変更管理とはプロセスとモデルの説明
公開: 2023-02-031 つ確かなことは、あなたの組織やプロジェクトに変化が起こるということです。 最適な計画を立てて変化に対応するには、まず、変更管理の明確な定義を理解する必要があります。
変更管理とは
変更管理という用語は、プロジェクトまたは組織レベルでさまざまな種類の変更を管理するために実装されたアクション、ツール、およびモデルを指します。
作業、リソース、ビジネス プロセス、予算割り当て、およびさまざまな種類の組織変更を管理するために適用できる組織変更管理戦略がいくつかあります。
プロジェクト レベルでは、プロジェクト計画に対するすべての変更が適切に承認、実装、追跡されることを保証する変更管理フレームワークを設定する必要があります。初期のスコープ、スケジュール、または予算のベースライン。
ProjectManager は、プロジェクトの変更を管理しているか、組織の変更を管理しているかに関係なく、変更管理計画を作成し、リアルタイムで追跡するのに役立ちます。 堅牢なガント チャートを使用して計画を設定します。ガント チャートは視覚的なタイムラインに計画を入力するため、すべてを 1 か所で確認できます。 リソース、タスク、期間、マイルストーン、およびタスクの依存関係を追加します。 今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。
変更管理モデル
変更管理モデルを使用すると、プロジェクトまたは組織レベルで必要な移行を通じてチームを導くことができます。 新しいプロセスに適応するのは難しい場合がありますが、変更管理計画を作成すると、組織に利益をもたらすことができます。 これらの変更管理モデルは、組織の変更を計画および管理するのに役立ちます。
Lewin の変更管理モデル
ドイツ系アメリカ人の心理学者である Kurt Lewin は、凍結解除、変更、再凍結の 3 つのフェーズに基づいて変更を分類する変更管理モデルを開発しました。 最初のフェーズでは、変更の準備を行い、次にそれを実装し、最後に変更を確定します。
マッキンゼーの 7-S 変更管理モデル
Lewin のモデルより複雑なモデルで、これには 7 つの要素が含まれます。 それは、戦略、構造、システム、共通の価値観、スタイル、スタッフ、スキルの7つのSです。 Lewin のものとは異なり、特定の順序はありません。 それらは、弱点を特定するために、それぞれが互いにどのように影響するかに対処するために使用されます。
Kotter の変更管理モデル
ジョン P. コッター博士は、ハーバード ビジネス スクールのリーダーシップの名誉教授です。 彼は、変更管理戦略に役立つ変化を導くための 8 段階のプロセスの考案者として知られています。
- 緊急性を生み出す
- 強力な連合を形成する
- 変化のためのビジョンを作成する
- ビジョンを伝える
- 障害物を取り除く
- 短期的な勝利を生み出す
- 変更に基づいて構築する
- 変更を固定する
このチェンジ マネジメント理論は、チェンジ マネジメントの基盤となるものを拡張したものです。 チェンジ マネジメントは 4 つの柱で成り立っています。 それは、変化が必要であるという決意、その変化の準備と計画、その変化の実施、そして最後に変化の維持です。
ADKAR 変更管理モデル
このボトムアップ方式は、変化の背後にいる人々に焦点を当てています。 ADKARは、意識、欲望、知識、能力、強化の頭字語です。 これらは順不同ですが、変化の必要性に対処し、変化に参加してサポートし、変化を起こす方法を知り、変化に必要なスキルと行動を持ち、それを維持します。
ブリッジ移行モデル
このモデルでは、実装された変更に対する感情的な反応に注目します。 このモデルは、変化そのものに対処するのではなく、何かを失うか手放すこと、変化が終わった後の中立点、そして新しい始まりへの扉を開くことに人々がどのように反応するかに注目します。
キューブラー・ロス変更管理フレームワーク
悲しみの5つの段階に基づいて、この方法は人々が変えなければならない感情的な反応を認識しています. 悲嘆のプロセスに 5 つの段階があるように、変化のプロセスにも 5 つの段階があります。 これらは、否定、怒り、交渉、抑うつ、受容です。
Satir 変更管理モデル
このモデルは、変化の 5 つの段階 (後期の現状維持、抵抗、混乱、統合、新しい現状維持) を通じてパフォーマンスを追跡することにより、従業員の感情的な状態を測定することを目的としています。 したがって、このモデルは変化を準備して受け入れることであり、何を変える必要があるかを理解することではありません。
PDCA 変更管理モデル
PDCAとはデミングサイクルとも呼ばれ、計画、実行、チェック、行動の頭文字をとったモデルです。 これらの 4 つのフェーズは、問題を特定し、それに対処するための変更を行い、監視してアクションを実行することにより、プロセスの改善に役立ちます。
ナッジ理論
名前が示すように、この理論は、証拠に基づいた微妙で間接的な提案を使用して、従業員を必要な変更を行うように変更することに関するものです。 これを成功させるには、変更を定義し、従業員の視点を考慮し、変更が有効であり、それが選択であることを証明し、フィードバックに耳を傾け、オプションを制限し、短期的な勝利を提供して変更を固める必要があります。
変更管理プロセス
変更管理にはさまざまな形態があります。 小さなプロジェクトから大規模な組織に至るまで、私たちは皆、変化に対処しなければなりません。変化へのアプローチは 1 つではありません。 ただし、変更管理プロセスをガイドするために従うことができるいくつかの手順を次に示します。
1.変更を定義する
最初に、変更内容とそれに関する一般的な情報を定義して、あなたとあなたのチームがどのように進めればよいかを理解することが重要です。 変更が計画されているのか計画外なのかなど、変更について自問自答してください。 段階的なロールアウトが必要ですか、それともより迅速な実装が必要ですか? これらの質問は、効果的な変更管理計画を作成できるように、変更に関する情報を収集するのに役立ちます。 プロジェクト、プログラム、およびポートフォリオの変更を管理するには、必ず変更指示を使用してください。
2. チェンジ ビジョンを作成する
変革のビジョンとは、変革が成功裏に実施された後に組織がどのようになるかを説明したものです。 ギャップ分析と同様に、現在の状態と望ましい将来の状態の違い、およびプロジェクトまたは組織に期待される利益について説明します。
3. 変更管理モデルを選択する
選択できるいくつかの変更管理モデルがあり、プロジェクトまたは組織の特定の特性に応じて、それぞれに長所と短所があります。
4. 変更管理計画を作成する
変更管理計画は、プロジェクト レベルまたは組織レベルで変更を管理する方法を説明します。 変更管理の役割と責任、変更管理委員会のメンバー、変更要求プロセスの仕組み、および変更管理に関連するその他の詳細について説明します。
5. 変更管理チームを編成する
変更管理計画には、変更を管理するために使用するすべての戦略、ガイドライン、手順が含まれています。 次に、それらを実行するためのチームが必要になります。 さまざまな視点から変化を分析できるように、機能横断的なチームを編成します。
6.変更の実装と追跡
プロジェクトや組織に変更を加えても、それで終わりではありません。 データと主要業績評価指標 (KPI) を使用して、変更の影響をフォローアップして追跡することが重要です。
変更管理テンプレート
プロジェクト レベルでの変更管理に役立つ無料のテンプレートをいくつか紹介します。 また、計画、スケジューリング、追跡に役立つ多数のプロジェクト管理テンプレートも用意しています。
変更依頼テンプレート
この無料のテンプレートは、変更要求の承認プロセスを合理化するのに理想的です。 簡単にカスタマイズしてチームと共有できます。
注文変更テンプレート
変更指示書は、基本的なプロジェクト変更管理ドキュメントです。 この無料のテンプレートは、始めるのに最適です。
変更ログ テンプレート
この変更ログ テンプレートは、プロジェクトのライフ サイクル中に発生するすべての変更を追跡するのに理想的です。
ProjectManager は変更管理に役立ちます
プロセスを定義したら、その変更管理プロセスを管理するために使用するツールを決定する必要があります。 多くのチームは、単純な Excel テンプレートを使用して、変更要求をリストし、進捗状況を追跡しています。 通常、変更管理プロセスを管理する際に追跡するデータ ポイントがいくつかあります。
- 変更依頼の説明
- 誰がそれを要求したか
- アイテムの優先度
- 変更実施担当者
- 日付変更が実施されました
- ノート
これは、プロセス全体を追跡する簡単な方法です。 ただし、一部のプロジェクト管理ソフトウェア ツールは、プロジェクト管理の一環として変更を管理するのに役立ちます。 たとえば、ProjectManager では、変更をリスクや問題とともに、ソフトウェア内で直接追跡できます。
変更管理を PM ツールに組み込む利点は次のとおりです。
- プロジェクトの変更を追跡する
- 特定のタスクに変更要求を添付する
- 変更が更新されたときにメール アラートを受け取る
- ダッシュボードで変更を追跡します。
変更が特定のプロジェクトに関連付けられている場合、または組織の変更を独自のプロジェクトにする場合でも、自動化および追跡機能を通じてプロセスを前進させ続けるツールを使用すると役立ちます。 どのようなツールを使用する場合でも、変更を主導する必要があることを忘れないでください。 変化が起こる一方で、変化を管理するにはリーダーシップが必要です。
変化は起こりますが、その変化を管理するための適切なツールがなければ、プロジェクトを指揮するのはあなたではなく変化です。 強力な変更管理プロセスを確立するには、有能な変更管理ツールが必要です。 ProjectManager は、リアルタイムのデータを提供するオンラインのプロジェクト管理ソフトウェアで、変化の進行状況を特定できます。 次に、あなたとあなたのチームがそれらの変更を解決するために必要な機能を手に入れます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、ProjectManager を無料で使い始め、変更を管理してください。