プロジェクト プレゼンテーション: プロジェクト プレゼンテーションを準備して実行する方法

取締役会でプロジェクトのプレゼンテーションをする必要があると言われることほど、プロジェクト マネージャーの心を急速に沈ませるものはあるでしょうか? プレッシャー。 責任。 確かに、会社のディレクターがあなたを十分に信頼しており、プロジェクトへのあなたの意見を求めてくれていることはうれしいですが、これらの強力なプレーヤーの前でプレゼンテーションをしなければならないと、ストレスレベルが急上昇します。

上級マネージャーからのこれらのプレゼンテーション要求にまだ出会っていない場合は、必ず遭遇するでしょう。 これらのシナリオはプロジェクト、特に新製品の導入や組織変更を伴うプロジェクトでは一般的です。 しかし、圧倒される必要はありません。 プロジェクトのプレゼンテーションは怖いと感じるかもしれませんが、他の会議と同じように計画して準備することができます。

プロジェクトプレゼンテーションとは何ですか?

プロジェクト プレゼンテーションは、プロジェクトのプロセスと成果物を主要な関係者に説明する機会です。 これらは、少数の個人によるレポートによる簡単な更新などの非公式的な場合もあれば、正式な場合もあります。 正式なプロジェクトのプレゼンテーションでは、多くの場合、適切な会議時間、考え抜かれたスライド資料、目標のレビューなどが必要になります。 私たちはほとんどの時間を、正式なプロジェクトのプレゼンテーションを準備して実行する方法について議論することに費やします。

正式なプロジェクトのプレゼンテーションには優れたデータが必要です。 プロジェクト管理ソフトウェアは、ポイントや進捗状況の更新を補足するために必要なダッシュボードとレポートを提供します。 ProjectManager には、関係者と共有できるリアルタイム ダッシュボードと、数回クリックするだけで作成できる 8 種類の詳細なプロジェクト レポートがあります。 今すぐ無料で始めましょう!

プロジェクトのプレゼンテーションがなぜそれほど重要なのでしょうか?

プロジェクトのプレゼンテーションは、あなたとあなたのチームが行ってきた仕事の重要性を伝える機会です。 自分の進捗状況や成果を明確に説明できなければ、主要な関係者は、なぜあなたのプロジェクトにお金、時間、リソースが費やされているのかを理解できません。

そう考えると、なぜ人々がプロジェクトのプレゼンテーションの準備にこれほど多くの時間を費やすのか不思議ではありません。 次のプレゼンテーションを成功させる方法については、以下をお読みください。

プロジェクトのプレゼンテーションの準備方法

プロジェクトのプレゼンテーションの準備は、実際のプレゼンテーションよりも重要な場合があります。 しっかりと準備をしておけば、大事な日の成功に向けて準備を整えることができるからです。 プロジェクトのプレゼンテーションのためにできるいくつかの準備テクニックを見てみましょう。

1. プロジェクト プレゼンテーションのカレンダー招待状を作成する

単に人々が来てくれることを期待することはできません。出席が必要な重要なイベントがあることを人々に知らせ、それを日記に書き留めておく必要があります。 人々は時にはかなり前から会議や予定を計画し、十分な警告を発します。 できるだけ早くプレゼンテーションのスケジュールを設定し、参加可能かどうかについての返答が得られない場合は、担当者 (またはそのアシスタント) に確認してください。

自分のプロジェクトについて話すために他の人の会議に招待された場合は、それがプランナーに記載されていることを確認し、事前に計画を立てる時間を予約してください。 そうしないと、資料を準備する時間が足りなくなる危険があります。

2. プレゼンテーションの形式を選択します

どうやってメッセージを伝えますか？ 会議をスケジュールした場合は、おそらく正式なプレゼンテーションを行うことを期待しているでしょう。 それはいいけど、どうやって？ スライドやフリップチャートを使用しますか、それともiPadをモニターに映しますか? 聴衆がプレゼンテーションのどこかに参加することを期待しますか? メモなしで話すことはできますか、それとも当日にヒントを持って行った方がよいでしょうか?

プレゼンテーションをどこで行うかについても考慮する必要があります。 たとえば、数枚のスライドを含む大まかに構造化されたプロジェクトの最新情報など、小さな部屋と限られた聴衆に適した形式は、講義室のようにレイアウトされた関係者でいっぱいの部屋には適していません。前方の演台であなたと一緒に。

3. プロジェクト管理プレゼンテーションを練習する

プレゼンテーションを行うことはスキルです。 練習、練習、練習。 大きなプロジェクトのプレゼンテーションの前に、スタッフの説明会やチームミーティングでの短い最新情報のような小さなプレゼンテーションを自発的に行ってください。 部屋の前に立っているときも、素材を使用しているときも快適に感じたいです。 自宅または誰もいない会議室でプレゼンテーションを実行して、スライドの切り替え位置を覚えておいてください。 プロジェクターとクリッカーを使用してスライドを前に進める練習をします。 フリップ チャートを何回か書き出して、それが自然になるようにしましょう。

練習とトレーニングにより、あなたの配信はより洗練され、プロフェッショナルになり、視聴者にはるかに優れた体験を提供します。

4. プレゼンテーションが読みやすいように大きく書く

スライドを使用する場合でも、フリップ チャートを使用する場合でも、大きく書くか、大きなフォントを使用してください。 たとえ小さな部屋であっても、画面に何が表示されているかを見るのは難しいことがよくあります。これは、メッセージが伝わらないことを意味します。 そして、それは聴衆にとって、あなたの話を聞く代わりに自分の携帯電話をチェックする言い訳になります。

良いヒントは、スライドを印刷して床に置くことです。 立った状態からでもはっきりと読める場合は、テキストは十分な大きさです。 文字が読めない場合や、かがんで読む必要がある場合は、フォントサイズを大きくしてください。

5. プレゼンテーションのバックアップ計画を立てる

プロジェクターは壊れ、会議室には電話会議が入らず、肝心な瞬間にペンが足りなくなる。 すべてがうまくいかないことを計画してください。 プレゼンテーションの聴衆は忙しい人々で構成されており、あなたがテクノロジーをいじっているのをそこに座って見ているわけではありません。 到着する前にすべてが機能するようにし、作業を開始するときに機能しなかった場合でも、とにかく作業を続行できるように、バックアップ計画 (スライドの印刷アウトなど) を必ず用意してください。

プロジェクトのプレゼンテーションを行う方法

運命の日が来たとき、プロジェクトのプレゼンテーションを行う際に留意すべき重要な点がいくつかあります。 これらのベスト プラクティスに従えば、プロジェクトとチームを可能な限り最高の状態で描写することができます。

1. 専門用語に頼らず、明確に話しましょう

プレゼンテーションは、明瞭さと良好なコミュニケーションにかかっています。 専門用語や難解な論拠でプレゼンテーションが行き詰まってしまうと、聴衆を失うことになります。 聴衆が理解できる言葉を使用して、必要な重要なポイントをすべて理解できるようにしてください。

覚えておいてください、その会議の参加者全員がプロジェクトの複雑さをすべて理解できるわけではありません。実際、おそらく誰も理解できないでしょう。 したがって、ゆっくりと明確に話し、確実にコミュニケーションを図ってください。

2. 重要なことにこだわり、データを使用する

プロジェクトのプレゼンテーションを行うときは、プロジェクトの本来の目標と要件を見失わないでください。 関係者は当初、特定の目標について合意していましたが、それらの目標の達成に向けてどのような傾向にありますか? 時には、挫折や困難、または自分が魅力的だと思うことに集中しがちです。 ただし、重要なビジネス目標に再び焦点を当てることが最善です。

主要な目標や取り組みに取り組む際には、データを使用してプロジェクトのプレゼンテーションを補足することが重要です。 ただし、データ通信量を使いすぎないように注意してください。 人々は数字に惑わされ、あなたの言うことを聞かなくなるでしょう。 微妙なバランスですね。

3. ストーリーを語る

あなたはこれまでにかなりの数のプレゼンテーションを座って聞いてきたでしょう。そのうちのいくつかではうなずいてしまうのをやめようとしたことがあるでしょう。 プロジェクトのステータス更新は退屈な場合があります。 主題が退屈でないとしても、多くの場合、話し手は退屈です。 そんなことはしないでください。

聴衆の注意を引き続ける 1 つの方法は、プレゼンテーションを最も興味深い方法で構成することです。 彼らが何を興味深いと思うかを考えてください（そしてそれはあなたが興味深いと思うものと同じではありません）。 プロジェクトのストーリーを伝えることは良い考えです。 プレゼンテーションの開始、中間、終了について考えてください。 おそらく、顧客の観点からライフサイクルを追跡します。

プロジェクト管理プロセスではなく、メリットに焦点を当てます。 自分のプレゼンテーション資料が意味をなしているかどうかわからない場合は、プロジェクトについて何も知らない友人や家族の前でプレゼンテーションを行ってください。 眠らなくても大丈夫！

4. プレゼンテーションについてフィードバックを求める

プレゼンテーションが終了したら、フィードバックを求めます。 これは、セッションの終了時に、人々が部屋を出る前に直接行うことも、数日後に行うこともできます。 次回の改善点に取り組むのに役立つので、フィードバックを得るのは良いことです。

あなたのプレゼンテーションスキルとプレゼンテーション内容の両方についての感想を人々に尋ねてください。 内容は非常に良かったが、それを伝える自信がなかったり、逆に、魅力的なプレゼンターだったが、内容が相手にとって適切ではなかったりする可能性があります。 これらはすべて知っておくと役に立つ内容であり、次回のプレゼンテーション スキルを向上させるのに役立ちます。

プロジェクト管理プレゼンテーションを習得するには時間がかかる

プロジェクトではプレゼンテーションを行うことは日常的なことではありませんが、プロジェクトのライフサイクル中に 1 つまたは 2 つプレゼンテーションを行う必要がある可能性が高く、プロジェクトに多くのワークショップやユーザー セッションが含まれる場合はさらに多くなります。

パニックにならないでください。プレゼンテーション スキルは学ぶことができ、練習すれば上達します。 これを達成できれば、自信を持ってプレゼンテーションを行えるようになり、今後のプレゼンテーションの準備が容易になることがわかります。

ソフトウェアのスケジュール機能を使用して、プロジェクト ダッシュボードで簡単に確認できるチーム カレンダーでプレゼンテーションを予約できます。 これを使用すると、プレゼンテーション後に議題やスライドをオンライン ドキュメント ライブラリで共有できます。 会議後も、優れたチャット ツールを使用してディスカッションを続けることができます。 ProjectManager のソフトウェアを 30 日間無料で試して、実際にどれだけ役立つかを確認してください。