Projekt-Kickoff-Meeting: So schreiben Sie eine Kickoff-Meeting-Agenda

Projektmanager investieren viel Zeit und Mühe in die Untersuchung der Realisierbarkeit ihres Projekts. Aber all diese Arbeit ist sinnlos, wenn sie den Zweck des Projekts nicht an ihr Team und ihre Kunden kommunizieren. Deshalb ist ein Kickoff-Meeting so wichtig.

Ein Kickoff-Meeting bringt alle auf dieselbe Seite. Team und Auftraggeber kennen das Leitbild, die Vision und den Projektplan. Das alles ist Teil der Meeting-Agenda und stellt sicher, dass das Projektteam auf dem richtigen Fuß startet.

Was ist ein Projekt-Kickoff-Meeting?

Das Projekt-Kickoff-Meeting kommuniziert die Projektziele und -vorgaben, um sicherzustellen, dass das Projektteam und der Kunde sich darüber im Klaren sind, was sie im Projekt tun sollten.

Diese Aktivität ist Teil der Projektinitiierungsphase. Ein Kickoff-Meeting wird in der Regel vom Projektleiter geleitet. Oft gibt es ein internes Kickoff-Meeting nur mit dem Projektteam und ein späteres externes Kickoff-Meeting, an dem der Projektauftraggeber, der Projektsponsor oder der Stakeholder beteiligt sind.

Im Meeting erklärt der Projektmanager dem Team den Projektumfang, Hintergrundinformationen und den Projektzeitplan. Ein Kickoff-Meeting soll den richtigen Ton für das Projekt setzen, wenn es in die Ausführungs-, Überwachungs- und Steuerungsphase übergeht. Ein gut geführtes Kickoff-Meeting kann zu einem erfolgreichen Projektabschluss führen.

Was ist der Zweck eines Kickoff-Meetings?

Ein Kickoff-Meeting dient in erster Linie dazu, das Projektteam auf einen Nenner zu bringen. In dem Meeting erläutern die Projektmanager gemeinsame Ziele, die das Team bei der Ausführung seiner Aufgaben im Auge behalten sollte. Es bestimmt den Projekterfolg.

Beim Kickoff-Meeting stellt der Projektleiter auch das Projektteam vor. Es ist wichtig, dass jeder weiß, mit wem er zusammenarbeitet und was seine Rollen und Verantwortlichkeiten sind. Dies vermeidet später im Projekt Konflikte, die die Arbeit verzögern und den Projektzeitplan gefährden können.

Das Team kann dem Projektleiter Fragen stellen, bis er das Projekt und seinen Anteil daran fest im Griff hat. Da dieses Meeting persönlich und nicht per E-Mail oder gemeinsam genutzten Dokumenten stattfindet, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen. Dies hilft zu vermeiden, dass der Bereich auf der ganzen Linie kriecht.

Während des Kickoff-Meetings werden viele Informationen ausgetauscht, darunter auch, welche Projektmanagement-Software das Team verwenden wird. ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Projektmanagement-Tool mit unbegrenztem Dateispeicher, um Dokumente in einem zentralen Hub zu speichern, auf den das Team leicht zugreifen kann. Sie können mehrere Projektansichten verwenden, um relevante Dokumente an ihre Aufgaben anzuhängen, um sie auf Kurs zu halten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Beispiel für eine Kickoff-Meeting-Agenda

Ein Kickoff-Meeting ist je nach Art des Projekts unterschiedlich. Einige sind strukturierter und formeller, bei denen der Projektmanager vor dem Kickoff-Meeting viele Vorbereitungen trifft. Kleinere Projekte können ein Kickoff-Meeting ohne Demo oder Deck haben.

Eines ist üblich, unabhängig davon, um welche Art von Kickoff-Meeting es sich handelt; die Tagesordnung. In den meisten Fällen enthält die Kickoff-Agenda die folgenden Punkte, die alle für ein gut durchgeführtes Kickoff-Meeting von entscheidender Bedeutung sind.

1. Projekthintergrund

Als Teil des Projektvorschlags ist der Projekthintergrund eine Geschichte des Projekts und wie es entstanden ist. Es zeigt die Forschung, die zu grünem Licht geführt hat, und warum das Projekt notwendig ist.

Dazu gehört das Warum, Wo und Wie Ihrer Projektumsetzung. Sie haben die aktuelle Situation detailliert beschrieben, was das Problem ist und wie das Projekt es löst. All dies wird durch verlässliche Daten gestützt. Der Projekthintergrund wird in einem Projektvorschlag verwendet, um die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten. Es hilft auch, das Projekt während des Projektstarts in einen Kontext zu stellen.

2. Überblick über den Projektumfang

Die Projektumfangsübersicht ist eine detaillierte Beschreibung der Projektarbeit, die Ihr Team für ein erfolgreiches Projekt durchführen muss. Die Bedingungen dieser Arbeit werden durch den Projektzeitplan und das Projektbudget definiert.

Durch das Verständnis der Ziele und Anforderungen, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind, können Projektmanager Kosten und Zeit genauer prognostizieren. Indem sie dem Projektteam den Projektumfang erklären, haben sie eine bessere Vorstellung von den Einschränkungen der Aufgaben, die ihnen zur Ausführung zugewiesen werden.

3. Überblick über die Projektzeitachse

Die Ergebnisse des Projekts sind auf einer chronologischen Zeitleiste angeordnet, die als Fahrplan für das Projekt dient. Dies ist das Rückgrat eines jeden Projektzeitplans und sollte mindestens Meilensteine, Aufgaben, alle Abhängigkeiten und Fälligkeitsdaten enthalten.

Die Übersicht über den Projektzeitplan ist für das Team von entscheidender Bedeutung, da es die Aufgabe hat, diese Fristen einzuhalten und diese Ergebnisse zu erbringen. Daher müssen diese Informationen klar kommuniziert werden. Es sollte bei niemandem im Projektteam Verwirrung darüber aufkommen, was zu tun ist.

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4. Überblick über das Risikomanagement

Bei der Erstellung des Projektplans muss ein Projektmanager auch einen Risikomanagementplan entwickeln. Dies ist der Prozess der Analyse von Risiken, die während des Projekts auftreten könnten. Anschließend legen Sie fest, welche Schritte erforderlich sind, um auf diese Probleme zu reagieren, wenn sie auftreten.

Sie priorisieren Risiken basierend darauf, wie sie sich auf das Projekt auswirken. So entwickeln Sie eine Risikominderungsstrategie, die beinhaltet, wer für welches Risiko verantwortlich ist, wenn es eintritt. Das Projektteam muss wissen, wer für Risiken verantwortlich ist, und diese Probleme schnell erkennen.

5. Rollen und Verantwortlichkeiten

Der Projektmanager ist verantwortlich für die Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams. Das heißt, die Position des Teammitglieds im Team, die ihm zugewiesenen Aufgaben und die Pflichten seiner jeweiligen Rolle in Bezug auf das größere Team und das Projekt.

Dies ist im Grunde eine Stellenbeschreibung. Es muss während des Kickoff-Meetings an das Projektteam verteilt werden. Es gibt einen Überblick über die Tätigkeit, eine Liste der Verantwortlichkeiten und wozu diese Person berechtigt ist. Ebenfalls enthalten ist, wem sie Bericht erstatten, sodass es eine klare Befehlskette gibt.

6. Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements

Es gibt viele Möglichkeiten, ein Projekt zu verwalten. Dazu gehören eine traditionellere Methodik wie Wasserfall, ein iterativer agiler Ansatz oder ein Hybrid, der verschiedene Arbeitsmanagementstile nahtlos miteinander verbindet. Sie müssen auch ein Projektmanagement-Tool auswählen, das zur verwendeten Methodik passt.

Das Projektteam muss wissen, wie das Projekt verwaltet wird und was sein Teil sein wird, einschließlich des Projektmanagement-Softwaretools, das es verwenden wird. In einigen Fällen erfordert dies eine Schulungsphase für das Team, damit es die Methodik und die Verwendung der Projektwerkzeuge versteht. All dies wird beim Kickoff-Meeting besprochen.

So führen Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting durch

Das sind eine Menge Informationen, die Sie an das Projektteam weitergeben können. Wie können Sie sicherstellen, dass alle mit diesem Wissen aus dem Kickoff-Meeting gehen? Hier sind einige Hinweise, um sicherzustellen, dass Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting erfolgreich durchführen:

• Vorbereiten: Sie haben das Projekt in der Initiierungsphase gründlich recherchiert und dokumentiert, um es Ihren Stakeholdern zu verkaufen, jetzt müssen Sie dasselbe dem Projektteam gegenüber tun. Dazu gehört sicherzustellen, dass alle teilnehmen, dass jemand Notizen macht, um sie später zu teilen, und eine Agenda zu haben, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
• Stellen Sie sich und das Team vor: Dies ist das erste Mal, dass das gesamte Projektteam zusammengestellt wurde, also nehmen Sie sich etwas Zeit, damit sich alle vorstellen. Es ist keine schlechte Idee, ein wenig Zeit für einige Eisbrecher-Fragen einzuplanen, um die notwendige Intimität für eine bessere Teamarbeit zu ermöglichen.
• Definieren Sie das Projekt: Stellen Sie sicher, dass dem Team klar ist, was der Zweck des Projekts ist und wie sich das Projektleitbild auf die Ziele des größeren Unternehmens bezieht. Nehmen Sie sich Zeit, um alle Fragen zu beantworten, die das Team haben könnte, um sicherzustellen, dass alle es verstehen.
• Verteilen Sie den Projektplan: Der Projektplan sollte ein Handout im Kickoff-Meeting sein, einschließlich der Budgetzeitleiste, aber jetzt können Sie ihn im Detail durchgehen und sicherstellen, dass jeder die wichtigsten Informationen versteht, wie z. B. die Projektzeitleiste, wichtige Meilensteine ​​​​und Leistungen.
• Projektumfang definieren: Stellen Sie sicher, dass das Team den Projektumfang und die wichtigsten Projektinformationen kennt. Dies trägt dazu bei, Scope Creep zu vermeiden, indem die Erwartungen des Teams verwaltet werden.
• Teilen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten: Wenn das Team eine gemeinsame Geschichte hat, ist dieser Schritt vielleicht nicht so wichtig, aber es ist entscheidend für neue Teams, ihre Beziehungen zueinander zu verstehen.
• Erklären Sie die zentrale Quelle der Wahrheit: Haben Sie eine zentrale Quelle der Wahrheit für das Team, um den Status des Projekts zu kennen. Das heißt, das Team braucht einen gemeinsamen Ort mit Echtzeitdaten, damit jeder immer den Status des Projekts und seinen Platz darin kennt.
• Stellen Sie Fragen, nächste Schritte und To-Do-Listen: Öffnen Sie vor dem Abschluss das Wort für alle Fragen, um sicherzustellen, dass allen klar ist, was beim Kickoff-Meeting geteilt wurde. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um zu erklären, was als nächstes passieren wird, einschließlich aller Aufgabenlisten für das Team nach dem Kickoff-Meeting. Unsere kostenlose Vorlage für Aktionspunkte kann dabei helfen.

Nächste Schritte nach Ihrem Projekt-Kickoff-Meeting

Apropos nächste Schritte: Sie sind ein wichtiges Sprungbrett nach dem Kickoff-Meeting, um das Team in Aktion zu setzen. Damit beginnt die Ausführungsphase des Projekts. Es ist ein Meilenstein, der wahrscheinlich im Projektplan vermerkt ist.

Während es während des gesamten Projekts häufige Meetings geben wird, ist das Kickoff-Meeting insofern einzigartig, als es das gesamte Projektteam einbezieht. Es ist unwahrscheinlich, dass alle wieder zur gleichen Zeit und am selben Ort zusammengebaut werden. Deshalb ist die richtige Projektmanagement-Software so wichtig.

Wie oben erwähnt, ist eine zentrale Quelle der Wahrheit der Schlüssel, um alle im Projektteam in Verbindung zu halten. Es sollte in Echtzeit aktualisiert werden und den Prozess transparent machen. Das bedeutet, dass jeder weiß, was die anderen tun und wie sie in dieses Bild passen. Das ist der beste Weg, um Engpässe zu vermeiden, andere Teammitglieder zu blockieren und das Projekt auf Kurs zu halten.

Wie ProjectManager nach Ihrem Kickoff-Meeting helfen kann

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Arbeitsverwaltungssoftware, die in Echtzeit plant, überwacht und Berichte erstellt, damit hybride Teams besser zusammenarbeiten können, um den Projektzweck zu erfüllen. ProjectManager wurde mit mehreren Projektansichten entwickelt, die es Teams ermöglichen, so zu arbeiten, wie sie es möchten, unabhängig von ihrem Fachwissen, Standort oder ihrer Methodik.

Planen Sie voraus auf interaktiven Gantt-Diagrammen

Manager haben die Funktionen, die sie benötigen, um die Projektmission in interaktiven Gantt-Diagrammen vorauszuplanen, die Aufgaben organisieren, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine ​​hinzufügen. Sie können aber auch nach dem kritischen Pfad filtern und eine Baseline festlegen, um Projektabweichungen in Echtzeit zu verfolgen. Der Projektplan kann dann mit Teams und Stakeholdern geteilt werden, sodass jeder immer weiß, was er tut und wie es in das Gesamtbild passt.

Verwalten Sie die Arbeit auf Kanban-Boards

Teammitglieder können die Projektansichten Aufgabenliste, Kalender oder Kanban-Tafel verwenden, um ihre eigene Arbeit zu verwalten und produktiv zu bleiben. Kanban-Boards visualisieren den Arbeitsablauf für das agile Team, das seinen Rückstand verwalten und Sprints planen muss. In der Zwischenzeit erhalten Manager Einblick in die Prozesse ihres Teams und können Ressourcen nach Bedarf neu zuweisen, um Engpässe und kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.

Verfolgen Sie die Leistung in Echtzeit

Fortschritt und Leistung sind immer auf dem Bildschirm mit Live-Dashboards. Es ist keine zeitaufwändige Konfiguration erforderlich. Daten werden gesammelt und die Zahlen werden automatisch verarbeitet. Dann werden sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt, die Kosten, Zeit und andere Projektkennzahlen zeigen.

Alles, was Sie in einem Kickoff-Meeting zum Projekterfolg verfolgen müssen, finden Sie in ProjectManager. Von Ein-Klick-Berichten, die gefiltert und geteilt werden können, bis hin zu E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen, um alle immer auf dem Laufenden zu halten, Ressourcenverwaltungsfunktionen und mehr, ProjectManager ist das einzige hybride Arbeitsverwaltungstool, das Sie jemals brauchen werden.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die die Arbeit organisiert, damit Sie von Kickoff-Meetings bis zum Projektabschluss produktiv bleiben. Schließen Sie sich den Zehntausenden von Teams an, die unsere Software bereits in so unterschiedlichen Organisationen wie der NASA, Siemens und Nestlé einsetzen. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!