Excel および Word 用の 10 個の無料変更管理テンプレート

公開: 2023-03-15

常に変化するものは何もないと言うのは決まり文句ですが、決まり文句は真実から成長します。プロジェクトマネージャーはこのことを理解しており、プロジェクトを円滑に進めるための変更管理計画の作成に懸命に取り組んでいます。プロジェクト管理ソフトウェアも役立ちますが、アップグレードする準備ができていない場合は、変更の管理に役立つ無料の変更管理テンプレートがいくつか用意されています。

他の無料のプロジェクト管理テンプレートを探している場合は、適切な場所にいます。私たちのサイトは、毎週のブログ、ビデオ、そして無料のテンプレートなど、この分野に関連するさまざまなコンテンツのハブです。プロジェクトライフサイクルのすべてのフェーズにダウンロード可能なテンプレートがあります。最高のチェンジマネジメントテンプレートを厳選し、以下にリストしました。

1. ギャップ分析テンプレート

定義上、変化はある地点から別の地点へとあなたを連れて行きます。それはあなたが望むものではないかもしれませんが、多くの場合、それはクライアントが望むものです。彼らは変更命令を提出し、承認されると、ポイント A からポイント B に到達する方法を理解するのはあなたの仕事になります。Excel 用の無料のギャップ分析テンプレートは、現在の場所と目的地を分析するのに役立ちます。

ギャップ分析は、厳密には変更管理のためのものではありません。多くの場合、組織が長期的な目標を達成し、革新性を維持し、プロセスを全般的に改善するのに役立つツールとして使用されます。しかし、このプロジェクト管理チャートは、必要なリソースや完了する必要があるタイムラインなど、改訂された計画を通じてその変更を実装するために必要な情報を収集するのに役立ちます

2. プロジェクト計画テンプレート

これは、無料の変更管理テンプレートのリストの次への素晴らしいセグエになります. ギャップ分析では、アクションプランを作成しますが、Word 用の無料のプロジェクトプランテンプレートが欠けている部分を埋めます。これで、作業の範囲を絞り込み、実行と管理を容易にする小さな断片に分割するのに役立つツールが手に入りました。

変更を実装するすべてのアクティビティとタスクを一覧表示するだけでなく、必要なマイルストーン、フェーズ、およびリソース要件をメモすることもできます。スケジュール、タスクの依存関係、仮定と制約をキャプチャするフィールドもあります。これには費用がかかるため、予算を見積もり、リスクログを追加し、変更管理プロセスをレイアウトする場所もあります。

3. プロジェクトタイムラインテンプレート

おそらく最も重要な側面の 1 つである計画の一部は、スケジュールです。 Excel 用の無料のプロジェクトタイムラインテンプレートでスケジュールを作成できます。これは、さらに優れた無料の変更管理テンプレートの 1 つです。タスク、開始日、終了日、および期間を一覧表示するスプレッドシートがあります。それらを追加すると、視覚的なタイムラインが右側に表示されます。フェーズを色分けして、実装している変更のタイムラインをすべて 1 つのページで確認できます。

そのテンプレートは強力かもしれませんが、ProjectManager と比較すると見劣りします。当社の堅牢なガントチャートは単なるスプレッドシートやタイムラインではありません。4 種類の依存関係すべてをリンクして遅延を回避し、ベースラインを設定して計画のコスト、リソース、スケジュールを把握できます。当社のソフトウェアは、計画された工数と実際の工数をリアルタイムで自動的に報告します。スケジュール通りに進んでいるかどうかを確認し、そうでない場合はリソースをすばやく再割り当てして予定通りに進めることができます。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

ProjectManagerのガントチャート — ProjectManager のガントチャートは、タイムラインテンプレートよりもはるかに多くのことを実行できます。 **もっと詳しく知る。**

4. 変更申請書

変化は突然やってきます。天候関連の問題または機器の問題がある可能性があります。しかし、多くの場合、その変更は、通常はプロジェクトの実行を開始した後にクライアントによって要求されます。変更によって遅延が発生しないようにするために、Word 用の無料の変更要求フォームテンプレートを使用して配信されていることを確認してください。

この無料の変更管理テンプレートを使用して、変更のすべての側面を 1 ページにまとめることができます。簡単な説明、プロジェクトへの影響、およびその他の意思決定者が必要とするあらゆる情報を書きます。これは変更要求であることを忘れないでください。これは、すべての関係者がそれに同意する必要があることを意味します。これにより、より大きなプロジェクトを脱線させることなく、変更を管理しやすくなります.

5. ログテンプレートの変更

変更管理計画の重要な部分は、変更ログです。プロジェクトの変更を制御する方法です。 Excel 用の無料の変更ログテンプレートを使用すると、プロジェクトマネージャーの可視性が向上します。問題が特定され、対応するチームメンバーが割り当てられています。したがって、彼らには説明責任があり、努力を追跡できます。

無料のスプレッドシートをダウンロードしたら、変更に番号を付けて、追跡している変更を簡単に知ることができます。変更が最初に特定された時期、変更に対応するためにチームの誰が割り当てられているか、および優先順位は何かを書き留めるスペースがあります。ライフサイクルをより適切に追跡するために、ステータスも記録できます。

6. 利害関係者分析テンプレート

変更が利害関係者からもたらされるかどうかにかかわらず、利害関係者はプロジェクトに既得権を持っています。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況と、発生した変更を含めて、常に最新の状態に保つ必要があります。 Excel 用の無料の利害関係者分析テンプレートは、プロジェクトの利害関係者を特定して管理するための優れたツールです。

利害関係者を定義するためのフィールドがあり、役職、電子メール、プロジェクトに対する権力の影響力 (高、中、低) など、関係者に関する基本的な情報を追加できます。次に、各利害関係者とプロジェクトとの関係を書き留め、優先順位、対象分野の専門知識 (SME)、および関連するスキルを書き留めます。最後に、頻度を含めて、それぞれと通信する方法を概説するスペースがあります.

7. コミュニケーション計画テンプレート

コミュニケーションといえば、それは変更管理の最も重要な側面の 1 つかもしれません。プロジェクトの変更に関して最悪なのは、それを認めないことです。透明性が必要です。そのためには、Word 用の無料のコミュニケーションプランテンプレートを使用する必要があります。

このテンプレートは、プロジェクトの背景 (ビジョンと目的、目標と時間枠)、有効性を確認するためのコミュニケーションスタッフとツール、コミュニケーション計画、結果の記録など、すべてを網羅しています。状況分析、教訓のガイドライン、メッセージ、配信チャネル、スケジュール、そしてもちろん利害関係者を調査する場所もあります。

8. 費用便益分析テンプレート

すべての変更が優先されるわけではありません。そのため、応答方法を知るために優先度に注意する必要があります。これを行う 1 つの方法は、Excel 用の無料の費用便益分析テンプレートを使用することです。これは、頻繁に使用するチェンジマネジメントテンプレートの 1 つです。変更に投資する価値があるかどうかを判断するのに役立ちます。

一部の変更は議論の余地がありません。品質に問題がある場合は、対処する必要があります。ただし、すべての変更が同じというわけではなく、確かに、すべてが同じように作成されるわけではありません。無料のテンプレートを使用すると、定量的なコストと定量的なメリットを比較して、投入したお金が変更から得られるメリットに見合うかどうかを計算できます。

9. プロジェクト予算テンプレート

変更にはお金がかかります。これらのコストが予算に沿っているか、プロジェクトのスケジュールまたは範囲の観点から相殺できるようにするために、Excel 用の無料のプロジェクト予算テンプレートを使用できます。

予算は、プロジェクトを構成するすべてのタスクを見積もるのに役立ちます。これには、必要になるすべてのリソースも含まれます。はい、これはプロジェクト全体に適用されますが、変更のみに適用することも、予算に多少の余地を追加して、必要と思われる変更の支払いを支援することもできます.

10. 変更注文フォームテンプレート

建設プロジェクトマネージャーは、変化に精通しています。彼らは複雑なプロジェクトを扱っており、プロジェクトを軌道に乗せるには変更管理が不可欠です。そのため、彼らは常に変更注文フォームを使用しています。Word 用のこの無料の変更注文フォームテンプレートをダウンロードすることで、あなたも変更注文フォームを使用できます。

変更注文フォームには、変更が要求されている理由、プロジェクトに提供される機会、およびその変更の説明を記入する場所があります。変更の実装に必要なコストと推定期間を追加できます。全員が価格、変更、および時間枠に同意していることを確認するために、総費用と署名欄があります。

ProjectManager は変更管理に役立ちます

上記の無料の変更管理テンプレートの一部は役に立ちますが、手動で入力する必要があるため、イライラするものもあります。古いバージョンが浮遊している可能性があり、コストのかかる混乱を引き起こす可能性があります. ProjectManager は、変更管理計画をリアルタイムで計画、管理、追跡するために必要な機能を備えた、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。

複数のプロジェクトビューで作業する

プロジェクトマネージャーはガントチャートで変更管理計画を作成しますが、チームはさまざまなツールを使用してそれらの変更を実装します。そのため、全員が常に最新の情報に取り組めるように、すべてリアルタイムで更新される複数のプロジェクトビューを用意しています。チームがかんばんボードを使用してワークフローを視覚化する場合でも、堅牢なタスクリストを使用して作業を追跡する場合でも、当社のツールを使用すると、クロスファンクショナルチームに自由にサービスを提供でき、ソフトウェアに順応させる必要はありません。

リアルタイムダッシュボードで進行状況を追跡

静的な変更管理テンプレートを使用して変更を追跡するのではなく、プロジェクトの概要を表示するリアルタイムのダッシュボードがあります。彼らはライブデータをキャプチャし、プロジェクトの全体的な健全性だけでなく、コスト、時間、ワークロードなどを示す読みやすいグラフやチャートに表示します。軽量ツールのように時間のかかる構成はありません。プラグアンドプレイです。

詳細を知りたいですか？カスタマイズ可能なレポートを使用してください。それらはキーストロークで生成され、表示したいデータのみを表示するようにフィルタリングできます。次に、それらを利害関係者と共有して、プロジェクトへの変更を最新の状態に保ちます。