中小企業向けの連絡先管理

起きろ。 メールをチェックして、輝かしい新しい見込み客を見つけてください。 その日のスケジュールを実行しながら、朝食を食べます。 クライアントとの打ち合わせが相次ぐため、昼休みまでオフィスにいられませんが、進行中のプロジェクトについて正午までにベンダーに確認する必要があります。 また、昨日遅くかかってきたその電話にもおそらく折り返したほうがいいでしょう。 昼食時に、お気に入りのカフェのオーナーがキッチンの修理が必要だと言いました。 あなたの会社が去年の秋に雇ったあの男は誰で、その仕事に満足しましたか? 時計をちらりと見て、まだ午後1時だということに気づく

あなたの日々は忙しいです。 何らかの助けなしに、遭遇したすべての人々を追跡することは不可能です。 そこでコンタクト管理の出番です。

中小企業の経営者にとって、連絡先の管理はビジネスを運営する上で最も重要な側面の 1 つですが、困難な場合もあります。 デジタル アドレス帳を使用している場合でも、リード ジェネレーション CRM ソフトウェアのようなより手の込んだものを使用している場合でも、最新情報を把握する方法は次のとおりです。

連絡先管理とは何ですか?

連絡先管理とは、住所、電子メール、電話番号などの連絡先データを整理して維持することです。

適切なコンタクト管理は、顧客関係と業務効率にとって不可欠です。 チームのメンバーが正確な顧客データにすばやくアクセスできるようにし、マーケティング資料を顧客や見込み客に配布できるようにします。

連絡先管理の例は何ですか?

携帯電話に個人のアドレス帳や連絡先を保存している場合は、連絡先の管理について既に経験があります。 ビジネスでは、起業家は、スプレッドシート アプリケーションでマスター連絡先リストを作成するか、電子メール マーケティング プラットフォームを使用して顧客の住所を追跡することにより、連絡先を管理する場合があります。

連絡先の管理方法

連絡先の管理は難しくありませんが、規律が必要です。 ここでは、いくつかのベスト プラクティスを紹介します。

連絡先情報を 1 か所に集約

連絡先情報には複数の場所からアクセスできますが、連絡先の中心となる場所を 1 つ特定してください。 スプレッドシートまたは高度なソフトウェアを使用しているかどうかに関係なく、単一の信頼できる情報源が混乱を防ぎます。

情報収集・保管体制の整備

これにより、すべてがスムーズに実行されます。 連絡先情報を収集する方法、収集する情報の種類、その情報を収集する場所、および連絡先を整理する方法を決定します。

これらのプロセスを自動化します。 そうすれば、複数のタスクをやりくりしながら会議の合間に全力疾走しているときに、顧客情報をどう処理するかを考えるために貴重な頭脳を割く必要がなくなります。

データベースを厳密に更新する

人々は移動し、名前を変え、仕事や電子メール アドレスを変え、一般的に生涯を通じて進化します。 データベースを最新の状態に保ちます。

新しい顧客を獲得するには、既存の顧客を維持する場合の 5 ～ 7 倍の費用がかかることを忘れないでください。 現在の顧客とのつながりを維持し、今後何年にもわたって永続的な関係を築きましょう。

バックアップする

デスクトップまたはノートブックにすべての連絡先情報を保管している場合は、バックアップしてください。 (ノートブックの場合はどうなるかわかりません。2 番目の場所にあるコピーですか?)

私は宇宙についてほとんど知りません — 単一のレコードセットで誘惑すると、それらが消えてしまうことを除いて.

上記のすべてを簡単にするには、連絡先管理ソフトウェアを使用します。

連絡先管理ソフトウェアとは何ですか?

連絡先管理ソフトウェアは新しいものではありません。 コンピューターが私たちの関係を捉えてデジタル化して以来、それはずっと存在しています。 このカテゴリには、連絡先の詳細を整理および保存するために特別に設計されたアプリケーションが含まれます。 多くの場合、連絡先マネージャーは一連のアプリケーションの一部として入手できます。

たとえば、Google コンタクトや iOS コンタクトは、私生活で人気のある連絡先管理オプションです。 これらのアプリケーションを具体的に選択する人はほとんどいませんが、必要な、または必要な他のアプリを含むパッケージを選択することが多く、たまたまこれらの連絡先管理アプリがパッケージの一部として付属しています.

連絡先マネージャーは何をしますか?

理想的には、チームのすべてのメンバーが必要なときに必要な情報を見つけられるようにする必要があります。 一部の企業は、デスクトップ アプリケーションの連絡先管理システムを選択しています。 特に機密性の高い顧客情報を扱う場合は、すべての詳細をオンサイトで保管するという追加のセキュリティを好むかもしれません.

他の人にとっては、クラウドベースの連絡先管理が切望されていた柔軟性を提供します。 これにより、さまざまなデバイスや場所から連絡先を更新または検索できます。

多くの連絡先マネージャーでは情報をインポートすることもできるため、手動で入力する時間を節約できます。

CRMと連絡先管理の違いは何ですか?

まず、CRMは顧客関係管理の略です。 これらの言葉 - 「連絡先」と「関係」の管理 - が鍵です。

連絡先管理ツールは、人々と連絡を取り合うのに役立ちます。 誕生日、ソーシャル メディア アカウント、購入履歴などの連絡先の詳細を収集して保存する場所を提供し、個人的なメモを追加することさえできます。 また、ほとんどの場合、連絡先の情報をカレンダーと統合して、必要なときに重要な詳細を引き出すことができます.

CRM ソリューションは、連絡先管理から発展しました。 連絡先管理ツールと同じ情報が含まれていますが、顧客に関するより多くのデータを収集し、これらの関係を管理するためのツールを提供することで、さらに進んでいます. それらは、より多くの統合、分析、およびリアルタイム データへのアクセスを提供します。

リードジェネレーション CRM ソリューションを使用すると、完全なカスタマー ジャーニー マップ全体でインタラクションを振り分けることができます。 広告キャンペーンから電子メール、コンバージョンまですべてを追跡し、エンゲージメントを前進させます。

連絡先管理は顧客情報を収集しますが、CRM は、顧客との関係を改善し、業務を合理化するための機能も提供します。

連絡先マネージャー+

ここがややこしいところです。 3 番目のカテゴリがあります…私が作成したばかりです。 シンプルな連絡先マネージャーは、情報を保存および整理するためのデータベースです。 ただし、連絡先マネージャーは、すべてを網羅した CRM ではなく、他のサービスにバンドルされている場合もあります。

たとえば、プロのメール サービスには、プラットフォームに統合された連絡先管理ツールが付属しています。

連絡先データベース ソフトウェアの利点

適切な連絡先データベース ソフトウェアを使用することは、クライアントを追跡するために不可欠です。 日常業務、マーケティング、および将来の計画を立てるための洞察に必要です。 優れたアプリケーションは、複数の利点をもたらします。

データ編成とアクセシビリティの向上

ビジネス用連絡先管理ソフトウェアを使用すると、データの管理とアクセスが容易になります。 さまざまなフォルダーやタグを使用してクライアント情報を整理し、名前やその他の属性で検索し、フィルター処理して顧客のセグメントに焦点を当てることができます。

さらに、クラウドベースの連絡先管理データベースにより、特にリモート ワークが一般的になった場合に、コラボレーションが容易になります。

販売およびマーケティングの成果の向上

販売連絡先管理を使用すると、顧客アウトリーチを最適化できます。 潜在的なリードの連絡先の詳細を取得し、関連する顧客データを保存し、以前のやり取りに基づいて人々に連絡します。 次のような情報に基づいてエンゲージメント戦略を策定します。

• 前回の購入日
• 購入した製品
• 紹介元
• 示された関心

また、適切な組織化により、問い合わせや機会が発生したときの応答時間を短縮できます。 今日の顧客のほぼ半数は、企業が 4 時間以内に応答することを期待しています。 (彼らの 12% は、あなたが 15 分以内に戻ってくることを期待していますが、私は、そのような人々はカフェインを控えるべきだと思います.)

また、マーケティングを強化します。 電子メールまたは SMS キャンペーンの連絡先リストを作成し、顧客の人口統計に基づいてメッセージを絞り込み、ソーシャル メディアの取り組みをどこに集中させるべきかを見つけます。

顧客の行動に対するより良い洞察

強力な連絡先管理ソリューションを使用すると、個々の顧客の行動をより正確に把握できるため、マーケティング キャンペーンの最適化に役立ちます。

また、分析を活用するために必要なデータも提供します。 最近、中小企業向けのビッグ データ、つまり小規模企業が大規模なデータ プールを活用する方法について多くの話題が飛び交っています。

しかし、最良のデータはあなたのデータであり、実際の顧客ベースから得られる情報です。 顧客全体の傾向を特定し、この具体的なフィードバックに基づいてサービスやアウトリーチを改善します。

連絡先に調査や投票を配布することで、顧客満足度を監視し、質的なフィードバックをミックスに追加することもできます.

連絡先管理ソフトウェアのトレンド

連絡先管理システムの 2 つの最大のトレンドは、自動化とパーソナライゼーションです。 それぞれが個別に役立ちますが、一緒に作業すると本当に輝きます。

オートメーション

自動化により、企業はデータ入力などの反復タスクを自動化することで、プロセスを合理化し、時間を節約できます。 一部のアプリケーションは、新しい連絡先を自動的にインポートしたり、古い情報を更新したりします。 たとえば、新しいリードから電子メールを受信すると、ソフトウェアはその名前と電子メール アドレスを即座に保存する場合があります。

コンタクト管理を別のサービス (電子メールや SMS マーケティングなど) と組み合わせた「コンタクト マネージャー +」プラットフォームでマーケティング オートメーションを使用することもできます。 特定のリストへのサインアップなど、特定のトリガーへの返信を自動化するか、特定のマイルストーンを達成したときにプラットフォームに新しいセグメントに追加させます。

パーソナライゼーションとカスタマー エクスペリエンス

パーソナライゼーションとは、個々のニーズと好みに基づいて、各顧客に固有のエクスペリエンスを作成する技術です。 カスタム フィールドとセグメント化されたリストを使用できる連絡先管理ソフトウェアを使用すると、対象者に送信するメッセージを調整できます。

パーソナライズされたメッセージは、顧客が自分の興味に関連するオファーのみを送信することを信頼することを学ぶにつれて、顧客ロイヤルティを構築します。 製品やサービスを購入する可能性が最も高いオーディエンスをターゲットにすることで、売上も増加します。

この情報をどのように収集しますか? プログレッシブ プロファイリングを使用します。これは、ブランドとのやり取りを通じて、個人に関するより多くの情報を徐々に収集する方法です。 一連の質問で顧客を圧倒することなく、各顧客のイメージを明確にします。

自動化とパーソナライゼーションは共に優れています

自動化とパーソナライゼーションを組み合わせると、ブランドとその視聴者との間のより良い相互作用を設計できます。 たとえば、連絡先の誕生日に自動的にメッセージを送信したり、名前を電子メールに含めたり、お気に入りの製品が再入荷したときに知らせたりすることができます。

群衆の一人になりたい人はいません。 そのため、人々を個人として扱うことで、競合他社から際立ってください。

ビジネスに連絡先管理や CRM が必要ですか?

連絡先管理または CRM ソフトウェアが必要かどうかを知る方法は、ソフトウェアで何をする必要があるかを自問することです。

• どのような種類の顧客関係を管理する必要がありますか?
• どのような情報を収集しますか?
• 連絡先を整理するにはどうすればよいですか?
• システムに必要な機能やツールは?
• いくら払いたいですか？

CRM 連絡先管理は、より多くの費用がかかり、より多くの機能を提供します。 これらの機能を利用するように設定されていますか? あなたの運転スタイルとニーズがトヨタの方が適している場合は、ブガッティを購入しないでください。 繰り返しになりますが、トヨタを購入する余裕がある場合は、店に行く途中で故障するような不格好な車を購入しないでください。

連絡先管理で整理する

以上で、適切な連絡先管理の重要性、そのベスト プラクティス、およびリード生成 CRM ソフトウェアとの違いについて説明しました。

あとは、ビジネスに最適なソリューションを決定するだけです。 リンゴとリンゴを比較するときは (リンゴが連絡先管理ソフトウェアであると仮定して)、次の点を考慮してください。

• システムはユーザーフレンドリーで使いやすいですか？
• システムは、ビジネスで使用する他のツールと統合されますか?
• それはどれくらいしますか？
• 問題が発生した場合、カスタマー サポートは提供されますか?

良いものを選べば、有望な見込み客の電子メール アドレスが走り書きされた紙切れをなくす心配をせずに、慌ただしい生活に戻ることができます。

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