E-Mail-Zustellbarkeit: Warum E-Mails im Spam landen und was man dagegen tun kann

So viel Aufwand steckt in der Erstellung der perfekten E-Mail für Ihre Kunden oder Unterstützer.

Aber dann teilt Ihnen jemand mit, dass er Ihre E-Mail nicht erhalten hat. Sie überprüfen Ihre E-Mail-Berichte und stellen fest, dass nur 2 von 5 Personen Ihre E-Mail geöffnet haben. Sie fragen sich vielleicht: „Wurde meine E-Mail als Spam markiert?“ Auch wenn es nicht immer zutrifft, ist dies sicherlich möglich. Dies ist E-Mail-Zustellbarkeit.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, warum die Zustellbarkeit von E-Mails so wichtig ist und wie Sie verhindern können, dass Ihre E-Mails zu Spam werden.

Wenn Sie ein Constant Contact-Kunde sind, haben Sie Glück! Wir erledigen die meiste Arbeit, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails dort ankommen, wo sie hin sollen – in den Posteingang Ihrer Abonnenten und nicht in deren Spam-Ordner.
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Warum die Zustellbarkeit von E-Mails wichtig ist

Die meisten Menschen denken nicht über die Zustellbarkeit nach, bis sie ein großes Problem mit ihrer Reputation als Absender haben – etwa wenn Hunderte oder in manchen Fällen Tausende von E-Mails die Kunden nicht erreichen. Nur weil eine E-Mail nicht zurückgesendet wird, heißt das noch lange nicht, dass sie zugestellt wurde.

Laut dem Benchmark-Bericht zur E-Mail-Zustellbarkeit von Validity gelangten sogar 17 % der E-Mails nicht in den Posteingang .

Wenn Sie E-Mail-Marketing für Ihr kleines Unternehmen verwenden, wissen Sie, wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass Ihre Marketing-E-Mails ihren Weg in die E-Mail-Posteingänge Ihrer Kunden finden. Wenn Ihre Kommunikation Ihre Kunden nicht erreicht, können Ihnen potenzielle Einnahmen entgehen und Sie können auch Ihren Ruf schädigen.

Bedenken Sie Folgendes: Wenn Sie 1.000 Kontakte auf Ihrer Liste haben, aber nur 83 % Ihrer E-Mails zugestellt werden, dann haben 170 Kontakte Ihre E-Mail nicht einmal erhalten. Viele dieser Kontakte haben die Nachricht möglicherweise nicht erwartet und wissen daher nicht, dass sie etwas verpassen. Selbst wenn sie es bemerken, überprüfen sie möglicherweise nicht, was passiert ist. Sie könnten einfach aufhören, mit Ihnen Geschäfte zu machen, besonders wenn dies wiederholt vorkommt.

Obwohl die Auswirkungen für jedes Unternehmen oder jede Organisation einzigartig sind, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sich zu fragen: Was bedeutet der Verlust von über 17 % meiner Mailingliste für mich?

E-Mail-Zustellbarkeit erklärt

Einfach ausgedrückt misst die E-Mail-Zustellbarkeit den Prozentsatz der erfolgreich zugestellten E-Mails in den Posteingängen Ihrer Kunden. Sie unterscheidet sich geringfügig von der E-Mail-Zustellungsrate, da letztere überprüft, ob Ihre E-Mail zurückgesendet wurde, aber nicht bestätigt, dass sie tatsächlich einen Posteingang oder Junk-Ordner erreicht hat. Die E-Mail-Zustellbarkeit ist ein besseres Erfolgsmaß, da überprüft wird, ob Ihre E-Mail den ganzen Weg bis zum Posteingang eines Kunden geschafft hat oder nicht. E-Mails, die den Posteingang erreichen, haben eine größere Chance, geöffnet zu werden.

Fehler bei der E-Mail-Zustellbarkeit treten auf, wenn Ihre E-Mail im Junk-/Spam-Ordner eines Kunden landet oder von einem Internetdienstanbieter (ISP) blockiert wurde.

Warum landet meine E-Mail im Spam?

Es gibt keine einfache Antwort für alle, die erklärt, warum E-Mails im Spam-Ordner landen, aber einige der häufigsten Gründe, warum E-Mails als Spam landen, sind:

• Jemandem eine E-Mail schicken, bevor Sie seine ausdrückliche Erlaubnis eingeholt haben
• Ihre IP-Adresse wurde in der Vergangenheit für Spam verwendet
• Frühere Empfänger Ihrer E-Mails haben diese als Spam gemeldet
• Ihre E-Mails werden von einer geringen Anzahl von Personen geöffnet, was sie für E-Mail-Clients irrelevant und spammig erscheinen lässt
• Sie verwenden Spam-Auslösewörter, die Sie im Posteingang als Spam erscheinen lassen
• Es ist lange her, dass Sie Ihre E-Mail-Liste bereinigt und organisiert haben

So verbessern Sie die Zustellbarkeit von E-Mails und vermeiden, dass E-Mails in Spam landen

Es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um die Anzahl der E-Mails, die als Spam landen, gering zu halten und sicherzustellen, dass Ihre Newsletter oder Ankündigungen zugestellt werden.

Hier sind drei Faktoren, die dazu beitragen, dass Ihre E-Mails an der richtigen Stelle landen:

1. Markenruf

Als Geschäftsinhaber wissen Sie, dass Ihr Ruf wichtig ist; Was die Leute über Ihr Unternehmen denken, ist wichtig. Genauso verhält es sich mit der E-Mail-Zustellbarkeit. Je besser Ihre Absenderreputation ist, desto mehr E-Mails landen in den Posteingängen Ihrer Kunden. Ihre E-Mail-Reputation wird anhand der Qualität Ihrer Mailingliste und des Ausmaßes gemessen, in dem Sie Best Practices für E-Mail-Marketing befolgen.

Frag dich selbst:

• Haben Sie die Zustimmung eines Kunden erhalten, bevor Sie ihm E-Mails senden?
• Vermeiden Sie Spam-Wörter und -Phrasen?
• Versenden Sie Inhalte, die Kunden wünschen und für relevant halten?

Diese Fragen mögen eher grundlegend erscheinen, sind aber äußerst wichtig, wenn es darum geht, einen guten Ruf als E-Mail-Anbieter aufzubauen.

Achten Sie genau auf Ihre E-Mail-Marketing-Metriken – Bounces, Öffnungs- und Klickraten – um Ihr Engagement zu verfolgen. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie nicht zu viele E-Mails senden, da Absender mit hohem Volumen häufig eine rote Flagge bei einem Internetdienstanbieter (ISP) auslösen, insbesondere wenn die Volumina uneinheitlich sind.

Mit diesen Schritten vermeiden Sie es, auf die Sperrliste eines ISPs zu gelangen. Wenn Sie auf einer Sperrliste landen, wurden Sie als Spammer markiert, der für das Senden weiterer E-Mails gesperrt werden kann. Ein guter E-Mail-Ruf hilft dem ISP, Ihre IP-Adresse aus seiner Liste zu entfernen.

2. Gute Infrastruktur

Die E-Mail-Zustellbarkeitsinfrastruktur ist die Software und Hardware, die zum Senden von E-Mails an Ihre Kunden verwendet wird. Die Einrichtung und Wartung einer eigenen Infrastruktur für hochvolumiges E-Mail-Marketing kann mühsam und kompliziert sein, ganz zu schweigen von den Kosten, insbesondere für ein kleines Unternehmen.

Es gibt auch den Fall, herauszufinden, welche IP-Adresse verwendet werden soll. Dedizierte IPs können ausschließlich für E-Mail-Tropfkampagnen und zeitkritische Kampagnen verwendet werden. Diese stellen eine direkte Verbindung zu Ihrem ISP her, der wiederum E-Mails blitzschnell an Ihre Kunden liefert. Wenn Sie weniger als 300.000 E-Mails pro Kampagne versenden, können Sie sich auch für eine gemeinsame IP entscheiden.

Klingt etwas kompliziert? Glücklicherweise müssen Sie sich nicht allzu viele Gedanken über die Infrastruktur machen – solange Sie den richtigen E-Mail-Marketing-Anbieter verwenden. Wenn Sie E-Mails über Constant Contact senden, werden Ihre E-Mails über unsere Mailserver gesendet und daher mit unserer IP-Adresse verknüpft. Wir arbeiten hart daran, unsere IP-Reputation zu schützen und Konten aktiv zu überwachen, um Spam-Aktivitäten zu verhindern. Wir haben auch Beziehungen zu vielen ISPs aufgebaut, damit wir schnell reagieren können, um Reputationsprobleme zu lösen, wenn sie auftreten.

3. Absenderauthentifizierung

Die E-Mail-Authentifizierung ermöglicht Ihrem Unternehmen, die Verantwortung für die von Ihnen gesendeten E-Mails zu übernehmen, und stellt sicher, dass Ihr Kunde bestätigen kann, dass die E-Mail von Ihrem Unternehmen stammt.

Betrügereien wie Phishing und Spoofing – die auf der Fälschung des Absenders einer E-Mail basieren – sind viel einfacher zu erkennen, wenn ein E-Mail-Absender authentifiziert ist. Die Authentifizierung bietet auch eine validierte Identität, der Ihre Reputationsdaten für den E-Mail-Versand zugeordnet werden können. Kunden können sicher sein, dass die an ihren Posteingang gelieferte E-Mail legitim ist.

Nach der Authentifizierung können E-Mail-Clients wie Gmail, Outlook und andere die Online-Reputationsdaten des Absenders verwenden, um zu entscheiden, was mit eingehenden E-Mails geschehen soll:

• BLOCK: Nachrichten, bei denen die Authentifizierung fehlschlägt (Betrug, Phishing, Betrug).
• ERLAUBEN: E-Mails von bekanntermaßen guten Absendern, die die Authentifizierung bestehen.
• An den Spam-Ordner senden : eine unbekannte und nicht vertrauenswürdige E-Mail.

Es gibt drei Hauptauthentifizierungsmethoden, die jedes Unternehmen selbst implementieren muss, es sei denn, es verwendet ein E-Mail-Marketing-Tool wie Constant Contact

1. Sender Policy Framework (SPF Record): Authentifiziert, wer E-Mails im Namen der Domäne senden kann, die in der Return-Path-Adresse gefunden wird (die Domäne, die in den Headern gefunden wird, die von Mailservern für Bounces verwendet werden).
2. DomainKeys Identified Mail (DKIM-Authentifizierung): Teilweise von Yahoo entwickelt und versucht zu bestätigen, dass eine E-Mail von einem autorisierten E-Mail-Absender gesendet wurde, indem ein Verschlüsselungsschlüssel verwendet wird, um den Ursprung der E-Mail automatisch zu überprüfen.
3. DMARC: Eine von der sendenden Domäne festgelegte Richtlinie, die angibt, mit welcher Art von Authentifizierung ihre Nachrichten signiert sind (SPF oder DKIM), und der empfangenden Domäne mitteilt, was sie mit der E-Mail tun soll (unzustellbar, unter Quarantäne stellen), wenn sie die Authentifizierung nicht besteht.

Schritte zur Verbesserung Ihres Rufs und Ihrer E-Mail-Zustellbarkeit

Auch wenn dies alles entmutigend erscheinen mag, gibt es mehrere Tricks, die Sie anwenden können, um Ihren E-Mail-Ruf intakt und Ihre Kunden zufrieden zu stellen.

1. Fragen Sie immer um Erlaubnis

Wir können dies nicht genug betonen! Wenn jemand nicht darum gebeten hat, von Ihnen zu hören, wird er Ihre E-Mail wahrscheinlich nicht in seinem Posteingang erkennen und Ihre E-Mail möglicherweise löschen, ohne sie zu lesen – oder schlimmer noch, Sie als Spam markieren. Bitten Sie Ihre Kunden unbedingt, sich für den Erhalt von E-Mails von Ihnen zu entscheiden.

Dies wird als erlaubnisbasiertes E-Mail-Marketing bezeichnet und ist der beste Weg, um langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen. Wenn Sie um Erlaubnis bitten, können Sie eine Liste mit Personen erstellen, die an Ihrem Unternehmen interessiert sind und sich freuen, von Ihnen zu hören. Es ist wahrscheinlicher, dass sie Ihre E-Mail öffnen, sie mit geringerer Wahrscheinlichkeit als Spam markieren und länger bei Ihnen bleiben als Kontakte, die ohne Zustimmung hinzugefügt werden.

2. Vermeiden Sie Spam-Fallen, die Ihre E-Mail als Spam erscheinen lassen

Um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass Ihre E-Mail-Nachrichten als Spam herausgefiltert werden, sollten Sie Folgendes vermeiden:

• Starke Verwendung von Spam-Wörtern (wie kostenlos, Rabatt, Garantie usw.)
• Schreiben in Großbuchstaben : Sie müssen der Versuchung widerstehen, in GROSSBUCHSTABEN zu schreiben. Wenn Sie nur Großbuchstaben verwenden, gibt es keine Unterscheidung zwischen Wörtern. Dadurch sind sie schwerer lesbar. Es lässt Ihre E-Mail auch wie Spam aussehen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail aus dem Posteingang herausgefiltert wird, dramatisch.
• Übermäßige Verwendung von Satzzeichen : Die Verwendung von zu vielen Ausrufezeichen (!!!) führt wahrscheinlich zum Auslösen von E-Mail-Filtern, insbesondere wenn sie in Verbindung mit Spam-ähnlichen Wörtern und Großbuchstaben verwendet werden.
• Hinzufügen von zu vielen Symbolen und Links : Die übermäßige Verwendung von $$, % oder anderen Symbolen und das Einfügen von zu vielen „hier klicken“-Links kann Spamfilter auslösen.

3. Präsentieren Sie sich als Profi

Gestalten Sie Ihre Betreffzeilen sorgfältig und passen Sie Ihre Betreffzeile immer an den Inhalt Ihrer E-Mail an. Verwenden Sie niemals Spam-Taktiken wie das Leerlassen der Betreffzeile oder die Verwendung von „RE:“, damit der Empfänger denkt, es handele sich um eine Antwort auf eine frühere E-Mail. Dies wirkt sich nicht nur auf Ihre E-Mail-Reputation aus, sondern hilft Ihnen auch, mehr Kunden dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu öffnen.

Nicht vergessen: Aussehen zählt! Sie sollten bei allen von Ihnen versendeten Kampagnen mit Ihrem E-Mail-Design konsistent sein. Ihre Website und andere Marketingmaterialien sehen gleich aus, warum also nicht auch Ihre E-Mails?

Denken Sie daran, dass Ihr Publikum mit Ihrer Markenidentität vertraut ist. Wenn Sie sich entscheiden, Ihr Design komplett zu überarbeiten, senden Sie Ihren Kunden eine Teaser-E-Mail, um sie über Änderungen zu informieren und sie darüber zu informieren, wann sie mit der Änderung rechnen können. Auf diese Weise sind Ihre Kunden vorbereitet und werden Ihre E-Mail nicht ignorieren, wenn sie sie nicht erkennen.

4. Nehmen Sie Abmeldungen ernst

GetData hat über 500 Internetnutzer befragt, um die häufigsten Gründe für die Abmeldung von einem E-Mail-Newsletter zu erfahren. Fast alle sagten, sie hätten zu viele E-Mails erhalten, und viele sagten, die E-Mails, die sie erhalten hatten, sahen aus wie Spam.

Anstatt Kunden zu zwingen, E-Mails von Ihnen zu erhalten (die sie möglicherweise nicht öffnen und einfach löschen), ist es besser, ihnen die Möglichkeit zu geben, sich abzumelden.

Wenn Sie ein Constant Contact-Kunde sind, enthält jede von Ihnen gesendete E-Mail einen Link zum Abbestellen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Posteingang auf die Adresse überwachen, die Sie zum Senden Ihrer E-Mail-Kampagnen verwenden, da viele Personen auf Ihre E-Mail antworten und darum bitten, von Ihrer Liste gestrichen zu werden. Wenn sie danach fragen, sollten Sie sie sofort entfernen. Denken Sie daran – es ist besser, dass sie aus Ihrer Liste entfernt werden, als wenn sie weiterhin Ihre E-Mails erhalten und sie als Spam markieren.

Wahrscheinlich waren Sie schon einmal auf beiden Seiten der Abmeldung. Nicht schwitzen. Wenn jemand darauf aus ist, sich abzumelden, wird er es tun. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Lesern einen konsistenten Mehrwert bieten, und teilen Sie ihnen mit, welche Art von Inhalt sie erhalten werden, bevor sie sich anmelden.

5. Befolgen Sie die Gesetze zum E-Mail-Marketing

Beim Versenden von Kampagnen über Constant Contact ist es sehr wichtig, dass Sie sich an die Regeln der CAN-SPAM- und CASL-Gesetzgebung halten.

Der CAN-SPAM Act steht für den „Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act“. Obwohl dieses Gesetz Spam nicht stoppen wird, macht es die meisten Spams illegal und letztendlich weniger attraktiv für ISPs. Das Gesetz enthält spezifische Anforderungen für das Versenden von kommerziellen E-Mails und ermächtigt die Bundesregierung, das Gesetz durchzusetzen.

CASL ist die Abkürzung für die kanadische Anti-Spam-Gesetzgebung, die bereits 2014 in Kraft trat. CASL beabsichtigt, den elektronischen Handel in Kanada zu schützen, indem schädliche oder irreführende Formen von Spam wie Identitätsdiebstahl, Phishing und Spyware abgewehrt werden.

Zusätzlich zu CASL müssen Sie jetzt sicherstellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften der Allgemeinen Datenschutzverordnung (DSGVO) einhält, unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen innerhalb der Europäischen Union (EU) sind oder einfach nur Kunden in der EU haben.

Die Datenschutzerklärung von Constant Contact erläutert, was wir sammeln und wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Diese Erklärung enthält viele Beispiele dafür, wie personenbezogene Daten von Constant Contact verwendet werden können. Wir empfehlen Ihnen, sich die Zeit zu nehmen, um zu verstehen, wie dies auf Sie zutrifft.

Es ist an der Zeit, Ihre E-Mail-Zustellraten zu verbessern

Die Geheimnisse der E-Mail-Zustellbarkeit sind einfach: Führen Sie eine saubere Abonnentenliste und versenden Sie keinen Spam.

Als Constant-Contact-Kunde werden Sie wahrscheinlich von Anfang an die CAN-SPAM-, CASL- und GDPR-Gesetzgebung einhalten. Die letztendliche Verantwortung liegt jedoch bei Ihrem Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie immer:

• Senden Sie E-Mails und schreiben Sie ansprechende Inhalte, die Ihre Kunden erhalten und lesen möchten
• Entfernen Sie falsche E-Mail-Adressen aus Ihrer Kontaktliste, insbesondere wenn eine Nachricht zurückkommt
• Verwenden Sie unsere Produkte und Tools bestimmungsgemäß. Fragen Sie im Zweifelsfall einen Marketingberater um Hilfe.

Wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen, über Best Practices auf dem Laufenden zu bleiben, Bounces zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass Ihre E-Mails geöffnet werden. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu erfahren, wie Sie Ihre E-Mail-Zustellbarkeit erhöhen und Ihr E-Mail-Marketing verbessern können.