie sie einplanen und mögliche Verzögerungen vermeiden.

4. Eigentümer zuweisen

Jede Aufgabe wird einem Teammitglied zugewiesen, das für die Ausführung und den erfolgreichen Abschluss dieser Aufgabe verantwortlich ist. Hier wird diese Person identifiziert.

5. Meilenstein setzen

Ein Meilenstein ist ein wichtiges Datum in Ihrem Projekt, das normalerweise das Ende einer Phase und den Beginn einer anderen anzeigt. Sie sollten im PSP-Wörterbuch angegeben werden.

6. Erstellen Sie einen Zeitplan

Unabhängig davon, ob Ihr PSP in Aufgaben oder Ergebnisse unterteilt ist, müssen diese geplant werden, z. B. die Bestimmung ihrer Start- und Enddaten.

7. Ressourcen auflisten

Notieren Sie in Ihrem Ressourcenplan die Werkzeuge, Materialien, Geräte usw., die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind.

8. Kosten berechnen

Jede Aufgabe hat damit verbundene Kosten für die Ausführung, egal ob es sich um Materialien, Vorräte oder Zeit handelt. Diese Kostenschätzung sollte hier aufgenommen werden.

9. Qualität definieren

Beachten Sie die Qualitätserwartungen, die Ihre Stakeholder für jeden Schritt des WBS haben.

10. Akzeptanzkriterien kennen

Es muss eine Person vorhanden sein, die befugt ist, zu sagen, dass jede Aufgabe korrekt ausgeführt wurde. Es muss Kriterien geben, um dies zu bestimmen. Hier können Sie diese Person und die verwendeten Kriterien notieren.

11. Technische Referenzen sammeln

Wenn Richtlinien, Handbücher, Standards usw. erforderlich sind, um die Ausführung der Aufgaben zu leiten, sollten sie hier gesammelt werden.

12. Vereinbarungen treffen

Listen Sie abschließend alle Verträge, Unternehmensvereinbarungen und andere Dokumente auf, die Teil des Projekts sind.

Beispiel für ein PSP-Wörterbuch

Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, was ein WBS-Wörterbuch ist, sehen wir uns eine kostenlose Vorlage für einen Projektstrukturplan an, die Sie von ProjectManager herunterladen können. In der Vorlage sind die fünf Projektphasen skizziert, wobei die erste Initiierungsphase exemplarisch skizziert ist.

Ausfüllen der Vorlage

Auf diese Weise können wir sehen, dass die erste Aufgabe darin besteht, die Hardware einzurichten. Nach dem obigen Format haben wir eine einfache Tabelle erstellt, die die 12 Schritte eines PSP-Wörterbuchs auflistet. Zuerst ist die Artikelnummer, dann die Beschreibung, die angibt, wo die Hardware aufgestellt werden muss.

Wenn es Annahmen oder Einschränkungen gibt, werden diese aufgelistet. In unserem Beispiel müssen die Terminals von den Bürofenstern abgewandt sein, um Blendung zu vermeiden. Der Besitzer, die Person, die für die Einrichtung verantwortlich ist, wird aufgelistet.

Das Datum, an dem die Installation abgeschlossen sein muss, wird ebenfalls aufgeführt, gefolgt vom Zeitplan, der die Dauer von Anfang bis Ende zeigt. Zu den Ressourcen gehören alle erforderlichen Werkzeuge und Anweisungen.

Die Kosten sind der Stundensatz der Person, die die Installation durchführt. Die Qualität ist, dass die Hardware betriebsbereit sein muss. Der Projektmanager wird die Arbeit genehmigen. Zu den technischen Referenzen gehören der Grundriss und der Elektroplan, um zu zeigen, wo sich Steckdosen befinden, und schließlich muss die Installation den Richtlinien für Büroräume entsprechen.

Wie ProjectManager Ihnen hilft, ein PSP-Wörterbuch zu erstellen

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, das Ihre Aufgaben und Ihr Team für mehr Effizienz organisiert. Sobald Sie Ihr Bereichsmanagement eingerichtet haben, einschließlich Ihres WBS und WBS-Wörterbuchs, müssen Sie diese Aufgaben in einen Plan aufnehmen.

Die Verwaltung all dieser Aufgaben kann sich überwältigend anfühlen, aber sie können mit unserem Online-Gantt-Diagramm kombiniert werden. Geben Sie einfach Ihre Aufgaben ein und sie werden in der Gantt-Diagramm-Projektansicht angezeigt. Geben Sie jeder Aufgabe ein Start- und Enddatum und füllen Sie dann eine Zeitachse aus. Jetzt können Sie Ihr gesamtes Projekt an einem Ort sehen.

Einige Ihrer Aufgaben können wahrscheinlich erst beginnen oder beendet werden, wenn eine andere begonnen oder beendet wurde. Diese abhängigen Aufgaben können später im Projekt zu Engpässen führen, wenn Sie sie nicht in Ihrem Plan identifizieren, was in unserem Gantt-Diagramm einfach ist. Ziehen Sie einfach die abhängige Aufgabe auf die anderen Aufgaben, von denen sie abhängig ist, und sie sind verknüpft.

Die Meilensteine, die Sie in Ihrem PSP-Wörterbuch skizziert haben, können auch zum Gantt-Diagramm hinzugefügt werden. Sie lassen sich einfach einfügen und werden als rautenförmiges Symbol angezeigt. Dadurch wird Ihr größeres Projekt in kleinere Phasen unterteilt, was die Verwaltung erleichtert.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Ihnen alle Tools zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um Ihren WBS effizienter auszuführen. Sie können Fortschritt und Leistung überwachen und nachverfolgen und dann mit einem Klick filterbare Berichte erstellen, um die Aktualisierung der Beteiligten zu vereinfachen. Schließen Sie sich den Zehntausenden von Teams an, die unser Tool bereits verwenden, indem Sie noch heute an dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion teilnehmen.