コスト管理の基本

公開: 2022-08-23

コスト管理とは

コスト管理は、ビジネスまたはプロジェクトの予算を計画および管理するプロセスです。プロジェクトの場合、プロジェクトマネージャーがプロジェクトの費用を見積もり、プロジェクトが予算を超える可能性を減らすための管理を設定するのに役立ちます。

コスト管理は、プロジェクトマネージャーの最も重要な責任の 1 つです。プロジェクトには常に材料、労働力、設備などのリソースが必要であり、コストが発生します。これらのコストは、プロジェクトを完了するために、プロジェクトのライフサイクル全体で見積もり、管理する必要があります。

効果的なコスト管理には、適切なソフトウェアが必要です。 ProjectManager は、プロジェクトのコスト、リソース、作業負荷を追跡するのに最適なツールです。ガントチャート、プロジェクトカレンダー、タイムシートを使用すると、コスト、時間、タスクを 1 か所で管理できます。無料で始めましょう。

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4 つのステップでプロジェクトのコストを管理する方法

以下の 4 つのステップは、プロジェクト管理におけるコスト管理プロセスの仕組みの概要を示しています。

1. リソース計画

リソース計画は、ビジネス、プロジェクト、または作業範囲の将来のリソース要件を予測するプロセスです。リソースプランを作成するには、プロジェクトスコープ (実行されるプロジェクトアクティビティを詳述するドキュメント) を定義することから始める必要があります。

プロジェクトアクティビティが定義されると、プロジェクトマネージャーは通常、履歴データ、専門家の意見、およびリソース分類構造 (RBS) などのリソース計画ツールに依存して、必要なリソースを見積もります。

2. コスト見積もり

コスト見積もりは、プロジェクトの実行に必要な人件費、材料、設備などのリソースにコストを割り当てることで構成されます。コストの見積もりは、コスト管理プロセスの最も重要なステップの 1 つです。これは、プロジェクト予算のベースを設定するためです。プロジェクトの特性に応じて、使用できるコスト見積もり手法がいくつかあります。

3. コスト予算

コスト見積もりに基づいて、すべてのプロジェクトコストの単純な合計であるプロジェクト予算を作成できるようになりました。直接費、間接費、固定費、変動費など、すべての種類のプロジェクトコストを含めるようにしてください。プロジェクト予算には、やり直しが必要な作業がある場合、またはプロジェクトにリスクが発生し、リスク軽減戦略を講じる必要がある場合に備えて、予備費も含める必要があります。

プロジェクトが開始されると、プロジェクト予算は、実際のコストと推定コストを比較するために使用されるベースラインになります。したがって、プロジェクト予算により、プロジェクトマネージャーは、コストが高すぎるかどうか、およびコスト超過のリスクがあるかどうかをすばやく理解できます。

4. コスト管理

コスト管理とは、プロジェクトのコストを最小限に抑えて追跡するために取られるすべての活動、ガイドライン、および手順を指します。コスト管理が不十分であると、プロジェクトの収益性に影響を与える可能性がありますが、幸いなことに、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、タイムシート、ワークロードプランナー、プロジェクトダッシュボードなどのツールを使用してコストを簡単に追跡できます。

これらの 4 つのステップの結果は、プロジェクト計画の重要な要素であるコスト管理計画に文書化できます。

コスト管理計画とは

コスト管理計画は単純に聞こえます。これはプロジェクトのコスト見積もりの概要ですが、これにはすべての割り当てと、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを予算通りに進めるためにそれらのコストをどのように管理するかが含まれます。

コスト管理計画では、材料であれ人員であれ、プロジェクトの予算に影響を与えるリソースを考慮する必要があります。固定費、変動費、間接費もあります。プロジェクトに対するあなたの財政的コミットメントがどうなるかを知るために、これらすべてを計算する必要があります。

最後になりましたが、コストを抑えることに既得権益を持っている利害関係者です。コストの超過は、多くのプロジェクトが経験する問題ですが、利害関係者が十分に許容できるものではありません。コスト管理計画を策定するときは、利害関係者を念頭に置いてください。プロジェクト全体を通して最新情報を把握し、レポートを入手する必要があります。

コスト管理計画の概要

コスト管理計画に含める必要があるいくつかの重要な要素を次に示します。

見積もり方法:パラメトリック、ボトムアップ、スリーポイントなど、どのコスト見積もり方法が採用されたかを説明します。
測定単位:コストを正確に測定するには、労働力、材料、設備の測定単位を確立することが重要です。測定単位の例としては、従業員の勤務時間、平方フィート、トン、キログラムなどがあります。
コストベースライン:コスト見積もりに基づいて、プロジェクトの支出制限をマークするコストベースラインを定義する必要があります。
コスト管理のしきい値:コストパフォーマンスを監視するためのしきい値を確立することが重要です。これは単純に、コストの変動が一定の割合に達すると、プロジェクトチームがコスト管理措置を講じることを意味します。
パフォーマンス測定方法:プロジェクトの目標と期待を満たしているかどうかを確認するために、コストパフォーマンスを測定する方法を確立します。そのためには、コスト追跡システムとアーンドバリューマネジメント (EVM) 手法が必要です。
レポートのガイドライン:プロジェクトの進行状況を監視し、このデータを利害関係者に提示するときに、調査結果を報告するための形式とコミュニケーションチャネルが必要です。

コスト管理が重要な理由

プロジェクト管理においてコスト管理が非常に重要である主な理由は、予算を守るために必要なガイドラインと手順がコスト管理計画に含まれているためです。そうしないと、コストが利益を上回り、組織がお金を失う可能性があるため、これは重要です。

コスト管理プロセスは、プロジェクトの計画段階で始まります。ここでは、コストが見積もられ、プロジェクトの予算が定義されます。次に、プロジェクトが実行されると、経費が予算に沿っていることを確認するために、経費が注意深く監視および記録されます。

プロジェクト予算がある場合、プロジェクトコストのベースラインが設定されます。つまり、プロジェクトのコストを管理する際の決定と方向性を決定するものです。これにより、無駄な出費をせずにプロジェクトを順調に進めることができます。

コスト管理のヒント

以下は、プロジェクトコストの管理に取り組む際に留意すべきヒントです。

インフレの計画:価格は固定されていません。適切な予算は、さまざまなコストを考慮して、これを考慮に入れます。
自然災害や潜在的な出来事を考慮に入れる:予期せぬことはばかげているように聞こえるかもしれませんが、プロジェクトを遅らせる気象イベント、個人的な問題、または別の未知の事態に備えて、予算に余裕を持たせる必要があります。
その他の予期しないコスト:すべての予期しないコストがランダムであるとは限りません。法的な問題、プロジェクトに関連する罰則、予期しない人件費など、予算を立てることはできませんが、予算を知らせることはできます。
リアルタイムで追跡する:プロジェクトの実行時に予算を監視するソフトウェアを用意することは、コストを管理する上で重要です。ただし、最新ではないデータを見ていると、問題を解決するのに十分迅速に行動することができなくなります。したがって、リアルタイムのデータ追跡機能を備えたソフトウェアが必要です。
迅速な対応:プロジェクトコストの不一致を発見した方法に関係なく、すぐに行動する必要があります。待てば待つほど、お金が無駄になります。
サイズに応じて:小規模なプロジェクトにはプロジェクトコスト管理は必要ないと考える人もいます。ただし、規模の大小にかかわらず、コストを管理する必要があります。

プロジェクトのコストを最適に管理するには、プロジェクトの内外を知る必要があります。そのための最善の方法は、プロジェクトの開始時に完全なプロジェクト憲章を作成することです。

ProjectManager はコスト管理ソフトウェアです

ProjectManager は、プロジェクトのすべての段階にわたるコスト管理計画に必要なツールを備えたオンラインソフトウェアです。当社のソフトウェアはクラウドベースであるため、プロジェクトデータはリアルタイムで配信されるため、実際の支出に対するコスト見積もりの正確性をすぐに評価できます。

当社のリソース管理機能は、コストを左右するワークロードのバランスを保つのに役立ちます。また、使いやすいタイムシートもあり、チームメンバーはワンクリックで提出でき、プロジェクトマネージャーはワンクリックで承認できます。しかし、コスト管理のための最も強力な機能はプロジェクトダッシュボードです。これは、プロジェクトのコストをリアルタイムで追跡するため、予算を注意深く監視できます。

コスト管理を追跡する ProjectManager のダッシュボードコストウィジェット

無料のコスト管理テンプレート

プロジェクト管理に役立つ多数のプロジェクト管理テンプレートを提供しています。コスト管理プロセスを進める際に役立ついくつかのテンプレートを次に示します。

プロジェクト予算テンプレート

当社のプロジェクト予算テンプレートは、すべてのコストを文書化し、プロジェクトのベースラインを設定するのに理想的です。組織のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできます。

リソース計画テンプレート

しっかりしたリソース計画なしにコストを管理することはできません。当社のリソースプランテンプレートは、プロジェクトの実行に必要なさまざまなリソースをすべて追跡するのに最適なツールです。

費用便益分析テンプレート

プロジェクトは収益性がなければなりません。そうでなければ、プロジェクトを実行するのは得策ではありません。プロジェクトを開始する前に、費用便益分析を事前に行ってください。費用便益分析テンプレートは、開始するのに最適な場所です。

プロジェクトコストの管理の詳細

コスト管理に取り組んでいるときは、プロジェクトのコストを管理および制御するためのポリシーと手順を確立しています。 PMP の Jennifer Bridges が、この短いチュートリアルビデオで、プロジェクトのコスト管理を理解するために知っておくべき重要な知識について語ります。

参考までにサムネイルを載せておきます。