So schreiben Sie einen Arbeitsumfang (Beispiel enthalten)

Was ist ein Arbeitsumfang?

Ein Arbeitsumfangsdokument ist eine Vereinbarung über die Arbeit, die Sie an dem Projekt durchführen werden. Ein Arbeitsumfang im Projektmanagement umfasst Leistungen, einen Zeitplan, Meilensteine ​​und Berichte. Schauen wir uns jedes dieser Elemente unten genauer an.

Leistungen

Das liefert Ihr Projekt natürlich. Ob es sich um ein Produkt oder eine Dienstleistung handelt, es ist der Grund, warum Sie das Projekt für Ihren Kunden, Stakeholder oder Sponsor durchführen. Was auch immer diese Leistung ist, und es kann eine Art Dokument oder Bericht, Software, Produkt, Build (oder alles oben Genannte) sein, Sie müssen jeden Artikel hier eindeutig identifizieren. Das Erstellen eines Projektstrukturplans kann bei diesem Schritt hilfreich sein.

Zeitleiste

Stellen Sie sich einen Zeitplan als eine Straße vor, die vom Beginn eines Projekts bis zu seinem Ende führt. Es ist ein Abschnitt des Dokuments, der die Hauptphasen im Zeitplan der Projektdauer beschreibt. Es sollte auch die Punkte im Projekt markieren, an denen Ihre Ergebnisse fertig sind. Wie Sie sich vorstellen können, ist es wichtig, den Gesamtplan eines jeden Projekts auszuarbeiten. Dies wird am besten visuell dargestellt, wie ein aufgerollter Gantt-Diagrammplan, damit die Beteiligten die Zeitachse auf hoher Ebene sehen können.

Mit ProjectManager können Sie mit unserem Online-Gantt-Diagramm-Ersteller in Sekundenschnelle eine Zeitleiste erstellen. Erstellen Sie ein Budget, weisen Sie Aufgaben zu, fügen Sie Abhängigkeiten hinzu und vieles mehr. Präsentieren Sie dann Ihrem Team und Ihren Stakeholdern, um das Projekt auf den richtigen Weg zu bringen. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.

Meilensteine

Projekte können sehr lang und komplex sein, weshalb sie über eine Zeitachse angelegt und in überschaubarere Teile, sogenannte Aufgaben, unterteilt werden. Größere Projektphasen werden durch sogenannte Meilensteine ​​gekennzeichnet. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt des Projekts überwachen, um sicherzustellen, dass es Ihrem geplanten Zeitplan entspricht. Definieren Sie Ihre wichtigsten Meilensteine ​​auf einer Zeitleiste im Dokument zum Arbeitsumfang, einschließlich Projektstarts, Besprechungen, Übergaben usw.

Berichte

Sie werden diese während des gesamten Projekts generieren und entweder an Ihr Team oder Ihren Kunden, Stakeholder oder Sponsor liefern. Dazu können Statusberichte, Fortschrittsberichte, Abweichungsberichte und mehr gehören. Sie sind eine formelle Aufzeichnung des Fortschritts Ihres Projekts, aber sie sind auch ein Kommunikationsmittel, das darüber hinausgeht, ob das Projekt im Zeitplan liegt oder nicht. Je nachdem, wie Sie sie anpassen, gibt es eine Fülle von Daten, die einer Reihe unterschiedlicher Zielgruppen dienen können. Definieren Sie, wie Sie über das Projekt berichten und wann und von wem die Stakeholder damit rechnen können.

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Arbeitsumfang Beispiel

Um den Umfang der Arbeit zu verstehen, erstellen wir ein hypothetisches Projekt, das nicht zu komplex, aber dennoch wichtig ist. Eine Hochzeit ist ein Projekt, und je nach Bridezilla (oder Groomzilla) könnte es größer und komplizierter sein als der Bau einer Autobahn oder eines Flughafens. Nehmen wir also einen Aspekt dieses größeren Projekts, die Hochzeitseinladungen, und unterteilen ihn in einen Arbeitsumfang. Ich werde die Ergebnisse, den Zeitplan, die Meilensteine ​​und die Berichte in diesem Beispiel für den Arbeitsumfang skizzieren.

Leistungen

• Einladungsliste
• Adressen der Teilnehmer
• Lädt ein
• Adressierte Umschläge
• Briefmarken

Zeitleiste

• 1. Jan. Entscheidung über die Einladungsliste
• 1. Feb. Sammeln Sie die Adressen der Teilnehmer
• 1. März Einladungsstil auswählen und drucken lassen
• 1. April Einladungen adressieren und verschicken
• 1. Mai Erhalten Sie die endgültige Anzahl der Gäste
• 1. Juni Hochzeit

Meilensteine

• Auswahl der Gäste und Sammlung von Adressen
• Versand von Einladungen
• Die endgültige Teilnehmerzahl

Berichte

• Überprüfen Sie den Status der Adresserfassung
• Bleiben Sie mit der Druckerei in Kontakt, um den Fortschritt bei Einladungen zu erfahren
• Vergleichen Sie RSVPs mit der Einladungsliste

Umfang der Arbeitstipps

Aber bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie diese Tipps befolgen.

1. Seien Sie konkret : Erklären Sie die verwendeten Begriffe klar
2. Verwenden Sie Visuals : Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
3. Freigaben einholen : Stellen Sie sicher, dass jeder, der die Arbeit genehmigen muss, dies tut

Es ist nicht so schwierig, aber es muss gründlich sein, weil Sie nicht mit Papierkram aufholen müssen, wenn Sie in der Hitze des Projekts sind.

Pro-Tipp: Die SOW ist für den Projektplan unerlässlich und wird oft als Teil des Gesamtprojektplans aufgenommen, aber das Schreiben kann zeitaufwändig sein. Denken Sie daran, unsere kostenlose Umfangs- und Projektplanungsvorlage zu verwenden, um Zeit zu sparen. Der Link befindet sich oben auf der Seite!

So erstellen Sie Projektpläne in einer Projektmanagement-Software

Es kann sich überwältigend anfühlen, bei so vielen Aufgaben den Überblick zu behalten, aber Projektmanagement-Software kann den Prozess vereinfachen. In ProjectManager können Sie Ihre Tabelle importieren oder eine unserer branchenspezifischen Vorlagen verwenden, um loszulegen.

Eine Aufgabenliste ist nur ein Anfang. Um Ordnung in dieses Chaos zu bringen, sollten Sie die Dauer schätzen, indem Sie Start- und Enddatum hinzufügen. Wir stellen dann alle Ihre Aufgaben automatisch auf einer Zeitachse in unserer Gantt-Diagramm-Projektansicht dar, sodass Sie das gesamte Projekt an einem Ort sehen können. Beherrschen Sie die Aufgaben weiter, indem Sie sie priorisieren, Abhängigkeiten verknüpfen, um später im Projekt Engpässe zu vermeiden, und Meilensteine ​​setzen, um das größere Projekt in überschaubarere Phasen zu unterteilen.

Arbeiten Sie auf Aufgabenebene zusammen

Aufgaben brauchen Menschen, die sie ausführen und Ihr Projekt voranbringen. Sie haben Ihren Zeitplan, also integrieren Sie Ihr Team und fangen Sie an, es Aufgaben zuzuweisen. Sie können dies von jeder unserer zahlreichen Projektansichten aus tun. Wir bieten Tools für die Zusammenarbeit, die Teams produktiver machen und ihnen bei der Zusammenarbeit helfen. Sie können sie mit Aufgabenbeschreibungen anweisen und Dateien an die Aufgabe anhängen. Dann können sie zusammenarbeiten und auf Aufgabenebene mit anderen Teammitgliedern kommentieren, die per E-Mail benachrichtigt werden. Dies ist großartig für Remote-Teams und sogar für diejenigen, die im selben Raum arbeiten.

Verfolgen Sie den Fortschritt, um pünktlich und unter Budget zu bleiben

Apropos verteilte Teams, wie können Sie deren Fortschritt verfolgen, wenn Sie nicht in der Lage sind, sie zu überprüfen? Wir lösen dieses Problem mit großartigen Überwachungsfunktionen, wie z. B. einem Echtzeit-Dashboard, das Ihnen den Aufgabenfortschritt, die Kosten und andere allgemeine Ansichten des Projekts anzeigt. Unsere Software übernimmt Statusaktualisierungen und zeigt sie automatisch in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken an. Sie können sie sogar bei Stakeholder-Meetings teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Für detailliertere Daten bieten wir Ein-Klick-Berichte, die gefiltert werden können, um nur die Daten anzuzeigen, nach denen Sie suchen. Berichte verfolgen Projektabweichungen, Arbeitsbelastung und mehr. Sie erkennen Probleme und lösen sie schnell, bevor sie zu Problemen werden, die Ihr Projekt zum Scheitern bringen könnten.

Wenn Sie möchten, dass dieser Arbeitsumfang der Beginn eines schönen Projekts ist, dann testen Sie ProjectManager kostenlos mit unserem 30-tägigen Testangebot.

VIDEO: Wie man einen Arbeitsumfang schreibt

In diesem Video zeigt Ihnen Jennifer Bridges, PMP, wie Sie einen Arbeitsumfang für das Projektmanagement schreiben. Folgen Sie ihren Schritten, um loszulegen, oder verwenden Sie unsere Projektplan- und Umfangsdokumentvorlage!

Hier ist eine Aufnahme des Whiteboards als Referenz!

Transkript:

Heute sprechen wir darüber, wie man ein Dokument zum Arbeitsumfang schreibt, und damit möchte ich über einige Best Practices sprechen. Aber bevor wir beginnen, möchte ich klarstellen, was das Dokument zum Arbeitsumfang ist.

Einige Leute hören es vielleicht als SOW bezeichnet. Im Grunde handelt es sich um eine Vereinbarung über die an dem Projekt auszuführenden Arbeiten. Es enthält, welche Ergebnisse produziert werden oder vielleicht sogar Produkte oder Ergebnisse.

Es enthält auch den Zeitplan für dieses Projekt sowie wichtige und kritische Meilensteine ​​und verschiedene Arten von Berichten, die benötigt werden, und genau, an wen diese Berichte gehen.

Ich empfehle die Verwendung einer Vorlage, und die meisten Vorlagen enthalten diese Dinge: das Glossar, ein Glossar mit Begriffen, die definieren, auf welche Begriffe in dieser SOW verwiesen wird. Außerdem die Problembeschreibung, ein bisschen mehr Details über das Problem und was wir zu lösen versuchen. Es enthält auch die Ziele, und es enthält die Ziele und Ergebnisse, die wir produzieren werden. Es enthält auch alle Arten von Verwaltungsinformationen über das Projekt sowie den Zeitplan.

Einige Leute beziehen sich also auf Best Practices, und in diesem Fall nenne ich diese die „Muss“-Praktiken. Also Nummer eins, seien Sie konkret. Sie sollten spezifisch sein, wenn Sie Begriffe klären oder definieren, damit jeder ein klares Verständnis und ein gemeinsames Verständnis davon hat, was die Begriffe sind. Sie möchten auch spezifisch sein, wenn Sie definieren, wer was bis wann erledigt. Sie möchten … Dadurch vermeiden Sie einige der Fallen, die Verwirrung stiften könnten, wie z. B. wer was und wann tut oder was die Dinge bedeuten, oder Missverständnisse, die letztendlich zu einigen Streitigkeiten führen können.

Sie möchten auch visuelle Elemente einbeziehen, möchten ein Bild davon malen, wie es am Ende aussehen wird, wenn dieser Arbeitsumfang oder dieses Projekt implementiert ist. Sie möchten auch zeigen können, was die Leute am Ende dieses Projekts tun können, indem Sie dies umsetzen. Denken Sie daran, ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Auch hier vermeiden Sie eine Falle, die mit Fehlinterpretationen zu tun hat, also helfen die visuellen Elemente, dies zu vermeiden.

Und der dritte erhält Abzeichnungen. Sie möchten sicherstellen, dass die autorisierten Genehmiger Ihr Arbeitsumfangsdokument abzeichnen. Sie möchten auch, dass sie sich bei kritischen Meilensteinen und Ergebnissen wieder abmelden, um diese Fallen zu vermeiden. Wenn Sie jemals das Gefühl hatten, dass Mitarbeiter Ihres Teams oder Ihres Projekts an selektiver Amnesie leiden, wollen wir das vermeiden. Außerdem möchten Sie Streitigkeiten und kostspielige Nacharbeiten vermeiden.

Wenn Sie also ein Tool benötigen, mit dem Sie Ihr Dokument zum Arbeitsumfang verwalten und nachverfolgen können, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.