代理店のクライアントと協力するための5つの基本原則

代理店とクライアントの関係は複雑になる可能性があります。 すべての関係は、何らかの形でユニークです。

誰もが同じ方向に進んでいるように見えるかもしれませんが、多くの場合、競合する議題、期待についての誤解、および暗黙の不満があります。

代理店とそのクライアントの間で途絶えるコミュニケーションの最大の恥は、誰も勝てないことです。 クライアントは、サインアップして期待したものを取得できず、代理店は成長の機会とバランスシート上の重要な歯車を失います。

では、これらの課題を最小限に抑えるために、クライアントとどのように協力しますか？ ベストプラクティスは何ですか？

過去10年間に100を超えるクライアントと協力してきたので、クライアントのコラボレーションについて私が学んだことは次のとおりです。

＃1。 最初から明確な目標を設定する

クライアントが代理店に「望んでいる」ことの多くは、口に出されていません。 販売プロセス中になされた仮定が多すぎるため、目隠しをして新しいエンゲージメントに向かいます。

たとえば、クライアントが望んでいるのはリードだけだと想定できます。 しかし、彼らの成功はまったく異なって見えます。 ブランドの認知度と露出がすべてです。

もちろん、これは、クライアントとは異なるレベルにいることがいかに簡単であるかを示す非常に幅広い例の1つにすぎません。

その取引が成立する前に難しい質問をするようにしてください。そして、何が期待されているかについて明確な回答が得られるまで、動揺を止めないでください。 これにより、感情が高まり、コミュニケーションが途絶えたときに、エンゲージメントの熱気の中で参照するためのアンカーポイントが得られます。

＃2。 プロセスとワークフローについて合意する

新しいクライアントをオンボーディングする方法と、その期間中に合意したプロセスとワークフローによって、関係の成功または失敗が決まります。 作業がどのように行われるかを正確に特定する必要があります。誰が何を担当しているのでしょうか。

通常、クライアントは、作品を監督したり、クリエイティブを承認したりしている場合でも、何らかの点で参加したいと思うでしょう。 しかし、彼らがどれほど関与したいのかを知り、それを中心にプロセスを構築することができれば役に立ちます。

実際には、クライアントに対して行うすべての作業のプロセス、ワークフロー、および説明責任を文書化し、この文書を使用して、クライアントに情報を提供し、自信を持たせる必要があります。 このドキュメントのほとんどは、いくつかの調整を加えることでクライアント間で複製できます。 したがって、そこから引き出すことができるプロセスドキュメントのリソースライブラリを開発することを選択できます。

プロセスの文書化の重要な部分は、Confluenceなどの安全なクラウドベースの環境でクライアントまたはその他の必要な利害関係者とプロセスを共有することです。

＃3。 定期的にレポートを配信する

代理店がクライアントと協力するときに犯す大きな間違いは、沈黙することです。 あなたは婚約に落ち着きます、そしてすべてはうまく進んでいます–少なくともあなたの目には。 しかし、表面下では、クライアントは興奮し、あなたが何をしているのか正確に気づいていません。

クライアントが懸念を表明するまでには、手遅れになることがよくあります。あなたはすでに彼らを失っています。 したがって、合意された目標の進捗状況をクライアントに通知し続けるために、定期的なレポートのリズムを作成するのが最善です。

クライアントに報告する頻度は、関係によって異なります。 少なくとも月に1回は必要ですが、一部のクライアントはより頻繁に安心を切望します。 レポートのリズムは、エンゲージメントの開始時に話し合い、同意する必要があるものです。

Klipfolioなどの代理店レポートツールを使用すると、データを1か所にまとめて、継続的なレポートを簡単に作成できます。

＃4。 コミュニケーションの基本ルールを設定する

コラボレーションを成功させ、チームの生産性を向上させるには、コミュニケーションルールが不可欠です。 これは、代理店とクライアントの関係でも違いはありません。

あなたが望む最後のことは、あなたのクライアントが質問や懸念を持っているときはいつでも、24時間電話に出るということです。

エンゲージメントを計画する際にクライアントと話し合うことを検討する必要があるいくつかのコミュニケーションルールは次のとおりです。

• 適切なコミュニケーションチャネル–クライアントとコミュニケーションをとる方法はたくさんあり、それぞれに目的があります。 たとえば、電話はスケジュールされた会議や緊急時にのみ使用する必要があります。 一方、計画的な更新やレポートにはメールが最適ですが、日常の質問にはSlackなどのチャットアプリが適しています。
• 緊急プロセス–クライアントとのコミュニケーションルールと期待を設定することは重要ですが、 あなたは彼らにあなたが彼らを関係から締め出しているという印象を与えたくありません。 何か緊急の場合に彼らがあなたを捕まえることができる緊急プロセスを持つことは彼らに安心を提供するでしょう。
• スケジュールされた会議–エンゲージメントを計画するときは、特定の目的を持つ予定を事前にスケジュールすることを目指す必要があります。 カレンダーが無意味なキャッチアップミーティングでいっぱいになることは望ましくありませんが、重要な決定を行うための定期的な対面またはズームコールは関係に役立ちます。
• ドキュメントの共有とフィードバック–ワークフローとプロセスのセットアップの一環として、クライアントのフィードバックを受け取るための最良のアプローチを決定します。 Googleドライブなど、コメント機能を備えたドキュメント共有アプリを使用するのが実用的だと思いますが、一部のクライアントは通話に関するフィードバックを提供することを好む場合があります。 メールの受信トレイに入れないでください。
• クライアントの意見–各クライアントは、意思決定を行い、実行しているキャンペーンに影響を与えるための異なる欲求を持っています。 クライアントがマークを超えてあなたの専門知識に疑問を呈しないように、いくつかのルールを設定してください-それは彼らがあなたを雇ったものです。 つまり、クライアントがオープンに入力できるチャネルを提供します。

通信ルールを確立することは、クライアントを締め出すことではありません。 チームの時間を効果的に使用して、メールやクライアントからの電話に溺れることなく、クライアントに最高の結果をもたらすことができます。

＃5。 適切なツールを使用する

エージェンシーツールは、エージェンシーとクライアントの関係を成功させるための基盤を形成します。 ワークフローとプロセス、配信、レポート、または通信チャネルのいずれであっても、適切なソフトウェアによってコラボレーションが大幅に向上します。

代理店ツールセットを選択するときは、コラボレーションの次の側面を考慮してください。

• 計画–クライアントのために何をするかを正確に計画し、関連する人々にタスクを割り当てることで、すべての主要な利害関係者に何が起こっているかを可視化できます。 Asanaのようなプロジェクト管理ツールはこの良い例です。

• ワークフローとプロセス– Googleドキュメントのような単純なものでプロセスを文書化することもできますが、これを次のレベルに引き上げたい場合は、すでに使用している可能性のあるさまざまなツールと統合されているConfluenceを確認してください。
• フィードバックと承認–フィードバックと承認プロセスがなければ、クライアントの期待に応えることはできません。 Googleドキュメントは、実行に関するフィードバックやコメントに最適です。また、代理店向けのShortStackなど、キャンペーンの配信に使用している他のツールには、強力なチームコラボレーション機能がある場合があります。

• コミュニケーション–電子メール以外にも、ビデオ会議やチャットアプリケーションを介してコミュニケーションをとることがあります。 ズームとスラック、ここに法案を合わせてください。

• レポート–すべてのレポートと分析を1つのダッシュボードにまとめたい場合は、Klipfolioをチェックする価値があります。

コラボレーションに適切なツールを選択すると、クライアントに対する代理店の認識と保持率が大幅に向上します。

結論

代理店とクライアントのコラボレーションには、多くの可動部分、競合するアジェンダ、ファンキーな個性、そして暗黙の期待があるという事実を隠すことはできません。 しかし、解約を最小限に抑え、新しいケーススタディを開発したい場合は、正しく理解することが非常に重要です。

当然のことながら、効果的なコラボレーションは、ドアに入る前から始まります。 営業会話の中で、あなたが確立する目標と期待は、これから起こるすべての基礎を築きます。

次に、エンゲージメントのオンボーディング段階が長期的な成功を決定します。 あなたが確立するプロセス、あなたが実施するコミュニケーションガイドライン、あなたが使用することを選択するツール、そしてあなたがあなたが言うことをする一貫性を含みます。