Was ist Change Control im Projektmanagement?

In einem Projekt ist nicht jede Veränderung gleich. Einige Änderungen passieren Ihnen wie Wetterverzögerungen, Krankheit – andere sind erforderlich. Was auch immer die Änderung ist, sie muss verwaltet und analysiert und dann akzeptiert oder abgelehnt werden. Wenn die Änderung akzeptiert wird, muss darauf reagiert werden – was eine ganze Reihe neuer Änderungskontrollverfahren eröffnet, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben und das Budget einhalten.

Änderungskontrolle ist der Prozess, der verwendet wird, um all diese Variablen zu verwalten. Wenn eine Änderung eintritt (was immer der Fall ist), ist es entscheidend, dass Sie einen Mechanismus haben, um diesen Prozess zu kontrollieren. Aber was ist Change Control im Projektmanagement und welche Schritte sind notwendig, um es umzusetzen?

Was ist Änderungskontrolle?

Änderungskontrolle ist eine Methode zur Verwaltung von Änderungsanforderungen, die sich auf die Basislinie Ihres Projekts auswirken. Es ist eine Möglichkeit, diese Änderung von dem Punkt an zu erfassen, an dem sie in jedem Schritt des Projektzyklus identifiziert wurde. Dazu gehört, die Anfrage zu bewerten und sie dann zu genehmigen, abzulehnen oder zurückzustellen.

Der Zweck dieses Prozesses besteht darin, sicherzustellen, dass Sie keine Dinge im Projekt ändern, die nicht geändert werden müssen. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, das Projekt ohne triftigen Grund zu unterbrechen und wertvolle Zeit und Ressourcen zu verschwenden. Alle genehmigten Änderungen werden dann dokumentiert. Der Change-Control-Prozess ist Teil des größeren Change-Management-Plans.

Schlüsselelemente der Änderungskontrolle

Es gibt einige Schlüsselelemente, die einen Änderungskontrollrahmen für das Projektmanagement bilden. Hier ist eine kurze Beschreibung von ihnen.

• Change Control Board: Ein Change Control Board ist eine Gruppe von Vertretern des Projektteams, die sich regelmäßig treffen, um Änderungsanträge zu genehmigen oder abzulehnen. Wenn sie eine Änderungsanforderung genehmigen, kann daraus ein Änderungsauftrag werden.
• Change Requests: Ein Change Request ist ein formeller Antrag auf Änderung eines Projekts. Es ist ein Dokument, das erklärt, welche Änderungen vorgenommen werden müssen und die Hauptgründe, warum sie implementiert werden sollten.

  Änderungsanträge können entweder von internen oder externen Projektbeteiligten eingereicht werden. Unsere kostenlose Vorlage für Änderungsanforderungen kann Ihnen dabei helfen, diesen Prozess zu optimieren.

• Change Orders: Sobald das Change Control Board einen Change Request genehmigt hat, wird ein Change Order vom Board und den Kunden oder Stakeholdern unterzeichnet.

  Dies ist eine Vereinbarung beider Parteien, die Bedingungen zu ändern, die ursprünglich im ursprünglichen Vertrag formuliert wurden. Unsere kostenlose Änderungsauftragsvorlage ist ein großartiges Tool zum Erstellen Ihrer Änderungsaufträge.

• Änderungsprotokoll: Ein Änderungsprotokoll ist ein Änderungsmanagement-Tool, das verwendet wird, um alle Änderungen zu dokumentieren, die an einem Projektplan oder Verträgen vorgenommen wurden. Es ist ein unverzichtbares Tool für jeden Projektmanager.

Die Rolle der Änderungsanforderung

Eine Änderungsanforderung ist normalerweise der Auslöser, der den Prozess der Änderungskontrolle startet. Die Änderungsanforderung kann von Stakeholdern stammen, die nach neuen Funktionen fragen, die Notwendigkeit, etwas zu reparieren, das sich während der Ausführungsphase als fehlerhaft erweist, Upgrades oder eine Reihe anderer Gründe. Was auch immer oder woher die Änderung kommt, die Änderungskontrolle bestimmt ihren Wert und wie sie machbar implementiert werden kann.

Change-Management-Verfahren können je nach Branche unterschiedlich sein. Änderungsauftragsformulare werden beispielsweise von Bauunternehmen verwendet, um Änderungen am Umfang eines Bauprojekts vorzunehmen.

Änderungskontrolle gibt es in vielen Formen, aber der Änderungskontrollprozess ist am effektivsten, wenn er mit Projektmanagementsoftware ausgeführt wird. Mit ProjectManager können Sie die Änderung in Ihrem Projekt erfassen, wenn Sie sie in einer Aufgabenliste, einer Kanban-Tafel, einem Gantt-Diagramm oder einer Tabelle entdecken. Verwalten Sie diese Änderung dann mit Echtzeit-Dashboards und Sofortberichten. Starten Sie kostenlos.

Was sind die Vorteile einer gut durchgeführten Änderungskontrolle?

Wenn Sie wissen, dass es einen Punkt (oder viele Punkte) in Ihrem Projekt geben wird, der eine Entscheidung über eine große oder kleine Änderung erfordert, dann können Sie mit Sicherheit sagen, dass Sie als Projektmanager einen Prozess damit verbunden haben möchten diese Situation, um sicherzustellen, dass sich die Änderung lohnt. Dann sollten Sie eine Möglichkeit haben, die Änderung zu verwalten, um sicherzustellen, dass sie sich nicht negativ auf den Zeitplan und die Kosten Ihres Projekts auswirkt.

Das effektive Management von Änderungen ist entscheidend, um Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets einzuführen. Aber es gibt auch unerwartete Vorteile, die sich aus der Änderungskontrolle ergeben. Zum einen verbessert es die Teamarbeit. Die Änderung ist eine Gelegenheit für Ihr Team, gemeinsam herauszufinden, wie auf die Änderungsanforderung reagiert werden kann. Die Teamarbeit bei der Änderungskontrolle kann ein Segen für die Produktivität des gesamten Projekts sein.

Die Änderungskontrolle stärkt nicht nur die Fähigkeit Ihres Teams, besser zusammenzuarbeiten, sondern die positiven Auswirkungen wirken sich auch auf die Gesamteffizienz aus. Das geht natürlich Hand in Hand mit Teamwork. Aber je mehr Sie Ihr Team in die Änderungskontrolle einbeziehen, desto geschickter werden sie darin, Probleme schnell zu lösen. Das hilft natürlich bei der Umstellung, macht Ihr Team aber auch effektiver bei all seinen Aufgaben.

Das Team ist nicht der einzige Nutznießer der positiven Aspekte einer guten Änderungskontrolle; Auch Managern wird geholfen. Die Änderungskontrolle informiert den Projektleiter während der Planungsphase des Projekts. Sie werden anfangen, über Veränderungen nachzudenken und wie sie besser darauf reagieren können, und aus ihrer Erfahrung mit der Kontrolle von Veränderungen lernen, um mehr Sicherheitsvorkehrungen in ihre Planung für zukünftige Projekte zu integrieren.

5 Schritte zum Änderungskontrollprozess

Indem Sie die fünf Phasen der Änderungskontrolle und deren Auswirkungen kennen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt und Ihre Organisation die Vorteile ernten und die Fallstricke eines schlechten Änderungssteuerungsprozesses vermeiden können. Denken Sie beim Durchlaufen dieses Prozesses an diese beiden Schlüsseldokumente (für die wir Vorlagen bereitstellen!), die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Änderungskontrolle helfen: Ihr Änderungsprotokoll und Ihre Änderungsanforderungsformulare.

1. Änderung vorschlagen

Das erste, was zu tun ist, ist die Änderung zu identifizieren. Dies kann von jedem Mitglied des Projektteams, einem Stakeholder oder sogar einem Kunden kommen. Es muss einen offenen Kanal geben, damit diese Vorschläge fließen können. Der Änderungsvorschlag würde die Änderung beschreiben und wie sie dem Projekt oder der Organisation zugute kommen würde. Wenn es andere Gründe für die Änderung gibt, erläutern Sie diese auf dem Änderungsanforderungsformular. Das würde dann dem Änderungsprotokoll hinzugefügt werden.

2. Zusammenfassung der Auswirkungen

Sobald die Änderung vorgeschlagen wurde, liegt es nun am Projektmanager, sie im größeren Kontext des Projekts zu betrachten. Wie wird sich diese Änderung auf eine Reihe von Variablen auswirken? Einige der Dinge, über die man nachdenken sollte, sind die Kosten und ob eingespart oder ein größerer Geldaufwand erforderlich wäre. Was sind die Vorteile dieser Kostenprobleme? Gibt es gesetzliche oder regulatorische Einschränkungen? Wie wirkt sich die Änderung auf Ihren Zeitplan aus? Müssen Sie mehr Ressourcen einsetzen? Was ist mit anderen Projekten und dem gesamten Geschäft? Wird die Änderung neue Risiken oder Probleme für das Projekt mit sich bringen? Sobald der Projektmanager die Due Diligence durchgeführt hat, empfiehlt er, die Änderung entweder zu genehmigen oder abzulehnen.

3. Eine Entscheidung treffen

Der Projektmanager gibt die Empfehlung ab, ist aber nicht immer befugt, die endgültige Entscheidung über die Änderung zu treffen. Wer auch immer diese Person oder diese Personen sind, der Projektmanager wird ihnen ihre Ergebnisse präsentieren. Die entscheidungsberechtigte(n) Person(en) akzeptiert dann entweder die Änderung; akzeptiere die Änderung, aber mit Hinweisen und Bedingungen; die Änderung ablehnen; oder aufschieben, was bedeutet, dass die Änderung zu diesem Zeitpunkt nicht vorgetragen wird, sondern zu einem späteren Zeitpunkt weiter beraten wird.

4. Nehmen Sie die Änderung vor

Wenn die Änderung nicht genehmigt wird, ist dies der Status quo in Bezug auf das Management des Projekts. Eine akzeptierte Änderung geht jedoch in die Planungsphase über. Sie entwickeln einen Aktionsplan, einschließlich eines Zeitplans mit Start- und Enddaten, die alle die Zustimmung der Projektbeteiligten finden müssen. Der Plan sollte einen Regressionstest enthalten, falls sich die Änderung als zu problematisch erweist, um sie bis zum Ende durchzuziehen, und das Projekt zu seiner ursprünglichen Absicht zurückkehren muss. Nach Abschluss des Änderungsplans folgt normalerweise eine Post-Mortem-Prüfung, um Pannen und Erfolge zu überprüfen.

5. Schließung

Wie bei jedem Projekt ist die letzte Phase Ihres Änderungskontrollplans der Abschluss. Dazu gehört, dass die Person, die die Änderung angefordert hat, die endgültige Leistung überwacht und sicherstellt, dass sie damit einverstanden ist. Sobald sie die Änderung unterschrieben haben, müssen alle ausstehenden Unterlagen, wie z. B. das Änderungsprotokoll, ausgefüllt und für die zukünftige Verwendung abgelegt werden.

Beispiel für einen Change-Control-Prozess

Werfen wir einen Blick auf eine hypothetische Änderung in einem Projekt und gehen wir die fünf Schritte durch, die Teil des Änderungskontrollprozesses sind. Nehmen Sie etwas so Einfaches wie das Streichen eines Hauses. Der Auftraggeber schlägt einen Farbwechsel vom vereinbarten Weiß auf Hellgrün vor.

1. Die Änderung wird während eines Treffens mit dem Bauprojektleiter vorgenommen, der einen Änderungsvorschlag erstellt, um die Änderung zu erfassen.
2. Das Bauteam prüft dann, welche Auswirkungen der Farbwechsel auf das Projekt hat. Haben sie bereits die weiße Farbe gekauft, ist die grüne Farbe teurer usw.?
3. Nach Untersuchung der Auswirkungen trifft der Projektleiter eine Entscheidung. Wenn sich die Zukunft auf das Budget auswirkt, wird der Kunde konsultiert.
4. Sind sich alle einig, wird die Änderung vorgenommen. Die neue Farbe wird gekauft und auf die Konstruktion aufgetragen.
5. Der Kunde genehmigt die Lackierung und jede Kostenänderung, womit dieser Änderungskontrollprozess abgeschlossen ist.

Kostenlose Änderungskontrollvorlagen

Die Änderungskontrolle erfordert viel Arbeit. Vorlagen können den Änderungskontrollprozess kodifizieren, um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben. ProjectManager ist die führende Online-Quelle für Projektmanagement-Vorlagen, die jeden Aspekt der Verwaltung Ihrer Arbeit berühren. Das Beste: Die Downloads sind alle kostenlos. Hier sind ein paar kostenlose Vorlagen im Zusammenhang mit der Änderungskontrolle, die Sie ausprobieren können.

Bestellformularvorlage ändern

Die kostenlose Excel-Vorlage für Änderungsauftragsformulare hilft Ihnen nicht nur, die Änderung in Ihrem Projekt zu identifizieren, sondern liefert auch detaillierte Informationen, um sie in einen Kontext zu stellen. Sie können zum Beispiel die Gelegenheit notieren, die die Änderung für die Arbeit bietet, den Grund für die Änderung beschreiben, wie lange es dauern wird, und eine Genehmigung von der Person erhalten, die sie angefordert und autorisiert hat.

Protokollvorlage ändern

Sobald Sie die Änderung identifiziert und genehmigt haben, benötigen Sie eine Vorlage, die diese Änderung nachverfolgen kann, um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan einhalten. Unsere kostenlose Änderungsprotokollvorlage für Excel enthält alle Details, die Sie zur Überwachung der Änderung benötigen. Von der Art der Anfrage bis zum identifizierten Datum, von der Priorität bis zum Status, alles für Ihren Änderungskontrollprozess.

Projekt-Dashboard-Vorlage

Manager und Stakeholder interessieren sich für die Änderung, die Sie am Projekt vornehmen. Sie wollen sicherstellen, dass alles wie geplant abläuft und sich nicht negativ auf das Projekt auswirkt. Mit unserer kostenlosen Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel können Sie alle auf dem Laufenden halten. Die kostenlose Vorlage erstellt Diagramme, die Arbeitsbelastung, Kosten und Aufgabenmetriken anzeigen, sobald Sie die Daten manuell eingeben.

Wie kann ProjectManager Ihre Änderungskontrolle unterstützen?

Vorlagen sind eine großartige Möglichkeit, Ihren Änderungskontrollprozess in Gang zu bringen, aber Software bietet so viel mehr. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projekt- und Arbeitsmanagementsoftware, die Risiken, Probleme und Änderungen innerhalb eines Projekts organisiert. Die Änderungskontrolle ist eigentlich ein Teilprojekt des größeren Projekts, das Sie verwalten. Sie benötigen Software mit Funktionen, um zu erfassen, was von einer Änderung profitieren könnte, diese Änderung zu planen und sie dann zu überwachen und darüber zu berichten. Wir können all das und mehr tun, ohne dass Sie unser Tool jemals verlassen müssen.

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Änderungen

Veränderungen treten aus vielen Gründen auf, aber die meisten von ihnen werden von äußeren Kräften initiiert. Ein Auge auf Ihr Projekt zu haben, ist eine Möglichkeit, Probleme zu erkennen und darauf zu reagieren, bevor sie zu Problemen werden. Unser Echtzeit-Dashboard verfolgt mehrere Projektmetriken, berechnet die Daten automatisch und zeigt die Ergebnisse in farbenfrohen Grafiken und Diagrammen an. Die richtige Verwendung des Dashboards kann Ihnen frühzeitig Hinweise auf Probleme in Ihrem Projekt geben.

Gemeinsam an Änderungen arbeiten und Dokumente anhängen

Sobald Sie eine Veränderung identifiziert haben, besteht der nächste Schritt darin, festzustellen, ob diese Veränderung es wert ist, weiterverfolgt zu werden oder nicht. Während der Projektmanager Daten sammelt und eine Empfehlung ausspricht, kann der Prozess durch unsere kollaborative Plattform erleichtert werden. Jeder im Team kann Kommentare abgeben und sogar Dokumente und Bilder anhängen, die sich auf die Änderung beziehen. Wenn der Projektmanager eine Empfehlung hat, kann er sie gegenüber den Stakeholdern untermauern.

Erstellen Sie Change-Management-Pläne

Wenn Ihre Änderung genehmigt wird, folgt die Planung. Wir haben ein interaktives Gantt-Diagramm, das alle Ihre Aufgaben sammelt und sie auf einer Zeitleiste platziert, sobald Sie die jeweilige Dauer bestimmt haben. Sie können dann abhängige Aufgaben verknüpfen, Meilensteine ​​einrichten, um das Projekt in Phasen zu unterteilen, und sogar aus dem Gantt zuweisen. Teams können an ihren Aufgaben zusammenarbeiten und der Fortschritt wird durch die Schattierung auf der Dauerleiste angezeigt.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Projektänderungen mit Funktionen verwaltet, die Sie bei jedem Schritt der Steuerung Ihres Gesamtprojekts unterstützen. Identifizieren Sie, was geändert werden muss, planen Sie die Änderung und verfolgen Sie dann den Fortschritt mit demselben Tool, das Sie bereits verwenden, um das größere Projekt zu verwalten. Übernehmen Sie die vollständige Kontrolle über Projektänderungen, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.