建設変更命令とは何ですか？プロセスとヒント

公開: 2023-01-19

建設プロジェクトは複雑です。仕事に影響を与える変更があることは驚くべきことではありません。これらの予期せぬ事態が建設計画に与える影響を最小限に抑えるために、業界では建設変更命令と呼ばれるものを使用しています。

すべてのプロジェクトには変更管理がありますが、建設変更管理とは何ですか? また、いつ使用する必要がありますか? これらの質問に答えるだけでなく、建設の変更指示を管理する際のプロセスの概要を説明します。さらに役立つように、変更指示テンプレートが含まれており、もちろん、建設プロジェクト管理ソフトウェアがどのようにさらに進んでいるか.

建設変更命令とは何ですか？

工事変更命令は、単に建設会社とそのクライアントとの間の契約の修正です。業務範囲の変更を定める文書です。これは完全に文書化されており、多くの場合、合意された契約価格、プロジェクトのタイムライン、またはその両方に追加されます。

しかし、工事変更命令は単に要求されるものではなく、要求されるものです。建設請負業者と所有者の両方が、建設変更命令がプロジェクトに実装される前に、建設変更命令の条件に同意する必要があります。

建設業の変更命令には多くの理由があります。所有者は、別のデザイン要素とうまく機能させるために、レイアウトで設計された場所以外の場所に壁、ドア、または窓を配置するように依頼する場合があります。それは追加の変更命令です。他の建設変更命令は、追加ではなく削除であり、演繹的変更命令と呼ばれます。これらは、契約の価格を下げることができます。

建設変更命令の理由が何であれ、請負業者はプロジェクト計画をできるだけ中断することなくそれを実施する必要があります。 ProjectManager は、変更指示をリアルタイムで追跡するのに役立つオンライン建設プロジェクト管理ソフトウェアです。カンバンボードのプロジェクトビューを使用して、建設の変更指示を追加し、ワークフローが次から次へ、実行中、実行中のワークフローを追跡するためのビジュアルツールを用意します。ドキュメントや画像の添付、コメント、タグの追加、優先度などを行うことができます。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

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いつ建設変更命令を使用する必要がありますか?

建設変更命令は、プロジェクト計画の実行中に発生する可能性があります。多くの建設プロジェクトでは、プロジェクトのライフサイクルの過程で少なくとも 1 つのプロジェクトが行われます。したがって、建設請負業者がこれを認識し、それに応じて計画することが重要です。

プロジェクトは多くの理由で建設変更命令を使用しますが、その一部は上記で説明したとおりです。その他の理由には、設計の誤り、不適切な範囲、建設を不可能にする天候、プロジェクトのタイムラインの不正確な見積もりなどがあります。これらすべて、およびさらに多くの場合、建設変更指示書を使用する請負業者がいます。

建設プロジェクトを管理する人は誰でも、変更指示の準備ができている必要があります。プロジェクトの範囲に対するこれらの変更の原因を理解し、より適切に計画すればするほど、変更をより迅速に、影響を少なくすることができます。

建設変更指示管理プロセス

変更以外に不変のものがない場合、プロジェクトの過程で発生する建設変更命令を管理するためのプロセスを整備する必要があります。以下は、建設変更指示プロセスを管理する際に実行する必要がある基本的な手順です。ただし、プロセスにコミットする前に、クライアントと下請け業者がプロセスにサインオンしていることを確認してください。

契約から始める

建設変更指示書は、建設請負業者とそのクライアントまたは所有者との間の契約への単なる追加であるため、契約は、プロジェクトの作業範囲に影響を与えるすべての変更指示書の出発点です。契約書にサインする前に、必ずそれを注意深く読んでください。この場合、時間枠、文書化、および変更の承認権限を持つ人に関する条項など、変更命令に関連する条項に細心の注意を払う必要があります。

プロジェクト計画のレビュー

次のステップは、建設計画と仕様を確認することです。これらの文書を慎重に見直して、建設が始まる前に所有者と建築家が修正する必要がある範囲にエラー、省略、またはあいまいさがあるかどうかを確認します。計画と仕様でこれらの問題を把握することで、計画の実行中にコストとタイムリーな建設変更命令が発生するのを防ぐことができます。

注文変更に迅速に対応

請負業者または所有者が建設変更命令を要求するかどうかにかかわらず、遅かれ早かれ迅速に処理する必要があります。遅延は、変更指示への対応に費やす時間の費用を増やすだけである可能性があります。変更命令を後回しにしたくなるかもしれないので、ぎりぎりになるまで待ってはいけません。書面で変更を迅速に受け取り、スケジュールとコストを調整することが重要です。そうしないと、プロジェクトを狂わせたり、さらに悪化させたりする可能性のある建設変更注文の未処理分が発生します。

すべての関係者と会う

請負業者と所有者は、文書化する前に変更について話し合い、コストとスケジュールへの影響について合意に達する必要があるだけでなく、プロセス全体で連絡を取り合う必要があります。これには、注文変更の理由とその管理方法の理解が含まれます。合意がなければ、変更はより破壊的になります。所有者またはその権限を与えられた代理人と一緒に、新しい作業範囲を定義します。スケジュールを調整しなければならない下請業者を無視しないでください。変更が彼らの仕事にどのように影響するかを知らせ、ワークフローを明確に定義します。次に、建設作業指示書が実行されるたびに全員に最新情報を提供します。

さらなる交渉

交渉は、作業を開始する前の建設変更指示プロセスの最終段階です。すべての当事者がすぐに合意に達するとは限りません。プロジェクトの作業範囲への影響や、コストとタイムラインに関する問題について意見の相違がある場合があります。まず、価格、時間、材料など、変更の費用について所有者に同意してもらいますが、一括払いで交渉することもできます。これは契約ですでに定義されている場合があり、これによりプロセスが容易になります。このステップは、請負業者と所有者の間のプッシュアンドプルであり、すべてが満足できる決定につながるはずです.

ドキュメントを無視しないでください

建設変更指示プロセスを明確に文書化することで、不必要な論争を回避し、費用のかかる遅延なく作業を進めることができます。プロセスのすべてのステップを文書化し、承認する必要があります。請負業者、所有者、および下請け業者の間のすべての通信の記録を書面で保管してください。全員が合意に達したら、サインオフして、コストとスケジュールへの影響を全員が把握していることを確認します。変更指示の実行中であっても、作業を文書化し、それらの文書を共有して全員が最新の状態に保つことが重要です。

建設変更命令には何を含める必要がありますか?

建設変更命令では、変更に関する適切な情報を取得する必要があります。そのために必要な分野がいくつかあります。個々の建設変更命令は異なる場合がありますが、すべてに次の詳細が含まれている必要があります。

オフィス間情報:建設プロジェクトの名前は、特に複数のプロジェクトに同時に取り組んでいる場合に、見つけやすくなります。この注文をプロジェクト内の他の建設変更注文と区別するために、注文番号を含めます。変更が内部または外部のどちらであるかに注意してください。また、変更命令の日付を追加します。
変更の定義:変更指示のタイプに注意してください。建設変更指示には、時間と材料 (コストを設定できない)、一括払い (定量化可能な作業範囲)、ゼロコスト (契約価格を変更しない)、および単位コスト (単位コストスケジュール値に基づく) の 4 つがあります。次に、変更の理由と、それに関連する機会があるかどうかを説明します。
変更の説明:建設の変更指示を完了するために実行する必要がある作業を全員が把握できるように、要求されている内容の詳細な説明を書きます。材料と労力を含めて、作業時間を見積もってください。価格もここで予測する必要があります。
署名および日付変更命令:最後のステップは、すべての関係者が建設変更命令を承認し、署名に日付を追加することです。これにより、全員が合意内容を認識し、契約の終了を維持することが保証されます。

注文変更テンプレート

建設変更指示プロセスを標準化すると、一貫性が生まれ、プロジェクトに変更が導入されるたびに新しいドキュメントを作成する時間を無駄にする必要がなくなります。これを行う 1 つの方法は、テンプレートを使用することです。 ProjectManger には、当社のサイトからダウンロードできる Excel および Word 用の無料のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。 Excel 用の無料の変更注文フォームテンプレートは、建設変更注文または変更注文のある業界に使用できます。この無料のプロジェクト管理テンプレートを使用して、変更を把握し、変更を定義し、実行される作業について全員が同意するようにします。

ProjectManager の変更指示テンプレート — ProjectManager の Excel 用の無料の変更指示テンプレート。

ProjectManager は、建設変更指示の管理を支援します

当社の無料の変更指示テンプレートは、全員が同じ認識を持つための優れたツールですが、その場合は作業を行う必要があります。ここで、建設プロジェクト管理の出番です。ProjectManager のクラウドベースのソフトウェアにカンバンボードがあり、変更順序をリアルタイムで追跡する方法については既に説明しました。これは、ツールの複数のプロジェクトビューの 1 つにすぎません。下請業者は、必要に応じてタスクリストを使用できます。すべてのデータは即座に更新され、すべてのプロジェクトビューに入力されるため、使用しているビューに関係なく、より最新の情報が表示されます。

チームのワークロードを管理する

建設変更指示は、コストとスケジュールに影響を与える可能性があります。プロジェクトへの影響を軽減するのに役立つリソース管理機能があります。チームと下請け業者のオンボーディングが完了すると、その空き状況がシステムに表示されるため、タスクを簡単に割り当てることができます。次に、ワークロードチャートを見てください。これは色分けされているため、割り当てられたタスクが多すぎたり少なすぎたりしている人がわかります。次に、チャートから直接それらを割り当て、全員のワークロードのバランスをとって、生産性を維持し、誰かを過剰に割り当てて士気を低下させないようにすることができます。

進行状況の概要を把握する

追跡する必要がある指標はリソースだけではありません。当社のソフトウェアには、他の軽量ツールのように時間のかかる構成を必要としない組み込みのダッシュボードがあります。いつでもすぐに使用でき、ライブデータをキャプチャして、読みやすいグラフやチャートで表示します。コスト、時間などをすべてリアルタイムで追跡できます。詳細を知りたい場合は、タイムシート、ステータス、その他のプロジェクトメトリックのカスタマイズ可能なレポートを使用してください。また、クライアント、所有者、または利害関係者に最新情報を提供するために、簡単に共有することもできます。

給与計算プロセスを合理化するだけでなく、各チームメンバーがタスクに費やした時間を示す安全なタイムシートなど、建設の変更指示を管理するのに役立つその他の機能があります。ガントチャートからスケジュール、複数のプロジェクトを管理するためのポートフォリオ管理機能まで、当社のソフトウェアは、プロジェクトを変更してスケジュールを守るために必要なツールを提供します。

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