タスク管理テクニック: タスク管理のベスト 10 のヒント

公開: 2023-08-11

タスクは、仕事とプロジェクトの構成要素です。仕事全体を管理するには、それらを管理する必要があります。問題は、日々の業務に忙殺されやすいことです。だからこそ、成功するには優れたタスク管理テクニックが必要なのです。

タスク管理手法とは何ですか?

タスク管理テクニックは、タスクをより適切に管理するための実用的な方法です。毎日の To Do リストを作成するという単純なものもあれば、依存関係を確立するような高度なものもありえます。

すべての仕事でこのような高度なタスク管理テクニックが必要なわけではありませんが、優れたタスク管理方法を理解することは、より高いレベルの生産性とより低いストレスレベルを目指すことになります。

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タスク管理テクニックはなぜ重要ですか?

タスク管理テクニックがなければ、混乱に負けるしかありません。人々は優先順位を維持するのではなく、直近に届いたリクエストにただ反応する傾向があります。あるいは、彼らは常に簡単なタスクを最初に実行し、それから難しいタスクになると非常に遅くなるかもしれません。

これらのタスク管理エラーは、ボトルネック、遅延、時間の無駄、金銭の損失などを引き起こす可能性があります。したがって、その場で独自のタスク管理テクニックを考案してみるよりも、実証済みのタスク管理テクニックをいくつか試してみる方が良いでしょう。ご対応させていただきます！

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より良いタスク管理のための 10 のヒントとテクニック

タスク管理は普遍的です。大規模で複雑な仕事を扱うプロジェクトマネージャーであっても、何かを成し遂げる必要がある単なる人であっても、タスク管理は重要です。残念ながら、人々はタスクを管理する際に効率的に対処するために新しい方法論を適用していません。これらの 10 のタスク管理テクニックを試して、それがあなたが行っている仕事にどのような影響を与えるかを確認してください。

すべてのタスクをリストアップする:直面していることを理解するには、すべてをリストアップします。これは、紙に書くことも、共同作業を容易にするオンラインソフトウェアに保存することもできます。
ログステータス:タスクが完了したか、進行中か、またはまだ開始していないかを示します。これは、後で優先順位を付けるのに役立ちます。
期日を追加する:リクエストを受け取ったらすぐにすべてのタスクの期日が設定されるわけではありませんが、すべてを先延ばしにしないでください。タスク管理の良い習慣は、期限を設定し、実際にその期限を守ることです。
毎日の優先順位を決める:毎日は異なります。会議が詰まっているところもあれば、白紙の状態のところもあります。タスクの作業負荷をそれに応じて調整して、よりスムーズに実行します。
不要なタスクを削除する:これは見落とされがちなタスク管理手法です。一部のタスクは委任することも、単に完全に削除することもできます。これについては固定観念にとらわれずに考える必要があるかもしれませんが、それだけの価値はあります。
リマインダーを設定する:人生はクレイジーになる可能性があるため、リマインダーを設定します。あなたが自分の仕事を忘れると、人は気分を害する可能性があるので、何かを忘れてしまったために人間関係がこじれてしまうことのないようにしてください。
通知の追加:コンピューターで作業している場合は、タスクの通知を作成します。これは、デジタル世界のノイズを遮断するのに役立つ、優れた最新のタスク管理テクニックです。
大きなタスクを小さなタスクに分割する:これは、大規模で困難なタスクに最適なタスク管理方法です。先延ばしにするのではなく、管理可能な活動に分割してください。
他者に対する期待と境界線を設定する:チームに対して透明性を保ちます。世界に約束することで失敗を覚悟してはいけませんが、他の人に自分の仕事が重要ではないと感じさせないでください。プロフェッショナルであり、熱心に働き、正直でありなさい。あなたのチームはあなたに感謝するでしょう。
物事を成し遂げるために静かな場所を見つける:これは特に在宅勤務の場合に当てはまります。静かな場所が見つからない場合は、少なくとも素敵なヘッドフォンを買ってください。

プロからのヒント: 1 つのサイズですべてに対応できるわけではないことを知っておくことが重要です。また、タスクを管理するために従来の方法ではなく、より視覚的な方法が必要な場合もあります。調査を行い、さまざまな方法論を調べて、どれが自分の長所と短所に当てはまるかを確認してください。

タスク管理テクニックトレーニングビデオ

PMP の Jennifer Bridges は、仕事をより適切に管理できるように、タスク管理のヒントを提供します。これらのヒントは、タスク管理ソフトウェアと組み合わせて使用すると特に強力です。

参考までにホワイトボードの写真を載せておきます！

ビデオ文字起こし

今日は、より良いタスク管理のための 10 のヒントについて話します。チームを率いている場合でも、プロジェクトを主導している場合でも、ビジネスプロフェッショナルとして、あなたは依然として自分のタスクを管理し、自分の仕事を完了する必要があります。それで、今日私たちが見ているのは、人々はまだ付箋を使用する方法、あるいはリストを使用しているということです。

そこで私たちは、これらの方法を超えて、より高度なオンラインツール、さらにはアプリを使用することを検討しています。また、オンラインのタスク管理ツールやアプリを使用する場合、タスクの管理方法についてベストプラクティスやヒントを提供したいと考えています。まず、すべてのタスクをリストアップします。記憶に頼る必要がないようにそれらを脳から取り除き、ツールに取り込みます。 2 番目は、タスクを管理することです。完了しているか、保留中であるか、あるいはまだ開始されていないかをマークします。そうすれば、毎日何に焦点を当てるべきかがわかります。

期限を追加して、すべてが今日期限にならないようにします。毎日に優先順位を付け、重要なタスクを最初に、そして早めに完了したいと考えています。不要なタスクを削除するか他の人に委任して、自分が最も適していること、または自分の役割にとってより重要なことに集中できるようにします。

また、リマインダーを設定して、今日の期限、今週、あるいは今月の期限を事前に把握できるようにします。自分自身や他の人への通知を追加すると、タスクがいつ完了したかがわかります。あなたがタスクを完了することに基づいて、何かを完了するのを待っている他の人が時々います。

大きなタスクを小さなタスクに分割します。大きなタスクはあまりにも大変に見えるため、避けたくなることがあります。したがって、それらをより小さな実行可能なタスクに分割すれば、進歩を始めることができます。

私たちは他の人にも期待を与えたいと考えています。あなたの働き方のプロセスにおいて期待されていることを人々に知らせてください。また、彼らとの境界線を設定して、1日の特定の時間、週の特定の時間に、あなたが特定のことに取り組んでいることを彼らに知らせ、彼らがあなたの邪魔をしてあなたの時間を乗っ取る必要がないようにします。 10 番目は、物事をやり遂げるために、邪魔のない静かな場所を見つけることです。

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