メールチームのための5つの生産性キラー：ウェビナーレコーディング+ Q＆A

生産性が高く、チームが同期していて、締め切りに簡単に間に合う場合、キャンペーンを戸外に出すことは、楽しいことです。 しかし、そのようなよく油を塗った機械はまれな出来事です。

ほとんどのメールチームの生産性が思ったよりも低いのはなぜですか？ Trelloの生産性の専門家と協力して、チームの生産性を損なう最大の間違いを調査し、チームがより良いメールをより速く作成できるようにするためにできることを共有しました。

ウェビナーをライブで見る機会がありませんでしたか？ 心配しないでください。 いつでも完全な記録にアクセスしてスライドをダウンロードし、以下のQ＆Aを読むことができます。

Q＆A

ウェビナー中に質問をしてくれた皆さん、本当にありがとうございました！ これは、最も人気のある質問に対する回答の要約と、ライブウェビナーでは得られなかったいくつかの質問に対する回答です。 他に質問がありますか？ コメント欄に残してください。

LitmusとTrelloは承認をどのように処理しますか？

Jason Rodriguez ：承認を収集するために一元化されたツールにますます依存しています。 私たちの場合、キャンペーンのフィードバックと送信前のサインオフにはLitmus Proofを使用し、プロジェクト管理にはAsanaを使用します。プロジェクト管理では、チームメンバーがプロジェクトの早い段階でプロジェクトオーナーによって割り当てられたタスクとして承認を確認します。

ここで重要なのは、アドホックな方法ではなく、合意された方法を使用して承認を収集することです。 メールスレッド、口頭でのフィードバック、その他の信頼性の低いチャネルを使用して、さまざまな人や部門からの承認を取り締まろうとする非常に多くのチームと話をしましたが、これはほとんどの場合、生産性を大幅に低下させます。 同様の苦痛があったので、そもそもLitmusProofを構築しました。

Chris Kaundart ：Trelloでは、Trelloカードのレビューと承認を処理します。 私たちは明確に定義されたプロセスを持っており、その全体を通して一貫した期限があり、（一般的に）私たちを軌道に乗せています。 また、私たち全員が一緒にプロセスを設計および構築したため、すべての利害関係者が同じページにいます。

承認済みのメールの直前の編集を回避するにはどうすればよいですか？

クリス：これは解決するのが難しい問題です。 とても難しいので、土壇場での編集から本当に逃れることはできません。 そうは言っても、少しスムーズにするためにあなたが取ることができるいくつかの簡単なアプローチがあると思います。

まず、メールプロセスに関する考え方を変えることをお勧めします。 私は、プロセスを（内部機関のように）単に要求を受け取って実行するのではなく、コラボレーションエクスペリエンスとして構築しようとして成功しました。 利害関係者をプロセスにもっと関与させると、すべてが非常にスムーズになります。 コラボレーションの最大の機会は、キャンペーンを定義およびスコーピングする際の事前の準備です。

次に、タイムラインにパディングを追加すると、大きな効果があります。 プロセスを推進および構造化して、最終的な承認と展開の間にある程度の余裕を持たせることが役立ちます。 たとえば、午後4時までにどうしても承認が必要な場合は、期限を午後2時に設定して、それが役立つかどうかを確認してください。

チームを追い詰めるのではなく、チームから徹底的かつ正確な要件を前もって取得していることをどのように確認できますか？

ジェイソン：要件と収集プロセスを形式化することは、後でそれらを追い詰めるのを避けるための優れた方法です。 Googleフォームなどでフォームを設定して情報を収集したり、メールブリーフを使用したり、Trelloでデフォルトのカードテンプレートを作成したりすることはすべて、そのプロセスを形式化するための良い方法です。 重要なのは、すべてのキャンペーンに同じツールを使用し、目標やオーディエンスからアセット、KPI、利害関係者などの設計とコピーに至るまで、必要なすべての情報を確実に収集することです。

クリス：ストラクチャーはここであなたの友達です！ 一貫性のある繰り返し可能な要求プロセスを構築して、開始時に要件を収集できるようにします。 Trelloでは、Zapierを介してTrelloボードに接続されているGoogleフォームを使用しています。 リクエスターは、リクエストを行うためにフォームの各質問に記入する必要があります。 これにより、情報を探す時間が減り、キャンペーンの発送にかかる時間が増えます。

どうすれば管理チームを参加させて電子メールプロセスにコミットさせることができますか？

クリス：マネージャーと経営陣はそれぞれ異なりますが、私は一般的に、リーダーシップは優れたデータ主導の物語を非常に受け入れやすいと感じています。 電子メールプロセスの欠如の実際のコストと欠点を説明し始めることができれば、彼らの考えを揺るがすことができるかもしれません。

このウェビナーのスライド（Litmusの電子メールレポートの状態に加えて）は、プロセスの欠如が会社にコストをかけていることを説明するのに役立つはずです。

レビューするメールプレビューのリストを解析するための最良の方法は何ですか？ どの電子メールクライアントが加入者に最も人気があるかをどうやって知ることができますか？

Jason ：最良の方法は、 Litmus Email Analytics （またはESPが提供するもの）などのツールを使用して、サブスクライバーが実際に使用している電子メールクライアントとレンダリングエンジンを確認することです。 Web、デスクトップ、およびモバイルで開いているサブスクライバーの数（実際に使用しているクライアントを含む）を確認して、送信していない電子メールクライアントでのテストに時間を浪費していないことを確認できます。 Litmusの顧客でない場合は、 emailclientmarketshare.comにアクセスして、最も人気のある電子メールクライアントの良いアイデアを得ることができます。 毎月、分析プラットフォームから匿名データを集約し、世界中のトップ10の電子メールクライアントをランク付けしています。

クリス：ジェイソンが言ったことに基づいて、これはパレートの法則を適用するのに最適な場所です。 あなたの努力の20％があなたの結果の80％を生み出すという考えです。 利用可能な分析ツールを使用して、サブスクライバーが電子メールをどのように開いているかを把握します。 あなたの電子メールがそれらのトップクライアントで見栄えがすることを確認してください。 サブスクライバーによって頻繁に使用されていない電子メールクライアントでピクセルパーフェクトでなくても問題ありません。

電子メール関連の会議にどのようにアプローチすれば、生産性が低下することはありませんか？

ジェイソン：すべての会議と同様に、いくつかのガイドラインに従う必要があります。

• 人々の時間を無駄にしないように、会議を必要な関係者だけに制限してください。
• リソース（電子メールのブリーフなど）へのリンクと会議の目標を含む明確な議題を用意します。
• 会議に期待する結果を明確にします。 接線を外れることなく、その結果に向けて取り組みます。 必要に応じて、いつでもSlackや別の会議に持ち込むことができます。
• 人々のカレンダーを尊重する明確な開始時間と停止時間を用意します。 コストのかかるマルチタスクを回避できるように、人々の深い作業時間を削減しないようにしてください。

明確なプロセスと責任を持ち、電子メールキャンペーンの信頼できる唯一の情報源と組み合わせると、多くの会議を回避できます。そのため、最初にハッシュ化してみてください。

クリス：Trelloでは、メール作業の大部分をTrelloを介して非同期で行うことができます。 電子メールについて話し合うために会う必要があるとき、私たちは常に話し合う必要があることについて明確な議題を持って入ります。

優れたプロセスを設計することは、会議の必要性を減らすのに非常に長い道のりを行くことができます。 たとえば、電子メールの要件を収集するために会議を開催していることに気付いた場合は、基本的に電子メールの概要に記入する正式な要求プロセスを実装します。 これだけで、おそらくこれらのタイプの会議の必要性を減らすか、なくすことができます。

実際にアセット、コピー、コードをどこに保存しますか？ Dropboxのようなものを使用していますか？

ジェイソン：メールアセットには、GoogleドキュメントとLitmusBuilderの2つの主要なツールを使用しています。 コピーを書くことはリトマスのチームスポーツであり、Googleドキュメントは私たちが練習する場所です。 コピーがハッシュ化されると、すばらしいメールチームが実際にLitmus Builderでキャンペーンを設計および開発してから、ESPに同期します（もちろん、証明とチェックリストを確認した後です）。

ただし、多くのチームがDropbox、Googleドライブ、OneDriveなどのクラウドストレージプロバイダーを使用しているため、統合機能を使用して、お客様がLitmusにメールを簡単に同期できるようにしました。

クリス：資産を保管するために一元化された場所を使用することを強くお勧めします。 DropboxやGoogleドライブなどのツールはうまく機能します。 Trelloでは、多くのConfluence、Litmus Builder、およびGoogleDocsを使用して共有とコラボレーションを行っています。

電子メールの承認を取得するためのより自動化された方法はありますか？

ジェイソン：うん！ 私たちは、これを念頭においてリトマスの証明を構築しました。 Litmus Proofを使用すると、その電子メール自体で、フィードバックと承認を1か所にまとめることができます。 そのプロセスを自動化する最も簡単な方法は、クライアントまたは利害関係者をLitmusReviewersとしてアカウントに追加することです。 追加したら、Litmus Proofで@メンションすることができます。メールをトリガーして、レビューと承認を促します。 Proofの優れている点は、修正が必要な問題がある場合は、Builderのコードに戻って修正し、それらの変更をProofにプッシュして2回目のレビューを行うことができることです。

クリス：Trello固有の自動化のヒントについては、バトラーコマンドを使用して、途中のいくつかの手順を削除できます。 たとえば、チェックリストが完了すると、別のアクションをトリガーできます（最終承認者に確認を求めるコメントなど）。

何度も繰り返すあらゆる種類のタスクをよく見てください。そうすれば、優れた自動化の機会を見つけることができます。

準備が整う前に、利害関係者がキャンペーンを戸外に押し出すことを回避する方法はありますか？

ジェイソン：繰り返しになりますが、ここで明確に定義された役割とワークフローが関係してくると思います。 キャンペーンを送信するための正しい手順を全員が知っていることを確認してください。 利害関係者が実際の送信の前にQAの最終ラウンドがあることに気付いた場合、そのステップをスキップして無知を主張するのではなく、そのステップを尊重する可能性が高くなります。 また、少なくとも十分な規模のチームでは、キャンペーンの送信を含む電子メール作成プロセスの各部分に専用の役割を持たせるのに役立ちます。 送信を押す前にサブスクライバーリスト、セグメンテーション、スパムチェックなどをレビューするチームの誰かがいると、銃を飛び越えた結果として発生するほとんどの問題を防ぐことができます。 利害関係者が日常的に不正になり、準備が整う前にキャンペーンをドアから押し出す場合は、送信をヒットする能力を制限する必要があります。

ワークフローに電子メールブリーフを実装するにはどうすればよいですか？

ジェイソン：最善の方法は、メールの簡単なテンプレートをダウンロードして、次のキャンペーンで使用することです。 個人的な演習であっても、メールブリーフテンプレートを使用すると、自分のブリーフで必要な情報を特定するのに役立ちます。

ブリーフで必要な情報を把握したら、メールでフォーマットを紹介し、その仕組みを示し、役立つ情報と役に立たない情報の例を示すために、電子メールを要求する人とキックオフミーティングを行うことをお勧めします。ブリーフを正しく提出する方法を彼らに示してください。 電子メールのほとんどのものと同様に、同僚や利害関係者を教育できるほど、より良い結果が得られます。