Warum niemand Ihre E-Mails liest (und was sie stattdessen tun)

Haben Sie manchmal das Gefühl, ignoriert zu werden? Dass trotz Ihrer Bemühungen sicherzustellen, dass jede E-Mail, die Sie schreiben, a) höchst relevant ist; b) prägnant; und c) ohne Klappentext, Ihre Botschaft wird immer noch übersehen?

Viele Unternehmen sind der Meinung, dass die E-Mail-Überlastung das Krisenniveau erreicht hat. Was ist also passiert? Warum der plötzliche Rückgang der Leserzahlen und was lesen die Mitarbeiter stattdessen?

Die größte Herausforderung für interne Kommunikatoren besteht heute darin, Ihre Botschaft von all den anderen digitalen Ablenkungen abzuheben. Ironischerweise besteht ein noch größerer Druck, effektiv zu kommunizieren, da die Mitarbeiter gesetzlich vorgeschrieben sind, in wichtigen Bereichen wie Compliance, Cybersicherheitsschulungen sowie Gesundheit und Sicherheit auf dem Laufenden zu sein.

Hier sind einige Einblicke in die Kräfte, die im Spiel sind, mit Tipps, um eine bessere Kommunikation in der modernen Welt zu meistern.

1) Die Unschärfe von Bring Your Own Device (BYOD)  

Auf den ersten Blick scheint eine BYOD-Politik ein Gewinn für alle zu sein: Arbeitgeber sparen Hardwarekosten; Mitarbeiter verwenden das Produkt ihrer Wahl. Der Marktforscher Gartner Inc. prognostiziert, dass 85 % der Unternehmen bis 2020 eine Art BYOD-Programm haben werden.

Aber verwischt diese Bewegung die Grenze zwischen Arbeit und privatem Gebrauch?

Für Mitarbeiter ist es verlockend, ihr Gerät bei der Arbeit weiterhin so zu verwenden, wie sie es zu Hause tun, dh besuchen Sie Social-Media-Sites, senden Sie private SMS, spielen und mehr. Diese Konvergenz von privater und beruflicher Kommunikation bedeutet, dass Ihre E-Mails in der Nahrungskette weiter nach unten verschoben werden.

Spitze:

Denken Sie kreativ mit dem Format, in dem Sie Ihre Mitteilungen senden. In ihrem Privatleben haben sich Mitarbeiter daran gewöhnt, Nachrichten in reichhaltigen Formaten zu konsumieren.

Videos, Pop-Up-Benachrichtigungen, Ticker, Bildschirmschoner und Newsletter sind wirkungsvolle Formate im internen Kommunikationsmix.

2) Bildschirmgrößen sind kleiner

Die Art und Weise, wie wir E-Mails öffnen und mit ihnen interagieren, hat sich geändert. Heutzutage werden mehr E-Mails auf mobilen Geräten gelesen als auf Desktops. Statistiken besagen, dass 56% der E-Mails jetzt auf einem kleinen Bildschirm geöffnet werden – ein Anstieg von 8% gegenüber vor 12 Monaten.

Die Änderung der Displaygröße hat enorme Auswirkungen auf die Öffnungs- und Leseraten von E-Mails. E-Mails, die schlecht formatiert sind, eine zu kleine Schrift haben und nicht für Mobilgeräte optimiert sind, können die Empfänger sofort abschrecken.

Spitze:

Gestalten Sie Ihre Kommunikation mit Blick auf ein mobiles Publikum. Es ist wahrscheinlich, dass sie Ihre Nachricht unterwegs lesen – buchstäblich (60% der Computerbenutzer checken E-Mails im Badezimmer!).

Die Zeit ist knapp, also stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft direkt auf den Punkt kommt und jeder Call-to-Action deutlich gekennzeichnet ist.

3) Kommunikationsinvasion

Heutzutage gibt es so viele andere Informationsquellen, die Mitarbeiter ablenken und die Menge an Informationen einschränken, die sie tatsächlich konsumieren können.

LinkedIn, Twitter und eine Vielzahl von Newsfeeds spielen eine wichtige Rolle in der Geschäftswelt, aber der Nachteil ist, dass dieses ständige Streaming von Daten die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter ablenkt.

Es gibt alle Anzeichen dafür, dass diese Art von kollaborativen Websites zunehmen, nicht nur an Zahl, sondern auch an Popularität. Mehr digitales Rauschen bedeutet weniger Aufmerksamkeit für den Posteingang.

Spitze:

Sie können nicht viel tun, um diese Bewegung einzudämmen, außer Ihre eigene Kommunikation akut relevant zu machen. Denken Sie wie ein Verlag: Seien Sie diszipliniert in Bezug auf Häufigkeit, Botschaft und Format. Bringen Sie andere dazu, Ihre Nachrichten objektiv zu kritisieren.

Je ansprechender und aufschlussreicher Ihre Nachrichten sind, desto höher ist Ihre Leserschaft.

4) Die Kluft zwischen den Generationen

Laut einer aktuellen Studie mit mehr als 1.000 US-Mitarbeitern widersprechen Babyboomer-Manager (51 – 69 Jahre) und Millennial-Mitarbeiter (18 – 30 Jahre) ihre Kommunikationsstile.

Die jüngere Generation ist in Social-Media-Tools eingetaucht, teilt gerne ihre Meinung mit der Welt und verwendet blitzschnell Zwei-Wege-Instant-Messaging.

Doch die ältere Generation behält ihr Denken bei und fühlt sich mit der öffentlichen Zusammenarbeit weniger wohl. Sie sind mit dem Top-Down-Kommunikationsstil vertrauter und neigen dazu, mehr zu planen.

Spitze:

Der One-Size-Fits-All-Ansatz funktioniert nicht. Ziehen Sie eine Mischung aus Messaging-Kanälen in Betracht, die alle Altersgruppen anspricht. Nicht dringende Inhalte könnten über monatliche Updates paketiert und verteilt werden. Dies lässt Luft für dringende, wichtige Mitteilungen, um die Aufmerksamkeit zu erhalten, die sie verdienen.

Tools für die Zusammenarbeit sind beliebt, insbesondere bei Millennials, aber seien Sie sich der Kritiker bewusst, die behaupten, dass diese Tools eine große Zeitverschwendung sein können.

5) Relevanz für den Leser

Eine Umfrage unter 2.300 Intel-Mitarbeitern ergab, dass fast ein Drittel der eingegangenen Nachrichten als unnötig erachtet wurde. Und von sechs E-Mails, die einen Tag lang ignoriert werden, werden fünf davon endgültig ignoriert.

Mitarbeiter können unwissentlich E-Mail-Systeme sättigen, da sie sich der Entscheidungs- oder Eskalationsprozesse nicht sicher sind und daher sicherheitshalber zu viele Kollegen in ihre Verteilung einbeziehen.

Spitze:

Entwickeln Sie eine „E-Mail-Etikette“-Charta für Mitarbeiter. Der Schwerpunkt sollte auf der Abwägung des Nutzens des Senders gegenüber den Kosten des Empfängers liegen.

Zu den Empfehlungen könnte gehören, dem Drang zu widerstehen, „allen zu antworten“ (häufig genügt es, dem ursprünglichen Absender zu antworten). Schaffen Sie die Weiterleitung langer E-Mail-Threads an alle ab, insbesondere wenn eine komplexe Situation leichter persönlich zu erklären ist.

Und seien Sie diszipliniert, wen Sie in die Verteilerliste aufnehmen, dh müssen die im 'cc'-Feld markierten Personen wirklich die E-Mail erhalten?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Individuen selektiver sind, was ihre Aufmerksamkeit erfordert. Die digitale Revolution hat traditionelle Kommunikationsmethoden auf den Kopf gestellt – und E-Mail ist ein Opfer. Dies hat eine dringend benötigte Überarbeitung der internen Kommunikation und einen Ruf nach kreativeren, ansprechenderen und einprägsameren Inhalten ausgelöst.

Sarah Perry ist die CEO von SnapComms und eine Mitwirkende bei ClickZ