Was ist Workflow-Management? 5 Tipps für ein besseres Workflow-System

Die Planung eines Projekts, die Erstellung eines Zeitplans und die Zusammenstellung eines kompetenten Teams schaffen nur die Voraussetzungen für produktive Arbeit. Um sicherzustellen, dass alle ausgelastet sind und die Dinge vorankommen, müssen Sie ein Workflow-Management implementieren.

Wenn Sie Arbeit effektiv und effizient verwalten möchten, müssen Sie Workflow-Tools wie Workflow-Management-Software verstehen und ein Workflow-System einrichten, mit dem Sie den Workflow-Prozess weiter verbessern können.

Was ist Workflow-Management?

Beim Workflow-Management identifizieren, organisieren und koordinieren Manager Aufgaben, die zu einem bestimmten Ergebnis führen, um Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Dadurch werden die Leistungen erhöht, Redundanzen beseitigt und Fehler reduziert.

Aufgaben, Personen, Systeme und Maschinen können alle in einen Workflow eingebunden werden. Die Koordination dieser Elemente ist entscheidend, um Engpässe zu vermeiden. Ein Engpass stoppt oder verlangsamt die Produktion und sichert alles davor.

Im Allgemeinen kann ein Workflow in drei Hauptkomponenten unterteilt werden:

• Es gibt vordefinierte Schritte oder Aufgaben, die erklären, was bei jedem Schritt bis zum Ende passiert. Diese Schritte können entweder linear, verzweigt oder eine Mischung aus beiden sein.
• Im Kontext eines Workflow-Prozesses sind Stakeholder diejenigen im Team, die für die Ausführung der Aufgaben verantwortlich sind. Sie können einer Aufgabe oder dem gesamten Workflow zugeordnet werden.
• Schließlich gibt es Bedingungen, die die Regeln für den Arbeitsablauf darstellen. Sie definieren, wann eine Aufgabe erledigt ist und eine andere beginnen kann.

Workflow-Management vs. Projektmanagement

Workflow-Management ist Teil des Projektmanagements, aber es sind keine austauschbaren Begriffe. Das Projektmanagement wird über einen bestimmten Zeitraum durchgeführt, der mit einem Ergebnis endet, entweder einem Produkt oder einer Dienstleistung. Workflow-Management hingegen optimiert eine Abfolge von Aufgaben oder Prozessen, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind.

Das bedeutet nicht, dass die beiden völlig unterschiedlich sind – tatsächlich ergänzen sich die beiden. Beide dienen dazu, ein bestimmtes Ergebnis zu liefern. Der Workflow ist Teil jedes Projekts, und ohne Workflow-Management, das diesen Prozess reibungslos am Laufen hält, werden Projekte hinter dem Zeitplan zurückbleiben und die Kosten in die Höhe schießen.

Während es Ähnlichkeiten zwischen Workflow-Management und Projektmanagement gibt, gibt es auch Unterschiede. Projekte enden, aber der Workflow wiederholt sich, da es sich um eine Funktion innerhalb einer Organisation handelt. Es kann sogar ein eigenständiger Prozess sein, wie z. B. das Erstellen von Dokumentationen oder das Planen von Terminen.

Bei Projekten geht es um Pläne, die Überwachung von Prozessen und Teams und die Verwaltung von Aufgaben, während sich Workflows auf die Aufgabenebene konzentrieren und Aufgaben verbinden, um den Prozess zu optimieren und eine höhere Effizienz zu erzielen. Aber beides kann mit einer Projektmanagement-Software bedient werden.

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Workflow-Management vs. Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Obwohl Workflow-Management und Geschäftsprozessmanagement (BPM) ähnlich sind, gibt es Unterschiede in der Art des Prozessmanagements. Ein Workflow-Management-System ist ein Tool, mit dem Sie die Ausführung Ihrer Aufgaben einrichten und überwachen können. Es ist normalerweise wie ein Flussdiagramm formatiert. Es ist oft nicht detailliert, aber klar genug, damit die Teams es verfolgen können.

Stellen Sie sich Workflow-Management als eine weniger aufwendige Form von BPM vor. Das Workflow-Management erfasst den Workflow-Prozess, und mit einigen Tools können Sie sogar grundlegende Workflows automatisieren. Sie können dies für eine Vielzahl von Workflows verwenden, z. B. das Onboarding eines Teams oder das Dokumentenmanagement. Workflow-Management-Tools sind eher auf Menschen als auf Prozesse ausgerichtet. BPM-Tools sind eher prozessorientiert.

Bei BPM geht es um die Erfassung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es wird verwendet, um die Effizienz einer Organisation zu verbessern. Zunächst müssen Sie den aktuellen Stand der Geschäftsprozesse ermitteln und diese Maßnahmen dokumentieren. Sobald die vollständigen Prozesse des Unternehmens abgebildet sind, können Sie das BPM analysieren. Dies sollte Engpässe in Ihrem Prozess aufdecken und Ihnen helfen, Kosten zu senken und Prozesse zu verbessern, indem Sie aufschlussreiche Änderungen vornehmen.

Der Unterschied zwischen Workflow-Management und BPM besteht darin, dass ersteres eher darauf ausgerichtet ist, Personen und Dokumente zu organisieren und die richtigen Schritte zur richtigen Zeit zu befolgen. Bei letzterem geht es um Geschäftsprozesse und deren Verbesserung. Workflow-Management koordiniert Menschen und Softwaresysteme, während BPM koordiniert, wie Ressourcen in einer Organisation interagieren. BPM-Systeme sind komplexer und an der kontinuierlichen Verbesserung beteiligt, während Workflow-Management-Tools nur Schritte in einem Prozess automatisieren.

Was ist ein Workflow-Management-System (WMS)?

Mit einem Arbeitsmanagementsystem wird ein Arbeitsablauf in einem Projekt oder einer Organisation eingerichtet und überwacht. Ein WMS besteht aus Verfahren und Werkzeugen, die von einer Organisation verwendet werden, um Arbeitsabläufe zu identifizieren, auszuführen und zu verbessern. Es wird eine Art Workflow-Software beinhalten, kann aber mehr sein als nur die Verwendung eines Tools.

Daher organisiert WMS Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Softwaretools, um den Workflow-Prozess der Organisation oder des Projekts besser zu verwalten. Es umfasst alles von Formularmodellierung, rollenbasierter Zugänglichkeit, Berichterstellung, Benachrichtigung, Cloud-basierter Speicherung und mehr.

Was leistet ein Workflow-Management-System?

Ein Workflow-Management-System gibt Menschen die Möglichkeit, die verschiedenen Workflows in ihrem Projekt oder ihrer Organisation in Bezug auf Aufgaben oder Prozesse zu definieren.

Ein WMS ermöglicht auch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben für mehr Effizienz. Einige können auch dafür sorgen, dass eine unerledigte Aufgabe im Prozess nicht vergessen wird. Dies geschieht mit Benachrichtigungen, die Ihr Team auf dem Laufenden halten.

Die Verwendung eines Workflow-Management-Systems ist eine gute Möglichkeit, eine einzige Quelle der Wahrheit zu haben. Anstatt Teams über Slack oder E-Mail miteinander kommunizieren zu lassen, können sie auf Aufgabenebene antworten und die Kommunikation in der App behalten. Es ermöglicht Unternehmen auch, von statischen Tabellenkalkulationen wegzukommen. Wenn zu viele Excel-Tabellen gemeinsam genutzt werden, kann es schwierig sein zu wissen, welche die aktuellsten Daten enthält.

Was ist Workflow-Software?

Workflow-Software ist Teil eines Workflow-Management-Systems. Es ist ein Tool, das Aufgaben anzeigt, die Sie erledigen müssen, Aufgaben, die ausgeführt werden, und deren Status. Es zeigt auch Schritte, die Sie abgeschlossen haben. Mit einem WMS können Sie Teammitgliedern Aufgaben erteilen, die detaillierte Beschreibungen der Arbeit haben.

Es bietet Transparenz im Workflow-Prozess, sodass Manager Probleme erkennen können, bevor sie zu Problemen werden. Sie können dann Ressourcen für das Projekt neu zuweisen und sicherstellen, dass sie den potenziellen Engpass beheben, bevor er das Team verlangsamt.

Es gibt auch Berichtsfunktionen, die Daten sammeln und diese Informationen berechnen, um Projektmetriken anzuzeigen, sei es in Berichtstools oder Dashboards. All diese Funktionen wurden entwickelt, um die Produktivität und Effizienz zu verbessern, indem Prozesse rationalisiert, Papierkram reduziert und Engpässe identifiziert werden.

Vorteile und Funktionen von Workflow-Management-Software

Die Vorteile der Verwendung von Workflow-Management-Software sollten offensichtlich sein. Je besser Ihr Workflow, desto besser Ihr Projekt oder Ihre Organisation. Eine Möglichkeit, wie WMS dies erreicht, besteht darin, die Anzahl der Fehler zu reduzieren. Selbst wenn ein paar durchkommen, was immer passiert, kann die Software es Ihnen sagen und Sie können Verfahren einrichten, um sicherzustellen, dass es nicht wieder passiert.

Workflow-Management ist auch wie das Bindegewebe, das Menschen, Software und Arbeitskultur produktiv hält. Teams können miteinander kommunizieren, was die Zusammenarbeit erleichtert. Es integriert auch verschiedene Softwaresysteme, damit sie auch besser zusammenarbeiten können.

Es gibt so viele Vorteile bei der Verwendung von Workflow-Management-Software, dass es schwer ist, sie aufzulisten. Von der Unterstützung bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Aufgaben bis hin zu mehr Kontrolle und Transparenz verbessern Workflow-Managementsysteme auch die Arbeitskultur in einem Unternehmen. Desorganisation untergräbt die Moral.

WMS verfügt im Allgemeinen über Funktionen, die den Aufgabenstatus, Berichtstools und E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Einige verfügen auch über Tools zur Ressourcenverwaltung, um Ressourcen neu zuzuweisen und Teams mit voller Kapazität arbeiten zu lassen, ohne ihre Arbeitslast zu überlasten.

Auswahl eines Workflow-Management-Systems

Sind Sie überzeugt, dass ein Workflow-Management-System Ihnen helfen wird, ein Projekt oder eine Organisation effizienter zu führen? Stellen Sie sich zunächst diese Frage: „Woher weiß ich, welches das richtige Workflow-Management-System für mich ist?“

Nun, es wird immer Einschränkungen geben, die über das Tool selbst hinausgehen, wie z. B. der Preis und was Ihr Unternehmen bereit ist zu investieren, um neue Software zu installieren. Außerhalb dieser Dinge sollten Sie nach Software suchen, die die folgenden Funktionen hat.

• Cloudbasierte Software, um Echtzeitdaten zu erhalten und aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen
• Benachrichtigungen, um Sie über Änderungen an Ihrem Workflow auf dem Laufenden zu halten
• Mehrere Projektansichten wie Gantt, Kanban, Aufgabenlisten usw., damit jeder so arbeiten kann, wie er möchte
• Überwachungs- und Berichterstellungstools, um Workflow-Daten zu analysieren und bessere Entscheidungen über Verbesserungen zu treffen
• Benutzerfreundliche Oberfläche und schnelles Onboarding
• Integriert sich in andere Apps, die Sie verwenden
• Kollaborative Kommunikation, um Teams in Verbindung zu halten

Best Practices für das Workflow-Management

Nachdem Sie schließlich die Workflow-Management-Software ausgewählt haben, die den Anforderungen Ihres Projekts oder Ihrer Organisation entspricht, finden Sie hier fünf Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrem Workflow herausholen können.

1. Erstellen Sie zunächst einen Workflow-Plan. Aber mehr als das, haben Sie einen, der ausgeschrieben oder noch besser visuell ist. Es ist besser, sich im Voraus vorzubereiten, und eine visuelle Darstellung dieses Plans macht es einfacher, ihn zu teilen und zu verstehen.
2. Es ist auch eine gute Idee, über Dinge nachzudenken, die in Ihrem Workflow-System schief gehen könnten, und wie Sie darauf reagieren. Risikominderung ist immer eine gute Praxis, weil es unvermeidlich ist, dass etwas schief geht. Versuchen Sie herauszufinden, wo es Verzögerungen oder Engpässe geben könnte, die die Produktion verlangsamen, und wie Sie diese schnell beheben können, falls sie auftreten sollten.
3. Wenn Sie den Workflow für ein Projekt verwenden, kann es hilfreich sein, dasselbe Workflow-Management auf die gesamte Organisation anzuwenden. Es kann Probleme in Ihrem Projekt geben, die außerhalb Ihres Zuständigkeitsbereichs liegen und Teil eines schlecht durchdachten Arbeitsablaufs in der Organisation Ihres Unternehmens sind.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Workflow-Management-Software verwenden und dass sie über Tools verfügt, die zu Ihrem Projekt oder Ihrer Organisationsstruktur passen.
5. Ruhen Sie sich auch nicht auf dem Workflow aus, wenn Sie einen einmal eingerichtet und ausgeführt haben, selbst wenn alles gut läuft. Nehmen Sie sich auch die Zeit, ein Audit durchzuführen, den Prozess zu überprüfen und mit Möglichkeiten zur Verbesserung zurückzukommen. Workflow ist kein einmaliger Prozess, sondern ein fortlaufendes und sich ständig weiterentwickelndes System.

Warum ProjectManager das beste Workflow-Management-System ist

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Workflow-Management-Software, die Arbeitsabläufe organisiert, Teams verbindet und es Ihnen ermöglicht, Effizienz zu steigern und die Produktivität zu steigern. Teams können überall in Echtzeit zusammenarbeiten und mit Workflow-Automatisierungstools wie E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Warnungen auf dem Laufenden bleiben.

Arbeiten Sie in mehreren Projektansichten

Das Vorhandensein mehrerer Projektansichten bedeutet, dass Teams so arbeiten können, wie sie es möchten, unabhängig davon, ob sie remote oder in verschiedenen Abteilungen arbeiten. Experten und Neulinge können den Arbeitsablauf in der Kanban-Board-Ansicht von ProjectManager visualisieren. Teams können die Kontrolle über ihren Rückstand übernehmen und diese Aufgaben verwalten. Dann können sie zusammenarbeiten und Sprints planen, während Manager den Arbeitsablauf transparent machen und Ressourcen neu zuweisen können, um Engpässe zu beseitigen, bevor sie die Arbeit verlangsamen.

Verfolgen Sie Probleme auf Dashboards

Wenn Sie den Workflow im Auge behalten, können Sie Probleme erkennen und lösen, bevor sie zu Problemen werden. Die Verwendung des Live-Dashboards von ProjectManager ist wie ein sofortiger Statusbericht. Es erfasst Projektdaten in Echtzeit und berechnet dann automatisch Informationen in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen, die Arbeitsbelastung, Aufgaben und mehr zeigen. Im Gegensatz zu anderer Software, die eine langwierige Einrichtung erfordert, ist das Dashboard von ProjectManager bereit, wenn Sie es sind.

Verbessern Sie Prozesse durch Reporting

Verwenden Sie die Ein-Klick-Berichtstools von ProjectManager, um Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs zu finden. Sie generieren detaillierte Daten zu Zeit, Kosten und mehr. Sie können jeden Bericht filtern, damit Sie sich nur auf die Informationen konzentrieren können, die Sie analysieren möchten. Sie können auch Berichte teilen, um Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist die beste Workflow-Software mit Ressourcenmanagement-Tools, um Arbeitsabläufe schnell und einfach anzupassen. Unser Tool lässt sich in die meisten Apps integrieren und kann das Workflow-Management von Unternehmen mit Portfolio-Management-Funktionen unterstützen. Organisieren Sie sich und testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos!