コスト管理計画の立て方

公開: 2022-08-23

締め切りまであと数か月で、チームはプロジェクトの完成にはほど遠い状態です。あなたはすぐに予算と時間を使い果たし、ストレスを感じ始めています。関係者に伝えるべきか、それとももう少し待つべきか？

このような状況は、大規模な IT プロジェクトの 45% 以上で発生するため、少なくともあなたは一人ではありません。多くの場合、これはプロジェクトのタイムラインと最終製品の両方に悪影響を及ぼし、プロジェクトの 56% が予想よりも低い価値を提供しています。うわぁ。どうすればこれを防ぐことができますか? コスト管理計画が役立ちます。

コスト管理計画とは

コスト管理計画は、プロジェクトの予算の計画と実行を戦略化する方法です。もちろん、これはプロジェクトを予定どおりに予算内で完了するために行われます。ただし、適切なコスト管理計画がなければ、これらの両方が失敗し、あなたとあなたの組織に多大なコストがかかります.

さらに、コストはベンチャー全体の成功または失敗の主要な決定要因であるため、プロジェクトの成功はコスト管理にかかっています。

コスト管理計画は非常に重要であるため、コストを追跡するにはプロジェクト管理ソフトウェアを使用する必要があります。 ProjectManager は、プロジェクトのコストをリアルタイムで追跡できるクラウドベースの作業およびプロジェクトソフトウェアです。受賞歴のあるガントチャートで計画を立て、設定不要のライブダッシュボードで追跡します。 ProjectManager を使用すると、コスト管理計画を満たしているかどうかを常に知ることができるので、今すぐ無料で始めましょう!

コスト管理計画の作成方法

コスト管理は、支出管理、コストの透明性、コスト会計など、より具体的なサブタスク名で知られることもあります。通常、リソース計画、コスト見積もり、予算編成、およびコスト管理の 4 つのステップで構成されます。追跡するタスク、コスト、およびリソースが多数あるため、コスト管理計画の作成プロセスを支援するプロジェクト計画ソフトウェアを使用することを強くお勧めします。

1. リソース計画

リソース計画から始めて、プロジェクトマネージャーは通常、作業分解構造を使用して、プロジェクトとその成果物を最も重要なものから最も重要でないものへの階層で示します。この部分は、プロジェクトマネージャーが、コストの大部分がどこに集中するか、およびプロジェクトのどのコンポーネントが最小の支出を必要とするかを理解するのに役立ちます。

2. コスト見積もり

第 2 段階のコスト見積もりは反復的なプロセスです。つまり、プロジェクトの変更に合わせて変更するように設計されています。この段階では、概念的な目標、過去の知識、専門家の判断、決定的な手法、またはコンポーネントごとの基準によって決定される、さまざまな推定手法が使用されます。

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歴史的に言えば、決定的な手法が最も正確であることが示されています。ただし、このプロセスは、範囲や成果物など、プロジェクトの詳細がすべて計画された後にのみ使用する意味があります。詳細な印刷物が欠けているプロジェクトの場合、この段階では、正確性の低いコスト見積もり手法でも価値があります。

3. 予算編成

さて、コスト見積もりフェーズでは、すでに予算を計画しているように感じたかもしれませんが、実際には予算の青写真を計画しただけです。これにより、プロジェクトの予算がもう少し正確になり、プロジェクトを真に成功させることができます。

予算は見積もりフェーズの後に形成および承認され、通常、プロジェクトの進捗状況に応じて一連のフェーズでプロジェクトにリリースされます。これにより、プロジェクト全体の予算を一致させようとするのではなく、プロジェクトが各予算フェーズ内でマイルストーンに到達するのに役立ちます。

4. コスト管理

コスト管理は簡単です。総コストとタイムラインに対するプロジェクトのドル価値のパフォーマンスを測定します。これは、プロジェクトプロセス全体のベンチマークを提供するのに役立ちます。

まず、要件は、プロジェクトの計画段階で事前に確立されます。次に、それらは、コストの変化の理由に異議を唱える方法として使用されます。これは、コストが予算の範囲を超えて増加した場合に軌道修正し、プロジェクトが制御不能になるのを防ぐのに役立ちます。

最終的に、コスト管理計画は、プロジェクトコストの計画と、プロジェクトのライフサイクル全体にわたるプロジェクトコストの管理の両方に役立ちます。プロジェクトが進行中の場合、プロジェクトの費用はプロジェクト全体を通して完全に文書化されるため、プロジェクトは予算内に収まります。

原価管理計画の条件と計算式、定義

コスト管理計画を作成するには、さまざまな計算を行い、多くの公式を練習し、完了したら計算を 3 回確認する必要があります。しかし、そうは言っても、これらのアクションは多くの特定の名前で呼ばれています。それらを定義しましょう。

作業分解構造:ウォーターフォール方式や単純な階層フローチャートに似たスタイルで、チームメンバーが行う作業、タスク、および活動の製品指向のレイアウトです。
コストベースライン:これは、プロジェクトが行われる一般的な期間に対してコストを見積もることによって作成されます。コストベースラインは、最終的にパフォーマンスを比較するために使用するものであり、通常は S カーブで示されます。
コントロールしきい値:ベースラインを設定するのと同じように、コストしきい値は、プロジェクトで使用できる最高または最低の支出です。コスト管理の観点から容認できないとみなされる以上または以下のもの。
精度のレベル:この測定単位は、コストの見積もりが切り捨てられるか切り上げられるかを示します。精度のレベルは、プロジェクトの範囲と合計サイズによってさらに定義されます。
アーンドバリューの測定: アーンドバリューの式は、プロジェクトマネージャーがそのプロジェクトで既に実行された作業量を可能な限り正確に測定するのに役立ちます。
3 点推定:この式を使用すると、3 つの数字が得られます。 1 つ目は、アクティビティが 100 回実行された場合にかかる作業量の最良の推測 (BG) です。 2 つ目は、プロジェクトにかかる時間と、すべてのマイナスリスクが発生した場合のコストを示す、悲観的 (P) 見積もりです。 3 つ目は、ポジティブなリスクがすべて発生した場合の楽観的 (O)見積もりです。
ボトムアップ見積もり:この式には、プロジェクトのより小さな見積もりを使用し、それらを合計して合計して、プロジェクト全体のコスト見積もりを決定することが含まれます。
類似見積もり:この見積もりは、過去のすべてのプロジェクトのコスト見積もりを比較し、現在のプロジェクトの時間とコストと比較して計算されます。これは通常、利用可能なプロジェクトの詳細がほとんどない場合に行われます。
パラメトリック見積もり:この見積もりは、コストを各タスクに関連付け、そのコストをプロジェクトのタイムラインにマッピングすることによって計算されます。ただし、総コストの見積もりを見つけるのに役立つ多くのタスクがあります。これは、オンラインガントチャートを使用して ProjectManager で実行できます。ここでは、各タスクにコストを割り当てることができます。プロジェクトが完了すると、総コストが自動的に計算され、予算と比較されます。

コスト管理計画の結果を追跡する方法

コスト管理計画の半分は、プロジェクトのライフサイクル全体でコストを管理することです。

プロジェクトのコストを監視するときは、ベンチマークを使用します。ベンチマークは、プロジェクトが順調か、遅れているか、予算を上回っているかを判断するための鍵となるためです。このため、計画された進捗状況と実際の進捗状況を比較して、順調に進んでいることを確認できるようにする必要があります。多くの人は、プロジェクト管理ワークフロー (ウォーターフォール手法、ガントチャート、かんばんツールのいずれを使用する場合でも) を使用して、このメトリックを測定します。

コスト管理計画を立てる際に避けるべき 3 つのこと

何をしてはいけないかを知ることは、コスト管理計画を作成するときに何をしてはいけないかを知ることと同じくらい重要です。コスト管理計画は複雑であり、間違いを犯す可能性があります。それらの過ちが何であるかを認識すればするほど、それらを犯す可能性は低くなります. 以下に、注意すべき点をいくつか示します。

利害関係者とのコミュニケーションが不十分:レポートは、プロジェクトマネージャが重要なコスト統計をプロジェクトの利害関係者に伝達するための主要な手段です。利害関係者はプロジェクトの成功に既得権を持っているため、プロジェクトの進捗状況に非常に関心があります。
作業分解構造を使用しない:プロジェクトの最終的な成果物に到達するために必要なすべてのステップをマッピングしないと、予算に影響を与え、そうすることでコスト管理計画に影響を与えます。
スプレッドシートのみを使用する:スプレッドシートは強力で、非常にうまく機能します。しかし、それらはコスト管理計画を管理したいものではありません。データの入力は間違いやすく、すぐに過度に複雑になる可能性があり、レポート機能や視覚化機能は限られています。

コスト管理計画に役立つ無料のテンプレート

プロジェクト管理ソフトウェアを使用してコスト管理計画を管理する方が生産的ですが、デジタルツールに投資する準備ができていない場合は、回避策として機能するテンプレートがあります。 ProjectManager には多数の無料テンプレートがあり、その多くはコスト管理に最適です。以下からダウンロードできる、最高のコスト管理計画関連の無料テンプレートを 3 つ選択しました。

プロジェクト予算テンプレート

コスト管理計画は、プロジェクトに関連するすべてのコストを予測し、プロジェクトの実行時にそれらのコストを監視するのに役立つプロジェクト予算から始まります。 Excel 用の無料のプロジェクト予算テンプレートを使用すると、人件費や材料費の把握から、旅費、備品、固定費などの他の項目まで、予算プロセスを順を追って説明できます。計画した予算コストと実際の予算コストを追跡する場所もあります。

プロジェクトダッシュボードテンプレート

実装時にコスト管理計画を追跡することは、その計画を維持する方法です。リアルタイムソフトウェアはより正確で作業も少なくて済みますが、Excel 用の無料のプロジェクトダッシュボードテンプレートにデータを入力して、読みやすいグラフやチャートでコストを確認できます。こうすることで、コストが計画したコストを超えたときにそれを把握し、それに応じて調整して予算内に収めることができます。

アクションプランテンプレート

コスト管理計画を実行するには、チームメンバーに一連のタスクを割り当てる必要があります。 Excel 用の無料のアクションプランテンプレートは、戦略を実現するための手順をまとめたものです。タスクをリストするスペースがあり、プロジェクトのどの段階でそれらを実行するか、優先度、割り当てられた人、期間、開始日と期日、必要なリソース、さらには実行中の作業のステータスさえも表示されます.

ProjectManagerがコスト管理計画にどのように役立つか

次のプロジェクトが大小を問わず、コストの見積もりができる限り正確で、長期的な管理が容易であることを確認する必要があります。

ProjectManager を使用すると、プロジェクトレポートをカスタマイズして、必要なデータのみを取得できます。さらに、チームメンバーとそのタスクに関する実際のプロジェクトの進捗状況を確認できます。

また、決定的手法、履歴データ、類似見積もり、または 3 点見積もりのいずれを使用してプロジェクトコストの見積もりを評価する場合でも、プロジェクトデータをプラグインして見積もりを計算できるツールが用意されています。さらに、リアルタイムダッシュボードを使用すると、プロジェクトの推定ベンチマークを視覚的に確認できるため、ボタンをクリックするだけで予定より進んでいるか遅れているかを確認できます。

ProjectManager のダッシュボードビュー。プロジェクトに関する 6 つの重要な指標が表示されます。

プロジェクトのキックオフ前にコストを見積もり、正確な数値を取得することは、プロジェクトの成功を確実にするための最も重要な要素の 1 つです。そのため、ProjectManager は、チームがどこにいてもコスト見積もりを計画し、管理計画を採用し、効果的にコラボレーションするために必要なソフトウェアをチームに提供することに専念しています。 今すぐ ProjectManager の 30 日間無料トライアルにサインアップしてください。