Was ist Workflow-Automatisierung? Eine Kurzanleitung

„In-the-Zone“ zu sein, ist immens wertvoll. Auf der anderen Seite ist es ärgerlich, aus Ihrer Zone herausgeholt zu werden, um Routinearbeit zu erledigen. Die Workflow-Automatisierung kann dieses Problem lösen und Sie und Ihr Team produktiv bleiben lassen.

Software zur Workflow-Automatisierung lässt Teams den Überblick über die großen Dinge behalten, während die Routineaufgaben im Hintergrund erledigt werden. Der Einsatz von Workflow-Automatisierung sorgt für effizientere Geschäftsprozesse.

Was ist Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung rationalisiert Geschäftsprozesse durch Auslöser, die Aktionen auslösen. Es funktioniert hinter den Kulissen in Softwareanwendungen, um Aufgaben voranzutreiben oder ihren Status, ihre Priorität, Tags usw. zu ändern.

Sie können die Automatisierung auf viele verschiedene Anwendungen anwenden. Im Projektmanagement können Sie Aufgaben automatisieren, indem Sie Trigger anwenden, die ausgelöst werden, wenn bestimmte Parameter erfüllt sind. Ein Workflow ist eine Reihe von häufig wiederholbaren Schritten, die ausgeführt werden, um einen Geschäftsprozess abzuschließen.

Um die Workflow-Automatisierung zu nutzen, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software. ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die entwickelt wurde, um hybride Teams zu verbinden. Es verfügt über mehrere Projektansichten, und Sie können Funktionen für jede von ihnen automatisieren. Sie können beliebig viele Auslöser hinzufügen. Es gibt sogar eine Aufgabengenehmigung, um den Prozess zu steuern und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen den Status einer Aufgabe ändern können. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit der Workflow-Automatisierung.

Warum Workflow-Automatisierung?

Die Verwendung der Workflow-Automatisierung bietet viele Vorteile. Der Hauptgrund ist, dass es Zeit spart, indem es Ihre Geschäftsprozesse rationalisiert. Ihre Teams können sich auf die kreativeren Aspekte ihrer Arbeit konzentrieren, während die Software notwendige, aber mühsame kleinere Aufgaben automatisiert.

Die Workflow-Automatisierung hilft Ihnen nicht nur, schneller zu arbeiten, sondern reduziert auch die Fehler, die Sie machen. Wenn die Arbeit automatisiert wird, wird das Potenzial für menschliche Fehler beseitigt. Seien wir ehrlich; In den meisten Fällen müssen wir zurückgehen und einen Fehler beheben, der durch einen Tippfehler oder ein anderes kleineres Problem verursacht wurde. Die Workflow-Automatisierung eliminiert diese Fehler aus der Gleichung.

Wenn Sie durch weniger Pannen Zeit sparen, können Sie Ihr Unternehmen einfacher skalieren, was ein weiterer Vorteil der Workflow-Automatisierung ist. Die Workflow-Automatisierung kann ein kleines Unternehmen wettbewerbsfähiger machen, insbesondere im Wettbewerb mit großen Unternehmen. Workflow-Automatisierung hilft Unternehmen, schneller zu arbeiten, Leads schneller abzuschließen und Zeit für geschäftige Arbeit freizugeben, damit sie ihre Kunden besser bedienen können.

Es ist auch hilfreich, wenn Sie die Einhaltung von Richtlinien einhalten müssen. Sie werden feststellen, dass Genehmigungszyklen verkürzt werden und Manager mehr Transparenz und Kontrolle haben. Sie werden auch feststellen, dass es die Teammoral steigert, da sie sich auf die Talente konzentrieren können, für die Sie sie eingestellt haben. Arbeitsbelastung verwalten, Prozessverbesserung: Die Gründe für den Einsatz von Workflow-Automatisierung können endlos sein.

Was ist Workflow-Automatisierungssoftware?

Der Zweck von Workflow-Automatisierungssoftware besteht darin, den Geschäftsbetrieb einfacher zu verwalten. Dies führt, wie oben erwähnt, zu mehr Effizienz und Produktivität und verbessert das Kundenerlebnis. Beispielsweise verfügen das Gantt-Diagramm von ProjectManager und andere Projektansichten über integrierte Automatisierungsfunktionen, mit denen Sie Ihre Arbeit besser und in kürzerer Zeit verwalten können.

Workflow-Automatisierungssoftware funktioniert durch die Standardisierung und Automatisierung von Formularen und Prozessen, einschließlich der Art und Weise, wie Daten zwischen Systemen ausgetauscht werden. Mit anderen Worten, es handelt sich um eine strukturierte Bewegung von Daten zwischen Systemen. Aber alles, was Sie wissen müssen, ist, dass es funktioniert, indem Sie sagen: „Wenn dies, dann das.“

Fachleute aus verschiedenen Branchen können Workflow-Automatisierungssoftware verwenden, beispielsweise im Marketing. Dort kann es die Lead-Sammlung optimieren, bezahlte Kampagnen verwalten, Metriken melden und vieles mehr. Social-Media-Manager können damit Inhalte plattformübergreifend teilen. Der Vertrieb kann Interessenten kontaktieren, Demos planen und die Vertriebspipeline verfolgen. Es kann auch Buchhaltungsunternehmen, E-Commerce und natürlich Projektmanagement dienen.

ProjectManager ist eine solche Workflow-Automatisierungssoftware, eingebettet in Arbeits- und Projektmanagement-Software. Das bedeutet, dass es über die Funktionen verfügt, die Sie zum Planen, Überwachen und Berichten über Ihr Projekt benötigen, aber Sie können auch viele dieser Geschäftsprozesse automatisieren.

So automatisieren Sie einen Workflow-Prozess

Wenn Sie einen Workflow-Prozess automatisieren, müssen Sie Regeln für den Pfad festlegen, den eine Aufgabe nimmt, während sie sich durch Ihren Workflow bewegt. Oft können Sie auch diejenigen identifizieren, die befugt sind, eine Aufgabe voranzutreiben und ihren Status zu ändern.

1. Das erste, was Sie tun müssen, ist, die Regeln für die Software festzulegen, damit sie weiß, was sie tun soll. Standardmäßig hat jeder, der an der Aufgabe arbeitet, die Berechtigung, ihren Status zu ändern. Der Grundzustand fließt von To-do, Doing bis Done. Status können jedoch bearbeitet oder neue zum Workflow hinzugefügt werden.
2. Jetzt möchten Sie Regeln für jeden Status erstellen. In den meisten Fällen können Sie für jeden Status mehrere Regeln hinzufügen. Wählen Sie die Berechtigungen, die zum Prozess passen. Das heißt, vielleicht kann jeder im Team eine Aufgabe vom Status „Zu erledigen“ in den Status „In Bearbeitung“ verschieben, aber Sie möchten nur, dass ein Manager die Änderung zum Status „Erledigt“ genehmigt. Bei den meisten Workflow-Automatisierungen können Sie einschränken, wer den Status ändern kann.
3. Diese Genehmigungseinstellung kann für jede Phase des Prozesses festgelegt werden. Daher können Sie entscheiden, wer den Status ändern kann und wer nicht, wenn Sie Ihre Workflow-Automatisierung einrichten. Dies ermöglicht eine Qualitätskontrolle und gibt Managern ein Gefühl der Sicherheit, dass die Arbeit gemäß den im Projektplan festgelegten Standards ausgeführt wird.
4. Nachdem Sie alle Ihre Auslöser, Aktionen und Genehmigungen eingerichtet haben, müssen Sie den Workflow speichern. Mit vielen Softwaretools zur Workflow-Automatisierung können Sie auch einen benutzerdefinierten Workflow von einem Projekt in ein anderes kopieren.

Die meisten Workflow-Automatisierungen mit Aufgabengenehmigungen verfügen auch über Auslöser, die automatisch die Person benachrichtigen, die berechtigt ist, den Status zu ändern, um den Prozess am Laufen zu halten. Häufig kann der eingeschränkte Benutzer eine Genehmigung anfordern, um Engpässe zu vermeiden.

Beispiel eines automatisierten Workflows im ProjectManager

ProjectManager verfügt über automatisierte Arbeitsabläufe, die einer einfachen „Wenn, dann“-Logik folgen. Sie können so viele Trigger verwenden, wie Sie benötigen, um Aktionen innerhalb eines Workflows festzulegen.

Wir haben Auslöser für Status, Priorität, Fortschritt, Entfernen oder Hinzufügen von Tags, Genehmigung, Hinzufügen oder Entfernen eines Beauftragten, geplante Stunden, tatsächliche Stunden, verbleibende Stunden, tatsächliche Kosten, geplante Kosten, geplante Dauer und tatsächliche Dauer.

Diese Auslöser können folgende Aktionen erstellen: Status festlegen auf, Benutzer zuweisen auf, Priorität festlegen auf, Fortschritt festlegen auf, Tags hinzufügen und Tags entfernen. Diese Aktionen erfolgen automatisch, wenn der Benutzer einen Auslöser auslöst, es sei denn, dieser Benutzer ist nicht berechtigt, den Status der Aufgabe zu ändern. Wenn dies der Fall ist, wird der Berechtigte automatisch benachrichtigt oder der Benutzer kann eine Genehmigung anfordern.

Sie können jedem Workflow Automatisierungsregeln hinzufügen, selbst wenn dieser Workflow nicht angepasst ist. Regeln können je nach Bedarf sehr einfach bis sehr komplex sein. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel dafür, wie die Workflow-Automatisierung in unserer Software aussieht.

ProjectManager bietet Ihnen Workflow-Automatisierung und vieles mehr

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Arbeits- und Projektmanagement-Software, die mehrere Projektansichten hat und durch und durch kooperativ ist, damit hybride Teams arbeiten können, wann, wo und wie sie wollen. Automatisierung ist nur das Sahnehäubchen auf dem Kuchen.

Planen Sie interaktive Gantt-Diagramme ein

Workflow-Automatisierung, benutzerdefinierte Workflows und Aufgabengenehmigungen helfen, Ihre Prozesse zu rationalisieren, aber zuerst müssen Sie einen Projektplan haben. Manager können mit Online-Gantt-Diagrammen planen, die es einfach machen, Abhängigkeiten zu verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden, Meilensteine ​​festzulegen, um den Fortschritt zu verfolgen und mit dem Team und den Beteiligten zu teilen. Sie können nach dem kritischen Pfad filtern und dann Ihre Baseline festlegen, um Ihren geplanten Aufwand in Echtzeit mit Ihrem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen.

Anzeige von Fortschritt und Leistung mit Echtzeit-Dashboards

Ihr Team erhält seine Aufgaben und kann an mehreren Projektansichten zusammenarbeiten, z. B. Aufgabenlisten, Kanban-Tafeln und Kalenderansichten, die alle zusammen aktualisiert werden, sodass es eine einzige Quelle der Wahrheit gibt. Aber wie überwachen Sie ihre Aktivitäten, insbesondere wenn sie nicht im Büro arbeiten? Unser Echtzeit-Dashboard sammelt automatisch Live-Daten und übersetzt sie in farbige Grafiken, die sechs Projektkennzahlen verfolgen. Das Beste daran ist, dass keine Einrichtung erforderlich ist.

Tauchen Sie mit One-Click-Berichten tiefer in die Daten ein

Wenn Sie mehr als nur einen Überblick über Ihr Projekt benötigen, können unsere Berichte auf Knopfdruck erstellt werden, um Ihnen Daten zu Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung und vielem mehr zu liefern. Alle Berichte können gefiltert werden, um Ihnen nur das anzuzeigen, was Sie sehen möchten. Anschließend können sie als PDF-Anhang geteilt oder sogar ausgedruckt werden, wenn Ihre Stakeholder auf diese Weise auf dem Laufenden bleiben möchten.

Wir haben nicht nur Workflow-Automatisierung, sondern auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungen, um Sie auf dem Laufenden zu halten, wenn jemand eine Aufgabe, an der Sie arbeiten, kommentiert oder aktualisiert. Manager können den Fortschritt dieser Aufgaben mit sicheren Stundenzetteln verfolgen und sicherstellen, dass die Aufgaben ihres Teams mit Ressourcenmanagement-Tools ausgewogen sind, die sicherstellen, dass alle ausgelastet sind. Wir decken alle Grundlagen im Projektmanagement ab.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagement-Software für hybride Teams. Mit Workflow-Automatisierung, mehreren Projektansichten und einer kollaborativen Plattform können Teams effizienter arbeiten und Manager haben die Tools, um die Qualität im Projekt zu kontrollieren. Schließen Sie sich den Teams von so unterschiedlichen Organisationen wie der NASA, Siemens und Nestle an, die unser Tool nutzen, um erfolgreich zu sein. Fangen Sie noch heute kostenlos an.