プロジェクト実行計画 (PEP) の作成方法 – 無料のテンプレート付き

公開: 2022-08-23

素晴らしいアイデアを思いつくことは始まりにすぎません。それを実現するには、プロジェクト実行計画 (PEP) が必要です。プロジェクト実行計画は、戦略を立て、プロジェクト管理プロセスを考え出し、すべてを実行に移すのに役立つプロジェクトを実行するためのドキュメントです。

プロジェクト実行計画の作成は計画フェーズの一部であり、アイデアを実現することができます。アイデアが野心的である可能性がある場合、プロジェクトの実行プロセスは、すべての主要な活動を含め、徹底的かつ実用的です。言うまでもなく、これは不可欠なプロジェクト管理ドキュメントです。

プロジェクト実行計画 (PEP) とは?

プロジェクト実行計画は、プロジェクトの実行方法を定義するために使用される文書です。それは名前から明らかなはずですが、プロジェクトの成果物をもたらすために必要なプロジェクトのスケジューリング、監視、および制御にも対応しています。

このドキュメントは、プロジェクト実行のすべての部分を概説し、それらを管理する方法を示しています。これは、プロジェクトの要件または関係者間の契約のいずれかに準拠する必要があります。 PEP には、プロジェクトの目的、プロジェクトの実行に必要なタイムラインとリソースも記載されています。

これらの基本的な要素だけでも、プロジェクトの実行計画がいかに重要であるかは明らかです。しかし、もちろん、それだけではありません。

プロジェクトの実行計画を作成したら、これらのマイルストーン、依存関係、および割り当てを満たす必要があります。本当に時間を守りたい場合は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することをお勧めします。

ProjectManager は、実行計画のためのインタラクティブなガントチャートを使用してタスクを整理する、クラウドベースのプロジェクトおよび作業管理ソフトウェアです。タイムラインにマイルストーンを配置し、依存関係をリンクし、クリティカルパスをフィルター処理できます。次に、ベースラインを設定すると、タスクを実行するときにプロジェクトの差異を追跡できるようになります。 ProjectManager を今すぐ無料で始めましょう。

プロジェクト実行計画の要素

プロジェクト実行計画は、決定的で実行可能なプロジェクト実装ロードマップに必要な要素を組み合わせたものです。これには、プロジェクトの利害関係者をリストし、すべてのプロジェクトタスクを定義することが含まれます。プロジェクト実行計画の 6 つの基本要素は次のとおりです。

1. プロジェクトの範囲

プロジェクトの範囲は、目的の広い視野と、プロジェクトに含まれるすべての要素の詳細なリストです。何を行う必要があるかを特定して、プロジェクトの範囲を定義します。これを特定の用語で行います。これにより、プロジェクトの利害関係者は、プロジェクトの目的と目標の概要を把握できます。

プロジェクトのスコープに含める詳細の一部は次のとおりです。

プロジェクトチームの役割と責任を定義する作業明細書
利用可能なリソースの制限と境界のリスト
最終成果物だけでなく、潜在的なすべての成果物
関連するレポート、製品、サービス、または新しいソフトウェア開発のリスト
これらがどの利害関係者または顧客に提供されるか
プロジェクトチームの成功を測定するためのいくつかの基準

2. 品質基準

アウトプットがわかったので、今度はアウトプットに期待する品質を定義します。期待される品質を明確に理解することは、プロジェクトを成功させるための鍵です。まず、品質とは何かを定義し、チーム全体がその定義に同意するようにします。

また、達成可能な目標を持つことは、チームのモチベーションを維持します。彼らの仕事が達成できないと感じた場合、それは士気を損なう可能性があります。チームのコミットメントを維持するために、達成可能な目標について頻繁にフィードバックを求め、それを PEP に適用します。

3. 目標ステートメント

目標ステートメントは、チームがプロジェクト中に実装して完了する計画の概要を示します。目標ステートメントの例としては、予想される成果物、マイルストーン、大規模な作業タスクのライフサイクルなどがあります。

目標ステートメントは、プロジェクトの目的を繰り返すこともできます。プロジェクトが組織、利害関係者、または顧客に与えると期待される利益を示すことができます。チームがそれらにどのように対応するかについての詳細とともに、リスクと課題を特定することもできます。

4. プロジェクト実施計画のための資源配分

また、プロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースのリストも必要です。リソースは、スコープ、品質仕様、目標とは異なり、チームが計画を実行に移すために必要なものです。リソースにはコストがかかるため、ここでプロジェクトの予算も定義します。

プロジェクトのリソースは、資本、人、または材料です。実際、これはプロジェクト実行計画でタスクを実行するために必要なものです。チームのキャパシティを満たすリソースを用意することは、プロジェクトを予定どおりに、期待される品質内で完了するために必要です。

5. プロジェクトスケジュール

タイムラインとマイルストーンは既に作成していますが、PEP には完全なスケジュールが必要です。これは、作業分解構造を使用して、タスクのリストを作成し、優先順位を付け、締め切りを作成することを意味します。その後、これらのタスクをチームメンバーに割り当てることができます。

必要な原材料の供給の変化はスケジュールに影響を与える可能性があるため、遅延の予想は利害関係者やチームと一緒に管理する必要があります。プロジェクトマネージャーは、スケジュールを守るために供給の変化に対応するために、時間、コスト、範囲の 3 つの制約を調整する必要がある場合があります。

6. 組織のコンポーネント

最後に、PEP はプロジェクトの運用面を考慮する必要があります。これは、主要な担当者とその役割と責任をリストし、このリストを配布して、誰が何を担当しているかを全員が認識できるようにすることを意味します。

これらの方針に沿って、誰がどの決定を下す権限を持っているかを特定する必要があります。これにより、決定を下す必要があるときに誰に連絡すればよいかがわかるため、チームの連携が向上します。これらの権威者の数字は、質問や懸念事項にも利用できます。

PEP でのレポートとコミュニケーションのためにプロジェクトで使用される方法を概説する必要があります。これには、プロジェクトの進行状況とパフォーマンスを監視および追跡する方法が含まれます。また、チームが他の部門と連携している場合は、チームがどのように連携しているか、他のチームとどのように連携しているか。

プロジェクト実行計画の作成方法

1. キックオフミーティング

キックオフミーティングでは、戦略、プロセス、アクションをチームや関係者に伝えることができます。質問があれば、全員がプロジェクトを理解し、賛同を得られるようにすることができます。これは毎日のスタンドアップミーティングではなく、プロジェクトの実装に関する包括的な概要です。全員が同じ認識を持つように、この時点でプロジェクト計画を共有する必要があります。プロジェクト計画ソフトウェアは、全員をオンボーディングし、計画を迅速に共有してタスクを割り当てることで、このステップを容易にします。

2. プロジェクト実行計画の監視と管理

プロジェクトは、実行、監視、および制御の各段階を通じて通常どおり進行します。ここで、プロジェクト管理ソフトウェアは、プロジェクトのスケジュール、予算、および範囲を維持するのに役立ちます。また、リスク管理計画のリスクに注意を払い、チームのワークロードのバランスを保つ必要があります。利害関係者は、リスクが問題になる前に特定するのに役立ちます。次に、データを分析して、進捗状況、主要業績評価指標 (KPI)、およびパフォーマンスのマイルストーンを満たしていることを確認します。

3.リアルタイムデータ

時間通りに進んでいるか、浪費していないかを確認するには、クラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアが必要です。プロジェクトを監視するにはリアルタイムツールが不可欠ですが、コラボレーションを促進するのにも役立ちます。マネージャーは、チームが並んで作業しているか、世界中に分散しているかに関係なく、管理でき、チームは通信できます。リアルタイムソフトウェアを使用すると、誰もが最新のデータに取り組んでおり、管理者はより洞察に満ちた決定を下すことができます。

4. サインオフ

期限内に予算内で成果物を引き渡すことは、プロジェクトの終わりのように感じるかもしれませんが、そうではありません。記入しなければならない書類がまだあります。これは面倒な作業ではなく、プロジェクトライフサイクルの重要な部分です。製品またはサービスが品質の期待を満たしていることを確認するには、利害関係者から承認を得る必要があります。ベンダーや請負業者に支払いを行ってから、チームを解放する必要があります。そして、祝うことを忘れないでください！楽しく価値があるだけでなく、チームの士気を維持します。

無料のプロジェクト実行計画テンプレート

ProjectManager は、プロジェクトを成功に導くのに役立つ Excel 用の無料の実装計画テンプレートを提供します。この無料の実装テンプレートを使用すると、重要な要素を見逃すことなく、アイデアを戦略、プロセス、および実行に移すことができます。これは、役立つプロジェクト実行計画の例です。

無料の実装テンプレートでプロジェクト実行計画を作成し、プロジェクト作業を改善します。管理に必要なものすべてを収納できるスペースがあります。

すべてのアクションはタスクであり、タスクはタイムラインで編成されます。ここには、それぞれの開始予定日と終了予定日があります。タイムラインには、予定された時間の場所もあります。また、タスクが予定より進んでいるか遅れているかを確認できる列もあり、進捗状況を追跡するのに役立ちます。

テンプレートの最後の部分はリソース用です。プロジェクトマネージャーは、どの部門が何を担当しているか、およびタスクを実行するために必要な資料を書き留めることができます。タスクのコストを見積もる場所もあります。これらすべてを組み合わせることで、プロジェクト実行へのロードマップが作成されます。それを監視して制御するのはあなた次第です。

ProjectManager を使用してプロジェクト実行計画を作成する

テンプレートは優れたツールですが、静的なものです。テンプレートを使用すると速度が低下し、正確さが不十分であることがわかった場合は、ProjectManager に切り替えることをお勧めします。これにより、多くの作業が自動化され、リアルタイムの透明性が得られ、プロジェクトをより適切に管理して成功に導くことができます。

すべてのチームに複数のプロジェクトビュー

マーケティング、IT、専門サービス、またはあらゆる業界で働いているかどうかにかかわらず、多くの異なるチームが一緒に働いています。 ProjectManager には複数のプロジェクトビューがあり、誰もが必要なツールを利用できます。たとえば、かんばんボードは、チームがバックログを管理し、スプリントを一緒に計画できる視覚的なワークフロー機能です。また、マネージャーは自分の作業を可視化できるため、必要に応じてリソースを割り当てて、障害を回避し、チームが最大限の能力を発揮できるようにすることができます。

チームのリソースを簡単に管理

チームが定員に達していることを確認する必要があります。リストビュー、シート、カレンダーなど、複数のプロジェクトビューのいずれかでタスクを表示できますが、ProjectManager には、ワークロードのバランスをすばやく簡単に調整するためのリソース管理ツールがあります。ワークロードチャートは色分けされているため、ワークロードを一目で確認し、そのページから直接作業を再割り当てできます。

ライブダッシュボードでの変更の追跡

変更管理とは、変更がいつ発生するかを知ることを意味します。つまり、ProjectManager のライブダッシュボードを使用したリアルタイムの監視です。プロジェクトデータを自動的に収集し、数値を計算して、時間、コストなどの指標を読みやすいグラフやチャートで表示します。詳細については、プロジェクトステータス、ポートフォリオステータス、プロジェクト差異、タイムシートなどに関するワンクリックレポートを使用してください。これらのレポートをフィルタリングして、必要なものを表示し、簡単に共有して関係者を更新できます。

ProjectManager は、実行計画を作成し、それをプロジェクトチームと共有し、プロジェクトのライフサイクル全体を通して監視および制御できます。メール通知とアプリ内アラートをリアルタイムで受け取り、進行状況を常に最新の状態に保ち、チームと協力します。

ProjectManager は、ハイブリッドチームがどこで働いているか、どの部門に所属しているか、またはスキルセットに関係なく、受賞歴のあるハイブリッドチーム向けの作業管理ソフトウェアです。 すでに当社のツールを使用してプロジェクトを成功させている 35,000 人以上の専門家に加わりましょう。 ProjectManager を今すぐ無料で使い始めましょう。