Was sind Auftragskosten? Wann sollte ein Kalkulationsblatt verwendet werden (Beispiel enthalten)

Projekte sind teuer. Es gibt Arbeitskosten, Materialkosten, Gemeinkosten und Betriebskosten. Wenn ein Auftragnehmer ein Angebot für ein Projekt abgibt oder ein Hersteller einen Auftrag übernimmt, muss er eine genaue Prognose des Projektpreises haben, um einen Gewinn zu erzielen. Aus diesem Grund ist die Auftragskalkulation so wichtig.

Um genaue Schätzungen der Baukosten vornehmen zu können, müssen Sie die Auftragskalkulation verstehen und wissen, was ein Kostenvoranschlag ist und was in diesem Kostenvoranschlag enthalten sein muss. Wir gehen alles durch und erklären, wann die Auftragskalkulation eingesetzt werden sollte. Außerdem geben wir ein Beispiel für die Auftragskalkulation, um sicherzustellen, dass die Definition klar ist.

Was sind Auftragskosten?

Bei der Auftragskalkulation handelt es sich um eine Buchhaltungsmethode, mit deren Hilfe Sie Projektkosten ermitteln und nachverfolgen können, um Ihr Budget einzuhalten. Es verfolgt alle mit einem bestimmten Projekt verbundenen Kosten und Einnahmen und wird häufig bei Bauprojekten eingesetzt, ist aber auch in der Fertigung, im Maschinenbau, im Einzelhandel, in der Logistik, im Gesundheitswesen und mehr zu finden.

Bei der Auftragskalkulation für ein Projekt unterteilen Sie Ihre Projektkosten in drei Bereiche: Arbeits-, Material- und Ausrüstungskosten oder Gemeinkosten. Darauf gehen wir gleich näher ein. Das Ziel besteht darin, den mit jedem Projekt verbundenen Gewinn oder Verlust klar zu verstehen, indem man sich die Kosten für jeden Teil des Projekts ansieht, was es den Managern ermöglicht, die Rentabilität jedes einzelnen Teils zu verfolgen.

Die Verwendung von Auftragskosten kann auch bei zukünftigen Projekten hilfreich sein. Indem Sie auf frühere Schätzungen zurückblicken und diese mit den tatsächlichen Kosten vergleichen, können Sie bei der Planung eines ähnlichen Projekts genauere Schätzungen vornehmen. Die Auftragskalkulation kann Managern dabei helfen, Ineffizienzen und Mehrkosten zu erkennen, die durch Automatisierung der Arbeit oder eine bessere Ressourcenzuweisung behoben werden können.

Projektmanagement-Software kann Ihnen bei der Planung, Planung und Verfolgung Ihrer Projektkosten helfen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit mehreren Projektansichten, mit der Sie Kosten und Ressourcen in Gantt-Diagrammen planen, Arbeitsabläufe auf Kanban-Boards verfolgen und Teams die Möglichkeit geben, ihre Arbeit anhand von Aufgabenlisten auszuführen. Wenn ein Projekt in einem Gantt-Diagramm geplant wird, legen Sie eine Basislinie fest, um Ihre geplanten Kosten zu erfassen und sie in Echtzeit mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen, damit Sie Ihre Ausgaben verfolgen und Ihr Budget einhalten können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was ist ein Kalkulationsblatt?

Ein Kalkulationsblatt listet alle Komponentenkosten für ein Projekt auf. Die Preisgestaltung erfolgt pro Einheit und zeigt häufig die Kosten dieser Komponente aus einem früheren Projekt an, damit sie verglichen werden können. In der Kalkulationstabelle werden dann die endgültigen Kosten des Projekts aufgeführt.

Wie oben erwähnt, kann dies auf eine Reihe verschiedener Projekte angewendet werden, findet sich aber auch bei der Herstellung besonderer Produkte. Es eignet sich gut für Unternehmen, die Spezialgüter oder teure Projekte wie Computer und Autos anbieten.

Zu den Vorteilen der Verwendung eines Kalkulationsblatts gehört, dass es die gesamten Produktionskosten des Produkts sowie die Stückkosten anzeigt. Im Hinblick auf die Herstellung können sie dazu beitragen, die Produktkosten unter Kontrolle zu halten. Sie helfen auch bei der Entwicklung der Produktpolitik und helfen bei der Entscheidungsfindung über die Produktpreisgestaltung. Und wie bereits erwähnt, hilft es Managern dabei, Kosten mit früheren Ergebnissen zu vergleichen und Kosten zu vergleichen.

Welche Kosten sollten in einer Kalkulationstabelle enthalten sein?

Eine Kalkulationstabelle besteht aus drei Komponenten: Arbeits-, Material- und Gemeinkosten. Lassen Sie uns auf eine kurze Beschreibung jedes dieser Stücke eingehen.

Arbeitskosten

Hierbei handelt es sich um Gehälter oder Auftragnehmer, die der Arbeitgeber für die Löhne und Sozialleistungen seiner Arbeitnehmer aufbringen muss. Diese Kosten umfassen Lohnsteuern, können aber auch Dritte und Subunternehmer einschließen. Die Arbeitskosten werden berechnet, indem der tägliche Lohnsatz für jeden Mitarbeiter mit der Anzahl der Tage multipliziert wird, die er an einem bestimmten Job arbeitet.

Materialkosten

Dies können sowohl direkte Rohstoffe sein, die im fertigen Produkt verwendet werden (normalerweise Rohstoffe), als auch indirekte Materialien (Werkzeuge, Maschinen, Büromaterial usw.), die zur Herstellung des Produkts verwendet werden. Zur Berechnung der Materialkosten werden alle direkten Materialkosten mit den indirekten Materialkosten verglichen.

Gemeinkosten

Gemeinkosten sind weniger klar definiert. Um sie zu finden, schlüsseln Sie die täglichen Betriebskosten auf und weisen Sie dann dem Projekt den richtigen Anteil zu. Dies sollte die Miete für Büros oder Produktionsanlagen, Strom, Internet und andere Geschäftsausgaben umfassen. Da dieser Wert schwer zu ermitteln ist, erheben Unternehmen häufig für jedes Projekt eine Gemeinkostengebühr von 10 Prozent des Auftrags.

Wann sollte die Auftragskalkulation verwendet werden?

Wie bereits erwähnt, wird die Auftragskalkulation in praktisch jeder Branche eingesetzt, die Projekte verwaltet. Daher nutzen Manager die Stellenkostenrechnung in den unterschiedlichsten Disziplinen. Schauen wir uns drei der am häufigsten verwendeten Branchen zur Auftragskalkulation an: Projektmanagement, Bauwesen und Fertigung.

Auftragskalkulation im Projektmanagement

Projektmanagement ist eine bereichsübergreifende Disziplin. Es handelt sich um eine Methodik zur Durchführung eines Projekts, und die Kosten sind einer der wichtigsten Aspekte dieses Managements. Die Auftragskalkulation wird häufig dazu verwendet, die Kosten eines Projekts abzuschätzen, aber auch, um das Projekt zu verfolgen und sicherzustellen, dass es nicht zu Mehrausgaben kommt. Dies geschieht durch die Methode der Auftragskalkulation, bei der die geplanten Kosten mit den tatsächlichen Kosten verglichen werden. Wenn ein Projekt das Budget überschreitet, müssen entweder der Umfang oder die Zeit angepasst werden, es sei denn, es können zusätzliche Mittel gesichert werden.

Kostenkalkulation für Bauarbeiten

Die Auftragskalkulation findet häufig im Baugewerbe Anwendung, wo sie dazu dient, alle mit dem Auftrag verbundenen Kosten genau zu verfolgen. Dazu gehören, wie bereits erwähnt, Arbeits-, Material- und Gemeinkosten. Zunächst erhalten Sie eine detaillierte Aufschlüsselung des gesamten Projekts, die es Managern ermöglicht, die Ausgaben zu verfolgen und die zukünftige Rentabilität zu berechnen. Durch die schnelle Identifizierung gewinnmindernder Ausgaben können Bauunternehmer das Problem beheben und ihre Gewinnspanne einsparen.

Kostenkalkulation für Fertigungsaufträge

Auch in der Fertigung spielt die Kostenkalkulation die gleiche wichtige Rolle. Es addiert die Arbeits-, Material- und Gemeinkosten für jeden Auftrag, um sicherzustellen, dass die Produktionskosten korrekt sind. Wie im Baugewerbe ermöglicht dies dem Unternehmen, die Rentabilität zu messen und Margenziele zu erreichen. Es ermöglicht ihnen auch, sich mit der Konkurrenz zu vergleichen, um Bereiche zu entdecken, die verbessert werden können, und um sie wettbewerbsfähiger zu machen. Die Verwendung der Auftragskalkulation in der Fertigung hilft auch dabei, Budgets und Betriebsausgaben langfristig zu planen.

Auftragskalkulation vs. Prozesskostenrechnung

Wir haben viel über die Auftragskalkulation gesprochen, aber zusammenfassend lässt sich sagen, dass es sich um eine Buchhaltungsmethode zur Verfolgung aller mit einem Projekt verbundenen Kosten und Einnahmen handelt. Es gibt auch etwas, das sich Prozesskostenrechnung nennt, aber es ist eine andere Buchhaltungsmethode und es ist wichtig, den Unterschied zwischen den beiden zu verstehen.

Die Prozesskostenrechnung ist ebenfalls eine Buchhaltungsmethode, wird jedoch bei der Massenproduktion ähnlicher Produkte eingesetzt, indem die Herstellungskosten erfasst und den produzierten Einheiten zugeordnet werden. Im Gegensatz zur Auftragskalkulation, die in der kundenspezifischen Fertigung zum Einsatz kommt, wird die Prozesskostenrechnung in der Standard- oder Massenfertigung eingesetzt.

Bei der Auftragskalkulation werden die Kosten für jeden kompletten Auftrag ermittelt. Bei der Prozesskostenrechnung werden die Kosten durch den Prozess und die Anzahl der produzierten Produkte bestimmt. Die Kostenberechnung bei der Prozesskostenrechnung basiert auf dem Prozess und nicht auf dem Auftrag, wie bei der Auftragskalkulation.

Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass die Kosten bei der Auftragskalkulation nicht umgerechnet werden können, bei der Prozesskostenrechnung jedoch prozessübergreifend. Außerdem unterscheidet sich die Auftragskalkulation bei jedem Auftrag, doch bei der Prozesskostenrechnung geht es um Projekte, die in großen Mengen produziert werden.

Verwandte Themen: 10 kostenlose Excel-Vorlagen für die Fertigung

Beispiel für die Auftragskalkulation

Um die Auftragskosten besser zu verstehen, gehen wir von der Zusammenfassung zu einem praktischen Beispiel über. Wir werden einen einfachen Bauauftrag ausarbeiten, beispielsweise Acme Construction, das damit beauftragt wurde, ein Loch zu graben und den Beton für das Fundament eines Gebäudes zu verlegen.

Als Erstes müssen die Arbeitskosten ermittelt werden. Dort wird die Mannschaft die Baugrube erstellen. Das sind fünf Personen zu 100 US-Dollar pro Tag und einer Zeitspanne von drei Tagen, um das Loch zu bohren. Als nächstes kommt die Zementmannschaft. Auch hier handelt es sich um einen Fünf-Personen-Job mit 100 US-Dollar pro Tag und Person und einer Dauer von zwei Tagen. Die Arbeit beträgt daher insgesamt 2.500 US-Dollar.

Als nächstes müssen wir uns die Materialien ansehen. Beton kostet 1.000 US-Dollar. Außerdem gibt es den Bagger zum Ausheben des Lochs und den Zement-LKW zum Anliefern und Entsorgen des Zements. Die Mietkosten für diese beiden Maschinen belaufen sich auf 1.000 US-Dollar. Daher betragen die Materialkosten 2.000 $

Um die Gemeinkosten zu berechnen, gehen wir von 10 Prozent unserer Projektsumme aus, also 4.500 US-Dollar. Das ergibt für uns Gemeinkosten in Höhe von 450 $. Das bedeutet, dass unser Auftrag 4.950 US-Dollar kosten wird.

ProjectManager hilft dabei, den Überblick über die Projektkosten zu behalten

Durch die Auftragskalkulation erhalten Sie einen Wert für die geschätzten Kosten des Projekts. Dieser Wert kann dann verwendet werden, um Ihre Kosten und Einnahmen während des gesamten Projekts mit Projektmanagementsoftware zu verfolgen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihre Projektkosten in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können. Nutzen Sie unsere Gantt-Diagramme, um Ihre Kosten zu planen und das gesamte Projekt auf einer visuellen Zeitleiste anzuzeigen. Verknüpfen Sie alle vier Abhängigkeiten, um kostspielige Engpässe zu vermeiden, und legen Sie die Basis fest, um die Kosten in Echtzeit in der gesamten Software zu verfolgen.

Verfolgen Sie die Arbeitskosten mit Online-Stundenzetteln

Wenn Teams ihre Stunden in der Software protokollieren, erhält das Management nicht nur sichere Stundenzettel, die den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess optimieren, sondern auch ein weiteres Tool zur Zeit- und Kostenverfolgung. Unsere Stundenzettel helfen Managern bei der Kontrolle der Arbeitskosten und helfen bei Projektschätzungen, indem sie sich Zeitzettel früherer Projekte ansehen. Arbeitszeittabellen können Stunden automatisch protokollieren und Managern einen Einblick in den Prozentsatz der Aufgaben geben, die ihr Team in Echtzeit erledigt hat. Dies hilft Managern, Probleme zu erkennen und Projekte im Hinblick auf Zeitplan und Kosten auf Kurs zu halten.

Überwachen Sie Budgets mit Echtzeit-Dashboards

Sobald im Gantt-Diagramm eine Basislinie festgelegt ist, werden Live-Daten an das Echtzeit-Dashboard übermittelt und sechs Projektmetriken in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt. Es gibt ein Kostendiagramm, das es Managern ermöglicht, sich einen Überblick über ihr Budget zu verschaffen, einschließlich der geplanten und tatsächlichen Kosten, sodass sie entsprechend reagieren können, wenn die Ausgaben für das Projekt über den zugewiesenen Betrag hinausgehen. Im Gegensatz zu anderen Projektmanagement-Tools ist bei unserer Software keine zeitaufwändige Einrichtung erforderlich. Es ist Plug-and-Play. Wenn Sie weitere Details erfahren möchten, wechseln Sie zu unseren anpassbaren Status-, Portfolio- und weiteren Berichten. Filtern Sie den Bericht, um nur das anzuzeigen, was Sie möchten, und teilen Sie ihn ganz einfach mit aktualisierten Stakeholdern.

Es gibt weitere Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihr Budget einzuhalten, wie z. B. Tools zur Ressourcenverwaltung, mit denen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams ausgeglichen halten können, damit es voll ausgelastet arbeiten und produktiv bleiben kann. Mithilfe der Risikomanagementfunktionen können Sie Risiken erkennen und Probleme verfolgen, bis sie behoben sind. Darüber hinaus gibt es Aufgabenverwaltungsfunktionen, automatisierte Arbeitsabläufe mit Aufgabengenehmigungen zur Sicherstellung qualitativ hochwertiger Ergebnisse und vieles mehr.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Teams über Abteilungen und Zeitzonen hinweg verbindet und ihnen ermöglicht, Dateien auszutauschen, auf Aufgabenebene Kommentare abzugeben und vieles mehr. Mit unserer Software können Manager nicht nur die Kosten, sondern jeden Aspekt ihres Budgets planen, verwalten und verfolgen. Schließen Sie sich Teams von Unternehmen wie Avis, Nestle und Siemens an, die unser Tool für ihren Erfolg nutzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.