Was bedeutet Projekt-Governance wirklich?

Projekte, wie alles, wo viele Menschen zusammenarbeiten, brauchen Governance. Sie müssen nicht nur die wichtigen Details berücksichtigen, die ein Projekt ausmachen, sondern Sie müssen auch berücksichtigen, wie ein Projekt angefordert und ausgeführt wird, um erfolgreich zu sein.

Wir werden die Nuancen der Projektsteuerung untersuchen und uns mit den damit verbundenen Rollen, den Säulen, auf denen sie steht, und vielem mehr befassen. Betrachten Sie dies als Ihren Staatsbürgerkundeunterricht im Projektmanagement.

Was ist Projekt-Governance?

Der Begriff Projekt-Governance bezieht sich auf eine Reihe von Aktivitäten und Richtlinien, die bestimmen, wie ein Projekt geplant, ausgeführt und verwaltet wird. Sie können die Projektsteuerung als einen Rahmen betrachten, der dabei hilft, den richtigen Kurs für das Projekt zu überwachen. Indem Sie Projekt-Governance als Rahmen haben, sorgen Sie für die Konsistenz, die zur Stabilität des Projekts beiträgt.

Aber Projekt-Governance geht über die Entscheidungsfindung für ein einzelnes Projekt hinaus. Es definiert die Aktivitäten einer Organisation und wer wofür verantwortlich ist. Das ist ein großes Stück vom Kuchen und umfasst alles von Richtlinien, Vorschriften, Funktionen, Prozessen, Verfahren und Verantwortlichkeiten.

Es ist klar, dass Projekt-Governance eine große Aufgabe ist und eine Projektmanagement-Software benötigt, um alle ihre Verantwortlichkeiten zu bewältigen. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software mit Roadmaps, die Ihnen helfen, ein Portfolio von Projekten zu verfolgen. Sie erhalten außerdem unbegrenzten Speicherplatz, Zusammenarbeit und Dateifreigabe. Treffen Sie aufschlussreichere Entscheidungen, wenn Sie Zeitpläne, Budgets und Ressourcen in Echtzeit überwachen. Beginnen Sie noch heute kostenlos.

Die drei Säulen der Projektsteuerung

Projekt-Governance steht auf drei Säulen, die die drei Bereiche beschreiben, die sie definieren. Dazu gehören Struktur, Personen und Informationen. Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns jede der drei Säulen der Projektsteuerung genauer anzusehen.

Struktur

Ein Projekt muss von der Organisation unterstützt werden, die es durchführt. Das bedeutet, dass die Unternehmensleitung in das Projekt investiert wird. Sie müssen sich die Zeit und Energie nehmen, die erforderlich ist, um eine Vision für das Projekt zu entwickeln, um das Projekt an Projektmanager weiterzugeben, die sicherstellen, dass es dieser Vision folgt. Daher geht es bei der Struktur der Projektsteuerung weniger um das Projektteam als um das gesamte Unternehmen.

Personen

Effektive Projektsteuerung erfordert den richtigen Projektmanager. Das bedeutet, dass die Geschäftsleitung die Aktivitäten des Projekts vollständig verstehen muss. Hier hilft Project Governance dem Projektmanager, die Projektziele und die Aufgaben zu verstehen, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. Damit dies effektiv ist, müssen diese Ziele klar, erreichbar und nachhaltig sein.

Information

Hier kommt ein solider Prozess ins Spiel. Während Visionen und Ziele wichtig sind, ist ein Projekt ohne eine klare und konsistente Methode zum Teilen von Informationen zum Scheitern verurteilt. Projekte brauchen eine offene Kommunikation und die Möglichkeit zum Teilen, vorzugsweise in Echtzeit, damit die Projektsteuerung funktioniert. Das bedeutet regelmäßige Berichterstattung, Besprechungen und mehr, um das Projekt auf ein erfolgreiches Ende auszurichten.

Projekt-Governance-Rollen

Lassen Sie uns nun einen Blick auf die verschiedenen Rollen werfen, die Projekt-Governance zum Funktionieren bringen. Es gibt viele Rollen in der Projektsteuerung, aber drei davon sind von größter Bedeutung. Dazu gehören der Projektinhaber, die wichtigsten Interessengruppen und die Beratungsgruppe. Jetzt werden wir jede davon ausführlicher definieren.

Projekteigentümer

Der Product Owner ist die Person, die die Organisation vertritt. Dies ist oft kein Projektleiter, sondern in der Regel die Person, die den Projektleiter beaufsichtigt.

Wichtige Interessengruppen

Der Projektausschuss besteht aus den wichtigsten Projektbeteiligten. Das heißt, diejenigen, die ein persönliches Interesse an dem Projekt haben. Dies können diejenigen sein, die das Projekt finanziert haben, oder der Endbenutzer, für den das Produkt oder die Dienstleistung erstellt wird. Stakeholder können sogar Lieferanten sein, aber es ist am besten, diese Schlüssel-Stakeholder auf nicht mehr als sechs zu belassen, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Beratergruppe

Wenn es bei Ihrem Projekt unmöglich ist, Ihre Stakeholder auf eine überschaubare Zahl zu reduzieren, werden Sie wahrscheinlich eine größere Beratungsgruppe bilden. Dies ist kein Projektboard, sondern eher ein Forum. Während sich der Projektinhaber mit den alltäglichen Entscheidungen befasst, befasst sich die Beratergruppe eher mit größeren Themen.

Warum ist Projekt-Governance wichtig?

Projekt-Governance ist für jedes Projekt wichtig, vom einfachsten bis zum komplexesten. Während kompliziertere Projekte dazu neigen, leichter zu erkennen, warum Projekt-Governance für den Projekterfolg entscheidend ist, profitiert jedes Projekt davon, wie Projekt-Governance Projektpraktiken definiert, dokumentiert und kommuniziert, um das Projekt zu steuern und zum Erfolg zu führen. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Bedeutung der Projekt-Governance.

Richtungseinstellung

Warum scheitern Projekte? Oftmals aus einfachsten Gründen: dass es das falsche Projekt zur falschen Zeit ist. Vielleicht ist die Organisation überlastet oder die Technik nicht ausgereift genug. Was auch immer der Grund ist, das Scheitern wird oft durch ein Scheitern an der Spitze eingebrannt, um richtig zu beurteilen, ob dies das richtige Projekt ist.

Warren Bennis bemerkte, dass es die Rolle eines Managers sei, die Dinge richtig zu tun, aber die Rolle der Führungskräfte sei es, die richtigen Dinge zu wählen. Dies erfordert einen klaren Überblick über die strategische Eignung jedes potenziellen Projekts und eine Auswahl der Projekte, die die Organisation übernimmt, die von Prioritäten, Risikoausgleich, Ressourcenverfügbarkeit und anderen Faktoren bestimmt werden.

Natürlich gibt es Tools, die diesen Prozess unterstützen. Aber die Rolle der Governance ist nicht nur eine blinde Anwendung von Instrumenten. Berücksichtigen Sie die lang- und kurzfristigen Interessen Ihrer Organisation und vermeiden Sie die „gierige Falle“, ein weiteres würdiges Projekt zu übernehmen, obwohl Sie nicht genügend Ressourcen haben, um es durchzuführen, zu leiten oder richtig zu leiten.

Entscheidung fällen

Die Entscheidungsfindung erhält die Aufmerksamkeit, die sie verdient. Wirtschaftszeitschriften und die Managementabteilungen der Flughafenbuchhandlungen sind gefüllt mit Artikeln und Büchern zum Thema. Alle Projektmanager sollten ein Beispiel davon lesen, um besser zu verstehen, was eine gute Entscheidung ausmacht und wie Sie die Bedingungen schaffen, die Sie in Ihrem Projekt benötigen.

Die Herausforderung, vor der wir stehen, besteht darin, dass wir eine gute Entscheidung nicht einfach als die richtige Entscheidung definieren können. Wenn wir eine Entscheidung treffen, können wir nicht wissen, ob sie sich als richtig herausstellen wird, aber wir müssen wissen, ob es eine „gute“ Entscheidung ist und eher richtig sein wird. Es ist zwingend erforderlich, dass die Projekt-Governance-Strukturen die Bedingungen für eine solide Entscheidungsfindung einbetten. Also, was sind diese Bedingungen?

• Beweis

Sie müssen jedem Entscheidungsträger unabhängigen Zugriff auf die Daten gewähren. Es ist auch wichtig, dass die Daten, die sie erhalten, in möglichst roher, unverarbeiteter Form vorliegen. Jede Datenverarbeitung birgt das Risiko, auszuwählen, welche Daten hervorgehoben werden sollen, und führt zu Verzerrungen in der Art und Weise, wie sie präsentiert werden. Wenn jeder Entscheidungsträger die gleichen verarbeiteten Daten erhält, unterliegen sie alle der gleichen Voreingenommenheit.

• Behörde

Der Entscheidungsträger oder die Gruppe muss die volle Autorität haben, die erforderlich ist, um ihre Entscheidungen zu treffen und sich ihnen zu verpflichten. Dabei geht es weitgehend um Legitimität und Status, teilweise aber auch um die intellektuelle Autorität. Verfügen sie über die Erfahrung und das Fachwissen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen?

• Verfahren

Der Prozess der Entscheidungsfindung kann fehlerhafte Analysen und Vorurteile einbetten oder ihnen entgegenwirken. Schulungen sind unerlässlich, damit Entscheidungsträger verstehen, wie sie ihren Prozess strukturieren können. Dazu gehört die Schaffung einer angemessenen Objektivität und die Notwendigkeit, Datenerfassung, -analyse und -exploration gegen die Notwendigkeit zeitnaher Entscheidungen abzuwägen.

Projektaufsicht

Die Strukturierung und Analyse von Projektdaten ist auch für die Governance-Rolle bei der Überwachung Ihres Projekts von entscheidender Bedeutung. Hier geht es darum, sicherzustellen, dass ein Projekt auf Kurs ist, die Bedürfnisse der Organisation erfüllt und Regeln, Vorschriften und Verfahren einhält.

Während es viele wichtige Fähigkeiten gibt, die Menschen, die mit Governance zu tun haben, lernen müssen, ist ihre vielleicht wichtigste Eigenschaft Neugier. Dies führt sie dazu, die wichtigsten Techniken anzuwenden: Fragen, Zuhören und Zoomen.

• Befragung

Es ist eine Kunst, gute Fragen zu stellen. Wenn Sie für die Leitung eines Projekts verantwortlich sind, müssen Sie bereit sein, einen forensischen Ansatz zu wählen, um die chaotischen Realitäten aufzudecken. Dies ist besonders wichtig an Stage Gates, wo Sie die Beweise sammeln und testen müssen, bevor Sie sich zu einer wichtigen Projektentscheidung verpflichten.

Diese Art des Hinterfragens kann oft kontrovers werden, weshalb an vielen Gateway-Prozessen Personen außerhalb des Projekts beteiligt sind. Dies wiederum birgt die Gefahr, dass sich der Projektmanager und sein Team noch mehr unter feindseligen Blicken fühlen. Die Herausforderung für uns alle besteht darin, gute Regierungsführung als Teil unserer Denkweise anzunehmen und Befragungen – selbst in ihrer forensischsten Form – als hilfreiche Ermittlungen zu betrachten.

• Hören

Hinterfragen nützt wenig, wenn es nicht von einem qualitativ hochwertigen Zuhören begleitet wird. Doch wir alle kennen Menschen, die es sich zur Gewohnheit gemacht haben, Fragen zu stellen, um etwas zu sagen, oder nur Fragen zu stellen, auf die sie glauben, die Antwort zu kennen. Das bereitet ihnen natürlich einen Streit vor.

Sie können nur dann einen wahren Kurs einschlagen, wenn Sie alle Beweise hören und jede Meinung bewerten. Nachdem Sie also eine Frage gestellt haben, hören Sie auf, an die nächste zu denken, und fangen Sie an, auf die Antwort zu achten, die Sie erhalten.

• Zoomen

Nahezu jeder Projektmanager hat unter einem oder beiden dieser herausfordernden Verhaltensweisen von Sponsoren, Chefs, Kunden oder Lenkungsgruppen gelitten. Verhalten Nummer eins ist eine hartnäckige Entschlossenheit, in die Details von allem einzudringen, was der PM tut. Sie haben eine Einmischungsbereitschaft, die Ihnen das Gefühl gibt, dass Sie keine Autonomie und praktische Fähigkeit haben, Ihr eigenes Projekt zu leiten. Andererseits verfehlt dieses Verhalten häufig das große Ganze und vernachlässigt daher die wichtigsten strategischen Fragen, während es sich ausschließlich auf die immateriellen Details konzentriert.

Verhalten Nummer zwei ist fast das genaue Gegenteil. Details scheinen für manche Leute für das große strategische Bild irrelevant zu sein. Also entscheiden sie sich dafür, die Details zu ignorieren oder sich nicht damit zu beschäftigen. Das ist in Ordnung, wenn die Dinge gut laufen, aber manchmal muss die Governance-Ebene in die genauen Fakten eintauchen, um zu sehen, was den Projektmanagern fehlt.

Stellen Sie sich das ultimative Zoomobjektiv vor; Es kann sich wie ein Mikroskop auf Details konzentrieren, aber auch herauszoomen, um das Projektuniversum in einer einzigen Ansicht zu sehen. Das brauchen Projektsponsoren und Gremien. Es ist die Bereitschaft, sich an das notwendige Maß anzupassen, zusammen mit der Wahrnehmung, zu wissen, worauf man sich zu jeder Zeit konzentrieren muss.

Disziplin

Eine gute Projektführung ist nicht einfach: Sie erfordert Disziplin. Eine Organisation muss Governance-Strukturen einrichten, die Sponsoren und Vorstandsmitglieder, aus denen sie bestehen, schulen und grundlegende Verfahren durchsetzen, die die Qualität ihrer Arbeit sicherstellen. Um ihre Governance-Rollen gut zu erfüllen, benötigen die Menschen eine Schulung in Strategiefestlegung, Entscheidungsfindung und Aufsicht.

Was können Projektmanager tun, um etwas davon zu erreichen? Hier ist eine kurze Checkliste mit praktischen Schritten, die Sie berücksichtigen sollten.

• Richten Sie eine Projektboard-Schulungsveranstaltung ein, um Entscheidungsprozesse und Informationsanforderungen zu diskutieren.
• Besprechen Sie dasselbe mit Ihrem Sponsor.
• Priorisieren Sie eine solide Aufzeichnung, die Transparenz, Rechenschaftspflicht und eine bereitstehende Quelle guter Daten schafft, damit die Aufsicht und der Entscheidungsprozess robust funktionieren.
• Richten Sie einen Stage-Gate-Prozess für Ihr Projekt ein, unabhängig davon, ob Ihre Organisation dies vorschreibt.
• Planen Sie in Ihrem Projektplan Zeit für den Governance-Prozess und auch für die Beteiligten (einschließlich Ihnen selbst) ein, um sich gründlich vorzubereiten.
• Legen Sie zu Beginn von Projekten Kriterien für wichtige Entscheidungen fest.
• Erstellen Sie eine Anforderung, dass jede Governance-Entscheidung daraufhin geprüft wird, ob die Entscheidungsträger glauben, dass sie im besten Interesse ihrer Organisation ist.
• Führen Sie Szenarioanalysen und Pre-Mortem-Übungen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Entscheidungsträger die potenziellen Auswirkungen ihrer Entscheidungen einschätzen können.
• Wenn Sie eine Reihe komplexer Entscheidungen erwarten, richten Sie eine entsprechend qualifizierte Entscheidungsgruppe ein, die entweder die Entscheidungen trifft oder die Entscheidungsträger berät.
• Setzen Sie Checklisten sinnvoll ein, um den Spielraum für Fehler und Versäumnisse in wichtigen Prozessen zu reduzieren.

Zwei Dinge halten die Kräfte des Chaos zurück, die die innovativen Bestrebungen, die wir Projekte nennen, ständig bedrohen: die Fähigkeit des Projektmanagers, die komplexe und sich verändernde Umgebung des Projekts zu kontrollieren, und die Fähigkeit der Organisation, den Entscheidungen, die sie und ihre Projektmanager treffen, eine gute Führung aufzuerlegen .

Wir haben professionelle Organisationen wie das APM und das PMI , um Projektmanager auszubilden und weiterzuentwickeln. Wo ist das Äquivalent für Sponsoren und Mitglieder des Projektvorstands? Gerade habe ich den Index meines (vierte Ausgabe des Leitfadens) PMI Project Management Body of Knowledge konsultiert. Zwischen „Fördergrenzenabgleich“ und „Regierungsvorschriften“ gibt es nichts. Governance verdient nicht einmal einen Eintrag im PMBOK, was sich in Zukunft ändern muss.

Governance ohne die Tools, die einen institutionellen Einblick in die Projektdaten ermöglichen, ist zum Scheitern verurteilt. Die kollaborativen Funktionen in Verbindung mit Echtzeit-Dashboard-Berichten in ProjectManager ermöglichen es mehreren Rollen innerhalb einer Organisation, Einblick in den Projektstatus und die Leistung zu erhalten. Probieren Sie es kostenlos mit dieser 30-Tage-Testversion aus.