予算レポートとは目的、構成要素、利点

会社を運営している場合でも、プロジェクトを運営している場合でも、予算に対処する必要があります。 予算とは、収入と支出の見積もりを使用して予測する支出計画です。 常に重要な運営予算を確実に守るために、財務諸表を参照するだけでなく、定期的な予算報告書を作成することになります。

予算レポートは、財務を管理し、ビジネスやプロジェクトを存続させるために必要なツールです。 潜在的なマネー ピットを回避するには、予算レポートとは何か、それがどのような目的に役立ち、何から構成されているかを学びます。 予算レポートを使用することの多くの利点を説明し、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して予算レポートを作成する方法を示します。

予算レポートとは

予算レポートは、特定の期間におけるビジネスまたはプロジェクトの財務状況です。 実際の支出に関連するデータを収集し、その期間の予算の予測と比較します。

つまり、予算レポートは、予算に従って支出しているか、予算を上回っているか下回っているかを判断するのに役立ちます。 予算レポートには少なくとも 2 つの列があります。1 つはレポート対象期間に予算化された計画支出用で、もう 1 つはその期間の実際の支出用です。

予算レポートを作成するときは、リアルタイム データを収集するツールを使用して、その期間の実際の支出を最も正確に把握することが重要です。 ProjectManager は、リアルタイム レポート機能を備えた受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 予算レポートの作成方法については後で説明しますが、支出の概要をいつでも確認したい場合は、ライブ ダッシュボードを使用してください。 軽量ツールとは異なり、ダッシュボードは時間のかかる構成を必要としません。 必要なときに実際のコストを表示する準備ができています。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

予算報告書の目的は何ですか?

予算レポートの主な目的は、特定の期間にビジネスまたはプロジェクトに費やした金額に関するデータをまとめることです。 この情報は、会社やプロジェクトを成功させるために不可欠です。 盲目的に支出して、ビジネスを継続したり、プロジェクトを成功させたりすることを期待することはできません。

適切な支出管理ができることは、ビジネスを浮かび上がらせるものです。 これは、景気が良い時期と悪い時期を繰り返すときに特に当てはまります。 ビジネスは、経済状況を無視して生き残ることを期待することはできません。むしろ、定期的な予算レポートは、業界の不安定な波を乗り切るのに役立ちます。

予算レポートを実行するもう 1 つの目的は、チームに明確な期待値とパラメーターを設定することです。 予算とは何か、支出が予算にどのように影響するかを理解していれば、予算に従って支出する可能性が高くなります。 この種の財務能力は、より効果的な支出につながります。

予算は、会社やプロジェクトが何を支出するかについての最良の推測でもあります。 精度は研究と過去のデータに基づいています。 したがって、将来の予算を計画するときに予算レポートをアーカイブしてアクセスし、コストと支出をより適切に見積もることができます。

予算レポートのコンポーネント

予算レポートには、ビジネスまたはプロジェクトに応じてさまざまな列が含まれる場合があります。 多くの場合、予算レポートは、より広範なデータ ポイントのセットをキャプチャする大規模なステータス レポートの一部です。 これは、コストを状況に合わせて配置し、何が費やされたかだけでなく、その理由をよりよく把握するのに役立ちます。

しかし、予算レポートを本質的な要素に絞り込むと、実際のコスト、計画されたコスト、予算、残りの予算の 4 つの要素が明らかになります。 作成する予算レポートには、これら 4 つのコンポーネントを含める必要があります。 基本的な予算レポートのこれら 4 つの部分を詳しく見てみましょう。

実際原価

予算レポートの実際のコストは、会社またはプロジェクトがレポートに反映された期間に費やした総支出です。 予測や予算は正確を期すよう努めていますが、完全に正しいとは限らないことを理解することが重要です。 ほとんどの場合、予算に影響を与える予期しない出費や費用などが発生します。 したがって、実際のコストは、費やした金額に関する確かなデータを提供するため、この期間に費やすと考えていた金額と比較できます。

計画原価

計画コストは、特定の期間またはより長いプロジェクトの期間にわたってビジネスに予想されるコストです。 これらは、事前に決定された予算とタイムラインに基づく推定コストです。 これらのコストには、原材料、人件費、公共料金などの諸経費が含まれます。

バジェット

予算とは、企業またはプロジェクトが一定期間運営するために必要な資金、またはプロジェクトが製品やサービスをうまく提供するために必要な資金を示すために使用される財務計画です。 これは、ビジネスの運営やプロジェクトの目標を実行するために必要な金額と、そのお金が費やされる時間を示します。

残りの予算

最後に、残りの予算は、報告された期間の支出後に全体的な予算に関して残っているものです。 ビジネスの運営を継続したり、プロジェクトを遂行したりするためにどれだけのお金が残っているかを示します。 これで十分ですが、報告された期間中に浪費した場合は、軌道に戻るために、ビジネスまたはプロジェクトの時間、範囲、またはコストに対処する必要があります.

関連: Excel 用の無料のプロジェクト予算テンプレート

予算レポートの 5 つの利点

予算レポートの目的については既に説明しましたが、利点もあります。 当然のことながら、目的は利益の一部ですが、予算レポートは非​​常に重要であるため、ビジネスやプロジェクトを管理する際に使用することの重要性を強調する価値があります.

1.脅威を特定する

利点の 1 つは、予算レポートにより、会社やプロジェクトに悪影響を与える可能性のある脅威を示すことができることです。 したがって、彼らがあなたの仕事を狂わせる前に、彼らに対応する時間があります. 問題があることがわかった場合は、スケジュールまたは作業範囲を変更して、予算を維持し、順調に進むことができます。

2. 将来の見積もりを知らせる

前述のように、予算レポートをアーカイブすると、次の予算やプロジェクトを計画するときに役立ちます。これは、今後の見積もりを知らせる履歴記録を提供するためです。 これは、企業が成長を特定したり、将来のプロジェクトの実行可能性や弱点を判断したりするのに役立ちます。

3. パフォーマンスの監視

現在のビジネス環境または管理している進行中のプロジェクトに関して、予算レポートはパフォーマンスを監視するのに役立ちます。 また、資金をより適切に展開し、無駄を減らしてお金をさらに活用できる場所を特定するのにも役立ちます。

4.説明責任を確立する

予算レポートを使用するもう 1 つの利点は、説明責任です。 予算は経営陣によって作成される可能性がありますが、会社の従業員とそのお金を費やしているプロジェクトを実行するチームです。 労働力であろうと、仕事を遂行するために使用するリソースであろうと、定期的な予算レポートを作成することで、効率的に作業しているか、より注意する必要があるかを知ることができます。

5. 流動性ポジションの概要

予算レポートが企業の流動性ポジションについて提供する情報もあります。 つまり、手持ちの現金の量です。 これにより、現金予算が通知され、企業は、運用上のニーズに必要な流入と流出に対処するのに十分な現金があるかどうかを知ることができます. 企業のより大きな意思決定に関与し、債務者の立場と将来の回復に関する情報を提供し、企業が会費を支払うことができるかどうかを特定し、投資家に有益な情報を提供します。

ProjectManager で予算レポートを作成する方法

ProjectManager は、カスタマイズ可能なリアルタイム レポートを作成できるオンライン プロジェクト管理ソフトウェアで、見たいものだけを表示します。 レポートが生成されたら、それをさまざまな形式で共有し、関係者に配布して予算を最新の状態に保つことができます。 ここでは、予算に関する情報を含むステータス レポートを作成する方法について説明します。

ベースラインを設定することから始める

堅牢なガント チャートを使用して、作業を計画およびスケジュールします。 タスク、リソース、およびコストを整理できます。 作業をタイムラインにマッピングして、やらなければならないことをすべて 1 か所で確認し、ベースラインを設定します。 これにより、計画された工数が記録されるため、ステータス レポートを作成するときに実際の工数と比較できます。

レポート アイコンをクリックします。

レポートを作成する準備ができたら、レポート アイコンを見つけてクリックします。 そこから、レポート ページに移動します。 左側には、作成できるすべてのレポートのリストがあります。 ポートフォリオ レポート、ステータス レポート、プロジェクト計画、タスク、タイムシート、空き状況、ワークロード、差異があります。

プロジェクト ステータス レポートの選択

プロジェクト ステータス レポートを選択すると、右側にフィルターが表示されます。 そこから、タイトル、プロジェクトのステータス、およびレポートに含める列を選択します。 報告したいものにチェックを入れるだけです。 たとえば、選択できる予算オプションがあります。 正常性を選択すると、コストとワークロードが表示されます。

その後、Web ブラウザでレポートを表示するか、PDF または Excel をクリックしてダウンロードし、関係者と共有できます。 レポートには、計画コスト、計画リソース コスト、完了率などが表示されます。

カスタマイズ可能なレポートは、当社のソフトウェアが提供するものの一部にすぎません。 クロスファンクショナルなチームと連携するために必要なツールがあります。 当社の複数のプロジェクト ビューは、ガント チャートで計画されている内容をかんばんボード、リスト、およびカレンダー ビューで共有できることを意味します。 すべてのデータはリアルタイムで更新されるため、全員が同じページで作業しています。 また、タスク管理、リスク管理、およびリソース管理機能もあり、生産性と予算を維持できます。

ProjectManager は、チームが作業をリアルタイムで計画、管理、追跡できるようにする、受賞歴のあるソフトウェアです。 当社の強力なレポート ツールは、スケジュールを守り、予算を守るのに役立ちます。 当社のソフトウェアを使用して成功を収めている Avis、Nestle、Siemens のチームに参加してください。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。