簿記101：あなたの中小企業のために記録を保持する方法

あなた自身の簿記をすることは完全な悪夢であることができるのは本当です。

あなたが新しいビジネスを始めているか、何年もの間オンラインストアを運営しているかどうかにかかわらず、あなたの経費と収入を追跡する方法を学ぶことは大きな挑戦のように感じることができます。

あなたは一人じゃない。 中小企業の所有者のほぼ4分の3は、簿記と会計に関してあまり知識がないと感じています。

ビジネスの運営に加えて、資産勘定、納税申告書、クレジットカードのチャージバックなども管理する必要があります。 初めてダイビングをする場合は、混乱を招き、圧倒される可能性があります。 しかし、そうである必要はありません。

あなた自身の簿記でプロになりたいですか？ この記事では、中小企業のために本を保管し始める方法と、今日より収益性を高める方法についてすべてを学びます。

簿記とは何ですか？

簿記は、販売、購入、支払いなど、ビジネスのすべての金融取引を記録および管理するプロセスです。 簿記係は、会社が情報に基づいた財務上の決定を下すのを助けるために、すべてのコストと収入を追跡します。

簿記の目標は、ビジネスの全体像を示し、アカウントのバランスを取り、より戦略的な方法でキャッシュフロー管理を改善することです。

簿記の基本

ビジネス簿記では、アカウントは、買掛金や給与など、特定のタイプのすべての借方および貸方エントリの記録です。

アカウントには5つの基本的なタイプがあります。

• 資産。 取引の結果として会社が所有するリソースまたは価値のあるもの（たとえば、在庫、売掛金）。
• 負債。 企業がサプライヤー、銀行、貸し手、またはその他の商品やサービスのプロバイダー（ローン、買掛金など）に対して負う義務と債務。
• 収入または収入。 販売またはサービスの提供を通じて会社が稼いだお金。
• 経費。 資産またはサービス（公共料金、給与など）の支払いのために会社から流出する現金。
• エクイティ。 、すべての負債（株式、利益剰余金など）を差し引いた後の、会社に対する所有者の利息の残りの値。

中小企業の会計は、適切なカテゴリでトランザクションを記録できるように、各アカウントを設定することから始まります。 これが総勘定元帳になります。 次のeコマースストアと同じ正確な簿記プロセスはないでしょうが、ビジネスニーズに応じて多くの異なる会計方法が一般的です。

あなたの本を保つ方法

1.財務記録の維持と更新

簿記には、数字を扱うことが含まれます。 ほとんどの作業には、基本的な数学と会計が含まれます。 詳細は、所有するビジネスの種類によって異なりますが、売掛金や銀行の明細書の決済、金融取引の記録、請求、請求、給与の追跡などのタスクが含まれる場合があります。

また、次のようなその他の財務関連の問題にも対応します。

• 給与、収入、雇用、さらには中小企業の税額控除のための税簿記。
• 会社が軌道に乗って成長するのを助けるための予算計画。
• 財務諸表（貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー、および株主資本等変動計算書）を利害関係者のために準備します。

簿記には注意深い分析と少しの法的ノウハウが必要です。 あなたのビジネスが監査されたことがある場合、あなたはあなたの記録が正しいことと控除が合法であることを確認したいと思います。

2.全員が行っていること（および支出）を追跡します

財務簿記にはかなりの時間がかかる場合があります。 各金融取引の正確性を確保する必要があります。さらに、毎日帳簿のバランスを取り、従業員からの支払いを追跡する必要があります。

つまり、簿記と会計を習得するには、優れたコミュニケーションスキルと組織スキルが必要です。 いつでも、従業員からの領収書の収集、旅費の管理、または費用の払い戻しが必要になる場合があります。 提出と払い戻しのためのシステムを作成することは、取引を見逃さないようにし、記録が最新かつ正確に保たれるようにするのに役立ちます。

3.簿記サービスを使用してプロセスを改善する

優れた簿記または会計ソフトウェアは、中小企業の会計ツールのキットに含まれている必要があります。 仮想簿記やその他の種類のオンライン簿記サービスの台頭に伴い、中小企業の所有者は最新のテクノロジーについていく必要があります。

優れた簿記サービスまたはソフトウェアを使用すると、データ入力を合理化し、詳細な財務レポートを作成し、データを統合し、記録管理を自動化できます。 また、ビジネス全体の精度を向上させ、反復的なタスクに費やす時間をなくす簡単な方法でもあります。

複式簿記と単式簿記

単式簿記法では、小切手帳の保管と同様に、会社の口座に預金や請求書を支払う際に商取引が記録されます。 この方法は、トランザクション量が少ない中小企業に最適です。

複式簿記は、あらゆる規模と複雑さの企業向けです。 この方法では、アカウントにエントリが作成されると、対応する反対のエントリが別のアカウントに作成されます。 たとえば、100ドルの収益を記録する場合、2つのエントリを作成します。1つは現金貸借対照表を増やすための100ドルの借方エントリ、もう1つは損益計算書の「収益」を増やすための100ドルの貸方エントリです。

中小企業の簿記を習得する方法

財務データを理解して追跡することは、中小企業の財務の重要な部分です。 そのため、ビジネスを運営しているときは、簿記のクラスから学ぶか、アウトソーシングする必要があります。

幸いなことに、自分の本を管理する方法を学ぶことができるだけでなく、自分でそれに取り組むことにはいくつかの注目すべき利点があります。

Shopifyの内部会計士であるCharlieAshbourneと、ShopifyPlusのマーチャントサクセスマネージャーでビジネスを成功させているTeaseTeaのSheenaBradyの2人の専門家と話をしました。彼女のビジネスの本を管理するシステムを構築しました。

アカウントを追跡するのが初めてで、簿記会社や自営業の簿記係にお金を払う余裕がない場合でも、基本を学び、自分で物事を管理することができます。 ここでは、eコマースの簿記を日次、月次、四半期、および年次の観点から具体的に見ていきます。

毎日何をすべきか

日常的に、あなたの心に留めておく必要がある簿記の1つの一般的なビットは領収書です。

あなたのビジネスで起こったことの紙の証跡を保管してください。これは、新しいサプライヤーとのコーヒー会議からの領収書を保持するか、最新のデジタル広告の電子メールの領収書をブックマークすることを意味する場合があります。

これらの記録を保持することが非常に重要である理由は単純です。 正当な事業費を請求することの完全な税制上の利益を得るには、それらをサポートできる必要があります。

「十分なサポートがない場合、税額控除と控除可能な費用の両方を拒否される可能性があります。実際にそれらの権利が与えられている場合、税額控除時に大打撃を受ける可能性があります」とチャーリーは言います。

したがって、毎日の簿記のタスクは、領収書、請求書、および関連する電子メールを追跡する計画があることを確認することです。 これらのドキュメントに簡単にアクセスできるようにしたいので、それらを操作するのに多大な時間や労力は必要ありません。

領収書と請求書は、指定したフォルダに保存できます。 特定の送信者（ソフトウェアプロバイダー、デジタル広告など）から電子メールを受信する傾向がある場合は、受信トレイに簡単なルールを設定して、「領収書と請求書」というフォルダーにそれらを集めることができます。

このプロセスを処理するための簡単なToDoリスト項目を作成することもできます。これは、SheenaがTeaseTeasに対して行ったことです。

「請求書または領収書がメールで送信されるたびに（95％が最近です）、添付ファイルを月ごとに分類された請求書フォルダにGoogleドライブにアップロードします。 つまり、この情報を印刷、ファイリング、または保存する必要はほとんどないため、それ自体で多くの時間を節約できます。」

毎週何をすべきか

簿記はあなたのやることリストの巨大な毎週の仕事に膨らむべきではありません。 毎週注目すべき2つの重要な点があります。それは、キャッシュフロー計算書と変動費です。特に新品の場合はそうです。

キャッシュフローに注意してください

あなたは銀行にお金を持っていますか、いくらですか、そしてそのお金は何をカバーする必要がありますか？ それはあなたがキャッシュフローに関して見ているものです。

「収益と費用は別として、重要なことはあなたの現金とあなたのキャッシュフローを管理することです。 通常、Xの金額の収益がある場合、そこに座っているだけでその金額の現金があるという誤解がありますが、必ずしもそうとは限りません」とチャーリーは言います。

日常的に、いつ何かを購入するか、またはあなたのビジネスにいくら費やすかについて決定を下す必要があるかもしれません。 手元にある現金の量と、その現金がカバーする必要のある他のことを理解することは、あなたの本とあなたのビジネスを管理する上で重要な部分です。

キャッシュフローの計画と分析に役立つ簡単な簿記システムが必要ですか？ キャッシュフローが利益よりもさらに重要になる理由についてのこの記事には、使用できる便利なスプレッドシートが含まれています。

新規または変動費に注意してください

ほとんどの場合、経費の監視と確認は毎月の作業になる可能性があります。 ただし、新しい費用や変動費がある場合は、それらを注意深く監視して、期待と一致していることを確認する必要があります。

「たとえば、マーケティング費用を考えてみましょう。最近、有料広告を掲載するための予算を割り当て、それが日々変動する場合は、行動に慣れるまで、それに注意を払う必要があります」とチャーリーは言います。

結局のところ、月末までに新しいイニシアチブと経費を評価する方法があれば、より迅速でありながら情報に基づいた意思決定を行うことができます。

毎月何をすべきか

社内または遠隔地の簿記係と仕事をしている場合は、おそらく彼らと連絡を取り、毎月自分の本をチェックしているでしょう。 DIYをする人として、あなたは座って、あなたの本を整頓するために毎月いくらかの時間を約束する計画を立てるべきです。

ビジネススナップショットを取得する

毎月、ビジネス全体を見て、状況を理解し、全体像を把握する必要があります。

「月末に、すべての経費が入っていることを確認してから、売上、経費、収入、および現金のポジション全体を確認する必要があります」とチャーリーは言います。 「また、興味のあるビジネスの重要な分野を必ず確認する必要があります。」

簿記サービスまたはソフトウェアを使用して、月ごとに見られる傾向を追跡し、財務的な観点から次の月をどのように処理するかを考えます。 また、新しいプロジェクト、キャンペーン、または運用上の変更に特別な注意を払って、それらが売上、経費、またはその両方に影響を与えているかどうかを確認することもできます。

経費に注意してください

毎月のレビューは、経費がビジネスにどのように適合するかについてより戦略的に考える良い機会です。

「売上高が好調な場合でも、私は常に経費を深く見ています」とシーナは言います。 「ビジネスにおける大きな成功の指標は収益性です。経費を分析し、それを下げる方法を創造的に見つけることで、予想外の利益を生み出すことがよくあります。

支払い履歴、一括注文、または特定の製品の先行予約に基づいてサプライヤー割引を調べることにより、コストを削減するさまざまな方法を見つけることができます。

「昨年、私たちが販売している人気のお茶のアクセサリーを見て、いくつかの調査を行いました。 私は、私たちの歴史とメーカーに関する私の知識に基づいて、割引の余地があるかどうかをサプライヤーに尋ねました。 彼は私たちのユニットあたりのコストを下げることができました、そして私たちはこの1つの質問で昨年だけで5,000ドル以上を節約しました。」

整理整頓

すべての起業家が識別できる税金と簿記の決まり文句があるとすれば、それは「領収書でいっぱいの靴箱」です。 もちろん、夢はその靴箱を公認会計士またはそれをすべて理解できる多くの簿記サービスの1つに渡すことですが、自分で靴箱に取り組む方法はいくつかあります。

毎月のレビュー中に、メール、Googleドライブファイル、またははい、靴箱に保存されているすべての領収書を確認してください。 それらを経費カテゴリに分類して、税の季節に合わせて整理し、在庫注文と広告に実際に費やしている金額を確認します。

あなたが知る必要があることに基づいて調整する

2つのビジネスが同じであるということはありません。すべてのビジネスに当てはまる基本事項はありますが、収益と費用の独自の組み合わせにより、他のビジネスとはわずかに異なる簿記のニーズが生じる可能性があります。

「以前は注文に基づいて本をレビューしていました。 入ってくるすべての注文は、簿記ソフトウェアでログに記録され、追跡されていることを確認します」とシーナは言います。 「結局のところ、これは必要ありませんでした。 私たちのビジネスにとって、私たちのレビューで重要だったのは、月ごとの全体的な売上でした。」

税務および簿記の目的で必要なすべてを記録し、ビジネスに関する戦略的意思決定を行うために必要な財務情報を取得している場合は、これらのいずれにも重要ではないプロセスを合理化することを選択できます。

中小企業のための最高の簿記ソフトウェア

オンライン簿記を簡単にする方法を探している場合は、ビジネスのニーズに応じて、検討すべきツールがいくつかあります。

1. A2X。 このアプリは、Shopifyストアの売上をXeroまたはQuickBooksに自動的に投稿し、支払いを調整して、すべてが正しく会計処理されていることを確認できるようにします。 A2Xは、何百もの主要なeコマース会計事務所から信頼されています。
2. OneSaaSの統合。 OneSaasは、会計、eコマース、フルフィルメント、CRM、請求と請求、および電子メールマーケティング全体でビジネスアプリを接続します。 カスタムワークフローを簡単に構築し、ビジネスとともに成長する簿記システムを作成できます。
3. FreshBooks。 このクラウド簿記ソフトウェアは、アイテム、請求書、支払いの3つのオブジェクトに基づいてFreshBooksでShopifyの注文を管理するのに役立ちます。 また、Shopifyの在庫をすべての在庫管理の信頼できる情報源として使用し、情報を自動的に更新します。
4. QuickBooks。 ShopfiyをQuickBooksと統合すると、注文、在庫、顧客、および出荷が自動的に更新され、正確になります。 QuickBooksを使用して、eコマース注文情報をバッチジャーナルエントリまたは詳細な注文レベルの投稿として投稿したり、EtsyやAmazonなどの他のeコマースマーケットプレイスと同期したりできます。
5. ベンチ。 Benchは、Shopifyストア向けに手頃な価格のアウトソーシング簿記サービスを提供しています。 アプリは、販売者や銀行口座と直接同期します。 次に、仮想簿記チームが毎月の帳簿のバランスを取り、財務報告を作成します。

「最高の簿記システムを選択するときは、QuickBooksやZeroなどの主要なクラウド会計システムの1つを検討してください」とA2X会計のEllenMain氏は述べています。

「Shopifyビジネスの税務簿記​​を行う場合、売上を記録するだけでは不十分です。 すべての手数料と税金を徴収する必要があります」とエレンは付け加えます。 「これは、アプリ、コネクタ、または統合の助けがなければ、簡単な作業ではありません。

要約されたステートメントを投稿し、すべての売上と料金を簿記システムに帰属させる簿記ソフトウェアを選択してください。 これにより、ビジネスの規模が拡大しても、書籍は常に整頓され、正確になります。

中小企業の簿記を理解することは成長の鍵です

あなたがすべての簿記を自分で行うか、認定された簿記係を雇うことが最善であると決めるかどうかにかかわらず、あなたのビジネスを通してお金がどのように流れるかを理解することは良いビジネスです。

「適切なデータを持ち、自分がどこにいるのか、何が収益を促進しているのか、どこでコストを削減できるのかを知ることは重要です」とチャーリーは言います。 「スタートアップの簿記に関して確かなデータを持っていると、将来成功するためのより良い場所にあなたを置くことができます。」

簿記の経験がほとんどない場合でも、すべての財務情報を直接知ってアクセスできるようになりました。これにより、ビジネスの将来について情報に基づいた決定を下すための強力な場所になります。 そして、専門家の簿記の助けとアドバイスを得ることに価値がありますが、あなたが日々管理している人に関係なく、あなたがあなたの数のしっかりした理解を決して失わないことを確認してください。