Arbeitszeittabellenverwaltung: So erstellen und verwalten Sie Arbeitszeittabellen

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil der Personal- und Unternehmensführung. Zeitmanagement ist auch für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. Ganz gleich, welche Art von Arbeit Sie erledigen, wenn es Teams oder Mitarbeiter gibt, dann benötigen Sie eine Arbeitszeittabelle zur Zeiterfassung und Kostenverfolgung.

Die Verwendung einer Arbeitszeittabelle für Mitarbeiter ist nur ein Teil der Arbeitszeittabellenverwaltung. Bevor wir uns mit der Verwaltung von Arbeitszeittabellen und der Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung befassen, die Ihnen dabei helfen kann, dies effizienter zu tun, definieren wir einige Begriffe, um ein besseres Verständnis der Arbeitszeittabellenverwaltung zu erhalten.

Was ist eine Arbeitszeittabelle?

Eine Arbeitszeittabelle ist ein physisches oder elektronisches Dokument, das von einem Arbeitgeber verwendet wird, um die Arbeitszeit eines Arbeitnehmers über einen bestimmten Zeitraum zu erfassen. Normalerweise wird es in einer Datentabelle dargestellt, die die Zeit aufzeichnet, die ein Mitarbeiter für Aufgaben, Projekte oder Kunden aufgewendet hat. Während Stundenzettel ursprünglich als Papierdokumente entstanden, werden sie heute fast ausschließlich in Tabellenkalkulationen oder digitalen Tools verwendet.

Stundenzettel dienen mehreren Zwecken. Sie ermöglichen es einem Unternehmen, die Zeit, die seine Mitarbeiter für ihre Aufgaben aufwenden, genau zu berechnen. Stundenzettel geben auch Auskunft über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der Vergütung dieser Arbeitnehmer für ihre Arbeit. Aber auch Unternehmen profitieren von Stundenzetteln, da sie ihnen dabei helfen, Fristen einzuhalten, das Budget einzuhalten und die Zeit effizienter zu verwalten.

Was ist Arbeitszeittabellenverwaltung?

Stundenzettel erfassen die Arbeitsstunden, die Mitarbeiter für ihre Aufgaben aufgewendet haben. Aber Stundenzettel allein sind nur begrenzt hilfreich, wenn es darum geht, einem Unternehmen dabei zu helfen, besser zu laufen. Damit dies gelingt, müssen Stundenzettel in die Stundenzettelverwaltung eingebunden werden.

Bei der Arbeitszeittabellenverwaltung handelt es sich um die Überwachung der Arbeitszeittabellen der Mitarbeiter und die Analyse dieser Arbeitszeittabellen für Zeiterfassungszwecke. Dies wird durch die digitalisierte und automatisierte Arbeitszeittabellensoftware erreicht, die die Effizienz steigert, indem sie Teams mit Managern verbindet.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeitszeittabellen-Managementsoftware mit sicheren Arbeitszeittabellen, die den Gehaltsabrechnungsprozess rationalisieren und es Managern ermöglichen, die Zeit zu verfolgen, die ihre Teams für Aufgaben aufwenden. Das Einrichten von Stundenzetteln ist einfach. Sie können Aufgaben direkt aus verschiedenen Projekten hinzufügen, den Stundenzettel der Vorwoche kopieren oder Stundenzettel automatisch ausfüllen. Stundenzettel werden sicher gesperrt, wenn sie zur Genehmigung durch Administratoren eingereicht werden, die die Zeit genehmigen und auch verfolgen können, um sicherzustellen, dass die Arbeit wie geplant erledigt wird. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist die Arbeitszeittabellenverwaltung wichtig?

Die Verwaltung der Arbeitszeittabelle ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen wichtig. Die Mitarbeiter erhalten einen genauen und regelmäßigen Gehaltsscheck. Wenn sie ein digitales Arbeitszeittabellen-Management-Tool verwenden, steigern sie auch die Effizienz, da sie keine wertvolle Zeit damit verschwenden müssen, ihre Arbeitszeittabellen manuell auszufüllen.

Für Arbeitgeber gibt es viele Vorteile. Einerseits kann die Arbeitszeittabellenverwaltung dazu beitragen, Zeitverschwendung zu reduzieren, indem sie es Arbeitgebern ermöglicht, zu erkennen, wo Mitarbeiter nicht produktiv arbeiten. Sie können dann selektiver entscheiden, welche Aufgaben sie zuweisen und wie sie sicherstellen können, dass die zugewiesenen Aufgaben optimiert werden.

Mitarbeiter schätzen die Einfachheit der Arbeitszeittabellenverwaltung und das Gefühl wird von der Personalabteilung (HR) geteilt. Die Personalabteilung erhält die Informationen, die sie benötigt, um die Gehälter der Mitarbeiter schnell und einfach zu berechnen und die PTO zu verwalten.

Wenn ein Unternehmen stundenweise abrechnet, stellt die Arbeitszeittabellenverwaltung sicher, dass die Abrechnung korrekt ist. Wenn Sie die geleisteten Arbeitsstunden nicht erfassen, ist es nicht möglich, Kunden in Rechnung zu stellen, insbesondere wenn Sie Freiberufler einsetzen. Die Arbeitszeittabellenverwaltung erfasst nicht nur diese Stunden, sondern gibt Ihnen auch Verantwortung, wenn Sie Ihren Kunden zeigen, wohin ihr Geld geflossen ist.

Auch im Hinblick auf das Projektmanagement ist die Bedeutung vielfältig. Sie können beispielsweise die Leistung verfolgen und feststellen, wer effizienter arbeitet, was Ihnen bei der Aufgabenerteilung für die produktivsten Mitglieder Ihres Teams helfen kann. Außerdem können Sie sehen, wer woran arbeitet, wer verfügbar ist und wie weit die Teammitglieder bei der Erledigung ihrer Aufgaben sind.

Die Arbeitszeittabellenverwaltung hilft auch bei der Verwaltung der geschätzten Kosten in Projekten. Mithilfe der oben genannten Informationen zur Teamleistung können Manager genauere Kostenschätzungen vornehmen, wenn sie ein Budget für ein neues Projekt erstellen.

Schritte zur Arbeitszeittabellenverwaltung

Es gibt einen Prozess zum Verwalten von Stundenzetteln. Diese Schritte zur Stundenzettelverwaltung gelten für papierbasierte Stundenzettel, elektronische Stundenzettel und Stundenzettelsoftware. Unabhängig davon, welche Art von Arbeitszeittabelle Sie verwenden, können Sie mit der Arbeitszeittabellenverwaltung das Beste aus Ihren Arbeitszeittabellen herausholen. Befolgen Sie zunächst diese Schritte.

1. Weisen Sie Ihren Teammitgliedern Arbeit zu

Sehen Sie sich zunächst Ihren Zeitplan und die verfügbaren Stunden Ihres Teams an. Wenn Sie Profile für jedes Teammitglied haben, können Sie schnell die beste Person für die Stelle identifizieren und ihr, sofern sie frei ist, Aufgaben für die Woche zuweisen. Berechnen Sie unbedingt die zugewiesenen Stunden, um Überstunden zu vermeiden.

2. Behalten Sie den Überblick über die Zeit, die sie für Aufgaben aufwenden

Sobald jeder seine Aufgaben hat, möchten Sie mit der Zeiterfassung seiner Aktivitäten beginnen. Dadurch können Manager ihre Arbeit überwachen und sicherstellen, dass sie termingerecht vorankommen. Abhängig von der Art der Arbeitszeittabelle, die Sie verwenden, kann dies automatisch erfolgen oder es muss manuell zur Arbeitszeittabelle hinzugefügt werden.

3. Überprüfen Sie die eingereichten Arbeitszeittabellen

Arbeitszeittabellen müssen sicher sein, weshalb Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung bevorzugt wird. Es verfügt über die Tools zum Sperren eines einmal übermittelten Stundenzettels, der dann nur von einem autorisierten Stundenzettelgenehmiger geöffnet werden kann. Diese Person überprüft die Arbeitszeittabelle und stellt sicher, dass sie korrekt ausgefüllt wurde.

4. Genehmigen Sie Stundenzettel für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn die Arbeitszeittabelle korrekt ist, wird sie der Gehaltsabrechnung vorgelegt. Auch hier gilt: Wenn Sie eine Arbeitszeittabellen-Verwaltungssoftware verwenden, wird die einzelne von Ihnen genehmigte Arbeitszeittabelle aus Sicherheitsgründen gesperrt, während sie an die Gehaltsabrechnung weitergeleitet wird, um Manipulationen vorzubeugen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeitet dann die Arbeitszeittabelle.

5. Speichern Sie die Stundenzettel zur späteren Bezugnahme

Aus mehreren Gründen sollten alle Stundenzettel archiviert werden. Erstens möchte das Management für den Fall eines Streits Aufzeichnungen über die Gehälter seiner Mitarbeiter haben. Anschließend kann die Arbeitszeittabelle abgerufen und überprüft werden, um etwaige Probleme zu lösen. Zweitens sind alte Stundenzettel, wie bereits erwähnt, als historische Daten bei der Kostenrecherche für zukünftige Projekte wertvoll.

Was ist eine Arbeitszeittabellen-Management-Software?

Wir haben Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung bereits einige Male erwähnt, sie jedoch nicht definiert. Bei der Arbeitszeittabellen-Management-Software handelt es sich um ein digitales Tool, das den Arbeitszeiterfassungsprozess steuert und ihn gleichzeitig überwacht und analysiert, um Möglichkeiten für eine effizientere Arbeit zu finden.

Im Gegensatz zu Stundenzetteln in Papierform oder sogar elektronischen Tabellenkalkulationen gibt die Software zur Stundenzettelverwaltung den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, und muss nicht so viel Papierkram erledigen. Gleichzeitig bietet es ihren Arbeitgebern einen Einblick in ihre Produktivität, um ihnen zu helfen, ihre Arbeitnehmer besser zu verwalten.

Das sind nur die groben Striche. Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung verbessert die Lohn- und Gehaltsabrechnung, indem sie den Arbeitsablauf für die Lohn- und Gehaltsabrechnungsgenehmigung verfolgt. Es gewährleistet außerdem die Richtigkeit der Daten, um Fehler in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu vermeiden und sorgt gleichzeitig dafür, dass der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess reibungslos abläuft.

Es kann ein Arbeitsmanagement-Tool sein, indem es Managern dabei hilft, die Start- und Enddaten für die Aufgaben aufzuzeichnen, die sie ihren Teams zuweisen. Dadurch können Manager erkennen, welche Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als die anderen. Anhand dieser Informationen können sie Engpässe und andere Probleme identifizieren, die die Arbeit verzögern, und diese beheben.

Wie oben erwähnt, dient die Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung auch der Zeiterfassung der Mitarbeiter. Sobald Sie einen Mitarbeiterplan erstellt haben, können Sie mithilfe einer Arbeitszeittabellen-Verwaltungssoftware nachverfolgen, wie viel Zeit die Mitarbeiter für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Dies wird Managern helfen, den Fortschritt zu verfolgen und Ressourcen nach Bedarf zuzuweisen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Wenn Ihre Zeit verteilt ist und Sie Remote-Mitarbeiter verwalten, ist eine Software zur Arbeitszeittabellenverwaltung unerlässlich, da sie für Verantwortlichkeit sorgt. Wenn sich Manager nicht im selben Büro wie ihre Mitarbeiter befinden, können sie die Arbeit ihres Teams dennoch über Arbeitszeittabellen überwachen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle ausgelastet sind und den Projektzeitplan einhalten.

ProjectManager ist ein Tool zur Arbeitszeittabellenverwaltung

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit Stundenzettelverwaltungsfunktionen und Stundenzettelverfolgung. Unsere Online-Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen, den Überblick über die Projektaufgaben Ihres Teams zu behalten, unabhängig davon, ob es sich im selben Gebäude, auf der Baustelle oder von zu Hause aus arbeitet. Nutzen Sie unsere sicheren Stundenzettel, um Ihren Gehaltsabrechnungsprozess effizienter zu gestalten und nutzen Sie Zeiterfassungsfunktionen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Unsere Arbeitszeittabellen lassen sich nahtlos in alle unsere anderen Projektmanagementfunktionen integrieren, um Benutzern alle Tools zur Verfügung zu stellen, die sie zur Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Projekten benötigen.

Verwenden Sie mehrere Aufgabenverwaltungstools

Stundenzettel sind ebenfalls ein Tool zur Aufgabenverwaltung, aber nur eines von vielen, die in unserer Software enthalten sind. Wir verfügen über mehrere Projektansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenlisten und mehr, die alle robuste Aufgabenkarten verwenden. Jede Aufgabenkarte verfolgt den Fortschritt, legt Prioritäten fest und fügt Tags hinzu, um das Auffinden zu erleichtern. Sie können Dateien kommentieren und hinzufügen, um die Zusammenarbeit zu fördern. Eine weitere Funktion ist die Workflow-Automatisierung zur Entlastung von hektischer Arbeit, während Aufgabengenehmigungseinstellungen sicherstellen, dass nur qualitativ hochwertige Ergebnisse weitergegeben werden. Auf einer Übersichtsseite werden alle Ihre Aufgaben an einem Ort angezeigt, einschließlich eines Arbeitsauslastungsdiagramms und mehr.

Erhalten Sie Echtzeitverfolgung mit Projekt-Dashboards und -Berichten

Stundenzettel bieten einen Einblick in die Aufgaben Ihres Teams und wie viel Prozent sie erledigt sind. Aber das ist nur eines der Tracking-Tools unserer Software. Nutzen Sie das Echtzeit-Dashboard für einen umfassenden Überblick. Es ist wie ein Statusbericht, wann immer Sie ihn benötigen und zeigt Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung und mehr in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an. Im Gegensatz zu leichten Werkzeugen ist keine zeitaufwändige Einrichtung erforderlich. Es ist fertig, wenn Sie es sind. Wenn Sie detailliertere Daten erhalten möchten, nutzen Sie unsere anpassbaren Berichte. Sie können schnell Berichte zu Stundenzetteln, Portfoliostatus und mehr erstellen. Jedes kann gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten, und dann in verschiedenen Formaten geteilt werden, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

Unser Tool geht weit über die bloße Bereitstellung einer dynamischen Arbeitszeittabellenverwaltung hinaus. Es gibt Risikomanagement-Tools zum Identifizieren und Verfolgen von Problemen sowie Ressourcenmanagementfunktionen, mit denen Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams festlegen und die Arbeitsbelastung ausgleichen können, um die Produktivität aufrechtzuerhalten. Unsere kollaborative Plattform verbindet Teams, wo und wann immer sie arbeiten, und ermöglicht es Managern, ihren Fortschritt und ihre Leistung in Echtzeit zu verfolgen. Warum sollten Sie sich einfach ein Arbeitszeittabellen-Management-Tool besorgen, wenn Sie auch über eine umfassende Projektmanagement-Lösung verfügen können?

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Teams dabei hilft, ihre Arbeit in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Holen Sie sich alle Funktionen, die Sie zur Verwaltung Ihrer Projekt- und Arbeitszeittabellen-Management-Tools benötigen, damit Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse reibungslos voranschreiten. Treten Sie Teams bei so unterschiedlichen Unternehmen wie Avis, Nestle und Siemens bei, die unsere Software nutzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.