承認ワークフローの定義と実装
公開: 2022-11-02品質を見落とさないでください。 成果物を予定どおりに完成させても、利害関係者の期待に応えられない場合、問題が発生します。 承認ワークフローは、品質を確保するのに役立ち、より大きな自動化されたワークフローの一部である場合、プロセスを合理化することさえできます。
承認ワークフローにはさまざまな種類があり、すべてが自動化されているわけではありません。 定義を理解したら、プロセスに最適なものを選択できます。 承認ワークフローとは何か、承認ワークフローを自動化することで、作業の改善と効率化にどのように役立つかを見てみましょう。
承認ワークフローとは
承認ワークフローは、その項目を生産の次の段階に移動する権限を持つ個人に何かをルーティングする方法です。 これは、手動または自動で実行できるワークフローの一部です。 これにより、パイプライン全体で品質を確保できるだけでなく、必要な承認のバックログも回避できます。
タスクの論理的な順序は、そのタスクが指定された担当者によって承認されるまで作業が停止する承認ワークフローによって中断されます。 ワークフローを自動化すると、ボトルネックが減り、効率が向上するため、職場の生産性が向上します。
作業を承認する権限を持つ人物は、通常、その作業を行っているチームの直属のマネージャーですが、プロセスによっては、品質保証担当者または部門間マネージャーになることもあります。 製品と組織の範囲に応じて、ワークフロー内の承認が多くなったり少なくなったりする可能性があります。
タスクを自動化し、承認ワークフローを追加することで、企業はチームの生産性を高めながら、作業の品質を高い水準に保つことができます。 ProjectManager は、ワークフローを自動化し、作業を効率化するためのタスク承認設定を備えたオンライン ソフトウェアです。 タスクの承認をカスタム ワークフローに追加するか、オートメーションと一緒に追加して、ステータスを更新する前に承認者を設定します。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。
承認ワークフローの種類
ワークフロー構造にはさまざまな種類がありますが、タスク送信ポータルから始めます。 これは、関係者、マネージャー、または承認者が承認できるように、ドキュメント、注文書、または何らかのタスクが送信される場所です。
これにより、ワークフロー内の承認者が誰であるかが定義されます。 たとえば、自動化された多くのソフトウェア ツールには、提出物を編集、表示、または管理する権限を特定の人物に付与する方法があります。
通常、承認ワークフローには、バックログ、ボトルネック、および遅延を回避するための期限があります。 多くの場合、承認のために送信されると、タスクは通知をトリガーして、作業がレビューの準備ができていることを承認者に警告します。
さまざまなタイプの承認ワークフローがあり、それぞれが組織のプロセスの効率を高めるために採用されています。 これにより、承認ワークフローを通過する作業の品質を無視することなく、作業を遅滞なく進めることができます。 承認ワークフローには、主に 3 つのタイプがあります。
1. プロセス承認ワークフロー
この承認プロセスは、予測可能で反復可能なタスクを扱う場合に採用されます。 このワークフローは、チーム メンバーが達成したい結果を認識しており、その目標に到達するための明確な道筋を持っているプロセスで最もよく使用されます。 たとえば、ドキュメントの承認では、プロセス承認ワークフローが一般的に使用されます。
2. プロジェクト承認ワークフロー
より柔軟なワークフローが必要な場合は、プロジェクト承認ワークフローを使用する可能性があります。 このワークフローは、定義された目標を持つタスクにも適していますが、プロセス承認ワークフローとは異なり、これらの目標を達成するための道筋は明確ではありません。 この承認ワークフローは、クリエイティブなプロジェクトでよく使われます。終わりはわかっていますが、そこにたどり着くには集団的な即興が必要です。 たとえば、特定の目標があり、主要業績評価指標 (KPI) を達成する必要があるマーケティング キャンペーンを例にとります。
3. ケース承認ワークフロー
一部のワークフローには明確なパスがありません。 このようなワークフローでは、ケース承認ワークフローを適用します。 これは、チームが作業を開始したときに目標が定義されていなくても、作業の過程で追加情報を処理するときに目標が明確になる場合に理想的なワークフローです。 ケース承認ワークフローをよりよく理解するために、保険金請求について考えてみましょう。 保険金請求の結果は、そのプロセスを経てより多くの情報が収集されるまで明確ではありません。
承認ワークフローの自動化
前述のように、承認ワークフローは手動で行うことも、プロセスを自動化することもできます。 後者の場合、自動化された承認ワークフローは、特定のアクションが完了すると応答をトリガーすることにより、ワークフローを介してアイテムを移動します。
手動の承認プロセスには問題があります。 これにより、フィードバックの矛盾、複数のレビュー担当者がいる場合に誰が権限を持っているかが明確でない、目標の誤解、修正が多すぎる、締め切りに間に合わないなどの原因となる可能性があります。 自動化された承認ワークフローは、これらのスピード バンプを回避し、ワークフローをスムーズに進めることができます。
承認ワークフローを自動化することで、プロセスに説明責任があり、生産性が維持されます。 これは、あらゆる規模の組織が恩恵を受けることができるものです。 ただし、最初に、ワークフローのステップを明確に定義する必要があります。 送信がどのように要求されるか、タスクが承認を得るために満たさなければならない基準、ワークフロー全体での承認者、承認または却下後の送信経路などを検討してください。
承認ワークフローの利点
承認ワークフローを使用する主な利点は、プロセスが合理化されることです。 パイプラインを介してアイテムをより速く移動することで効率が向上し、そのワークフロー、承認のステップを定義し、チームの全員が自分の仕事に集中できるようにすることでミスが少なくなります。
また、アイテムが適切に承認され、承認が迅速に配信されたことを確認します。 これにより、タスクの承認者が 1 人であろうと複数であろうと、チームは期限を守ることができます。
承認ワークフローで作業するときのエラーも少なくなります。 自動化により、承認の基準が満たされた場合にのみ承認が行われるようになります。 つまり、後で修復する必要があり、遅延の原因となるエラーが少なくなります。 これにより時間が節約され、費用がかかりイライラするような修正が回避されます。
自動化は、タスクのステータスを追跡し、チームが更新または保留中の承認を確実に認識できるようにするという点で、コミュニケーションを改善する方法でもあります。 プロセスにおけるこの種の透明性は、プロセスをさらに遅らせる誤解を避けるのに役立ちます。
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ボトルネックはワークフローの一般的な問題であり、遅延やフラストレーションの原因となります。 承認ワークフローは、自動化によってこれらのコストのかかるブロックを削減します。 たとえば、タスクに多くの承認者がいる場合、自動化された承認ワークフローを設定して、すべての承認者にタスクをより迅速に進めるための要求を送信できます。
もう 1 つの利点は、自動化によって一貫性が向上し、プロセスを合理化できることです。 自動的に承認されたものはすべて、組織の基準とポリシーを満たしていることが保証されます。 このプロセスを自動化すると、手作業によるレビューが不要になるため、ワークフローが高速化されます。
承認ワークフローのベスト プラクティス
承認ワークフローの最初の、そしておそらく最も重要な側面は、承認を行う権限を持つユーザーを確実に選択することです。 プロセス全体がこの決定にかかっています。 自動化された承認ワークフローであっても、承認者は、承認基準を満たさないものに対する保護者です。
特に複数の承認者を扱う場合は、自動化をお勧めします。 前述のように、承認通知をすべての承認者に一度に送信できます。 また、ワークフロー内の冗長性を特定するのにも役立ちます。冗長性を削除して、プロセスをさらに合理化できます。
期日を設定すると、タスクの完了だけでなく、承認やフィードバックの遅延も回避できます。 これらの期日がシャッフルで失われないようにするには、アプリケーションで電子メールまたはアラートを送信する自動通知機能を備えたツールを探してください。
ProjectManager と承認ワークフロー
ProjectManager は、ワークフローの自動化とタスク承認を備えたオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 カスタム ワークフローを作成し、承認を指定してタスク管理を改善します。 承認を設定して、特定のアクションを自動化し、ワークフローを合理化して生産性を向上させることができます。
ワークフローの自動化で反復タスクを合理化
承認ワークフローの最初のステップは、作業のフェーズを明確に定義することです。 カスタム ワークフローは、タスクがたどる必要のあるパスを指示するルールを設定するのに役立ちます。 また、ステータスを変更したりタスクを進めたりできるユーザーを定義します。 カスタム ワークフローとタスクの承認は、特定のアクションを設定するトリガーを定義することで自動化できます。 ユーザーの割り当て、ユーザーの削除、優先度の設定、パーセンテージの処理などを行うことができるステータス、優先度、進行状況などのトリガーを設定します。
承認を常に把握するためのリアルタイム通知を取得
ワークフローを合理化するために、承認者は、承認のためにタスクがいつ送信されたかを知る必要があります。 私たちの通知により、ユーザーはこれらのアラートをリアルタイムで見ることができます。 それらはすぐに受信トレイに送信されますが、ソフトウェアでアラートも作成されるため、ツールを離れてワークフローを中断する必要はありません。 通知をカスタマイズして、承認が必要なときにアラートを出すだけでなく、タスクに割り当てられたとき、進捗状況の更新、期限の変更などを行うことができます。
ワークフローに役立つもう 1 つの機能は、リアルタイム データであり、より良い意思決定に役立ちます。 ライブ ダッシュボードでプロジェクトの概要を把握できます。 構成は必要ありません。切り替えるだけで、コスト、時間、ワークロードなどの進捗状況を確認できます。 詳細については、見たいものに焦点を当てたカスタマイズ可能なレポートをご覧ください。 関係者と簡単に共有して、最新の状態に保つことができます。
ProjectManager は受賞歴のあるソフトウェアで、ワークフローを自動化し、承認設定を設定することで、チームを手作業や繰り返しの作業から解放して生産性を維持します。 その他の機能は、リスクとリソースを管理して、さらに順調に進みます。 NASA、シーメンス、ネスレのチームに参加して、当社のソフトウェアを使用して成功を収めましょう。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。