8 つの重要なプロジェクト レポート

レポート — プロジェクト マネージャーが行うことです。 あなたが職人であろうと現場の見習いであろうと、手動またはレポート ツールを使用してプロジェクト レポートを作成したことがあります。 ただし、レポートにはいくつかの異なる種類があることや、これらのレポートを特定の対象者に具体的に対処する方法を知らない場合があります。

プロジェクトレポートとは

プロジェクト レポートは、プロジェクトの全体的なステータス、またはプロジェクトの進行状況やパフォーマンスの特定の側面に関する詳細を提供する単なるドキュメントです。 レポートの種類に関係なく、経済、技術、財務、管理、または生産の側面に基づいたプロジェクト データで構成されています。

プロジェクトレポートのメリット

これらは、利害関係者がプロジェクトとその進捗状況を最新の状態に保つための重要なコミュニケーション ツールです。 しかし、それらはプロジェクト マネージャーにとっても役に立ち、リソースを割り当てたり、プロジェクトを成功に導くためのその他の手段を割り当てたりする際に役立ちます。 ほとんどのプロジェクト レポートでは、プロジェクトの財務状況を把握し、スケジュールに合わせるため、実際の作業量と計画された作業量を比較します。

プロジェクト レポートは、マネージャーや利害関係者が進捗状況を監視するのに役立つだけでなく、脅威を予測して、脅威を回避するための対応策を開発することにも役立ちます。 それらは、コストを管理して予算を維持し、チームのパフォーマンスを監視し、プロジェクトの可視性を高めて、プロジェクトを管理する際の洞察を深めるのに役立ちます。

詳細レベルのため、プロジェクト レポートの作成には時間がかかります。 ProjectManager などのプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、レポート プロセスを迅速に行うことができます。 数回クリックするだけで、ステータス レポート、リソース レポート、バリアンス レポートなどを作成できます。 または、現在のプロジェクトのステータスのスナップショットについては、リアルタイム ダッシュボードをご覧ください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

一般的なプロジェクト レポートの種類

ここでは、より一般的な 8 つのタイプのプロジェクト レポートの概要を示しますが、これらはプロジェクトを成功させるために不可欠です。

1. 現状報告

「その進捗報告を 1 時間以内にできますか?」 これは、プロジェクト マネージャーがよく耳にする種類の質問です。 プロジェクトのスポンサー、プロジェクト オフィスのマネージャー、または同僚からのメッセージかもしれません。 これは、最も一般的なタイプのプロジェクト レポートであり、おそらく最も定期的に取り組んでいるものです。

ステータス レポートは毎週または毎月作成できます。最近、あるプロジェクトでは、実装段階で毎日のステータス レポートを作成することになりました。 頻度は、プロジェクトのどこにいて、どれだけ発言するかによって異なります。 すべてのタスクに 1 週​​間以上かかる場合は、毎日報告する進捗がないため、毎日報告してもあまり意味がありません。

ステータス レポートの作成にかなりの時間を費やすことになるため、レポートをより速く作成する方法を検討する価値があります。 できれば、できるだけ多くのプロジェクト レポートを自動化してください。

標準のステータス レポート テンプレートを作成するか、プロジェクト管理ソフトウェアに付属のテンプレートを使用し、スケジュール ツールのデータを使用してプロジェクトの進捗状況を入力します。 後で修正する必要がある場合でも、いくつかのフィールドに入力しておけば、時間を大幅に節約できます。

数回クリックするだけでステータス レポートを作成

プロジェクト レポート ツールの詳細と、それがあなたとあなたの日々のワークロードにどのように役立つかについては、以下の短いビデオをご覧ください。 ProjectManager.com を使用して、数回クリックするだけでステータス レポートを作成する方法を示します。 使いやすいレポート ソフトウェアを使用すると、自信を持ってプロジェクトを追跡し、より効果的なプレゼンテーションを提供して、より良い結果を出すことができます。

2. 進捗報告

プロジェクトの実行中に生成される最も重要なプロジェクト レポートの 1 つは、進捗レポートです。 これは、プロジェクトに関する情報を更新するレポートです。具体的には、プロジェクトがスケジュールと予算によって設定されたベースラインを満たしている場合です。 これは、プロジェクトがその時点でどこにあるかを利害関係者に知らせるもう 1 つの方法です。

進捗レポートを作成するときは、具体的にしたいと考えています。 データを書き留めてから、プロジェクトのタイトル、連絡先情報、プロジェクトのステータスの概要、およびプロジェクトのスケジュール、コスト、予想される完了に関する一般情報を含む簡単な紹介を書きます。

進捗レポートはプロジェクト管理ソフトウェアで生成できますが、役立つテンプレートがあります。 ProjectManager には、プロジェクトのステータス、スケジュール、コスト、およびリスクを確認する要約セクションなど、詳細な進捗レポートを作成するために必要なものがすべて含まれている Word 用の無料の進捗レポート テンプレートがあります。 時間通りか遅れているか、そしてその理由が一目でわかります。 各タスクのステータスを掘り下げるセクションもあります。

3. リスクレポート

多くの PM は、少なくとも月に 1 回はリスクについて報告します。このレポートは、通常、リスク レビュー ミーティングの後に作成されるアウトプットです。 もちろん、リスク登録簿はいつでも更新できます。プロジェクト チームのメンバー全員が、記録が必要だと感じたときはいつでもログにリスクを投稿するように奨励する必要があります。

リスク レポートには、プロジェクトのリスク プロファイルの概要が含まれている必要がありますが、これをどのように提示するかはユーザー次第です。 適切なアプローチは、プロジェクトで最も多くの問題を引き起こす可能性があるリスクの詳細のみを含めることです。 次に、低レベルのリスクに関する記述を含め、おそらくこれらすべてをどのように管理しているかを要約します。

関連:無料のプロジェクト レポート テンプレート

また、リスクの重大性に関係なく、すべてのリスクについてレポートを作成する可能性も必要になります。 プロジェクト管理ソフトウェアから自動ダウンロードするか、リスク ログをスプレッドシートなどの別の形式で保存している場合は、そのドキュメントの完全なコピーを発行して、これを行うのがおそらく最も簡単です。

4. 取締役会/エグゼクティブレポート

プロジェクト レポートは、それを読む人に合わせて調整する必要があります。 そのため、プロジェクト ボード向けに作成するレポートには、プロジェクト チームや主要なビジネス関係者に送られる毎週のステータス更新とは異なるレベルの詳細が含まれます。

プロジェクト委員会のレポートについては、大まかに考えてください。 彼らは、解決に役立つ問題、予算状況の概要、主要なマイルストーンを達成するために順調に進んでいるかどうかなど、自分にとって重要なことについて読みたいと思うでしょう。

取締役会の報告書が読みやすい形式であることを確認してください。 たとえば、役員が常に移動中で、スマートフォンを使用して電子メールをチェックしている場合、正しく表示されない複雑なスプレッドシートの形式でレポートを作成したり、作成に時間がかかる大きなグラフィックスを大量に含めたりしないでください。ダウンロード。 静的レポートを電子メールで送信している場合、PDF はデバイス間で表示されます。 または、取締役会メンバーや上級幹部にライセンスを付与して、外出先でリアルタイムのダッシュボード レポートを表示できるようにすることもできます。 ProjectManager は、常に最新の情報が表示されるライブ ダッシュボードを備えています。

5. 費用便益分析レポート

プロジェクトが実行可能かどうかを判断する際に実行するレポートの 1 つは、費用便益分析レポートです。 これは、投資と比較して、プロジェクトが組織に提供する利益または機会の量を比較する方法です。 これは、プロジェクトがビジネスの観点から理にかなっているかどうかを判断するための重要なステップです。

これは、検討しているイニシアチブに価値があるかどうかを判断するための重要なプロセスです。 プロジェクトを進め、プロジェクトの進め方をサポートするドキュメントを提供することで、会社はそのリソースをより有効に活用できるようになります。 コスト分析を使用して経費と支出を追跡し、資金が適切に割り当てられていることを確認できます。

費用便益分析は、プロジェクトに支払うと予想される金額を示し、それをプロジェクトの完了後に得られる便益または機会と比較します。 ProjectManager の Excel 用の無料のコスト ベネフィット分析テンプレートを使用すると、定量的コスト、コストの種類が収集され、それらが定量的メリットおよびメリットの種類と比較されます。 この費用便益分析は、プロジェクトを進めるかどうかを決定する際の意思決定に役立ちます。

6. リソース レポート

誰がいつ何をしているのかをどうやって知るのですか? プロジェクト計画全体に目を通し、リソースの割り当てを手作業で行うことができます。 それには多くの時間がかかり、気が遠くなるほど退屈です。 または、プロジェクト管理計画ソフトウェアを使用して、すべてを解決することもできます。 スタンドアロンのガント チャート ソフトウェアであれ、タイムシートが統合されたフル機能のプロジェクト ツールであれ、ほとんどのソフトウェア ツールには、リソース レポートを作成するオプションがあります。

リソース レポートには、どのプロジェクト チーム メンバーがどの日にどのタスクに割り当てられているかの内訳が表示されます。 また、チーム メンバーが複数のタスクに割り当てられている場合に、過剰割り当ての問題を特定するためにも使用できます。 明らかに、彼らは一度に 2 つのことを行うことはできないため、これらの問題を解決しないと、プロジェクト計画が予定より遅れることに気付くでしょう。 リソース レポートを使用して、個人の衝突がないことを確認し、必要に応じてそれらのタスクを再スケジュールします。

全体として、リソース レポートは、プロジェクト マネージャーが持つべき最も有用なタイプのプロジェクト レポートの 1 つですが、最初は少し解釈が難しい場合があります。 必要に応じてプロジェクトのスケジュールを変更できるように、レポートの読み方を知るために時間を費やすことは本当に価値があります。

7. 差異レポート

プロジェクトが実際に計画どおりに進んでいるかどうかは、どうすればわかりますか? これが差異レポートの優れた点です。計画と実際の結果を比較し、順調に進んでいるか、予定より進んでいるか、遅れているかを測定する指標を提供します。 差異レポートは、測定しているプロジェクト変数の予算、スケジュール、範囲など、比較対象に関するデータを収集して整理します。 差異レポートは、多くの差異分析またはベースラインからの測定可能な変化へのツールを提供します。

コスト差異、完了時の差異 (予算の超過または不足)、予定された差異など、いくつかの差異レポートがあります。 ほとんどの場合、差異レポートは予算分析、傾向レポート、および支出分析で使用されます。

差異レポートは、リソースの割り当てに関する情報決定を下すために、プロジェクトの進捗状況を把握する必要があるプロジェクト マネージャーにとって優れたツールです。 しかし、レポートの恩恵を受けるのはプロジェクト マネージャーだけではありません。 利害関係者は高レベルの報告に関心があり、差異レポートは、プロジェクトの進捗状況、およびスケジュールと予算を満たしているかどうかについて、賛成または反対を示しま​​す。

8. ギャップ分析レポート

プロジェクトを管理している場合でも、ビジネスを次のレベルに引き上げる過程にある場合でも、ポイント A からポイント B に到達する方法を示すレポートが必要です。これはギャップ分析レポートと呼ばれます。 期待に応えているかどうか、リソースを効果的に使用しているかどうかを確認できます。

ギャップ分析レポートは、プロジェクトまたはビジネスの現在の状態を時間、お金、労力の観点から測定し、それを到達予定の目標状態と比較します。 次に、これら 2 つのポイントの間のギャップを定義して分析することにより、そこに到達するために必要なタスクを整理するためのアクション プランを作成できます。

ProjectManager には、Excel 用の無料のギャップ分析テンプレートがあります。 現在のアイテムの状態と将来のアイテムの状態のためのスペースがあります。 次に、目標を達成するために埋めなければならないギャップのパーセンテージをメモし、これを達成するために必要なアクションをリストします。 誰がこのイニシアチブを主導するかを特定し、アクション ステータスを取得します。

ProjectManager による自動化されたプロジェクト レポート

ProjectManager は、ワンクリックで数種類のプロジェクト レポートを作成できます。 受賞歴のある当社のプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、マネージャーはステータス レポート、タスク レポート、可用性レポート、差異レポートなどを作成できます。 それらをオンラインで共有したり、次の利害関係者会議のために PDF として印刷したりするのは簡単です。 プロジェクト マネージャーがプロジェクトを追跡し、レポートするために必要なすべてを、1 つのクラウドベースのソフトウェアで提供します。

適切なソフトウェアは、プロジェクト マネージャーとして役立ちます。 ProjectManager のプロジェクト レポート機能とダッシュボード機能を開発して、プロジェクト マネージャーがこの基本的なタスクを簡素化できるようにしました。 当社のソフトウェアのテンプレート レポートは、プロジェクトの監視に必要な有利なスタートを提供します。 それらを見るためのリソースが必要な場合でも、問題はありません。チーム メンバーに直接アクセスを許可し、適切な人に定期的に発行することで時間を節約できます。 今すぐ 30 日間の無料トライアルを開始して、よりスマートなレポートを開始してください。