ビジネス プロセス マッピングのクイック ガイド

暗闇の中で仕事をしていると、やがて壁にぶち当たります。 起業家が 100 万ドルのアイデアを思いついて戻ってきて、お金が入ってくるのを見るという神話は説得力があるかもしれませんが、それはフィクションです。 ビジネスは、組織化された方法でタスクを計画および実行する必要があります。

そのためには、すべての企業が業務を管理し、目標を達成するためのビジネス プロセスが必要です。 ビジネス プロセスとは、具体的な目標を達成するために組織が実行する必要のある一連のタスクまたは手順です。

これらのビジネス プロセスを管理することで、企業は効率的になります。そのため、ビジネス プロセス マネジメント (BPM) が作成されました。 ビジネス プロセス管理は、管理者がビジネス プロセスを合理化するのに役立つ一連のツールと方法を使用する分野です。

それらの方法の 1 つは、ビジネス プロセス マッピングと呼ばれます。 ビジネスプロセスを管理する上で、それが何であり、なぜそれほど重要なのかを定義しましょう.

ビジネス プロセス マッピングとは

ビジネス プロセス マッピングは、ワークフロー ダイアグラムまたはプロセス マップを使用してビジネス プロセスを視覚的に表現し、以下を定義することで構成されます。

• ビジネス プロセスのステップとは
• ビジネス プロセスで誰が何を担当するか
• 使用するツール
• そのビジネス プロセスを完了するための基準は何か
• 成功はどのように決定されるか

明確なワークフロー図または詳細なビジネス プロセス マップがあれば、効率と生産性を向上させるためにビジネス プロセスのどこを改善すればよいかを簡単に確認できます。 これは、特定の目標を取り上げて測定し、それをビジネスの全体的な目標と比較して、それらが一致していることを確認する方法でもあります。

ビジネス プロセス マッピングとは何かを理解したところで、プロセス マップの作成方法を学びましょう。

プロセス マップとは

プロセス マップ 本質的には、ビジネス プロセスの要素をシンボルで表すフロー図です。 これらのシンボルには、Business Process Management Initiative によって作成された Business Process Modeling Notation (BPMN) として知られる標準があります。

ただし、プロセス マップを作成するのに BPMN の専門家である必要はありません。現在、このプロセスを自動化するオンライン ビジネス プロセス マッピング ツールが多数あります。

ビジネス プロセス マッピングの手順

プロセス マッピングは、プロセスの改善からトレーニングやワークフローの明確化まで、多くのビジネス目標に役立ちますが、規制遵守、内部監査、ビジネスにおける役割の明確化にも役立ちます。 ビジネスのプロセス マップを作成するための 7 つのステップを次に示します。

1. プロセスの識別

焦点を当てたい目標、範囲、関係者、および作業領域を特定します。 これは 3 つのレベルで行うことができます。 高レベルのオーバーホールのように、戦略的です。 より良い顧客満足を求めるなど、顧客重視。

2. チームを編成する

変更が要求されたときに承認を得ることができるため、上級管理職も参加するのに役立ちますが、プロセスで作業する人々のグループを取得します。

3. 情報収集

プロセスを特定したら、ビジネス プロセスの誰が、何を、どこで、いつ行うかなど、プロセス マップを作成するために必要な情報を収集する必要があります。 これは、情報を収集し、マッピングしている作業を行っている人々にインタビューを行うことによって行われます。

4. プロセス マッピング

収集したすべての情報を取得して、プロセス マップ フロー図に変換します。 これには、プロセスまたは全体的なワークフローが含まれる可能性があります。 すべてのプロセス マップは異なりますが、ワークフロー図に含める必要がある主な要素は次のとおりです。

• タスク: ワークフローの各ステップ。
• イベント: プロセスを開始、リダイレクト、または終了するトリガーまたはゲートウェイ。
• 参加者: ビジネス プロセスに関与する人々。

5.分析

プロセス マップを調べて、それぞれのステップの理由を質問することで、各ステップに挑戦します。

6. 新しいメソッドの開発とインストール

プロセス分析で不要な作業が特定されたら、効率を改善するためにステップをどのように組み合わせ、再配置、または新しいステップを追加するかを確認します。

7. プロセスの管理

現在、ビジネス プロセスを維持および保存する必要がありますが、定期的にレビューし、プロセスの変更を監視することも必要です。

ビジネス プロセス マップの種類

ビジネス プロセス マッピングは、いくつかの方法で行うことができます。 プロセスを視覚化するために使用できるさまざまなタイプのプロセス マップがあります。 これらのプロセス マップには、それぞれ長所と短所があります。

プロセスフロー図

フロー図は、最も一般的なタイプのプロセス マップです。 手書きでも、ソフトウェアで作成してもかまいません。 使いやすさと親しみやすさは利点ですが、欠点は、これらのタイプのビジネス プロセス マッピングには、フローチャートを適応させて変更する柔軟性がないことです。

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スイムレーン図

スイムレーン ダイアグラムは従来のフローチャートとして機能しますが、スイムレーン ダイアグラムでは、各ステップが、それらを担当するさまざまなチームまたは個人に分割されます。 したがって、図が水泳用のプールのレーンのように見えることから、スイムレーンという名前が付けられました。 長所と短所は、フローチャートとほぼ同じです。

バリュー ストリーム マップ

バリュー ストリーム マップは、リーン シックス シグマ アプリケーションでよく使用されます。 一目で分析するのは簡単ではありません。 したがって、これは、ビジネス プロセスのより詳細なビューを探している人にとってより有益です。 バリュー ストリーム マップは、プロセスの概要を読みやすくするためにはお勧めできません。

SIPOC ダイアグラム

Supplier Inputs Process Outputs Customer (SIPOC) は、簡略化されたビジネス プロセス マップです。 ほとんどの情報が削除され、プロセスの本質と関係者だけに焦点が当てられます。 当然、これはすぐに理解できる概要を提供しますが、プロセスとプロセスがどのように相互作用するかについての深い理解を提供するものではありません。

ソフトウェア

ビジネス プロセス マッピングに使用できるソフトウェアがあります。 これらのツールは、マッピングが完了した後にプロセスを追跡するのに役立ちます。そのため、パフォーマンスがどのように行われているか、ボトルネック、締め切りの遅れ、その他のブロックのためにパフォーマンスが低下している場所を確認できます。 ビジネス プロセスを使用する利点は、プロセス マップの作成が自動化され、従業員が自分のタスクと To Do リストを管理するために使用できるその他の機能があることです。 また、管理者が何が起こっているかを簡単に監視することもできます。

ビジネス プロセス マッピングの利点

プロセス マップを使用して、ビジネスの仕組み、人々の役割、およびビジネスの責任と基準を視覚化することが必要な理由はいくつかあります。

コンプライアンスの維持

企業の ISO 9001 準拠を維持するのに役立ちます。 これは、ビジネスが顧客のニーズを満たし、関連する規制に準拠していることを確認することを目的とした一連の標準です。

2002 年の公開会社会計改革および投資家保護法としても知られる 2002 年のサーベンス オクスリー法にも準拠しています。この連邦法は、すべての上場企業に対して透明性と適切な開示を要求しています。 ビジネス プロセス管理の文書化は、この法律の重要な構成要素です。

オンボーディングに役立ちます

ビジネス プロセス マッピングは、新入社員のオンボーディングにも重要です。 新入社員が従う一連の文書化されたプロセスにより、彼らの移行は短縮され、トレーニングやその他のことのために他の従業員からそれほど多くの時間を奪うことはありません. プロセス マップは、新入社員間の一貫したオンボーディング プロセスと継続性も生み出します。

コミュニケーションを強化

ビジネス プロセス マッピングは、社内外の関係者と効果的にコミュニケーションをとるための優れた方法でもあります。 ビジネス プロセス マッピングはプロセスの視覚化であるため、ビジネスのすべての人にとって、長いブロックよりも簡単に理解できます。

監査を簡素化

プロセス マップを使用すると、内部監査をより効率的に行うことができます。 彼らは、仕事が常にビジネスの基準と慣行に沿っていることを確認できます。 これはプロセスの改善にもつながります。 プロセスが文書化されて理解されると、それを改善する方法を検討することができます。

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問題解決の改善

プロセス マップは、一般的な問題解決にも役立ちます。 それらはプロセスの視覚化を作成し、そうすることで競合を発見しやすくします。 プロセスのどこかにブロックがある場合、ビジュアル マップにより、そのボトルネックに至った原因が明確になり、それを解決するためのパスが提供されます。

さらに、ビジネス プロセス マッピングは、ビジネスを法的または健康と安全の問題にさらす可能性のあるプロセスによって引き起こされるリスクを特定するのに役立ちます。 全体像を示すことは、ビジネスのベスト プラクティスにも役立ちます。

ビジネスプロセスマッピングの歴史

品質管理へのプロセス アプローチ、および各プロセスがビジネス内の他のプロセスとどのように関係するかは、ビジネス プロセス マッピングの中心です。 これは、1921 年にエンジニアのフランク・ギルブレスによって導入された、プロセス フローを文書化するための最初の構造化された方法であるフローチャートにまでさかのぼります。

その後、これらのツールは産業工学によって取り上げられ、1930 年代初頭に産業技術者のアラン H. モーエンセンがこの方法で他の人を訓練し始めました。 Mogensen のクラスの 1 つを卒業した Art Spinanger は、この分野をプロクター アンド ギャンブルに持ち込み、Deliberate Methods Change Program と呼ばれる作業簡素化プログラムを開発しました。

モーエンセンのもう一人の卒業生、組織理論家のベン。 S. Graham は、複数のドキュメントとそれらの関係を表示するマルチフロー プロセス チャートの開発により、フロー プロセス チャートを情報処理に採用しました。

ビジネス プロセス マッピングは、ビジネスの誰もがアクセスでき、ステータスをリアルタイムで更新し、マネージャーに進行状況を監視および追跡するためのポータルを提供するソフトウェアで最適です。 ProjectManager は、プロセスを追跡してレポートするためのリアルタイムのダッシュボードを備えたクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアであり、誰もが作業とコミュニケーションを促進するために使用できる共同プラットフォームと、プロセス マップを作成するためのカンバン ボードを備えています。 この 30 日間の無料試用版で、今日のビジネス プロセスの合理化にどのように役立つかをご覧ください。