開発者と話す方法：プロジェクトマネージャーのマニュアル
公開: 2021-01-22ソフトウェア開発分野におけるプロジェクトマネージャーの役割は、会社によって異なります。 管理構造に応じて、異なる義務または責任が含まれる場合があります。 さらに、各プロジェクトと各クライアントは異なり、プロジェクトマネージャーは環境に適応する必要があります。 ただし、PMとして、作業プロセスを正常に計画および調整できるようにするには、コミュニケーションスキルに大きく依存する必要があることは確かです。
効果的なコミュニケーションとはどういう意味ですか？
あらゆるタイプのコミュニケーションの主な目的は、ある当事者から別の当事者にメッセージを配信することです。 ただし、他の基準が満たされていない場合、メッセージの単純な配信は効果的なコミュニケーションとは見なされません。 たとえば、メッセージは明確でしたか？ メッセージは理解されましたか？ それはその目的を完了しましたか？
効果的なコミュニケーションとは、相互理解と共有された相互作用がある情報交換です。 それは話すことよりも聞くことと関与についてです。 それはコミュニケーションの背後にある意図と目的についてです。
生産的なコミュニケーションがビジネスの成長にとって重要である理由
ビジネス環境では、コミュニケーションは主に会社の価値観と目標を伝え、作業プロセスを整理することを目的としています。 ただし、このコンテキストでは、効果的なコミュニケーションは他の多くのレベルで貢献します。 組織の成長、チームビルディング、信頼できる環境、そして創造性と革新を促進します。 また、士気を高めます。
効果的なコミュニケーションは、強力な企業構造と効率的な管理の基盤です。 従業員間の永続的な関係を構築し、より良い意思決定を保証し、最終的にはより生産的で刺激的な職場環境につながります。
IT開発の世界でのPMの役割
IT開発チームのプロジェクトマネージャーは、チーム、チームリーダー、上級管理職、クライアント、および関係するサードパーティなど、関係するすべての人々の間のつながりです。 柔軟性と適応性があり、多くの情報を処理できる必要があります。 あなたはさまざまな役割を担う必要があり、あなたが一緒に働くすべての人がユニークであり、異なる背景、スキル、経験を持っていることを覚えておいてください。
チームとコミュニケーションを取りながら、作業プロセスを整理して特定の目標を達成することを目指すだけでなく、チームのダイナミクスを認識し、意欲を高め、理解し、成長を促進する必要があります。 チームに効率的なコミュニケーションを教える人と同じくらい、効率的なコミュニケーターになることを目指す必要があります。 プロジェクトの実施はチームの努力であり、全員がこれを理解していることを確認する必要があります。 効果的なコミュニケーションは、誰もが自分の役割を理解し、自分の仕事の所有権を取得し、責任を負うことを確認するのに役立つツールです。
開発者との効果的なコミュニケーションの5つの原則
誰もが独自のコミュニケーション方法を持っていますが、職場環境でより良い結果を達成するのに役立ついくつかの基本原則があります。
- シンプルに保つ–有名なアインシュタインの引用によると、 「6歳の子供に説明できないと、自分で理解できません。」 あなたの最初の目的は明確なメッセージを伝えることであることを忘れないでください。 企業の言葉を脇に置いて、簡単にそして要点を述べてください。 結局のところ、あなたとあなたのチームはあなたの目標を達成するために同じページにいる必要があります。
- あなたが何を意味するかを言い、あなたが言うことを意味する–これはおそらく効果的にコミュニケーションする上で最も重要な原則です。 言葉は、どんなに美しく、刺激的であっても、行動に裏打ちされていなければ、それ自体では何の意味もありません。 あなたは自分の言うことに忠実であり続け、チームの模範となる必要があります。
- アドバイスを提供しますが、制限しないでください– PMとしてのあなたの役割には、ガイダンスとサポートが含まれます。 あなたはあなたのチームの焦点であり、彼らはしばしばあなたからのアドバイスを求めます。 これは、方向性を与えるだけでなく、独立した思考と自信を促進するチャンスです。 この問題について話し合い、さまざまな意見に耳を傾け、アドバイスを与える機会を利用してください。ただし、チームを離れて主導権を握ってください。
- 感情を巻き込まないでください– IT開発作業は非常に動的であり、成功と失敗の両方ですべてのことが同時に発生します。 夢中になり、感情を引き継ぐのは簡単です。 感情が判断を曇らせないようにし、感情をある状況から別の状況に移さないようにしてください。 怒っているとき、動揺しているとき、失望しているとき、または興奮しているときや大喜びしているときは、コミュニケーションを急がないでください。
- すべてを文書化する–情報交換は相互理解を意味すると考えることがよくあります。 しかし、私たちが言ったことがどのように受け取られたかはわかりませんし、相手を完全に理解したかどうかもわかりません。 誤解を避けるために、常に重要なやり取りを文書化します。重要な会議の議事録を共有し、フォローアップメールを送信して重要な決定を確認し、目標、計画、結果を公開します。そして何よりも、チームに同じことをするように要求します。 可視性を促進することで、チーム内に信頼が生まれます。
避けるべき3つのコミュニケーションの間違い
コミュニケーションのプロセスに影響を与え、妨げる可能性のある多くの要因があります。 これらは、言語の壁、共通の経験の欠如、または異なる視点などの外部要因である可能性があります。 また、無意識のうちにコミュニケーションを効果的に行うための最善の努力を損なうこともあります。
これらは、より良いコミュニケーションのために避けるべき3つの間違いです。
誰もが責任を負うとき、誰も責任を負いません
コミュニケーションをとるときは、チームの全員が自分の役割と機能を理解していることを確認してください。 多くのプロジェクトマネージャーは、チームの精神を強化するために「私たち」や「私たちの」などの複数の人称代名詞を使用するように誘惑されますが、これには注意が必要です。
チームが重要なタスクを完了し、次のメッセージを送信するとします。
「お疲れ様でした。チーム。 ここで、最新の開発についてクライアントを更新する必要があります」 、
また
「お疲れ様でした。チーム。 ここで最新の開発についてクライアントを更新しましょう。」
どちらの場合も、誰がタスクを実行するかは明確ではありません。 口頭と書面の両方のコミュニケーションにおいて、あなたはあなたが要求を表現する方法に注意する必要があります。
コミュニケーションの非言語的側面に注意を払っていない
ジェスチャー、表情、ボディーランゲージはコミュニケーションの重要な部分ですが、多くの人はそれらを無視したり、気づいたりすることさえ間違えます。 チームと顔を合わせて話すときは、チームから送信される可能性のある非言語的なメッセージに注意する必要があります。 彼らは気が散っていますか、それとも疲れていますか？彼らはあなたの言うことに同意しますか？ 離れた場所から作業する場合は、重要な会議のためにビデオチャットを主張する必要があります。 また、書面によるコミュニケーションでは、句読点、絵文字、または特定の単語や表現を使用すると、メッセージのトーンを示すことができます。
難しい会話を避ける
チームとのコミュニケーションが簡単に流れるとは限りません。 人々は時々反対し、主張します。 状況を未解決のままにしないことが重要です。 感情が冷め、すべてが大丈夫だと思われる場合でも、誰もが耳を傾け、快適に感じるように、オープンで正直な回顧的な議論の時間を見つけてください。
結論は
コミュニケーションはあらゆるビジネスプロセスの中核です。 プロジェクトマネージャーとして、あなたは常にあなたのコミュニケーションスキルを向上させ、他の人にも同じことをするように導くよう努めるべきです。 これに時間と労力を投資することは、より強力なチーム、より効果的なプロセス、およびビジネスの成長で報われるでしょう。