プロジェクト管理、建設、その他の業界における注文変更

変更は、プロジェクトの提供の一部です。 プロジェクトをスケジュールどおりに予算内に収めるためには、これらの変更を管理する必要があります。 変更命令 (または修正) は、すべての関係者が受け入れられる方法で、これらの変更を特定、定義、および追跡するメカニズムです。 これには、変更を実装するために必要な追加コストや時間が含まれます。

変更指示と変更指示ログを持つことは、プロジェクトの所有者と計画を実行するために働くさまざまな請負業者との間の契約がプロジェクトの進行に不可欠な建設プロジェクト管理において特に重要な文書です。 しかし、契約変更命令は多くの業界に適用できます。

注文変更とは？

変更指示書は、プロジェクト スコープの変更に対応する変更管理ドキュメントであり、何が必要で、どのくらいの費用がかかり、いつ完了すると予想されるかを詳述します。

注文変更は、既存の契約を変更する手段であり、実際には、プロジェクトの価格とタイムラインを調整します。 これらの予算とスケジュールの変更により、プロジェクトの所有者と変更を担当する請負業者の両方が条件に同意するまで、変更指示は実行されません。 変更命令には、付加的および控除的の 2 種類があります。

添加剤

付加的な変更とは、塗料の色を変えたり、プロジェクト サイトのある場所から別の場所に構造物を移動したりするのと同じくらい簡単なことです。 プロジェクトから何かを奪うことはなく、単に実行の一部を変更するだけです。

演繹的

一方、作業の一部の削除を要求している場合、それは演繹的な変更命令です。 付加的な変更命令とは異なり、控除的な変更は、コストの削減につながる可能性が高く、プロジェクト スケジュールの時間を短縮することさえできます。

変更指示は、変更管理プロセスの重要な部分です。 また、多くの場合、情報要求 (RFI) から始まるプロセスの一部でもあります。RFI は、建設プロジェクトの実行中に発生する可能性のある質問に回答する文書です。 何かを明確にしたり、追加情報を求めたりするために使用されます。 これは多くの場合、契約の変更につながる可能性があり、変更注文フォームがトリガーされます。

注文変更を使用する理由

変更が要求された場合、変更オーダーが使用されます。 特に複雑な取り組みである建設プロジェクトの場合、石で計画は立てられません。 プロジェクト マネージャーはリスクに備えることができますが、起こりうるすべてのことを予測することは不可能です。

スコープに影響を与える可能性のあるこれら 2 種類の変更がプロジェクトに現れるため、それらを制御および管理する必要があります。 そのため、注文変更フォームを使用することが非常に重要です。 要求された変更の詳細、費用、および所要時間が記録されるため、すべての関係者が続行するかどうかを決定できます。

注文変更ログとは何ですか?

変更が承認されると、変更注文ログが必要になります。 変更指示ログは、プロジェクトで行われた変更をキャプチャし、スケジュールどおりに進んでいることを確認します。 また、プロジェクトの過程で通常は複数の変更指示があるため、すべての変更指示が収集される場所でもあります。 変更ログを使用すると、これらの変更がプロジェクトの実行中に失われる可能性が低くなります。

変更管理ログは、開始する変更を選択するのにも役立ち、各変更管理に番号を付けてそのプロセスを整理します。 変更のタイプを識別、定義し、変更要求の原因を記録できます。

変更指示ログは、変更がプロジェクトに与える影響を書き留める場所であり、前進するかどうかの最終決定を下すのに役立ちます。 変更管理フォームのその他の詳細は、変更管理が作成された日付、作成者、そのステータス (承認された場合)、承認者 (または拒否された理由)、必要なアクションなど、ここに収集されます。

注文変更フォーム テンプレートの例

ProjectManager には、プロジェクト管理のあらゆる側面に焦点を当てたブログ投稿とチュートリアル ビデオのライブラリがあり、変更注文フォーム テンプレートを含む多数の無料のプロジェクト管理テンプレートが含まれます。

当社の変更注文フォーム テンプレートには、所有者とプロジェクトに関する内部情報、および変更を受け入れることでどのような機会が得られるかを記録するスペースがあります。 また、変更内容とプロジェクトへの影響を説明するスペースもあります。

さらに、変更の詳細やコストへの影響など、詳細を収集するスペースがあります。 フォームの下部には、変更が承認または拒否されたときの署名と日付の行があります。 さらに、特定のニーズに合わせてカスタマイズ可能です。

建設変更命令のベスト プラクティス

注文変更のポイントは、変更を管理し、プロジェクトを予定通りに予算内で納品すると同時に、所有者と請負業者の両方に条件に同意し、後で紛争を回避する機会を与えることです。

変更指示がこれらの機能を満たしていることを確認し、プロジェクト全体で最良の結果を得るためにプロセスを管理するには、ベスト プラクティスに従うことが重要です。 以下は、変更管理が本来の目的を達成し続けるのに役立ついくつかの提案です。

元の契約を知る

注文変更により、すでに同意した契約が修正されます。 したがって、元の契約に精通していることが重要です。 合意された作業範囲により、変更を分析し、その変更をどの程度快適に行うことができるか (およびより多くのコストを負担するか) を判断できます。

作業を行う前にコストについて合意する

プロジェクトの予算は変更命令の影響を受けますが、それらのコストを特定して合意しないと、問題が発生する可能性があります。 たとえば、小さな変更は元のプロジェクトの一部と見なされる場合があります。 作業が完了する前に、全員が同じページにいることが重要です。

変更を書面で受け取る

当たり前のように聞こえるかもしれませんが、誤解を避けるために注文変更フォームが作成されます。 したがって、握手や口頭での合意は変更命令ではありません。 変更命令を実行に移す火花になることもありますが、決定は紙に詳述し、合意する必要があります。

プロセスを整備する

変更指示を処理するプロセスがなければ、請負業者、予算、およびスケジュールに問題が生じます。 変更管理ログはプロセスを整理するための最初のステップですが、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、ログの作成と追跡を合理化できます。

ProjectManager が変更指示の処理にどのように役立つか

ProjectManager は、プロジェクトとチームを編成し、プロセスを効率的に実行し続ける、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のツールには無制限のファイル ストレージがあり、変更注文フォームを含むすべてのプロジェクト ドキュメントを一元化するための理想的なハブとなります。

プロセスを簡素化するには、当社のソフトウェアで注文変更フォームを作成してください。 カードをタスクとして、列を生産段階としてワークフローを視覚化するかんばんツールを使用して、変更指示をカードにします。 かんばんカードには、添付ファイル、優先順位などのタグ、詳細な説明を付けて割り当てることができます。

変更に記録された時間を追跡し、タイムシートを使用して支払いプロセスを合理化することもできます. 定期的なタスクの自動入力が可能で、支払いのために送信されると、セキュリティのためにロックされます。 当社のソフトウェアはクラウドベースであるため、乗務員は現場でステータスを更新でき、進行状況はリアルタイムで反映されます。 進行状況が 1 つのツールにとどまると、変更指示の管理が容易になります。

ProjectManager は、チームの共同作業を維持するためのクラウドベースのツールです。 オンライン ガント チャートを使用した計画からリアルタイム ダッシュボードでの進捗とパフォーマンスの監視まで、プロジェクトのあらゆる側面を管理し、簡単なレポート機能を使用して関係者に最新情報を提供します。 この 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、プロジェクトの変更などを管理する方法をご覧ください。