会社の会議が生産性を妨げる理由は次のとおりです

公開: 2023-07-15

会社の会議の多くは時間の無駄です。おそらく、あなたも 1 つ以上の会議に参加したことがあるでしょうが、最初と同じくらい多くの質問が残っています。

しかし、それらすべてがそうである必要はありません。集中力を維持し、議題を守ることは、どちらも生産的な会議を運営し参加するための重要な要素です。

この投稿では、会社の会議中に生産性を最適化するための実践的な戦略を提供することで、会議に集中力と意図を保つことの重要性について説明します。

ヤニフ・マスジェディ

Nextiva社CMO

彼らの専門知識は Nextiva のブランドとビジネス全体の成長に役立ちました

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効果的なマーケティング会議を開催することの価値

生産的な社内会議を運営することは、チームのパフォーマンスを最大化する上で重要な役割を果たします。しかし、クリティカルマスに到達するポイントが確実に存在し、その後は会議に費やす時間によって利益が逓減していきます。

マーケティングチームにとって、コラボレーションの促進とアイデアの交換は特に重要です。しかし、あなたが参加するすべての会議には非常に明確な目標があり、あなたと関係者全員が会議の内容に関連する明確な行動項目を残すべきです。

自由形式のブレーンストーミングセッションでない限り、会議は短く要点を絞ったものになるように努める必要があります。

参加して賢明に貢献しましょう。そして、そこから出てください。あなたとチームメイトは、会議で提示したディスカッションを実際に遂行する作業に戻る必要があります。

電子メールであるべきだった社内会議

この投稿ではすべてのデータポイントを掘り下げるわけではありませんが、会議がどのように時間を無駄にするかについての有効な観察をここで見ることができます。

最もコストと時間を節約できる質問の 1 つは、そもそも提案された会議が必要かどうかです。

「私たちが伝え、解決しようとしているものは、電子メールチェーンによって十分に処理できるでしょうか?」と自問してください。

会議全体の要点をメールで数百語に要約できれば、あなたとあなたのチームが会議に費やす時間を大幅に節約できる可能性があります。

次回の会議を開催するかどうかの決定プロセスに役立つ、次の便利なフローチャートを確認してください。

生産的なマーケティング会議の準備

生産的なマーケティング会議の準備には、慎重かつ綿密な準備が必要です。単に部屋に複数の個人を集めて最善の結果を期待するだけでは十分ではありません。

これらの共同セッションを真に最大限に活用するには、厳格な境界線を設ける必要があります。これは、十分な前もってすべての参加者と共有することを意味します。

会議の目的
関連データ
解決すべき問題
潜在的な解決策

参加者は提供された資料を詳しく調べる機会があれば、貴重な洞察と新鮮な視点を備えて会議に臨むことができます。この高度な準備により、時間のかかる説明が不要になり、会議はすぐに問題の核心に入ることができます。

会議の前に出席者に最善のアプローチを熟考し、潜在的な障害を考慮するよう奨励することも、当事者意識と責任感を育みます。各人がディスカッションの形成に積極的に参加し、集団的な問題解決プロセスに貢献します。彼らは目の前の問題を注意深く考える時間を持っているため、彼らの考えやアイデアには重みと重要性があります。

時間があるときに材料や考えられる解決策をじっくり考えると、頭の中に思いがけないつながりが生まれ、革新的なアイデアが生まれることがあります。

成功のための会議の構築

会議の構成は、会議の成功に極めて重要な役割を果たします。

次のガイドラインを適用してみると、集中力のある生産的な環境を構築できる可能性が高くなります。
1 ページの概要:参加者にアイデア、問題、提案された解決策を簡潔な 1 ページ形式で文書化するよう要求します。このアプローチは、関連するすべての側面が確実に簡潔にカバーされるため、議論を効率化するのに役立ちます。また、全員が事前に重要なポイントを理解しておくことができるため、会議中のより効率的で建設的な会話が促進されます。
明確な目的:目的のない議論を避けるために、各会議の具体的な目的を定義します。明確な目的がなければ、会議は簡単に脱線してしまい、貴重な時間を無駄にしてしまいます。明確に定義された目標は指針の役割を果たし、参加者が貢献を調整し、共通の目標に向かって協力して取り組むことができます。
問題の特定と解決:チームが直面している課題や問題についてオープンな対話を奨励します。参加者が安心して懸念を表明し、貴重な洞察を提供できる環境を作りましょう。目標は、潜在的な解決策を共同で特定し、行動計画を策定することです。これらの会議の最終的な目的は、目に見える成果を生み出し、進歩を促進することであることを忘れないでください。
会議を効率化するためのツール
それに直面しよう。人々は社交的な生き物であり、多くの場合、会議は答えを見つけて次に何をすべきかを設定するための実際の手段ではなく、社交的な器として機能することがあります。そうは言っても、マーケティング会議の効率と有効性を大幅に向上させる優れたツールは数多くあります。

Gong や Chorus などの会議の記録およびフィードバックプラットフォームの使用を検討してください。
これらのツールを使用すると、会議に直接参加できない場合でも、不在のチームメンバーがディスカッションに追いつき、貴重な意見を提供できるようになります。
Rev のようなツールを使用すると、記録された会議の会話を文字に起こし、文書形式で提示できるため、読みたい人にとって会議のレビューが簡単になります。
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会議のコストと時間を管理する
会議は間違いなく価値がありますが、そのコストと期間を効果的に管理することが不可欠です。過剰で非生産的な会議は貴重な時間とリソースを浪費し、実際の作業を完了する余地をほとんど残さない可能性があります。

会議に費やした時間を分析し、関連するコストを計算することが重要です。不必要な会議を最小限に抑え、それぞれの会議が目標志向で結果重視のものになるように努めてください。
出席を厳格にし、本当に出席する必要がある人だけを招待します。このアプローチにより、会議は生産性を妨げるのではなく、進歩を促進する目的のある集まりになります。
ハイレバレッジ戦略の探求: スリーアップ、スリーダウン
試してほしいのは、「スリーアップ、スリーダウン」という方法です。このテクニックでは、各チームメンバーがその週に直面した 3 つのポジティブな成果と 3 つの課題を共有します。 30 分間の簡潔な会議で、これらの問題が議論され、それに対処する責任が割り当てられます。

この戦略を導入すると、成果が称賛され、課題に対処され、進歩が見られる、より集中的で生産的な会議文化を組織内に作り出すことができます。
社内会議に関する最後の一言
会社の会議が時間の無駄になり、リソースの無駄になり、助けになるどころか混乱を招くことは最も避けたいことです。それはどの会議にとっても明白な目標のように思えますが、単純な電子メールスレッドで達成できる内容に年間何百時間、何千時間も費やすことがいかに簡単であるかに驚かれるでしょう。
明確な目標、徹底した準備、テクノロジーツールの効率的な使用を受け入れて、チームのパフォーマンスを最適化します。
継続的な改善に取り組み、効果的な会議慣行を導入することで、生産性が向上し、会社の時間の尊重が標準となる環境を育むことができます。

俺たちと一緒に仕事しようよ
Marketing School ポッドキャストから再利用しました。