So optimieren Sie Ihre freiberuflichen Geschäftsprozesse – Erkenntnisse aus unserem Webinar mit Paul Jarvis

Wenn Web-Ersteller anfangen, freiberuflich tätig zu werden, beschäftigen sie sich oft mehr mit den technischen Aspekten des Jobs, wie etwa der Erstellung eines effektiven Menüs oder der Implementierung der neuesten CSS-Tricks. Genauso wichtig ist es jedoch, die wichtigsten Geschäftsprozesse zu verstehen und effizient zu handhaben.

Um unserem Publikum dabei zu helfen, haben wir ein Webinar mit Paul Jarvis, einem Webdesigner, Podcaster und Autor von „Company of One“, erstellt. Darin erklärt er, warum es wichtig ist, Ihre freiberuflichen Geschäftsprozesse zu rationalisieren und wie das geht.

In diesem Beitrag fassen wir Pauls Hauptpunkte zusammen und teilen einige Erkenntnisse aus unserer Frage-und-Antwort-Runde mit ihm. Lasst uns anfangen!

Obwohl es wichtig ist, dass Sie über solide Kenntnisse verfügen, die für die von Ihnen angebotenen freiberuflichen Dienstleistungen relevant sind, ist es auch notwendig, sich mit den Best Practices für Unternehmen vertraut zu machen. Das bedeutet, dass Sie auf Systeme und Prozesse achten müssen, die Ihre Effizienz steigern und Zeit für andere wichtige Aufgaben gewinnen.

Paul erklärt, dass die Einrichtung von Systemen für Prozesse wie Onboarding- und Exit-Strategien keine Zeitverschwendung ist. Auch wenn sie banal erscheinen mögen, gibt Ihnen die Definition von Standardverfahren – und deren kontinuierliche Wiederholung, wenn sie nicht funktionieren – mehr Zeit für kreatives Arbeiten.

Ihre Kunden haben möglicherweise noch keine Webentwickler eingestellt. Ein replizierbares System zu haben bedeutet, dass Sie sie durch die Vorgehensweise führen können, damit sie wissen, was sie erwartet.

Das bedeutet, dass weder Sie noch Ihre Kunden über die nächsten Schritte in einem Projekt nachdenken müssen, da Sie beide den etablierten Prozess kennen. Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie dadurch professioneller aussehen können, wenn Sie potenziellen Kunden erklären, dass Sie über bestehende Praktiken verfügen.

Ziehen Sie zu diesem Zweck in Betracht, eine Liste aller Schritte zu erstellen, die erforderlich sind, um ein Projekt für einen neuen Kunden abzuschließen. Erstellen Sie für jeden eine Checkliste oder einen Leitfaden, der angibt, wie Sie jedes Verfahren angehen, und beziehen Sie sich dann während Ihrer gesamten Arbeit auf dieses Dokument.

Onboarding ist wichtig, um potenzielle Kunden zu überprüfen. Sie möchten frühzeitig feststellen, ob Sie zueinander passen oder nicht. Wenn Sie ein System für diese Aufgabe haben, müssen Sie nicht mehr Zeit damit verbringen, für jeden Kunden die gleichen Fragen zu tippen.

Die Automatisierung seines Onboarding-Prozesses hat Paul bis zu 90 Prozent seiner Zeit eingespart. Es beginnt auf seiner Website, wo potenzielle Kunden auf eine Schaltfläche klicken können, um ihr Interesse an seinen Dienstleistungen anzuzeigen.

Dies löst eine MailChimp-Automatisierung aus, die dem Lead ein PDF mit Details zu den Arten von Projekten, die Paul tut, Startpreisen, einem Portfolio und Erfahrungsberichten sendet. Am Ende befindet sich ein Link zu einem mit Typeform erstellten Projektplaner.

Hier kann der Lead Details zu seinem Projekt eintragen. Dazu gehören ihr Budget, ihr Zeitrahmen für die Fertigstellung der Arbeiten und so weiter. Schließlich gibt es einen Link zu Paul's Calendly, der es dem Kunden ermöglicht, einen Anruf mit ihm zu vereinbaren. Dieser Prozess hilft auch, Verzögerungen aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen auszugleichen.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, diesen Prozess mit Ihrem bevorzugten Kontaktformular-Plugin und Ihrer E-Mail-Plattform zu replizieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie Leads eine Möglichkeit bieten, Sie bei Bedarf direkt zu erreichen.

Zu jedem Zeitpunkt seines Onboarding-Prozesses können Kunden Paul eine E-Mail senden, um Fragen zu stellen. Es geht nicht darum, sie an einen Roboter zu übergeben. Es geht einfach darum, Aufgaben zu automatisieren, an denen er nicht direkt beteiligt sein musste.

Paul glaubt, dass es im besten Interesse der Freelancer ist, dass sie während des gesamten Entwicklungsprozesses qualitativ hochwertiges Feedback erhalten, da dies ein Projekt reibungsloser vorantreiben kann. Er hat ein PDF, das er an seine Kunden sendet, um diesen Prozess zu erleichtern und sicherzustellen, dass er die benötigten Informationen sammelt.

Es ist jedoch wichtig, Ihren Kunden beizubringen, wie sie beschreibendes – und nicht vorschreibendes – Feedback geben. Beschreibendes Feedback ist ehrlich und spezifisch. Es ist auch zielorientiert und orientiert sich an der Zielgruppe und nicht am persönlichen Geschmack des Kunden.

Wenn es darum geht, Revisionsanfragen zu erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Vertrag ein Limit für die Anzahl der Runden angeben. Paul merkt auch an, dass die Erklärung, warum Sie bestimmte Entscheidungen getroffen haben, Kunden helfen kann, die Vorteile von Funktionen zu verstehen, die sie sonst möglicherweise geändert hätten.

Eine einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie zeitnah Feedback erhalten, besteht darin, regelmäßige Check-ins mit Kunden zu vereinbaren. Auf diese Weise wissen Sie, wann Sie Kontakt aufnehmen und um Input bitten müssen, und müssen nicht am Ende des Projekts eine lange Liste von Überarbeitungen bearbeiten.

Als Paul anfing, ging er davon aus, dass frühere Kunden ihn kontaktieren würden, wenn sie mehr Arbeit brauchten. Dies war jedoch nie der Fall. Stattdessen stellte er fest, dass er normalerweise derjenige sein musste, der sich meldete. Dabei entstanden oft neue Projekte.

In schwachen Zeiten schickt Paul E-Mails an frühere Kunden, für die er gerne gearbeitet hat, und fragt, wie ihr Geschäft läuft, ob die Website, die er für sie erstellt hat, wie erwartet funktioniert und ob er bei irgendetwas helfen kann. Auf diese Weise ist er immer in der Lage, seinen Terminkalender mit kleineren Projekten und Updates zu füllen.

Eine damit zusammenhängende Angelegenheit betrifft die Erhöhung Ihrer Preise. Wie zu erwarten, hat Paul dafür eine Formel. Wenn er mehr als drei Monate in Folge drei Monate im Voraus bucht, erhöht er seine Raten um 15 bis 20 Prozent.

Dann schickt er E-Mails an seine aktuellen Kunden und erklärt, dass er plant, seine Tarife zu erhöhen. Wenn sie jedoch in der nächsten Woche Arbeit bei ihm buchen, wird er seine aktuellen Preise einhalten. Auf diese Weise kann er seinen Kalender oft drei Monate lang ausfüllen.

Sie können diese Systeme selbst ausprobieren oder eigene entwickeln. Wichtig ist, dass Sie immer nach vorne schauen, damit Sie nicht plötzlich arbeitslos sind. Die einfachste Lösung besteht darin, regelmäßige Follow-ups mit ehemaligen Kunden und Bewertungen Ihrer Preise zu planen.

Im Allgemeinen maximiert die Einhaltung Ihrer Standardverfahren Ihre Effizienz und verbessert Ihre freiberuflichen Geschäftspraktiken. Manchmal ist es jedoch notwendig, Ihrer Intuition zu erlauben, Ihre etablierten Prozesse außer Kraft zu setzen.

Zum Beispiel verwendet Paul bei seinem ersten Anruf mit einem neuen Kunden eine Scorecard, um sie in verschiedenen Bereichen zu messen. Dieser Prozess hilft ihm zu bestimmen, wie gut sie seinen Fähigkeiten vertrauen, wie viel Wert sie auf seine Arbeit legen, ob ihr Projekt ihm hilft, seine Fähigkeiten zu erweitern und vieles mehr.

Auch wenn die Gesamtpunktzahl ausgezeichnet sein mag, wenn Paul das Gefühl hat, dass es schwierig sein könnte, mit dem Kunden zu arbeiten, geht er nach seinem Bauchgefühl. Er sagt, dass seine Intuition in den mehr als 20 Jahren, die er entwickelt hat, immer auf dem richtigen Weg war.

Hier sind einige der Fragen, die unsere Zuschauer Paul gestellt haben:

Die erste Sache ist, tadellos zu sein, wenn es darum geht, Ihr Wort zu halten. Das bedeutet, pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie nie zu viel versprechen. Um Fristen einhalten zu können, müssen Sie unerwartete Rückschläge berücksichtigen, bis hin zur Notwendigkeit, dass Ihre Katze den Tierarzt aufsuchen muss.

Ein zweiter Tipp ist, sich auf das Geschäft Ihres Kunden zu konzentrieren und nicht auf die technischen Aspekte Ihres Jobs. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Einstellung zu einer Investition statt zu einer Ausgabe machen können.

Es ist wirklich wichtig zu verstehen, wie Ihr Unternehmen funktioniert und Ihre eigenen Bedürfnisse. Sie müssen Ihren Break-Even-Punkt herausfinden, damit Sie darüber zielen können. Wenn Sie beginnen, möchten Sie in der Nähe eines festgelegten Endergebnisses beginnen und von dort aus steigern.

Paul erwähnt auch, dass der Preis nicht hoch genug ist, wenn Sie ständig beschäftigt sind. Wenn Sie Ihre Tarife erhöhen, sieht es so aus, als wären Sie gefragter und attraktiver für die Einstellung.

Konzentrieren Sie sich auf eine Nische. Es gibt eine Faustregel, die besagt, dass eine Nische, die groß genug ist, um eine Konferenz zu veranstalten, groß genug ist, um für immer Arbeit zu finden. Sie sollten auch erwägen, Inhalte für die Art von Kunden zu erstellen, die Sie anziehen möchten.

Nachdem Paul eine Zeitlang freiberuflich tätig war, stellte er fest, dass Webdesigner oft Inhalte für andere Designer erstellten. Dieses Publikum würde ihnen jedoch keine Einnahmen generieren.

Stattdessen machte sich Paul daran, Artikel und Podcasts zu veröffentlichen, die sich an die Leute richteten, die ihn möglicherweise einstellen möchten. Dazu gehörten Inhalte zu Themen wie der optimalen Nutzung eines Webdesign-Projekts, der Einstellung des richtigen Designers und mehr.

Dies etablierte ihn nicht nur als Experten, sondern ermöglichte es Leads, ihn organisch über die Google-Suche zu finden.

Sie wissen jetzt, wie wichtig es ist, Ihre Geschäftsprozesse für Freiberufler zu rationalisieren, und kennen einige umsetzbare Möglichkeiten, dies zu tun. Um mehr von Paul zu erfahren, können Sie seinen Newsletter, Sunday Dispatches, abonnieren oder seinem Twitter-Account folgen.

Unsere Diskussion mit Paul in diesem Webinar war aufschlussreich. Wir haben gesehen, dass die Einrichtung von Prozessen für die Abwicklung wichtiger Aspekte Ihres freiberuflichen Geschäfts Zeit für kreative Bemühungen eröffnen kann. Es ist jedoch auch wichtig zu wissen, wann die Intuition Ihre festgelegten Praktiken außer Kraft setzt.

Sie haben Fragen zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse? Lass es uns im Kommentarbereich unten wissen!