So organisieren Sie ein erfolgreiches Webinar von Grund auf

Zweifellos markierte 2020 den Wechsel von Offline zu Online für die Welten des Einkaufens, der Arbeit, der Ausbildung und noch mehr der Veranstaltungen. Kongresse, Seminare und Konferenzen haben sich den Einschränkungen angepasst und das Webinar als neue Art der Kommunikation mit der Öffentlichkeit irreversibel legitimiert.

Während des COVID-19-Gesundheitsnotfalls waren wir gezwungen, die Art und Weise, wie wir mit Kunden interagieren, zu überdenken und physische Veranstaltungen in virtuelle Konferenzen zu verwandeln.

In diesem Szenario sind Webinare zu unserer Rettung gekommen. Tatsächlich hatte ein solches Tool noch nie sein volles Engagement und Potenzial zur Lead-Generierung enthüllt wie im Jahr 2020. Diese virtuellen Meetings ermöglichten es Unternehmen, ständig mit der Öffentlichkeit ins Gespräch zu kommen und die Agenda ihrer Veranstaltungen nicht aufzugeben. Es ist kein Zufall, dass die Daten des MailUp-Observatoriums 2021 zeigen, dass „Webinar“ das am häufigsten verwendete Keyword in den E-Mail-Kampagnen des letzten Jahres war.

Im Jahr 2020 mussten viele Unternehmen ihre Veranstaltungen zum ersten Mal von Offline auf Online verlagern und organisierten ohne große Vorbereitung ihre ersten Webinare. Sehen wir uns in diesem Blogbeitrag an, wie Sie in 8 einfachen Schritten ein virtuelles Event von Grund auf neu erstellen können.

Beginnen wir mit den Grundlagen: Was ist ein Webinar?

Das Wort „Webinar“ leitet sich aus der Verbindung zweier englischer Begriffe ab: „Web“ und „Seminar“. Eigentlich ist es ein Online-Seminar. Seine Etymologie impliziert einen Trainingsbegriff. Wir könnten ein Webinar als Bildungs- oder Informationsveranstaltung definieren, auf die von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus zugegriffen werden kann.

Webinar: alle Vorteile

Bevor wir verstehen, wie ein Webinar organisiert ist und die grundlegenden Schritte zur Erstellung einer erfolgreichen Veranstaltung, wollen wir uns seine Stärken ansehen und warum diese Art von Plattform ein nützliches Integrationswerkzeug für Ihre Marketingstrategien sein kann:

• Immersives Content-Marketing : Als eines der wenigen Content-Marketing-Tools, das die Aufmerksamkeit des Nutzers über einen langen Zeitraum auf sich ziehen kann, hebt sich das Webinar von anderen Arten und Formaten ab (denken Sie beispielsweise an ein Video, das in sozialen Netzwerken veröffentlicht wird).
• Datengetriebene Erfahrung: Die Webinar-Erfahrung beginnt und endet mit Daten. Es garantiert fundierte und zuverlässige Informationen über die Stimmung und das Engagement der Teilnehmer anhand konkreter Zahlen.
• Effektive, kostengünstige Lösung : Ob kostenlos oder kostenpflichtig, das Webinar ist sicherlich günstiger als eine physische Veranstaltung.

Einfache, 8-stufige Mini-Anleitung zum Erstellen eines Webinars

Wenn Sie neu in der Organisation von Webinaren sind und diese Aktivität vor 2020 für Sie sehr unbekannt war, finden Sie hier einige einfache Schritte, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu erstellen.

Aus eigener Erfahrung haben wir die unserer Meinung nach effektivste und einfachste Einführungsstrategie für Anfänger zusammengestellt.

1. Wählen Sie das Ziel und das Ziel

Warum möchten Sie diese Online-Veranstaltung organisieren?

Dies ist das erste, was Sie sich fragen. Dies wird ein Licht darauf werfen, wie Sie Ihr gesamtes Webinar einrichten und wie Sie es erfolgreich bewerben können.

Tatsächlich erfordert der erste Schritt bei der Erstellung eines Webinars die Definition seines Hauptziels. Es wird schwer zu verstehen sein, wie man eine Strategie ohne eine klare und genaue Vorstellung vom Zweck aufstellt.

Wenn Sie das Hauptziel erreicht haben, fragen Sie sich zur Vertiefung Ihrer Ideen: richtet sich die Veranstaltung an Ihre Kunden oder möchten Sie neue Kunden gewinnen und Ihr Angebot bewerben?

Die Definition der Zielgruppe ist der zweite grundlegende Schritt bei der Aufstellung Ihrer gesamten Strategie. Wenn Ihre Antwort auf beide „Ja“ war, dann wählen Sie das Prioritätsziel zwischen den beiden.

2. Definieren Sie die Erfolgsmetrik

Legen Sie Ihre Erfolgskennzahl fest, nachdem Sie das Ziel der Veranstaltung und das Ziel skizziert haben. Dies befasst sich mit dem KPI, um zu überwachen, ob das Ereignis erfolgreich war oder nicht. Die Definition des Benchmarks kann eine Weile dauern und erscheint die ersten paar Male schwierig. Nur so können Sie feststellen, ob sich Ihre Bemühungen auszahlen, ob Sie etwas verbessern müssen oder sogar eine völlig andere Strategie verfolgen.

Hier sind einige Erfolgskennzahlen, die für Sie geeignet sein könnten:

• Anzahl neuer Kontakte generiert
• Anzahl der bestehenden Kontakte beteiligt
• Anzahl der Aktivierungsanfragen für eine neue Funktion oder ein neues Produkt
• Anzahl neuer Möglichkeiten (Perspektiven)
• Schaffung neuer Möglichkeiten (Deals) für Verkäufer

3. Finden Sie die richtige Webinar-Plattform

Höchstwahrscheinlich möchten Sie die Plattform auswählen, auf der Ihr erstes Webinar gehostet wird.

Von dem, was da draußen ist, empfehlen wir Folgendes:

• Gehe zu
• Demio
• Livesturm
• WebinarGeek
• ClickMeeting

Eine weitere, unmittelbarere und einfachere Möglichkeit bietet Ihnen auch die Möglichkeit, Ihr Publikum zu nutzen: Nutzen Sie Ihre Social-Media-Profile, indem Sie eine Live-Übertragung auf Kanälen wie LinkedIn, YouTube oder Facebook starten.

Der Vorteil dieser Lösung ist, dass alle Ihre Follower die Möglichkeit haben, sich zu verbinden, live zu folgen, Fragen zu stellen und zu interagieren. Darüber hinaus wird der Livestream über In-App-Benachrichtigungen direkt bei Ihrem Publikum beworben.

4. Erstellen Sie die Veranstaltung: Wählen Sie die Referenten und das Lineup

Sie haben das Tool ausgewählt: Jetzt ist es an der Zeit, das Ereignis zu erstellen. Dieser Schritt muss sich natürlich an das von Ihnen gewählte Tool anpassen. Achten Sie jedoch darauf, einen fesselnden Titel zu wählen, eine genaue Beschreibung zu geben und sicherzustellen, dass die Dauer des Webinars klar ist. Dies ist der Schlüssel.

Nun, falls noch nicht geschehen, ist es wichtig, die Referenten festzulegen, damit Sie deren Namen und Berufsbezeichnungen in die Veranstaltungsbeschreibung eintragen können.

Dann legen Sie die Themenaufstellung und den Zeitplan fest. Webinare sind oft zu lang oder zu kurz: Wenn Sie ein detailliertes Lineup erstellen, können Sie das festgelegte Zeitfenster einhalten.

5. Bewerben Sie die Veranstaltung

Jetzt ist es an der Zeit, Ihr erstes Webinar zu bewerben!

Erstellen Sie eine Werbestrategie basierend auf Ihrem gesetzten Ziel aus der ersten Phase:

• Wenn Sie frühere Kunden oder Kontakte ansprechen, erstellen Sie eine Reihe automatischer E-Mails. Der erste bekommt eine Einladung. Ein weiterer folgt einige Tage vor dem Webinar für diejenigen, die sich nicht registriert haben.

Erfahren Sie, wie Sie mit MailUp einen automatischen Workflow einrichten: Erfahren Sie mehr über Marketing Automation!

• Wenn Ihr Ziel hingegen extern ist, nutzen Sie das volle Potenzial von Social Media Netzwerken. Erstellen Sie gezielte Werbekampagnen, indem Sie Ihre potenziellen Kunden ansprechen.

6. Bereite dich gut vor und teste es aus

Beginnen Sie mit der Vorbereitung auf das Webinar, während Sie Abonnenten sammeln.

Richten Sie Ihre Präsentation ein und definieren Sie eine unterstützende Rede für das Material, das Sie während der Veranstaltung zeigen. Überprüfen Sie den Inhalt gründlich auf Fehler oder Ungenauigkeiten. Sprechen Sie Ihre Rede mehrmals laut, um nicht unvorbereitet zu wirken.

Kleiner Tipp: Machen Sie am Tag vor dem Livegang einen kurzen Test mit anderen Lautsprechern.

Machen Sie sich mit dem Tool vertraut, um zu erfahren, wie Sie die Live-Übertragung starten, wie Sie die Präsentation von einem Redner an einen anderen weitergeben und wie Sie den Chat und die vielen Fragen verwalten, die Sie während des Webinars erhalten!

7. Der große Tag: Kommen Sie früh an, um Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden

Der Tag der Live-Übertragung ist sehr wichtig. Erscheinen Sie etwas früher für wichtige Vorabkontrollen:

• Stellen Sie sicher, dass Sie an einem ruhigen Ort sind
• Überprüfen Sie, ob die Verbindung stabil ist
• Überprüfen Sie, ob der PC an die Stromversorgung angeschlossen ist
• Führen Sie eine letzte Überprüfung Ihrer Präsentation durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist und funktioniert

Dieser Rat mag offensichtlich und trivial erscheinen. Die Aufregung des Livestreams kann jedoch leicht dazu führen, dass sie unterschätzt werden und den Erfolg Ihres Webinars beeinträchtigen.

8. Denken Sie nach der Veranstaltung an das Follow-up

Denken Sie anschließend daran, die Folgeaktivitäten zur erneuten Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern zu starten: Senden Sie Webinar-Materialien, erhalten Sie Feedback zur Veranstaltung für zukünftige Verbesserungen oder bedanken Sie sich einfach bei Ihrem Publikum für die Teilnahme und die Kontaktaufnahme.

Extra Schritt: Zeichnen Sie Ihre Webinare auf und erstellen Sie ein Archiv zur Verwendung bei Bedarf

Wenn Sie noch weiter gehen und noch professioneller sein möchten, um Ihrem Publikum einen kompletten Service zu bieten, dann registrieren Sie Ihre Live-Shows und erstellen Sie ein Repository für alle Ihre virtuellen Veranstaltungen.

Dieser zusätzliche Schritt kann für diejenigen, die nicht an Ihren Live-Webinaren teilnehmen können, eine große Hilfe sein.

Alle Interessierten können bei Bedarf auf Ihre Veranstaltungen zugreifen und die Inhalte Ihrer virtuellen Meetings bewerben, auch wenn die Kamera ausgeschaltet ist.

Messen Sie die Leistung Ihres Webinars und identifizieren Sie Verbesserungspotenziale

Nach Abschluss der Veranstaltung besteht eine grundlegende Aktivität darin, das gesetzte Ziel von der anfänglichen Organisationsphase an zu messen. Analysieren Sie die Kennzahlen, die Sie als Indikatoren für den Erfolg Ihres Webinars ausgewählt haben. Dies ist ein wichtiger Schritt. Das Überspringen würde zukünftige Verbesserungen verhindern.

Vorsicht vor Überlastung

Wir haben alle Vorteile und die grundlegenden Schritte einer effektiven Veranstaltung kennengelernt. Lassen Sie uns Ihnen nun noch einen letzten Ratschlag geben: Nutzen Sie das Webinar, wenn Ihr Ziel wirklich zu dieser Kommunikationsmethode passt. Verwenden Sie es nicht.

Der Gesundheitsnotstand und die Absage von physischen Veranstaltungen haben zu einer Explosion von Webinaren geführt. Einladungen zu virtuellen Meetings bombardieren die Benutzer ständig. Fallen Sie nicht in die Überlastungsfalle. Verwenden Sie diese Ressource mit Mäßigung und Intelligenz, um sich in Kundenbeziehungen nicht zu wiederholen und zu stören.

Jetzt liegt es an Ihnen!

Nach unserer Erfahrung dürfen diese Schritte bei der Organisation und Erstellung eines effektiven und erfolgreichen Webinars nicht fehlen.

Jetzt liegt es an Ihnen, diese in die Tat umzusetzen und Ihren Live-Shows eine persönliche Note zu verleihen!