Was ist Projektzusammenarbeit? Tools & Tipps für die Zusammenarbeit im Team

Was ist Projektzusammenarbeit?

Projektkollaboration ist eine Methode, mit der Teams und Teamleiter das Projekt, an dem sie arbeiten, planen, koordinieren, steuern und überwachen. Dieser kollaborative Projektmanagement-Prozess funktioniert über Abteilungs-, Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg und hilft insbesondere bei Projekten, deren Komplexität zunimmt.

Mit dem Trend zu Remote-Teams und der Verlagerung von Daten auf Cloud-Server ist die Projektzusammenarbeit, die schon immer die Grundlage für ein effektives Projektmanagement war, noch mehr zu einem Schlagwort geworden. Aber was bedeutet Projektzusammenarbeit? Kollaborieren bedeutet einfach, gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Klingt nach Projektarbeit, oder? Nicht ganz.

Zusammenarbeit war in den letzten Jahren ein großes Schlagwort, da Unternehmen erkannten, dass eine effektive Teamzusammenarbeit der Schlüssel zu Innovationen ist. Neue Projektmanagementmethoden sind entstanden, um die Bedeutung der Teamzusammenarbeit von der einfachen Zusammenarbeit auf eine komplexere Funktion zu erweitern, bei der verschiedene Projektteams miteinander verbunden werden, um neue Ideen, innovative Praktiken und hervorragende Ergebnisse zu erzielen. Diese Methoden umfassen Praktiken und Tools für die Projektzusammenarbeit, die die Kommunikation, den Ideenaustausch und die Transparenz für lokale und entfernte Teams fördern.

Warum ist Projektzusammenarbeit wichtig für das Projektmanagement?

Um die Projektzusammenarbeit in Bezug auf das Projektmanagement zu verstehen, müssen wir zunächst wissen, was Projektmanagement ist. Traditionelles Projektmanagement ist der Prozess, bei dem ein Projektmanager zusammen mit seinem Projektteam plant, überwacht und darüber berichtet, wie ein Projekt über einen festgelegten Zeitraum, der als Projektzeitplan bezeichnet wird, abgeschlossen wird.

Als Projektmanager möchten Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teammitgliedern fördern, weil dies gut für das Projekt und gut für Ihr Projektteam ist. Ja, Sie haben die Kontrolle über den Entscheidungsprozess, aber es ist auch wichtig, eine kollaborative Projektumgebung für Ihre Teammitglieder aufzubauen, damit sie zusammenarbeiten können, um Aufgaben und Ergebnisse zu erledigen.

Dazu verwenden Projektmanager eine Projektmanagement-Software, die mit Aufgabenverwaltungs- und Teamzusammenarbeitsfunktionen ausgestattet ist. Sehen wir uns die beliebtesten Tools für die Projektzusammenarbeit an und wie Sie sie zur Verwaltung Ihrer Teams verwenden können.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Teams in Echtzeit verbindet. Mit mehreren Projektansichten können Teammitglieder so arbeiten, wie sie möchten, und Projektmanager erhalten die Transparenz, die sie benötigen, um zu verhindern, dass sie blockiert werden. Kanban-Boards sind visuelle Workflow-Tools, mit denen Teammitglieder ihre Arbeit verwalten und Projektmanager sie ohne kostspielige Verzögerungen am Laufen halten können. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.

Tools für die Projektzusammenarbeit

Tools für die Projektzusammenarbeit können einfach als alle Softwarefunktionen, Apps und Plattformen für Aufgabenmanagement, Teamkommunikation und Ressourcenmanagement definiert werden, die es Projektmanagern ermöglichen, den Arbeitsablauf ihrer Teams zu verwalten.

Kanban-Boards

Kanban-Boards sind Aufgabenverwaltungstools, die die Zusammenarbeit im Team durch Visualisierung des Arbeitsablaufs ermöglichen. Dieses Online-Collaboration-Tool unterteilt den Projektzyklus in Spalten, unter denen Aufgaben als Warenkörbe dargestellt werden.

Cloudbasierte Projektmanagement-Software gibt Managern ein Echtzeit-Fenster in die Arbeit ihrer Teammitglieder, egal wo sie sich befinden, und hilft ihnen, Engpässe zu erkennen, die sie dann schnell durch Umverteilung von Ressourcen lösen können. Die Teams sind inzwischen in der Lage, ihren Rückstand zu verwalten und bei der Planung agiler Sprints zusammenzuarbeiten.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind die Grundlage des traditionellen Projektmanagements. Projektmanager verwenden sie, um Aufgaben zu organisieren, Abhängigkeiten zu verknüpfen und Meilensteine ​​bei der Erstellung des Projektplans festzulegen. Einige Projektmanagement-Software geht sogar noch weiter und ermöglicht es, nach dem kritischen Pfad zu filtern und eine Baseline festzulegen, um die Projektabweichung bei der Ausführung des Projektplans zu verfolgen.

Mehrere Projektansichten zu haben, die es Projektmanagern ermöglichen, mit Gantt-Diagrammen vorauszuplanen, und es den Teams dann ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie wollen, ob auf Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten oder Kalendern, schafft eine Brücke, die hybride Teams verbindet und jedem die Tools zur Verfügung stellt, die er benötigt ihre Arbeit getan.

Projektkalender

Ein Projektkalender hebt alle wichtigen Termine in einem Projekt hervor. Es kann auch verwendet werden, um die eigene Arbeit und persönliche Fristen zu verwalten. Wenn der Projektkalender geteilt wird, können alle das Gesamtbild sehen und auf dem gleichen Stand bleiben, ohne dass Meetings, E-Mails und andere Ablenkungen sie von ihrer Produktivität abhalten.

Funktionen für die Teamzusammenarbeit

Es gibt weitere Team-Collaboration-Funktionen, die ein Teammitglied mit einem anderen verbinden, unabhängig davon, ob sie sich im selben Büro, in derselben Abteilung oder sogar auf demselben Qualifikationsniveau befinden. Die Dokumentenverwaltung ermöglicht es hybriden Teams, Dokumente gemeinsam zu nutzen und gemeinsam daran zu arbeiten. Sie sollten auch in der Lage sein, Dateien freizugeben und sie idealerweise an die Aufgabe anzuhängen, an der sie gerade arbeiten.

Kommunikation ist der Schlüssel zur Zusammenarbeit. Videoanrufe, Chats und Kommentare zu in Echtzeit gelieferten Aufgaben schaffen eine virtuelle kollaborative Plattform, die hybride Teams verbindet und eine höhere Produktivität fördert. E-Mail- oder noch besser In-App-Benachrichtigungen zu haben, um Sie auf dem Laufenden zu halten, ohne Ihre Projektmanagement-Tools verlassen zu müssen, ist ebenfalls ein Plus.

Tipps zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit

Zusammenarbeit findet nicht einfach statt. Unabhängig davon, ob Ihre Teammitglieder alle zusammen im selben Büro sitzen oder über Zeitzonen hinweg remote arbeiten, es braucht Zeit und Übung, eine Gruppe dazu zu bringen, als eine zu arbeiten. Es gibt Möglichkeiten, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern. Hier sind ein paar Dinge, die Sie ausprobieren können.

1. Teambuilding-Aktivitäten

Es gibt Teambuilding-Aktivitäten, die die Bindung zwischen den Teammitgliedern beschleunigen. Diese können so einfach sein, wie alle zum Mittagessen einzuladen oder sich an strukturierteren Spielen wie Scharade, Sport und so weiter zu beteiligen. Wofür Sie sich auch entscheiden, es sollte vor dem Projekt erfolgen, um mit dem Aufbau kooperativerer Teams zu beginnen.

2. Konzentrieren Sie sich auf die Teamkommunikation

Kommunikation ist der Kitt, der jede kollaborative Umgebung zusammenhält. Ganz gleich, ob es sich dabei um regelmäßige Besprechungen, die Einrichtung eines Echtzeit-Chat-Tools oder sogar eines Message Boards handelt, es muss eine Möglichkeit geben, Informationen schnell an alle weiterzugeben und auch Feedback von Teammitgliedern einzuholen.

3. Statten Sie Ihr Team mit den richtigen Aufgabenverwaltungstools aus

Durch das Verwalten von Aufgaben können Teams nicht nur kooperativ, sondern auch produktiver arbeiten. Es ist am besten, eine Vielzahl von Tools zu haben, die Ihr Team nutzen kann, z. B. Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten usw. Wenn alle diese Projektansichten mit denselben Echtzeitdaten aktualisiert werden, können alle besser mit den Tools zusammenarbeiten mit denen fühlen sie sich am wohlsten.

4. Verwalten Sie den Workflow Ihrer Teammitglieder

Workflow ist für die Produktivität von entscheidender Bedeutung und arbeitet Hand in Hand mit Aufgabenverwaltungstools. Ein Aufgabenmanagement-Tool wie ein Kanban-Board fördert die Zusammenarbeit im Team und verschafft Projektmanagern Transparenz über ihren Prozess. Auf diese Weise können Teammitglieder so arbeiten, wie sie möchten, und ihren Arbeitsablauf verwalten, während Projektmanager Einblick in ihre Arbeit erhalten, um sicherzustellen, dass sie über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um mit voller Kapazität zu arbeiten.

Wo wird Projektzusammenarbeit durchgeführt?

Wo findet die Projektzusammenarbeit statt? Die kurze Antwort ist überall. Solange es mehr als eine Person im Projektteam gibt, kann kollaboratives Projektmanagement existieren und sogar gedeihen. Da Projektteams jedoch zunehmend über Grenzen verteilt sind, sind Online-Tools für die Projektzusammenarbeit für Remote-Teams von entscheidender Bedeutung.

Jetzt können Teams problemlos Dateien in Echtzeit teilen, sich treffen, chatten und sogar daran arbeiten, Punkte von ihren Aufgabenlisten zu streichen, und das alles in einem virtuellen gemeinsamen Raum. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Ihre kollaborativen Projektmanagement-Tools nur so gut sind wie Ihr Führungsstil. Die Zusammenarbeit im Team kann nicht automatisiert werden.

Warum brauchen Sie eine kollaborative Projektmanagement-Software?

Stellen Sie sich Zusammenarbeit als Ganzes vor, das besser ist als die Summe seiner Teile. Wenn Sie ein starkes Projektteam zusammengestellt haben, wird eine kollaborative Projektmanagementumgebung nur ihre Produktivität verbessern. Einige der Vorteile von Software für die Projektzusammenarbeit sind unten aufgeführt.

• Steigert die Produktivität: Tools für die Projektzusammenarbeit ermöglichen es Projektmanagern, Aufgaben gleichmäßig auf Teammitglieder zu verteilen, anstatt ein Teammitglied mit zu viel Arbeit zu belasten. Eine ordnungsgemäße Aufgabenverwaltung verschafft Teams mehr Zeit, was die Teamzusammenarbeit erleichtert.
• Bessere Problemlösung: Indem Teammitgliedern Tools für die Projektzusammenarbeit zur Verfügung gestellt werden, um Dateien auszutauschen und in Echtzeit zu kommunizieren, können sie zusammenarbeiten, um Probleme zu lösen.
• Steigert die Teamkommunikation: Die Kommunikationswege, die ständig gepflegt oder fehlgeleitet werden müssen, können ein Projekt ablenken. Tools für die Projektzusammenarbeit erleichtern die klare Kommunikation zwischen Ihren Projektteammitgliedern und bieten eine Lösung für die effektive Kommunikation sogar zwischen entfernten Teams.
• Großartig für Remote-Teams: Einer der größeren Kosten in jeder Organisation ist die Anmietung oder der Kauf eines physischen Büros, in dem jeder arbeiten kann. Mit Online-Tools für die Projektzusammenarbeit können Remote-Teams jedoch in Echtzeit zusammenarbeiten.
• Erleichtert die Teambildung: Durch die Förderung der Teamzusammenarbeit bauen Sie nicht nur Beziehungen auf, sondern schaffen Loyalität, die zum Aufbau einer kollaborativen Projektmanagementumgebung beiträgt.

So erstellen Sie eine Umgebung für kollaboratives Projektmanagement

Okay, Sie sind auf dem Zug der Teamzusammenarbeit. Aber was können Sie tun, um ein kollaboratives Projektmanagement-Klima in Ihrem Unternehmen zu kultivieren, anstatt nur Lippenbekenntnisse abzugeben? Während die Vorteile der Projektzusammenarbeit klar sind, kann ihre Implementierung schwierig sein, insbesondere wenn Sie Remote-Teams verwalten. Hier sind einige Dinge, die Sie tun können, um der Projektzusammenarbeit einen gesunden Start in Ihrer Organisation zu ermöglichen.

• Verwenden Sie Tools für die Projektzusammenarbeit: Alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen, aber Sie müssen Ihr Team dazu bringen, sich von alten Kommunikationsmethoden wie E-Mails zu lösen und sich mit einer interaktiveren und kollaborativeren Projektmanagementsoftware vertraut zu machen.
• Kommunizieren: Als Projektmanager wissen Sie, dass gute Kommunikation die Grundlage von allem ist, also gehört es dazu, eine Umgebung für die Zusammenarbeit zu installieren. Sie müssen nicht nur richtig kommunizieren, sondern Ihrem Projektteam auch die Tools für die Zusammenarbeit an die Hand geben.
• Schulen Sie Ihr Projektteam: Wie beim Lernen von etwas Neuem brauchen Sie Anleitung und Anleitung. Richten Sie eine Schulungssitzung für Ihr Team ein, um ihnen beizubringen, wie sie Online-Projektmanagement-Tools verwenden und warum sie Online-Projektmanagement-Tools benötigen, die die Projektzusammenarbeit ermöglichen.
• Teilen: Das ist es, worum es bei der Zusammenarbeit geht, und sie wird nicht funktionieren, wenn Sie nicht die virtuellen Mauern niederreißen, die Teammitglieder in der Vergangenheit getrennt haben. Teilen Sie zum Beispiel Ihre Kalender, damit alle auf demselben Stand sind, wenn es um Fristen, Besprechungen usw. geht.
• Check-in: Wenn Sie ein Projekt leiten, geben Sie nicht den Weg vor und lassen es seinen Lauf nehmen. Das Gleiche gilt für die Implementierung von Teamzusammenarbeit. Aus diesem Grund müssen Sie sie überwachen und sich regelmäßig mit ihnen treffen, um Fragen zu stellen und ihre Fortschritte zu verfolgen.

Nun, da haben Sie es. Projektzusammenarbeit ist eine reale Sache und funktioniert Hand in Hand mit dem Projektmanagement. Wenn Sie ein Projekt leiten, möchten Sie alle Tools für die Teamzusammenarbeit haben, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wenn es um die Planung, Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit in einem kollaborativen Online-Netzwerk geht, sollten Sie ProjectManager verwenden. Um zu sehen, wie es Ihnen helfen kann, Ihre Arbeit besser zu machen, nehmen Sie an unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion teil.