プロジェクトの費用便益分析: ステップバイステップ ガイド
公開: 2022-08-23プロジェクトを管理する場合、多くの重要な意思決定を行う必要があります。 プロジェクト マネージャーは、ビジネスや組織にとって最高の投資収益率とその他の利益を得ながら、コストを管理するよう努めています。 費用便益分析 (CBA) は、そのために必要なものです。
プロジェクトには常に実行が必要なものがあり、すべてのタスクにはコストと期待される利益があります。 リスクが高いため、優れたプロジェクト マネージャーは直感に基づいて決定を下すだけではありません。 彼女らは、リスクを可能な限り最小限に抑え、不確実性よりも確実性が高い場合にのみ行動することを好みます。
しかし、無数の変数と絶え間なく変化する経済の世界で、どうすればそれを達成できるでしょうか? 答えは、プロジェクト管理ソフトウェア、レポート ツール、チャート、スプレッドシートで収集されたハード データを参照することです。 次に、そのデータを使用して、費用便益分析 (CBA) と呼ばれるプロセスで意思決定を評価できます。 費用便益分析を賢く利用することで、費用対効果の高い意思決定を行い、プロジェクトと組織の両方の利益を最大化することができます。
費用便益分析の方法を説明する前に、それが何であるかを簡単に定義しましょう。
費用便益分析とは
費用便益分析 (CBA) は、最も費用対効果の高い代替案を見つけるために、意思決定の費用と便益を見積もるために使用されるプロセスです。 CBA は、ビジネス、プロジェクト、および公共政策の決定によく使用される汎用性の高い方法です。 効果的な CBA は、次のコストと利点を評価します。
費用
- 直接費
- 間接費
- 無形費用
- 機会費用
- 潜在的なリスクのコスト
利点
- 直接
- 間接的
- 総利益
- 純利益
以下の費用便益分析の例で、これらの費用と便益について詳しく説明します。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、これらすべての数値を簡単に追跡できます。 たとえば、ProjectManager にはシート ビューがあります。これはガントとまったく同じですが、視覚的なタイムラインはありません。 スプレッドシートでコストのみを確認したい場合は、ガント ビューとシート ビューを切り替えることができます。 必要な数の列を追加し、シートをフィルター処理して、関連するデータのみを取得できます。 コストと利益を追跡することが、プロジェクトの成功につながります。 この無料試用版を利用して、当社のツールを使用して必要な制御を取得してください。
プロジェクト管理における費用便益分析
プロジェクト管理では、費用便益分析を使用して、プロジェクトの提案とビジネス ケースにおける費用対便益を評価します。 多くのプロセスがそうであるように、それはリストから始まります。
すべてのプロジェクトの費用と、プロジェクトを成功させた後に期待される利益のリストがあります。 そこから、費用便益比 (CBR)、投資収益率 (ROI)、内部収益率 (IRR)、正味現在価値 (NPV)、回収期間 (PBP) を計算できます。
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メリットがコストを上回るかどうかによって、行動が正当化されるかどうかが決まります。 ほとんどの場合、費用が利益の 50% であり、投資回収期間が 1 年以内であれば、行動を起こす価値があります。
費用便益分析の目的
プロジェクト管理における費用便益分析の目的は、トランザクション、タスク、ビジネス要件、投資など、プロジェクトのさまざまなパスのプラスとマイナスを把握するための体系的なアプローチを持つことです。 費用便益分析によりオプションが提供され、投資を節約しながら目標を達成するための最良のアプローチが提供されます。
CBA を使用する主な目的は 2 つあります。
- そのメリットがコストを上回るかどうかを判断することにより、プロジェクトのビジネス ケースが適切で、正当であり、実行可能であるかどうかを判断します。
- どのプロジェクトの利益がそのコストよりも大きいかを判断することにより、プロジェクトを比較するためのベースラインを提供します。
費用便益分析の方法
エコノミストによると、CBA は長い間存在しています。 1772年、ベンジャミン・フランクリンはその使用について書きました. しかし、私たちが知っている CBA の概念は、1848 年の記事でプロセスの概要を説明したフランスのエンジニア、ジュール デュピュイにまでさかのぼります。
それ以来、CBA プロセスは大きく進化しました。 このチェックリストを見て、費用便益分析を行う方法を学びましょう。
1. プロジェクトの目標と目的は何ですか?
プロジェクトのビジネス ケースを作成し、その目標と目的を述べます。
2. 代替手段は何ですか?
プロジェクトが正しいかどうかを知る前に、類似の過去のプロジェクトと比較して、どれが最善の道であるかを確認する必要があります。 投資収益率、内部収益率、回収期間、利益費用比などの成功指標をすばやく確認できます。
3. 利害関係者は誰ですか?
プロジェクトのすべての利害関係者をリストします。 彼らは、コストと利益の影響を受けるものです。 どちらが意思決定者であるかを説明してください。
4. 費用と便益をどのように測定しますか?
すべてのコストと利益を測定するために使用するメトリクスを決定する必要があります。 それらのいくつかはドルの価値を持ち、他のものは他の指標を必要とします. また、これらの指標についてどのように報告しますか?
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロセスを大幅に改善できます。 ProjectManager には、8 つの異なるプロジェクト レポートを作成できるワンクリック レポートがあります。 プロジェクトのステータス、差異などに関するデータを取得します。 レポートは、PDF として簡単に共有したり、利害関係者のために印刷したりできます。 レポートをフィルタリングして、その時点で必要なデータのみを表示します。
5. 費用と便益の結果は?
プロジェクトの費用と便益を調べ、金銭的価値を割り当て、関連する期間にわたってマッピングします。 CBA は、現在および将来のコストと利益の金銭的価値を見積もっていることを理解することが重要です。
6. 共通通貨とは?
最後のステップで述べたように、コストと利益の現在の金銭的価値を将来のレートと比較することはできません。 そのため、お金の時間価値、割引率、およびキャッシュ フローの正味現在価値を計算する必要があります。
ただし、場合によっては、プロジェクトのメリットが金銭的価値で測定できないことがあります。 そのような立場にいる場合は、費用対効果の分析を行う必要があります。
7. 割引率とは何ですか?
割引率は、プロジェクトに出入りする将来のキャッシュ フローの現在価値を計算するために使用されます。
8. プロジェクトの正味現在価値は?
プロジェクトの正味現在価値は、一定期間のキャッシュ インフローの現在価値からキャッシュ アウトフローの現在価値を差し引いて計算される利益の測定値です。
9. 感度分析とは?
感度分析は、不確実性が意思決定、コスト、および利益にどのように影響するかを判断するために、管理およびビジネスで使用される確率手法です。
プロジェクト管理 CBA では、感度分析を使用して、起こり得るシナリオの利益と費用の比率を決定します。 Excel またはより専門的なソフトウェアを使用して感度分析を行うことができます。
10. CBA が完了したら何をしますか?
このすべてのデータを収集した後の最後のステップは、CBA が推奨する選択を行うことです。これは、費用対効果の比率が最も高いものです。
費用便益分析の例
では、その理論を実践してみましょう。 費用便益分析の例では、製品の提供を主な目標とするプロジェクトの評価を行います。
費用
- 直接費：これらは、製品の製造に直接関連するすべての費用です。 材料、設備、労力など
- 間接費:家賃、光熱費、交通費など、製品に直接関係しないその他の費用。
- 無形のコスト:市場が製品に積極的に反応しない場合のブランドの損害など、定量化できないその他のコスト。
- 機会費用:別の意思決定ではなく意思決定が行われたときに発生する機会の損失。 たとえば、自分が選択した製品よりも収益性の高い製品を製造することを選択した可能性があります。
- 潜在的なリスクのコスト:どのプロジェクトも、さまざまなリスクの影響を受けやすくなっています。 ある時点で予期しないコストが発生する可能性があることを常に考慮する必要があります。
利点
- 直接的利益:プロジェクトから得られる金銭的価値の測定可能な利益。 この場合、あなたの製品から得られる収益、売上、利益です。
- 間接的なメリット:ブランド認知度の向上など、認識できるが必ずしも測定できるわけではないメリット。
プロジェクトのコストと利益が得られたので、次にそれらに金銭的価値を割り当てます。 この場合、直接費用と間接費用、および直接利益でのみそれを行うことができます。 ただし、主要業績評価指標など、金額で測定できない指標には、他の指標を割り当てる必要があります。
過去のプロジェクト データを使用してコストと利益のドル価値を見積もったら、それらを比較して、コストが利益を上回るかどうかを確認する必要があります。
ただし、より信頼性の高い CBA を行うには、感度分析を行って、さまざまなシナリオと、それらが費用便益比に与える影響を評価する必要があります。 たとえば、線形計画法でさまざまな需要レベルを試してみてください。
プロジェクトの時間枠によっては、キャッシュ フローの出入りが異なる時期になる可能性があることに留意することが重要です。 このため、費用便益キャッシュ フローを比較するときは、お金の時間価値、割引率、正味現在価値を考慮する必要があります。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、すべてのコストと利益を把握します。 しかし、To Do リストが劣っている多くのアプリとは異なり、ProjectManager には動的なリスト ビューがあります。 優先度の高いカスタマイズされたタグが追加され、各アイテムを所有するチーム メンバーを割り当てることができます。 当社のクラウドベースのツールは、各アイテムの完了率をリアルタイムで自動的に追跡します。 リスト ビューで収集したすべてのデータは、ツール全体でも表示されます。 必要なビューを使用してください。それらはすべてライブで更新され、すぐに使用できます。
費用便益分析はどのくらい正確ですか?
CBAはどのくらい正確ですか？ 簡単に言えば、プロセスに入力したデータと同じくらい正確です。 見積もりが正確であるほど、結果も正確になります。
一部の不正確さは、次の原因で発生します。
- 過去のプロジェクトから収集されたデータに過度に依存している。特に、それらのプロジェクトの機能やサイズなどが現在取り組んでいるプロジェクトとは異なる場合に。
- 評価を行う際に主観的な印象を使用する
- 無形資産のコストを取得するためのヒューリスティックス (保証されていない実用的な方法を使用した問題解決) の不適切な使用
- 確証バイアス、または見つけたいものを裏付けるデータのみを使用する
費用便益分析に制限はありますか?
費用便益分析は、完了までにあまり時間がかからない小規模から中規模のプロジェクトに最適です。 このような場合、分析は、意思決定者がプロジェクトの利益と費用の比率を最適化するのに役立ちます。
ただし、長期にわたる大規模なプロジェクトは、CBA の点で問題になる可能性があります。 インフレ、金利など、分析の精度に影響を与える外部要因があります。 このような場合、ほとんどのプロジェクト マネージャーにとって、正味現在価値、お金の時間価値、割引率、およびその他の指標の計算は複雑になる可能性があります。
NPV や IRR など、より大規模なプロジェクトを評価する際に CBA を補完する方法は他にもあります。 ただし、全体として、CBA の使用は、プロジェクトを進める価値があるかどうかを判断するための重要なステップです。
費用便益分析に役立つテンプレート
プロジェクトの費用便益分析を計算する際、当社のサイトで提供されている無料のプロジェクト管理テンプレートを利用できます。 プロジェクト ライフ サイクルのあらゆる段階を支援する無料のテンプレートが多数用意されています。 費用便益分析には、これら 3 つを使用します。
RACI マトリックス
費用便益分析 (上記で詳述) を実行する際の手順の 1 つに、プロジェクトの利害関係者の特定が含まれます。 これらの利害関係者をリストする必要がありますが、無料の RACI マトリックス テンプレートは、誰が何を知る必要があるかを概説することで、さらに一歩進んでいます。 RACI とは、Responsible、Accountable、Consulted、Informed の頭字語です。 このテンプレートに記入することで、チームと利害関係者を整理し、全員を同じページに保つことができます。
プロジェクト予算
最初にすべての費用の概要を説明しないと、費用便益分析を行うことはできません。 そこで、無料のプロジェクト予算テンプレートの出番です。人件費、コンサルタント料、原材料の価格、ソフトウェア ライセンス、旅費など、プロジェクトに関連するすべての費用を把握するのに役立ちます。 電話料金、レンタル スペース、オフィスの備品、管理、さらには保険など、他の項目をキャプチャするスペースさえあります。 綿密な予算により、より正確なコスト分析が可能になります。
プロジェクトリスクレジスター
利害関係者を特定し、予算を概説していますが、対処すべき未知の要素が常に存在します。 リスクを管理する必要があるため、無料のプロジェクト リスク レジスターが非常に重要です。 これを使用して、プロジェクトに内在するリスクの概要を説明します。 リスクの説明、その影響、リスクのレベル、およびその責任者をリストする場所があります。 適切なリスク記録を維持することで、プロジェクトの変数を制御し、より優れた費用便益分析を行うことができます。
ProjectManager であらゆるプロジェクトを収益化
紙の上では投資収益率がどれほど高くても、プロジェクトの実行が不十分な場合、その価値の多くが蒸発する可能性があります。 ProjectManager は、プロジェクトの可能性を実現するために必要なツールを備えた、受賞歴のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 まず、気密性の高い計画が必要です。
計画
当社のオンライン ガント チャートには、プロジェクトを計画し、タスクを整理するための機能が備わっているため、最終的な成果物を成功に導くことができます。 状況が変化した場合、ガントチャートは簡単に編集できるため、すばやくピボットできます。
資源管理
プロジェクトを邪魔するもう 1 つの障害は、リソースです。 ProjectManager には、資材、消耗品、および最も価値のあるリソースであるプロジェクト チームを追跡するリソース管理ツールがあります。 彼らが過労していると、士気が低下し、生産性が低下します。
ProjectManager のワークロード ページは、誰が何に取り組んでいるかを示すために色分けされており、ワークロードのバランスとチームの生産性を維持するために再割り当てするためのツールを提供します。
リアルタイムのコスト追跡
どのようなプロジェクトでも、最も確実に中止する方法は、資金を流出させることです。 ProjectManager では、最初からプロジェクトの予算を設定できます。 この数値は、レポートやリアルタイム ダッシュボードのチャートやグラフに反映されるため、コストがプロジェクトに与える影響を常に把握できます。 ProjectManager には、プロジェクトを収益性に導くために必要な機能が備わっています。
費用便益分析はデータ駆動型のプロセスであり、情報を消化して配布するのに十分な堅牢なプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 ProjectManager は、リアルタイム ダッシュボードなどのツールを備えたクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアで、結果を収集、フィルタリング、およびわかりやすいグラフやチャートで共有できます。 この 30 日間の無料試用版で今すぐお試しください。