7 Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für das WooCommerce Order Management & Inventory System entscheiden

Wenn Ihr WooCommerce-Geschäft stetig wächst, wächst auch Ihre Frustration mit zeitaufwändigen Inventar- und Auftragsverwaltungsaufgaben. Aus diesem Grund benötigen Sie ein geeignetes WooCommerce-Auftragsmanagement- und Inventarsystem.

WooCommerce bietet die Möglichkeit, eine große Anzahl von Produkten und Bestellungen von 5.000 bis über 10.000 zu hosten . Sogar die FAQ-Seite von WooCommerce kommentiert, dass der „Himmel die Grenze“ ist, da sie Online-Shops mit über 100.000 Produkten gesehen haben, die Tausende von Transaktionen abwickeln.

Tatsächlich eignet sich WooCommerce hervorragend für die Verwaltung einer Handvoll Produkte . Im Admin-Panel > Registerkarte Bestellungen können Sie viel tun:

• Ein bestimmtes Produkt hinzufügen, bearbeiten und verfolgen;
• Preise festlegen;
• Behalten Sie den verfügbaren Bestand im Auge;
• Bestellungen als abgeschlossen, ausstehend, verarbeitet, abgeschlossen, zurückerstattet, storniert oder fehlgeschlagen markieren;
• Fügen Sie Steuern, Rechnungs- und Versanddetails hinzu.

Aber das ist nur für ein Produkt. Können Sie sich vorstellen, diese frustrierenden Aufgaben zu wiederholen? Bei einer wachsenden Anzahl von SKUs, Lagern und Vertriebskanälen kann dies zu einer enormen Aufgabe werden. Sind Sie bereit, dafür wertvolle Zeit und Ressourcen aufzugeben?

Das beste WooCommerce-Inventarverwaltungs-Plugin zu finden, ist keine leichte Aufgabe. Die Besitzer von WooCommerce-Onlineshops sahen sich auch mit anderen bestandsbezogenen Herausforderungen konfrontiert, darunter Einschränkungen bei der Vorbestellung, Website-Skalierung, Themen-Updates und Plugins, die das Front-End stören, und Kompatibilität mit anderer Software. Es stellt sich also die Frage – braucht Ihr Handelsunternehmen ein ausgefeilteres System?

Kommissionierung von WooCommerce-Auftragsverwaltung und Inventarsystem

Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie sich für das richtige Auftragsverwaltungs- und Inventarsystem entscheiden:

Auf welcher Ebene ist Ihr Unternehmen tätig?

Sie sind ein Startup und möchten eine Marktlücke schließen? Sind Sie ein mittelständisches Unternehmen , das Wachstum erlebt und sich mit der Skalierung beschäftigt? Verfügt Ihr Unternehmen über eine umfangreiche Lagerhaltung?

Es ist wichtig, die Filialverwaltung zu vereinfachen. In der Anfangsphase reicht das kostenlose Inventar-Tool von WooCommerce oder eine einfache Excel-Tabelle oder Google Sheet aus, um Produkte zu organisieren, Ihr Inventar und Ihre Rechnungen zu verfolgen und zu analysieren.

Am Anfang ist das Budget knapp, so dass kein Geld für eine dedizierte Bestandsverwaltungssoftware vorhanden ist. Bis Sie einen Umsatz von ca. 100.000 US-Dollar erreichen, kann eine Tabelle für Ihren einfachen Bestandsbedarf ausreichend sein.

Viele KMU mit einem Umsatz zwischen 100.000 und 100 Millionen US-Dollar stellen jedoch fest, dass ihre Inventarkomplexität mit einem leistungsfähigeren Tool verringert wird.

Welche Herausforderungen versuchen Sie zu lösen?

Inventar ist Geld . Das Inventar eines Unternehmens kann potenzielle Einnahmen sein, aber auch potenzielle Einnahmeverluste, wenn Sie es nicht schaffen, Dinge zu verkaufen. Aus diesem Grund benötigen Sie geeignete Bestandsverwaltungstechniken, um Ihnen bei der Verwaltung Ihres Lagerbestands zu helfen. TradeGecko ist hier eine gute Wahl.

Als Kleinunternehmer, der seinen Marktanteil aufgebaut hat, möchten Sie diesen steigern und die Präferenz für Ihre Marke stärken.

Sie haben sogar Ihre Vertriebskanäle erweitert. Aber wie bei 43 % der Geschäftsinhaber verfolgen Sie das Inventar höchstwahrscheinlich von Hand. Sie sind herausgefordert mit:

• Inkonsistente Daten – führen zu Ungenauigkeiten, Missmanagement und Verwirrung bei den Mitarbeitern.
• Zu viel oder zu wenig Lagerbestand – Sie können die Nachfrage nicht vorhersagen, was bei Kunden zu Frustrationen führt, die auf Ihrer Website auf „Nicht vorrätig“-Meldungen stoßen.

Als mittelständisches Unternehmen stehen Sie vor der Herausforderung, erstklassige Kundenerlebnisse zu bieten – über alle Kanäle und verschiedene Regionen hinweg. Sie sind herausgefordert mit:

• Kosten außer Kontrolle
• Effizienter Multi-Channel-Vertrieb, um neue und bestehende Kunden zu erreichen
• Verfolgung von Produkten über Kanäle und Regionen hinweg
• Mit verschiedenen Steuer- und Versandkosten Schritt halten
• Mehrere globale Zahlungsmethoden anbieten
• Ineffizienzen, die die Fähigkeit Ihrer Mitarbeiter beeinträchtigen, ihre Arbeit gut zu erledigen. Mangelnde kontinuierliche Schulung kostet Sie auch Zeit und möglicherweise Ihren Ruf (niedrigere Kundenbewertungen), wenn das Unternehmen seine Versprechen nicht hält.

Sie werden außerdem durch zwei zusätzliche Faktoren herausgefordert: die klare Kommunikation mit Handelspartnern über die Produktverfügbarkeit und die Weitergabe genauer Geschäftskennzahlen an das obere Management.

Sie werden auch herausgefordert mit:

• Verwandeln von Daten in Erkenntnisse aus einer einzigen Quelle der Wahrheit
• Oder das mühsame Zusammentragen von Daten aus unterschiedlichen Systemen.

Als Großunternehmen haben Sie Tausende von SKUs, die regelmäßig verwaltet und aktualisiert werden müssen. Sie sind herausgefordert mit:

• Straffung und Optimierung Ihres Auftragsabwicklungsprozesses
• Steigerung des Umsatzes und Erweiterung der Produktvielfalt
• Anzeigen und Analysieren von Daten – von Preisen, Verfügbarkeit, Funktionen, Bestellungen und Kundenprofilen – konsistent und genau über alle Systeme hinweg.
• Den wachsenden Mitarbeiterstamm mit Wissen und Tools ausstatten, um Lagerbestände zu verwalten, Rücksendungen und Umtausch zu bearbeiten, das Vertrauen der Kunden zu wahren und Betriebsrichtlinien miteinander zu kommunizieren.

Wenn diese Punkte Anklang finden, ist es höchste Zeit, über ein Bestandsverwaltungssystem für Ihr WooCommerce-Geschäft nachzudenken. „Du darfst vorbeigehen. Sie können 200 US-Dollar sammeln.“ Wenn Sie bereit sind, weiterzumachen, denken Sie über die nächsten fünf Fragen nach.

Wie viel bist du bereit zu zahlen?

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr Budget zu definieren. Bestands- und Auftragsverwaltungssysteme können von frei bis sechsstellig sein. Wenn Sie einen vorgegebenen Budgetbereich haben , ist es einfacher, Ihre Suche auf einige wenige Angebote zu verfeinern, die am besten zu Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Budget, Ihren Bedürfnissen und Ihrer Betriebskapazität passen.

Überlegen Sie auch, mit welchen Preismodellen Sie zufrieden sind: eine unbefristete Lizenz oder ein Abonnementmodell (monatlich, vierteljährlich oder jährlich).

Eine unbefristete Lizenz wird oft mit On-Premise-Software korreliert, während ein Abonnementmodell (SaaS oder Software-as-a-Service) die Cloud für die Datenspeicherung und -verarbeitung nutzt. Es wird auch eine interessante Übung sein, um zu berechnen, wie schnell sich Ihre Investition amortisiert.

Was sind deine Must-Have-Features?

Bevor Sie ein Budget festlegen, ist es am besten, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu verstehen. Ihre Antworten auf Frage Nr. 2 (oben) können in detaillierte, spezifische Anforderungen unterteilt werden, denen jeder zustimmen oder ein Veto einlegen kann.

Welche sind Must-haves oder Nice-to-have? Kategorisieren Sie Ihre Funktionsanforderungen:

• Funktionale Anforderungen: Wie sollte es aus Sicht des Endbenutzers funktionieren? Betrachten Sie seine Intuitivität, Zuverlässigkeit, Leistung und Anpassungsfähigkeit.
• Betriebsanforderungen: Wie einfach ist die Lösung zu betreiben? Berücksichtigen Sie Protokollierung, Start-/Herunterfahrkontrollen, Ressourcenverbrauch, Backup, Verfügbarkeit und Überwachungsfunktionen.
• Technische Anforderungen: Kann es technische Aufgaben – wie Bestandsverfolgung, Auftragsverwaltung, Versand, Einkauf usw. – auf der von Ihnen gewünschten granularen Ebene ausführen? Kann es in andere Systeme integriert werden?
• Übergangsanforderungen: Welche Schritte sind für eine reibungslose Implementierung der Lösung/Software erforderlich?

Um zu bekommen, was Sie wollen, müssen Sie es genau definieren. Vergleichen Sie Ihre Must-Haves mit der Funktionsliste jeder Plattform/Lösung. Kann es mit Ihnen und den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen?

Welche Art von Berichten und Analysen sind am nützlichsten?

Um im Handel erfolgreich zu sein, müssen Sie in der Lage sein, die Leistung zu verfolgen und vorauszuplanen. Ausgeklügelte Bestandsverwaltungssysteme verfügen über Tools wie Verkaufsberichte und Funktionen zur Bedarfsprognose, die Ihnen helfen, strategische Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen. Es gibt auch viele WooCommerce-Berichts- und Analyse-Plugins sowie Optionen zum Einrichten des Conversion-Trackings in WooCommerce.

Wird es Ihnen erlauben:

• Performance über alle Vertriebskanäle hinweg verstehen und analysieren?
• Wachstumschancen erkennen?
• Mit Nachfrageprognosen den Umsatz maximieren und Fehlbestände minimieren?
• Rentabilität planen?
• Zur Klarheit Provisionen berechnen?
• Erhalten Sie Verkaufs- und Bestandsberichte, wo immer Sie sind?
• Sehen Sie Ihre Finanzen (einschließlich Steuern und Zahlungen) klar?
• Erfahren Sie mehr über Ihre Kunden und deren Verhalten?
• Einen genauen Überblick über Ihre Kosten, Margen und Gewinne erhalten?
• Echtzeit-Einblicke in Online- und Ladenaktivitäten gewinnen?
• Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte basierend auf Ihren spezifischen Kriterien?

Wer wird das System nutzen?

Bestimmen Sie, wie viele Mitarbeiter regelmäßig Zugriff auf das Warenwirtschaftssystem benötigen. Die meisten Preisstrukturen werden nach der Anzahl der Gesamtbenutzer berechnet; für zusätzliche Benutzer entstehen zusätzliche Kosten.

Finden Sie auch heraus , wer das System von wo aus verwenden wird . Sie könnten Lieferanten, B2B-Großhändler, Kunden oder das obere Management haben, die Ihr Bestandsverwaltungssystem verwenden.

Wenn mehrere Teams oder Personen regelmäßig aus verschiedenen Regionen auf Ihr System zugreifen, ist es möglicherweise ratsam, eine Cloud-basierte Bestandsverwaltungslösung zu wählen, die automatisch in Echtzeit aktualisiert wird, damit jeder sie sehen kann.

Benötigen Sie eine Schulung oder Unterstützung?

Die meisten Anbieter bieten unterschiedliche Niveaus und Arten von Unterstützung sowie Schulungsressourcen an, obwohl die Kosten variieren können. Einige Anbieter bieten kostenlosen Support, der im Abonnement enthalten ist, während andere je nach benötigtem Supportniveau und Abonnementstufe zusätzliche Gebühren erheben.

Fazit zum WooCommerce-Bestellverwaltungssystem

Wenn es um Ihr WooCommerce-Geschäft geht, sind Ihre Zeit und Ihr Inventar gleich Geld. Aber es muss nicht viel Zeit oder Ressourcen verbrauchen. Es liegt in Ihrem Interesse, den Bestand effizient und effektiv zu verwalten, um den Cashflow zu gewährleisten und Geld zu sparen.

Die Verwendung eines Bestandsverwaltungssystems ermöglicht es Ihnen, die Kontrolle über Ihren Bestand zu erlangen, so dass Sie Ihren Gewinn maximieren, Kosten senken und die Produktivität und den Teamgeist Ihres Unternehmens steigern können. Ich empfehle, TradeGecko als Ihr Go-to-WooCommerce-Bestellverwaltungssystem zu verwenden.

TradeGecko ist eine Handelsplattform, die Unternehmern, Gründern und unabhängigen Marken die Handelssuperkräfte gibt, die sie brauchen, um ein fantastisches Geschäft aufzubauen.

Ihre Cloud-basierte Plattform ebnet die Wettbewerbsbedingungen und verschafft KMUs den Wettbewerbsvorteil durch Automatisierung, KI und Integration mit globalen Plattformen.

Und für Buchhaltungsanforderungen empfehle ich die Verwendung von QuickBooks (siehe WooCommerce QuickBooks-Integration) oder Xero, das auch in WooCommerce integriert werden kann (siehe WooCommerce Xero-Integrationsmethoden).