ビジネスおよびプロジェクト管理における予算編成プロセス

すべてのビジネスにプロジェクト管理に関する共通点が 1 つあります。それは「お金」です。 資金と適切な予算編成プロセスがなければ、どの業界のプロジェクトも停止に追い込まれます。 予算を立てることは、それらの資金がどのように使われるかです。

まず、予算とは何かを定義し、予算の種類と予算の作成方法を検討してみましょう。 ビジネスおよびプロジェクト管理の予算編成プロセスを理解すると、会社やプロジェクトの予算の立て方を理解しやすくなります。

予算とは何ですか?

予算は、一定期間に発生する収益と支出の見積もりです。 これは定期的に見直され改訂される生きた文書です。 企業、プロジェクト、政府機関、さらには個人の世帯であっても、お金を使う企業はすべて予算を使用してコストを管理します。

予算を考える別の方法は、財務計画として見ることです。 特定の期間にわたる支出を計画します。 予算を活用することは、経済的な取り組みを成功させるために不可欠です。 このため、さまざまなサービスをサポートするために企業予算、プロジェクト予算、政府が作成した予算が存在します。

予算プロセスでは、ビジネスまたはプロジェクトの管理に必要なリソースの概要が示されますが、予算でできることはそれだけではありません。 これは、四半期または年間の目標を設定し、成果を測定し、不測の事態に備えて計画を立てるためのツールです。 ビジネスを経営している場合でも、プロジェクトを管理している場合でも、プロジェクト管理ソフトウェアは予算の計画、管理、追跡に役立ちます。

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予算の種類

予算が非常に多くの多様な組織に適用される可能性があることを考えると、さまざまな種類の予算があることは驚くべきことではありません。 これらのそれぞれの予算は、使いすぎを防ぐために年間の支出をガイドするのに役立ちます。 これらは重要な財務上の意思決定を行うために非常に重要ですが、さまざまなビジネスやプロジェクトのニーズに応じて異なります。

プロジェクト予算

プロジェクト予算は、プロジェクトのコストを見積もるために使用されます。 これはプロジェクト マネージャーによって作成され、プロジェクトの実行フェーズ全体でコストを追跡し、プロジェクトを財務的に軌道に乗せるための調整を行うために使用されます。 プロジェクトの予算は、コストを個々のタスクと、それらを完了するために必要なリソースに分割します。

マスター予算

名前が示すように、マスター予算は、ビジネスで使用される販売、生産などのすべての個別の予算で構成されます。 これは、会社の完全な財務状況を提供し、特定の収入と支出がビジネスにどのように適合するかを示すために行われます。 マスター予算は大企業でよく見られますが、小規模な企業でもカテゴリ別または部門ごとに財務を確認するためにマスター予算を使用できます。

運営予算

運営予算には、企業が月次または年間の運営に関して見積もるすべての費用と収益がリストされます。 これは、ビジネスをうまく運営するためにどれくらいの資金が必要かを理解する方法です。 営業予算は、固定費と変動費、収益と予期せぬ支出で構成されます。 これらは、販売と生産の予算、直接の材料と人件費、諸経費と管理費の組み合わせです。

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売上予算

販売予算は、一定期間にわたる販売と経費から得られると予想される収益の見積もりに関係します。 販売予算を作成すると、支出を計画し、必要に応じて調整できます。 販売予算が正確であればあるほど、顧客の需要を満たすための材料と在庫を確実に確保できるようになります。

財政予算

財務予算は、短期および長期の目標を達成するために必要な金額を決定するために使用されます。 これは、資産、負債、資本を調べることによって行われます。 これが完了すると、ビジネスの健全性と安定しているかどうかのスナップショットが得られます。 財務予算は、企業が新規株式公開 (IPO) に向けて資金調達や態勢を整えるときによく使用されます。

キャッシュフロー予算

一定期間にわたってビジネスに出入りするお金を知ることは重要であり、キャッシュ フロー予算はそのキャッシュ フローを予測するのに役立ちます。 キャッシュ フローを把握することは、財務上の重要な意思決定を行う上で非常に重要ですが、問題を発見し、浪費を防ぐことにも役立ちます。 理想的には、ビジネスから流出する資金をカバーするのに十分な資金が流入することを確認したいと考えています。 マイナスのキャッシュフローは、相殺費用をカバーするのに十分な資金がない場合です。

予算編成方法

予算作成方法は、予算作成プロセスを実装する方法です。 予算にさまざまな種類があるのと同様に、予算編成方法もさまざまです。 また、予算の種類と同様に、正しい選択は 1 つだけというわけではありません。 支出習慣と戦略計画に基づいて決定を下す必要があります。 ここでは、始めるのに役立つ 4 つの予算作成方法を紹介します。

ゼロベースの予算編成

ゼロベースの予算編成は、単純に収入から支出を引いたものがゼロになります。 これはより一般的な予算編成方法の 1 つであり、すべての予算がゼロであり、最初から再構築されるという前提から始まります。 これにより予算が非常に厳しくなり、ビジネスの成功に不必要な支出が回避されます。 これはコストを抑制するために使用されるボトムアップの予算編成方法ですが、時間がかかります。

増分予算編成

増分予算は、前年度の実績数値を使用し、その割合を加算または減算して今年度の予算を決定します。 これはシンプルであり、主なコスト要因が毎年変わらない場合に最もよく使用されるため、非常に一般的な予算編成方法です。 しかし、それは非効率を永続させ、予算に余裕をもたらし、活動やパフォーマンスの外部要因を無視する可能性があります。

アクティビティベースの予算編成

アクティビティベースの予算編成はトップダウンのアプローチです。 企業が設定したアウトプットをサポートするために必要なインプットの量を決定します。 コストが発生する活動は記録、分析、調査されます。 これは、生産効率を高めながら生産コストを削減し、製品をよりコストに優しいものにする方法を決定する厳密な予算編成方法です。

価値提案の予算編成

価値提案の予算編成を使用するときは、なぜこれが予算に含まれているのか、顧客、スタッフ、関係者にとって価値を生み出すのか、そのアイテムの価値がコストを上回っているのかを自問することになります。 そうでない場合、その費用の正当な理由は何ですか? これらの質問をすることで、予算内のすべてが顧客に価値を提供できるようになります。

6 つの簡単なステップでプロジェクトやビジネスの予算を立てる方法

予算編成のプロセスは、予算を立てることから始まります。 ビジネスを管理している場合でも、プロジェクトを管理している場合でも、予算を作成するために従うべき 6 つのステップは次のとおりです。

1. 予算編成アプローチを選択する

上に示したように、予算を立てるにはさまざまなアプローチがあります。 あなたに適した予算編成プロセスは、ビジネスまたはプロジェクトの予算を定義する最初のステップです。 現在の財務状況と優先事項を検討し、財務目標に合った予算アプローチを選択してください。

2. 予算の目的を定義する

繰り返しになりますが、予算には、売上予算、営業予算など、さまざまな理由があります。開始する前に、どのような予算を立てるのかを知る必要があります。 これにより、予算編成プロセスを進めることができます。

3. 行動計画を立てる

方法と目的が決まったので、次はアクション プランを作成します。これは、予算を完了するための手順です。 目標や計画された成果物などの範囲を定義する必要があります。 次に、これをタイムラインに配置して、特定の期間の予算を追跡します。

4. 固定費と変動費の見積り

まず、固定費とは、家賃、光熱費、給与、保険料、ローンの利子、固定資産税など、変化しない費用のことです。変動費とは、原材料、人件費、販売手数料など、変化する可能性のある費用のことです。 、配送料などを合わせると、予算のかなりの部分を占めることになります。

5. 予想収益の見積もり

期待収益とは、企業が売上から生み出すと見積もる金額です。 販売したユニット数に販売額を乗算するという単純なものにすることもできます。 しかし、収益にはコストや支出が考慮されていません。 過去のデータと市場調査を使用して、予算期間中に予想される収益を見積もります。

6. 緊急基金を創設する

ご覧のとおり、これらの数値はすべて推定値です。 それらは可能な限り正確であり、研究とデータに基づいている必要がありますが、それが当然のことではありません。 そのため、予算を作成する際には予備費を用意しておくことが非常に重要です。 これは、予算内のコストと収益の見積もりに内在する不正確さを補うため、またリスクをカバーするために確保しておいた金額です。

ProjectManager が予算編成プロセスをどのように支援するか

ProjectManager は、予算編成プロセスを支援する受賞歴のあるソフトウェアです。 Excel または Microsoft Project ファイルをインポートするか、業界固有のテンプレートのいずれかを使用してプロジェクトを開始するときに、プロジェクトの予算を設定できます。 タスクとそれに関連するリソースとコストを整理するガント チャートで予算を計画する方法を説明しました。 しかし、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてコストを管理および追跡するためにできることはたくさんあります。

リアルタイムダッシュボードでコストを監視

予算編成プロセスは計画に限定されるものではなく、過剰支出を避けるために監視し、変更する必要もあります。 リアルタイム ダッシュボードを使用すると、コストの概要だけでなく、問題を警告する他の指標も把握できるため、問題を迅速に解決できます。 当社のライブ ダッシュボードはリアルタイム データを自動的に収集し、読みやすいグラフやチャートで表示します。 軽量のソフトウェアとは異なり、ダッシュボードをセットアップするために長い構成は必要ありません。 いつでも準備完了です。

タイムシートと作業負荷グラフを使用してリソースを追跡する

リソースとは、労働力から資材、そしてその間のあらゆるものまで、仕事を遂行するために使用するあらゆるものです。 予算を守るためにリソースを追跡することが重要であり、当社のツールにはそれを簡単にするリソース管理機能があります。 チームに参加するときに、有給休暇、休暇、世界的な休日などの空き状況を追加できるため、チームに仕事を割り当てることが容易になります。 当社の安全なタイムシートにより、給与計算が合理化され、各チームメンバーがタスクを完了するという点でどのような状況にあるかを確認できるため、スケジュール通りに進んでいるかどうかを確認できます。 また、割り当てを超過している人がいるかどうかを示す色分けされたワークロード チャートもあります。 グラフから直接ワークロードのバランスを調整して、残業をすることなく能力を維持して作業を続けることができます。

当社のリソース管理機能は、タスク管理ツールやリスク管理ツールと同様に、予算内での維持に役立ちます。 チームが遅れをとっている場合、余分な資金や問題がプロジェクトを妨げ、予算に悪影響を与える可能性があることを意味します。 レポート機能を使用すると、ダッシュボードよりもデータを詳しく調べて、プロジェクトのステータスや差異などを追跡できます。 すべてのレポートは、表示したい情報のみをフィルタリングするようにカスタマイズ可能で、プロジェクトに利害関係を持つ関係者と簡単に共有できます。

ProjectManager は、リアルタイムで予算の計画、管理、追跡を支援するオンライン プロジェクト管理ソフトウェアです。 当社の共同プラットフォームでは、ファイルの共有やコメントなどを行うことができ、隣のオフィスにいるか別の場所にいるかに関係なく、全員がつながることができます。 当社のソフトウェアを使用して成功を収めているエイビス、ネスレ、シーメンスのチームに参加してください。 今すぐ無料で ProjectManager を始めましょう。