最高の予定確認メールの書き方（+例）

公開: 2020-03-03

確認—現実があなたの期待に応えていることを確認します。日常生活において確認がいかに重要であるかを考えてください。

あなたはマクドナルドに行き、チーズなしのコーヒーとベーコンの卵ビスケットを注文しますが、従業員は注文を確認せずに急いであなたを通り抜けます。それから、あなたはあなたの飲み物がホットチョコレートであり、あなたのバタービスケットがチーズで滴っていることを見つけるためだけにあなたの朝食で道を走り去ります。ブエノはありません。

または、もっと劇的な規模で、結婚式の後の土曜日の夜に夢の披露宴会場を予約するかもしれません。数か月後、彼らが日曜日に予定されていることがわかりました。そして、彼らはすでに土曜日の夜のスペースを他の誰かに予約しました。バマー、そうですか？

予定の確認メールは、災難やちょっとした不便さえも、人生に忍び込むのを防ぎます。送信が簡単で、非常にシンプルで、実に強力です。

アポイントメントサービス（相談、会議、面接、さらには農薬治療のフォローアップ）を提供するビジネスを運営している場合、アポイントメント確認メールは、騒ぎを防ぎ、顧客体験を向上させる簡単な方法です。こぼれたミルクで泣いても意味がありませんが、ビーガンが安っぽいビスケットで泣くのには十分な理由があります。顧客に涙を流させたくないのです！

これらのメールをコミュニケーションに組み込む準備はできていますか？幸いなことに、私たちはすべての大変な作業を行いました。以下に、予約確認メールの最高の例、サンプルスクリプト、および独自のメールを最初から作成するためのヒントを示します。始めましょう！

予約確認メールとは何ですか？

予約確認メールとは何ですか？それはすべて名前の中にあります—それは約束を確認する電子メールです。十分に単純です。

しかし、それだけではありません。誰でも古い確認メールを送信できますが、質の高いメッセージを作成するには、少しの巧妙さと戦略が必要です。効果的な予約確認メールを作成するために従うことができるいくつかの簡単なベストプラクティスを次に示します。

予約確認メールの書き方

メールの効果は、デザイン、コンテンツ、配信のすべてにあります。

デザイン

予定の確認メールは非常にシンプルなものにする必要があります。ブランドを維持しますが、メッセージが意図を失うほど創造性にとらわれないでください。これはマーケティングメールではないことを忘れないでください（なぜそれがすぐに重要になるのかについての詳細）。受信者との約束を確認しようとしているだけです。

Airbnbのこの例を見てください。彼らは物事を最小限に抑えました。彼らは旅行を確認し、宿泊施設の画像を提供し（私が選択したものを思い出すのに役立ちました）、日付を教えてくれ、完全な旅程のリンクの下にいくつかの追加の詳細を提供しました。シンプルでありながら効率的。

コンテンツ

派手なGIF、巧妙なコピー、または説得力のあるCTAは必要ありません。受信者が期待していることを正確に提供します：予約の確認の詳細。それ以上でもそれ以下でもありません。

サービスによっては、基本的な画像や「予約の確認」へのリンクを含めることができます。それはすべてうまくてダンディです、ただあなたの電子メールの目的を見落とさないでください—約束を確認するために。

配達

Twilio SendGridは、「適切なメッセージを適切な人に、適切なタイミングで、適切な頻度で、適切なチャネルで送信する」というモットーに従って生きています。ええ、それは一口ですが、それは受信者と通信するための優れたガイドラインです。

メッセージ：予約確認メール
人：予約した人
時間：できるだけ早く
頻度：最初の電子メールと、予定がさらに離れている場合は2回目のフォローアップ
チャネル：受信者は電子メールやテキストを好む場合があります

配信可能性も考慮すべき重要な要素です。「トランザクションメッセージにマーケティングメッセージを追加しようとしないでください」と、TwilioSendGridの電子メール配信エキスパートであるWillBoydは述べています。「メールボックスプロバイダーがコンテンツをスキャンするため、問題が発生する可能性があります。メッセージがマーケティング側にあると感じた場合、純粋なトランザクションメールであると感じた場合に比べて、そのメッセージをスパムに入れる可能性が高くなります。」

ベストプラクティス

恒星の予定確認メールを作成するのに役立つ、短くて甘いヒントをいくつか紹介します。

わかりやすい件名を作成します。 今はかわいくなる時ではありません。被写体を非常に透明にします。たとえば、「髪の毛の予約の確認」または「今後の歯科医の予約の確認」を試してください。受信者は、このメールの内容を問題なく推測できます。また、後で見つけるのに苦労している場合でも、メールを簡単に検索できます。
メールの送信者を明確にします。 最近のメールエンゲージメントレポートによると、送信者は、受信者がメールを開くかどうかに影響を与えるメールの最も重要な要素です。「一部の受信者にとって、送信者だけが電子メールを開くために必要なすべての情報です。」ああ、返信のないメールアドレス（「[email protected]」のようなもの）は避けてください。これが理由です。
カレンダーに追加ボタンを含めます。 この追加された利便性により、受信者が予約に表示される可能性が高まります。これは、あなたとあなたの顧客の両方にとってメリットがあります。
連絡先情報を提供します。 予定に問題がある場合、またはスケジュールを変更する必要がある場合は、受信者が簡単に連絡できるようにします。

予約確認メールサンプルスクリプト

メールの声とトーンはブランドによって異なります。以下に、より正式な確認のための簡単な電子メールテンプレートを含めました。そのまま使用するか、必要に応じて調整してください。

件名：あなたの予定が確認されました

こんにちは[名前]、

[予定の種類]の予定は、[曜日]、[月] [日付]]、[年]で確認されます。

あなたの予定を変更する必要がありますか？

予約を変更するには、ここをクリックするか、000-0000-000に電話するか、このメールに返信してください。

簡単ですよね？予定の確認メールに含める必要があるのはこれだけです。

予約確認メールの例

予約確認メールのインスピレーションをお探しですか？ここにいくつかの簡単な（しかし効果的な）例があります。

ブルーミングマッサージ

私を信じてください—私は毎年恒例のマッサージを見逃すことはありません。それでも、フレンドリーなリマインダーとして予約確認メールを受け取るのは素晴らしいことです。ブルーミングマッサージは、基本的なデザインとすべての必需品、つまり誰が、何を、いつ、どこで、どのように、私が知る必要があるすべてを備えています。

忠実度

忠実度は、すべての必需品を備えたここでそれを実現します。いつ会議が行われるのか、どこにいる必要があるのか、何について話し合うのか、誰と会うのかはわかっています。すべての情報は太字で読みやすく、すばやく見つけることができます。そして、時間がうまくいかない場合は、大きなオレンジ色のボタンをクリックして、予定を変更することができます。

SpotHero

SpotHeroからのこの予約確認メールには、私が求めることができるすべての詳細が含まれています。どのナンバープレートが私がその場所を予約したものであるか、その場所がどこにあるか、いつ入ることができるか、いつ出る必要があるか、そしてそれが私にいくらかかるかを知っています。さらに、メール内に駐車パスへのリンクが含まれています。追跡する必要が1つ少なくなります。

予約確認メールテンプレートやその他の事前に作成されたメールデザインを見つけるには、無料のメールテンプレートギャラリーをチェックしてください！

電子メールでのSMSの使用

電子メールは常に世界中の視聴者にリーチするための実証済みの方法でしたが、今ではSMSは企業が顧客とつながるための優れた方法になりつつあります。ますます多くの企業がSMSメッセージングを使用して、プロモーションから割引、予約のリマインダーまで、あらゆることについて顧客と通信しています。

電子メールは、受信者が後で保存したい画像や添付ファイル、または情報を含む可能性のある長いメッセージに最適です。 SMSは、短くてタイムリーな情報（今後の予定に関するリマインダーなど）に最適です。

予約の確認に電子メールとテキストメッセージのどちらを使用するかを決めるのに苦労している場合は、電子メールとSMS：どちらのチャネルを選択する必要がありますか？を確認してください。顧客がテキストや電子メールを好むかどうかに関係なく、予約確認メッセージは顧客とのコミュニケーションを一段と高めます。後でではなく早く始めましょう。