Was ist ein Problemprotokoll? Vorlagen & Tipps

Bevor wir ein Problemprotokoll definieren, definieren wir Projektprobleme. Ein Problem ist ein Hindernis oder eine unbeabsichtigte Auswirkung, die sich direkt auf den Zeitplan und/oder die Leistung Ihres Projekts auswirkt. Es unterscheidet sich von einem Risiko, das als potenzielles Problem oder zukünftiges Problem definiert werden kann, das in Ihrem Projekt auftreten könnte . Ein Problem ist etwas, das in Ihrem Projekt bereits aufgetreten ist, und Sie müssen dieses Problem sofort identifizieren und verfolgen.

Was ist ein Problemprotokoll?

Ein Problemprotokoll ist eine einfache Liste oder Tabelle, die Managern hilft, die in einem Projekt auftretenden Probleme zu verfolgen und eine Reaktion darauf zu priorisieren. Wir haben eine Excel-Vorlage für ein Problemprotokoll erstellt, die Sie kostenlos herunterladen können. Es ist eine einfache Möglichkeit für Sie, die Probleme zu bewältigen, die ein Projekt immer stören, und sie zu lösen, bevor sie sich zu einem Problem entwickeln, das das Projekt aus der Bahn wirft und zum Scheitern verurteilt.

Eine Problemprotokollvorlage ist großartig, aber sie ist nicht in den Rest Ihres Projekts integriert. ProjectManager verfügt über mehrere Projektansichten, mit denen Teams die Tools verwenden können, die sie zum Protokollieren von Problemen bevorzugen. Beispielsweise können Teams ihr Problemprotokoll einer Aufgabenliste einsehen und sich durch diese arbeiten. Manager können Prioritäten hinzufügen und sogar den Arbeitsablauf anpassen und automatische Aufgabengenehmigungen einrichten, um sicherzustellen, dass nur sie berechtigt sind, den Status auf „Erledigt“ zu ändern. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager!

Was sind die Bestandteile eines Problemprotokolls?

Ein Problemprotokoll ist im Grunde genommen eine Liste, in der Probleme entweder als laufend oder als geschlossen erfasst werden. Auf diese Weise können Sie das Problem von der Identifizierung bis zur Lösung nachverfolgen.

Ein Problemprotokoll kann jedoch dynamischer sein. Sie können Probleme nach Typ und Schweregrad ordnen und organisieren, was Ihnen helfen kann, sie zu priorisieren und zu verwalten – ein wichtiger Bestandteil des Problemmanagements. Daher möchten Sie Spaltentitel wie die folgenden haben.

• Problemnummer : Wenn Sie das Problem verfolgen möchten, sollten Sie eine einfache Möglichkeit haben, es von den anderen zu unterscheiden, da es immer mehr als ein Problem geben wird.
• Status : Es ist wichtig zu beachten, ob das Problem offen, in Bearbeitung, blockiert oder erledigt ist. Hier behalten Sie den Überblick über die Lösung.
• Beschreibung des Problems: Schreiben Sie detailliert auf, um welches Problem es sich handelt. Es mag offensichtlich klingen, aber Sie möchten nicht, dass dasselbe Problem wiederholt in Ihrem Protokoll verfolgt wird, und Sie möchten, dass die Person, die das Problem löst, klar verstehen kann, was passiert ist, damit sie die Leute nicht verfolgen muss und die Reaktion verzögern.
• Kategorie : Möglicherweise möchten Sie Probleme nach Abteilung oder Anbieter kategorisieren oder die Art des Problems definieren. Diese können je nach Projekt oder Team variieren.
• Priorität : Möglicherweise haben Sie nicht die Zeit oder die Ressourcen, um alle Probleme anzugehen, daher ist es wichtig, dass Sie sie priorisieren. Haben sie niedrige, mittlere oder hohe Priorität? Jetzt können Sie das Protokoll filtern und an den Problemen arbeiten, die für das Projekt am wichtigsten sind.
• Zugewiesen an : Dies ist ebenfalls von größter Bedeutung. Wenn das Problem keinen Eigentümer hat, wird es wahrscheinlich nie gelöst. Hier notieren Sie das Teammitglied, das beauftragt ist, dieses Problem bis zu seiner Lösung zu verfolgen.
• Angehoben von : Dies ist anders als der zugewiesene Besitzer, der das Problem durch das Projekt führt und an der Lösung arbeitet. Diese Person ist diejenige, die es zuerst identifiziert hat, und sie sollte hier notiert werden, da sie sich später als Ressource in Bezug auf die Beantwortung von Fragen erweisen könnte, die auf ihre Lösung hinarbeiten.
• Offenes Datum : Sie möchten einen Zeitrahmen haben, und dazu müssen Sie einen Anfang haben, der der Tag ist, an dem das Problem identifiziert wurde.
• Abschlussdatum : Jetzt haben Sie einen festen Zeitplan von Anfang bis Ende, der hilfreich sein kann, wenn Sie zurückgehen, um sich historische Daten anzusehen, wenn Sie sich in einem späteren Projekt mit einem ähnlichen Problem befassen.
• Kommentare : Sie möchten immer Platz haben, um wichtige Informationen aufzuschreiben, z. B. wie das Problem gelöst wurde, ob es mit einer anderen Aufgabe verbunden war und die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens usw.

Best Practices für Problemprotokolle

Bei der Verwendung eines Problemprotokolls gibt es eine Reihe von Dingen, die Sie verstehen müssen, um das Beste daraus zu machen. Einer ist, dass Sie sicherstellen möchten, dass Sie alle Komponenten eines Problemprotokolls berühren. Es mag wie Zeitverschwendung erscheinen – Sie möchten das Problem nur beheben lassen –, aber die Art des Problems zu skizzieren, es zu beschreiben usw. ist der Schlüssel zum Erfassen und Lösen des Problems.

Es ist auch wichtig, einen Plan mit Meilensteinen zu haben. Treffen Sie sich mit dem Teammitglied, das für das Problem verantwortlich ist, und finden Sie gemeinsam eine Möglichkeit, das Problem schnell zu beseitigen. Indem Sie dem Plan Meilensteine ​​hinzufügen, haben Sie eine einfache und effektive Möglichkeit, deren Fortschritt zu verfolgen. Wenn sie diese Meilensteine ​​nicht erreichen, müssen Sie möglicherweise den Plan überprüfen oder Ressourcen hinzufügen, um ihn auf Kurs zu halten.

Während Problemprotokollvorlagen Ihnen dabei helfen können, einen Problemplan zusammenzustellen und sogar den Fortschritt zu verfolgen, handelt es sich um statische Dokumente, die manuell aktualisiert werden müssen. All das nimmt Zeit für wichtigere Projektaufgaben weg, weshalb eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die Ihre Teams verbinden und Sie in Echtzeit auf dem Laufenden halten kann, die beste aller Best Practices ist.

Kostenlose Problemprotokollvorlage (und mehr)

Wenn Sie keine Projektmanagement-Software verwenden, können Sie dennoch Probleme mit unseren kostenlosen Vorlagen protokollieren. Wir haben viele Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Ihnen helfen, jeden Aspekt Ihres Projekts zu verwalten. Hier sind einige, die Ihnen helfen können, ein Problemprotokoll zu erstellen, den Fortschritt zu verfolgen und den Beteiligten Bericht zu erstatten, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Protokollvorlage ausgeben

Unsere kostenlose Problemprotokollvorlage hilft Ihnen, Probleme zu protokollieren, während Teammitglieder sie finden, während sie an dem Projekt arbeiten. Aber mehr als nur eine Liste von Problemen, Sie können diese kostenlose Vorlage zur Verfolgung von Problemen für Excel verwenden, um den Fortschritt zu überwachen, während Ihr Team an der Lösung des Problems arbeitet. Fügen Sie das Eröffnungs- und Schließungsdatum, die Priorität, die Auswirkung und mehr hinzu.

Projekt-Dashboard-Vorlage

Unsere kostenlose Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel verbessert Ihre Fähigkeit, die Arbeit Ihres Teams zu überwachen und zu verfolgen, um diese Probleme zu lösen. Sie können zwar nicht wie in Projektmanagement-Software in Echtzeit überwachen, aber Sie können dennoch Metriken einrichten, um Ihre Aufgaben, Arbeitsbelastung, Aufgabenlängen und Kosten in farbenfrohen Diagrammen zu verfolgen.

Vorlage für den Projektstatusbericht

Eine weitere kostenlose Vorlage ist ideal für Präsentationen von Interessenvertretern, wenn Sie sie über Probleme im Projekt auf dem Laufenden halten. Unsere kostenlose Projektstatusberichtsvorlage für Excel ist eine Momentaufnahme des Projekts, die sich hervorragend eignet, um zu kommunizieren, wo Sie gerade stehen und wohin Sie gehen. Sie haben Orte, an denen Sie Meilensteine, die Sie erreicht haben, ablegen und wichtige Risiken und Probleme auflisten können.

Verwenden von ProjectManager für das Problemmanagement

Nachdem Sie nun das Grundgerüst zum Erstellen eines Problemprotokolls kennen, wie verwenden Sie ein Problemprotokoll beim Verwalten eines Projekts? Ein Problemprotokoll ist ein großartiges Werkzeug, das Sie in Ihrer Projektmanagement-Toolbox haben sollten. Es kann Ihnen helfen, sowohl Ihr Team als auch Ihre Stakeholder zu verwalten.

Denn ein Problemprotokoll liefert mehr als nur eine Lösung des Problems, sondern schafft Vertrauen und bestätigt Ihre Stakeholder, dass Sie das Projekt zeitnah und ordnungsgemäß abwickeln. Stakeholder und Ihr Team werden das Gefühl haben, gehört zu werden, und diese Probleme wirken sich nicht auf das Projekt aus.

Sie haben bereits das Problemprotokoll erstellt, was großartig ist. Es sollte bestenfalls ein kollaboratives Dokument sein, oder noch besser, integriert in ProjectManager, ein Online-Projektmanagement-Tool. Wenn Sie es online teilen können, hat jeder Zugriff darauf. Sie haben den Prozess optimiert und dafür gesorgt, dass keine Ausgabe verloren geht.

Kanban-Boards als Problemprotokolle

Der nächste Schritt besteht darin, ein Problem zu melden, sobald es identifiziert wurde. Sie können dies online tun, wobei die Person, die das Problem zuerst bemerkt, dafür verantwortlich ist, es in das Protokoll aufzunehmen. ProjectManager verfügt über Kanban-Tafeln, die das Problem verfolgen können.

Wenn es zum ersten Mal identifiziert wird, kann es eine Spalte geben, in der das Problem erfasst wird. Dann kann diese Karte, um die es geht, einer zuständigen Punktperson zugewiesen werden. Jetzt weiß das Team, dass es zu ihnen gehen muss, und sie wissen, dass es in ihrer Verantwortung liegt, die Probleme zu protokollieren, sobald sie auftreten.

Befolgen Sie das oben beschriebene Protokoll des Problemprotokolls. Nachdem jemand beauftragt wurde, dieses Problem als sein eigenes zu übernehmen, ist er dafür verantwortlich, an einer Lösung zu arbeiten und den Fortschritt dieser Aktion im Laufe der Lösung des Problems zu verfolgen.

Aus diesem Grund ist ProjectManager so viel mehr als ein Problemprotokoll. Es kann nicht nur einen Eigentümer zuweisen, der Dokumente direkt zu dieser Aufgabe sammeln kann, sowie Kommentare und @-Teammitglieder für die Zusammenarbeit, es bietet Transparenz, um das Problemprotokoll zu überwachen. Die endgültige Verantwortung für die Lösung dieser Probleme liegt nicht auf den Schultern derjenigen, die dafür verantwortlich sind, sondern bei Ihnen.

Überwachungsprobleme

Ein Teil des Überwachungsprozesses besteht darin, die Auswirkungen des Problems und die Maßnahmen zu seiner Lösung zu bewerten. Vielleicht müssen Sie all Ihre Ressourcen auf dieses eine Problem konzentrieren, aber vielleicht ist dieses Maß an Aufmerksamkeit und Anstrengung kontraproduktiv. Sie müssen also wissen, welche Probleme eskaliert werden müssen und welche nicht.

In diesem Sinne möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Maßnahmen für das jeweilige Problem geeignet sind. Vielleicht kann dieses Problem warten. Vielleicht braucht es sofortige Aufmerksamkeit. Das kann sich natürlich ändern, weshalb Überwachung und kontinuierliche Bewertung wichtig sind. Sie können sehen, wie Sie mit dem ProjectManager-Dashboard Ihre Aufgaben in einer einfachen Ansicht überwachen können, damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Probleme angegangen werden.

Während ein Teammitglied für das Problem verantwortlich sein kann, liegt es nun an Ihnen, vor der Implementierung die endgültige Genehmigung zu erteilen, sobald eine Vorgehensweise entwickelt wurde, um es anzugehen und das Problem hoffentlich zu lösen. Dann müssen Sie sicherstellen, dass der Plan tatsächlich wirksam ist und das Problem löst. Wenn nicht, dann geht es zurück ans Reißbrett. Zu guter Letzt ist das Beste daran, wenn das Problem gelöst wurde. Jetzt können Sie das Problem aus Ihrem Problemprotokoll streichen. Es fühlt sich gut an, nicht wahr?

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, mit der Sie die Probleme in Ihrem Projekt besser verwalten können. Sie sind online und mit Ihrem Team verbunden und erhalten Echtzeitdaten, wodurch Sie den Überblick über das Problem behalten und besser gerüstet sind, um es zu lösen. Probieren Sie es selbst aus und sehen Sie mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion, was es für Sie und Ihre Teams tun kann.