Was ist ein Stakeholder? Definitionen, Typen und Beispiele

Ob Investoren oder Kunden, Stakeholder sind für jedes Projekt wichtig. Aber was ist ein Stakeholder? Auf diese Frage gibt es mehr als eine Antwort. Nehmen wir uns etwas Zeit, um zu definieren, was ein Stakeholder ist, Beispiele für Stakeholder und kostenlose Stakeholder-Vorlagen, die beim Stakeholder-Management helfen können.

Was ist ein Stakeholder?

Ein Stakeholder ist entweder eine Einzelperson, eine Gruppe oder eine Organisation, die vom Ergebnis eines Projekts oder eines Geschäftsvorhabens betroffen ist. Stakeholder haben ein Interesse am Erfolg des Projekts und können sich innerhalb oder außerhalb der Organisation befinden, die das Projekt sponsert. Stakeholder sind wichtig, weil sie mit ihren Entscheidungen das Projekt positiv oder negativ beeinflussen können. Es gibt auch kritische oder Schlüsselakteure, deren Unterstützung benötigt wird, damit das Projekt bestehen kann.

Ein Stakeholder ist eine Person, wie jedes andere Mitglied des Projekts, und einige sind einfacher zu verwalten als andere. Sie müssen lernen, Stakeholder-Mapping-Techniken einzusetzen, um Ihre wichtigsten Stakeholder zu identifizieren und sicherzustellen, dass Sie deren Anforderungen erfüllen.

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Der Stakeholder hat ein begründetes Interesse an dem Projekt, was bedeutet, dass Sie ihn regelmäßig auf dem Laufenden halten sollten. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Dashboards, die sechs Projektmetriken überwachen. Dashboards erfordern keine Einrichtung und zeigen Fortschritt und Leistung automatisch in farbigen Grafiken und Diagrammen an. Sie können einfach geteilt werden, um die Erwartungen Ihrer Stakeholder zu verwalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Stakeholder vs. Aktionär

Stakeholder sind nicht gleich Aktionäre. Ein Stakeholder kann eine Vielzahl von Personen sein, die von dem Projekt betroffen sind oder in das Projekt investiert haben. Ein Stakeholder kann beispielsweise der Eigentümer oder sogar der Anteilseigner sein. Stakeholder können aber auch Mitarbeiter, Anleihegläubiger, Kunden, Lieferanten und Lieferanten sein.

Ein Aktionär kann ein Stakeholder sein. Ein Aktionär ist jedoch jemand, der in eine Gesellschaft investiert hat. Diese Körperschaft könnte Projekte initiieren, bei denen der Anteilseigner auch ein Stakeholder ist. Vereinfacht gesagt sind Anteilseigner auch Anteilseigner, aber Anteilseigner sind nicht immer Anteilseigner. Das liegt daran, dass ein Aktionär durch den Kauf von Aktien einen Teil einer Aktiengesellschaft besitzt. Ein Stakeholder hat ein Interesse an der Gesamtperformance des Unternehmens, nicht an der Aktienperformance.

Arten von Stakeholdern

Stakeholder können alle sein, die Einfluss haben oder durch das Projekt beeinflusst werden können. Wir haben bereits gesehen, dass es viele Stakeholder geben kann, worauf wir weiter unten eingehen werden. Alle Stakeholder können in zwei Gruppen eingeteilt werden: interne Stakeholder und externe Stakeholder. Schauen wir uns beide an.

1. Interne Stakeholder

Interne Stakeholder sind innerhalb der Organisation. Das Projekt wirkt sich direkt auf sie aus, da sie von der Organisation, die es verwaltet, dienen und beschäftigt werden. Zu den internen Stakeholdern können Mitarbeiter, Eigentümer, der Vorstand, Projektmanager, Investoren und mehr gehören.

2. Externe Stakeholder

Externe Stakeholder befinden sich außerhalb der Organisation und sind indirekt vom Projekt betroffen. Sie werden von der Arbeit der Organisation beeinflusst, sind aber keine Angestellten der Organisation. Diese Personen können Lieferanten, Kunden, Gläubiger, Kunden, Vermittler, Konkurrenten, die Gesellschaft, die Regierung und mehr sein.

Stakeholder-Beispiele

Wie bereits erwähnt, gibt es viele Arten von Stakeholdern, von denen viele unter die Kategorien interner oder externer Stakeholder fallen. Werfen wir einen Blick auf einige der häufigeren Stakeholder-Beispiele.

• Investoren: Dies sind Stakeholder, die nach einer finanziellen Rendite suchen und Aktionäre und Gläubiger sein können. Sie haben Kapital in das Unternehmen investiert und wollen eine Rendite auf diese Investition.
• Mitarbeiter: Diese Stakeholder verlassen sich auf ihre Beschäftigung und Arbeitsplatzsicherheit. Sie haben einen direkten Anteil an der Organisation, da sie sie unterstützt und ihnen Vorteile bietet.
• Kunden: Diese Stakeholder wollen das Produkt oder die Dienstleistung, die das Projekt liefert, und sie erwarten, dass es von Qualität ist und einen Wert enthält.
• Lieferanten und Anbieter: Diese Stakeholder haben ihre Einnahmen mit dem Projekt verbunden, da sie Waren und Dienstleistungen an das Unternehmen verkaufen, das das Projekt verwaltet. Projekterfolg bedeutet mehr Geschäft für sie.
• Gemeinschaften: Diese Stakeholder möchten nicht, dass das Projekt ihre Gesundheit, Sicherheit oder wirtschaftliche Entwicklung negativ beeinflusst. Die Organisationen, die in ihren Gemeinden untergebracht sind oder an Projekten in ihren Gemeinden arbeiten, können die Schaffung von Arbeitsplätzen, Ausgaben und mehr beeinflussen.
• Regierung: Diese Stakeholder erhalten Steuern und Bruttoinlandsprodukt von einem Projekt. Sie sind wichtige Interessengruppen, da sie Steuern sowohl vom Unternehmen auf Unternehmensebene als auch individuell von den Mitarbeitern einziehen.

Ein Stakeholder ist eine Person, wie jedes andere Mitglied des Projekts, und einige sind einfacher zu verwalten als andere. Sie müssen lernen, mit einer Vielzahl von Persönlichkeiten umzugehen und sicherstellen, dass Sie einen produktiven Dialog führen, um die Projektziele zu kennen, für deren Erfüllung Sie eingestellt wurden. Aber zuerst, wer ist der Stakeholder?

So verwalten Sie Projektbeteiligte

Das Verwalten von Stakeholdern ist einfach, wenn Sie die richtigen Schritte zum Stakeholder-Management befolgen. Hier sind die Schritte, die jeder Projektmanager beim Management von Stakeholder-Beziehungen befolgen sollte.

1. Identifizierung der Interessengruppen

Die Identifizierung der Stakeholder in Ihrem Projekt ist der Schlüssel, da der Erfolg des Projekts davon abhängt. Wenn Ihr Stakeholder nicht zufrieden ist, ist das Projekt kein voller Erfolg. Sie sollten mit diesem Prozess beginnen, sobald der Projektauftrag erstellt ist.

Ein guter Ausgangspunkt, um herauszufinden, wer Ihre Stakeholder sind, ist die Überprüfung des Projektauftrags, der den Grund für das Projekt dokumentiert und den Projektmanager ernennt. Unter den Informationen über Objekte, Budget, Zeitplan, Annahmen, Einschränkungen, Projektsponsoren und Top-Management können Sie die Stakeholder erkennen.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Verträge überprüfen, da Interessengruppen in diesen Dokumenten erwähnt werden könnten. Gibt es Umweltfaktoren oder andere Organisationen mit Schlüsselbeziehungen zum Projekt? Sehen Sie sich diese an, da sie Ihnen möglicherweise die Namen der Beteiligten liefern. Wenn es zum Beispiel Umweltfaktoren gibt, die von der Regierung diktiert werden, dann ist die Regierung ein Interessenvertreter. Überprüfen Sie ihre Vorschriften und Standards, um mit ihnen in gutem Einvernehmen zu bleiben.

2. Stakeholder-Analyse

Sobald Sie Ihre Projekt-Stakeholder identifiziert haben, ist es Zeit für die Phase der Stakeholder-Analyse. Dies ist, wenn Sie Informationen und Anforderungen von ihnen sammeln. Sie müssen auch damit beginnen, das Ausmaß ihrer Beteiligung und ihres Einflusses auf Ihr Projekt abzuschätzen, um Strategien für die Kommunikation mit den Interessengruppen vorzubereiten und diese zu priorisieren.

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3. Stakeholder-Priorisierung

Eine Schlüsselfrage für jeden, der ein Projekt leitet, lautet: Wie sollten Sie einen Projektbeteiligten managen? Erschwerend kommt hinzu, dass es möglicherweise viele Stakeholder gibt, und Sie sollten sie wie jede andere Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste behandeln: indem Sie ihnen Prioritäten setzen.

Im Laufe eines Projekts kann ein Stakeholder hinsichtlich der Projekteinwände wertvoller sein, und einige erfordern möglicherweise mehr Aufmerksamkeit als andere. Wenn Sie Ihren Projektplan erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie definieren, wer diese Personen sind und zu welchem ​​Zeitpunkt in der Projektphase Sie sich möglicherweise mehr um sie kümmern müssen.

4. Engagement der Interessengruppen

Jetzt sind wir beim zweiten Teil unserer Frage angelangt. Wenn wir von Stakeholder-Management sprechen, meinen wir damit, eine positive Beziehung zu Ihren Stakeholdern aufzubauen, indem wir deren Erwartungen und die vereinbarten Ziele des Projekts erfüllen. Diese Beziehung ist jedoch nicht einfach gegeben. Es muss verdient werden. Sie können das Vertrauen gewinnen und eine positive Beziehung zu Stakeholdern aufbauen, indem Sie proaktiv kommunizieren und auf ihre Bedürfnisse eingehen.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Projektbeteiligten zu befragen – nicht alle, aber sicherlich die wichtigsten. Möglicherweise müssen Sie mit Experten sprechen, um Hintergrundinformationen zu bestimmten Bereichen oder Gruppen zu erhalten. Wenn Sie also Einzelgespräche mit Interessenvertretern führen, sind Sie gut informiert und produktiv.

Wie alles im Projektmanagement gibt es dafür einen Prozess:

• Dokumentation der Stakeholder-Kommunikation . Tun Sie dies formell, indem Sie einen Stakeholder-Kommunikationsplan erstellen. Notieren Sie ihre Namen und Rollen in der Organisation, die sie vertreten. Dokumentieren Sie jedes Gespräch, das Sie mit diesen wichtigen Projektpartnern führen, sowohl um ihre Interessen und Wünsche festzuhalten, als auch um ihre Informationen später auf Richtigkeit überprüfen zu können.
• Prozess erzwingen. Als Nächstes möchten Sie einen Kommunikationsprozess mit den Stakeholdern beibehalten und sicherstellen, dass dieser Prozess transparent ist, damit jeder weiß, was ihn erwartet. Dazu gehören Projektanfragen oder Feedback. Wie Sie diese Anfragen dokumentieren und beantworten, muss einem formellen Überprüfungs- und Genehmigungsprozess unterliegen. Dadurch wissen die Stakeholder, dass Anfragen überprüft werden müssen und dass Sie einen Prozess haben, an den Sie sich für formelle Anfragen halten.
• Stellen Sie häufige Statusberichte bereit. Die Bereitstellung regelmäßiger und zeitnaher Statusberichte für die Interessengruppen ist von entscheidender Bedeutung, aber stellen Sie sicher, dass die Berichte auf das Publikum zugeschnitten sind. Sie können mit Teammitgliedern ins Detail gehen, während Führungskräfte in der Regel mehr Übersicht wünschen. Vergessen Sie nicht, sich mit den Stakeholdern in Verbindung zu setzen und Fragen zu stellen, um zu sehen, ob sie Feedback haben.
• Mythen zerstreuen. Ihr Stakeholder arbeitet möglicherweise an mehreren Projekten, was bedeutet, dass er nicht die gleiche Nähe zum Projekt haben wird wie Sie. Aber das bedeutet nicht, dass sie keine anderen Informationen über Ihr Projekt aus anderen Quellen erhalten. Sie möchten nicht, dass sie Gerüchten ausgesetzt sind oder falsche Informationen erhalten, die ihre Meinung zum Projekt beeinflussen könnten.

Stakeholder-Management-Vorlagen

Der Umgang mit Stakeholdern und ihren Erwartungen ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Sie müssen die Beteiligten auf dem Laufenden halten, möchten aber nicht, dass sie die wichtige Arbeit des Projektmanagements unterbrechen. ProjectManager bietet nicht nur Software, sondern auch kostenlose Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts. Hier sind einige Vorlagen, die sich mit dem Stakeholder-Management befassen.

Stakeholder-Analyse-Vorlage

Bevor Sie Ihre Stakeholder managen können, müssen Sie sie im Kontext Ihres Projekts verstehen. Unsere kostenlose Stakeholder-Analyse-Vorlage für Excel hilft Ihnen, Projekt-Stakeholder mit einer Stakeholder-Analyse-Matrix zu identifizieren. Sie können die wichtigsten Stakeholder nach Gruppen sammeln und deren Grad an Beteiligung, Interesse und Macht bestimmen.

Stakeholder-Map-Vorlage

Unsere kostenlose Stakeholder-Map-Vorlage für Excel hilft Ihnen dabei, das Interesse und den Einfluss jedes Stakeholders zu erkennen. Ihre Antworten helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob sie eng geführt, zufrieden gestellt, informiert oder überwacht werden müssen. Es gibt auch einen Farbschlüssel, um das Lesen zu erleichtern; Grün bedeutet, dass sie unterstützend sind, Gelb bedeutet, dass sie neutral sind und Rot bedeutet, dass sie blockieren.

Kommunikationsplan-Vorlage

Schließlich, sobald Sie Ihre Stakeholder verstehen, ist es an der Zeit, einen Weg zu finden, sie auf dem Laufenden zu halten. Unsere kostenlose Kommunikationsplanvorlage für Word ist das ideale Werkzeug, um Ihre Ziele, Kanäle und die Regelmäßigkeit zu definieren, mit der Ihre Stakeholder erwartet werden, aktualisiert zu werden. Die kostenlose Kommunikationsplanvorlage eignet sich für alle Ihre Projektkommunikationsanforderungen, nicht nur für die Kommunikation mit Stakeholdern.

Verwenden Sie ProjectManager für das Stakeholder-Management

Nachdem Sie nun wissen, was ein Stakeholder ist und warum es wichtig ist, ihn während des Lebenszyklus Ihres Projekts auf dem Laufenden zu halten, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Tools zur Verfügung haben, um zu helfen. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagementsoftware, mit der Sie die Erwartungen der Stakeholder verwalten und sie mit Echtzeitdaten aktualisieren können.

Detaillierte Berichte für Stakeholder-Präsentationen

Wir haben gezeigt, wie unser Echtzeit-Dashboard ein umfassendes Bild des Projekts bietet, aber die Beteiligten möchten oft tiefer in die Daten einsteigen. Mit einem Klick können Sie die Berichte erstellen, die die Beteiligten sehen möchten, ob Projektstatus, Zeit oder Kosten. Wenn Stakeholder Fragen haben, können Sie wissen, dass jeder Bericht gefiltert werden kann, um ausgewählte Daten anzuzeigen. Berichte können einfach geteilt werden, sodass die Beteiligten immer auf dem Laufenden sind.

Schaffen Sie Transparenz mit gemeinsamen Plänen

Der Projektplan ist die Roadmap, die die Richtung des Projekts aufzeigt. Es ist ein wichtiges Dokument, das sich im Laufe des Projekts ändert. Stakeholder benötigen den Projektplan, um den Projektfortschritt im Kontext zu halten, daher möchten Projektmanager einen einfach zu teilenden Projektplan. Sie können Projektpläne importieren und exportieren und mit anderen teilen. Wenn sich der Projektplan ändert, senden Sie einfach einen aktualisierten Plan an Ihre Stakeholder und halten Sie sie auf dem Laufenden.

Unser Tool kann Ihre geschäftige Arbeit automatisieren, z. B. E-Mail-Benachrichtigungen, um die Beteiligten über Statusberichte auf dem Laufenden zu halten. Wir geben den Stakeholdern die Transparenz, die sie möchten, um auf dem Laufenden zu bleiben, und geben dem Projektmanager und dem Projektteam den Raum, den sie benötigen, um das Projekt termingerecht, innerhalb des Budgets und gemäß den Qualitätserwartungen der Stakeholder abzuschließen.

Wenn Sie Stakeholdern Bericht erstatten, möchten Sie sicherstellen, dass der Prozess sowohl rationalisiert als auch genau ist. ProjectManager macht das Teilen von Berichten so einfach wie ein Klick auf eine Schaltfläche. Unsere Cloud-basierte Projektmanagement-Software wird in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie immer über die genauesten und aktuellsten Projektdaten für sich und Ihre Stakeholder verfügen. Testen Sie unsere preisgekrönte Software noch heute mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.