データ管理システムとツール

公開: 2023-04-07

データ、情報、知識、知恵

組織によって非常に多くのデータが収集されているため、データを適切に管理および分析する方法を知ることは困難な場合があります。データ管理システムとツールを導入...

データ管理システムは、組織がデータの使用を最適化して意思決定を行い、組織にとっての利益を最大化する行動を取るのに役立ちます。システムは、戦略的な意思決定に使用できる方法でデータを収集、処理、保護、保存することでこれを行います。

これは、 DIKW ピラミッドを見ることでさらに説明できます。

DIKW ピラミッドは、データ、情報、知識、知恵の関係を表しています。各ビルディングブロックは、データ収集に関するさまざまな質問に答え、それに価値を付加するためのステップです。来年の売り上げはどこから来る可能性が高いか、または上位の顧客は誰であるかなどの質問に答えることができます。意味とコンテキストで強化できるデータが多ければ多いほど、より多くの知識と洞察を抽出できます。

各ステップはどのような役割を果たしますか? それぞれを順番に見てから、それぞれに適用可能なツールを見てみましょう。

データ

ピラミッドのこのステップは、組織が収集できる数字、文字、および特定の値または相対的な値の形式で、イベントに関する秘密の事実を収集することを指します。基本的に、これは生データと呼ばれる、キャプチャされるすべてのデータです。

この段階で実行する主な活動は次のとおりです。

データを取得するための信頼できるソースを特定する
無関係なデータのアーカイブと削除

情報

無関係なデータが削除されたら、そのデータから重要な情報を探し出します。この情報は、組織とその意思決定に関連している必要があります。

知識

データからの重要な情報を使用して、それらを知識に発展させることができます。本質的に、これは、情報を知的価値のあるものに発展させ、堅牢な戦略の策定に役立てることができるかどうかを決定することを意味します。

知恵

競合他社がまだ発見していない何かがデータで発見された場合、この知識を核となる洞察に変換できます。組織は、これらの洞察に基づいて戦略全体を策定し、何か魔法のようなものを作成することができます。これは知恵のステップとして知られています。

DIKW ピラミッドの 4 つのビルディングブロックの原則を適用して生データを解釈することにより、データを非常に有意義で洞察力のあるものに変換できます。

データ管理ツール

幸いなことに、生データの解釈を支援するために組織が自由に使えるさまざまな管理ツールがあります。これらのツールの多くは、クラウドベースのアプリケーションおよびサービスとして使用できます。

たとえば、「クラウド」では、組織は情報をはるかに簡単に保存し、ファイルをすばやく転送でき、さまざまなデータセットを世界中で効率的に分析および翻訳できます。

データストレージの要件と考慮事項について合意したら、組織は次にデータセットを分析する方法を検討する必要があります。いくつかの企業は、中規模から大規模のデータセットを処理するためのデータ管理サービスとツールを提供しています。

これらには以下が含まれます：

Teradataは、ビジネス分析、クラウド製品、およびコンサルティングの 3 つの主要なサービスを提供する会社です。大規模な混合データセットを処理し、それらをメッシュ化して意味のある洞察を作成します。
IBM は、エンドツーエンドのデータ管理を自動化します。人工知能 (AI) テクノロジーを使用することで、組織は新しいパターンや傾向を見つけて運用を改善できます。
Oracle は、グリッドコンピューティングとデータウェアハウジングを提供するマルチモデルのリレーショナルデータベース管理システムです。
SAP は、データ品質、データの移行、テキスト分析、およびさまざまなソースから取得したビッグデータの相互接続性を確保するのに役立つ複数のデータ管理ツールを提供しています。
Cloudera HP は、ビッグデータを保存、管理、処理するためのインフラストラクチャを提供することで、企業がビッグデータから洞察を引き出すことを可能にします。
1010data は、市場インテリジェンス、データ管理、詳細なエンタープライズ分析、およびコラボレーション機能を組み合わせています。
アマゾンウェブサービス (AWS) は、サーバー、ストレージ、ネットワーキング、リモート通勤、電子メール、モバイル開発、およびセキュリティを提供します。

情報管理ツール

情報管理とは、基本的に、処理されたデータを管理して洞察を出力として提供することです。集合的に特定の論理的意味を持つデータのグループ。

一般的な情報管理ツールを次に示します。

Evernoteは、デジタルノートを作成および整理し、すべてのアカウント所有者のデバイス間で同期を維持するのに役立つノート作成ソフトウェアです。また、今後の行動や予定されている行動を思い出させてくれます。
Instapaper は、Web コンテンツを保存して後で別のデバイスで読むことができるようにするソーシャルブックマークサービスです。この保存されたコンテンツは、後でデジタル戦略を策定する際に刺激を与える可能性があります。
Pinboardは、Instapaper に似たソーシャルブックマークツールですが、より基本的なレイアウトになっています。

情報管理フレームワークは、これらのツールを最も効果的に使用する方法を理解するのに役立ちます。

ソース

データソースは、内部または外部の可能性があります。

組織には、製品ファイル、売上高、財務情報など、顧客に関して収集した内部データがあります。これは、貴重な洞察に変換できます。
また、GPS 測位、ジャーナル、ソーシャル Web、郵便番号などの外部データソースも備えています。

構造

内部と外部の両方のデータソースを検討したら、それらがどのように構造化されているかを理解する必要があります。構造化データと非構造化データの内部ソースと外部ソースの両方からどのような情報を収集できますか?

構造化データは、その要素を効果的に処理および分析できるように編成されたデータです。構造化されたデータの例は、e コマースストアの数百の顧客プロファイルからの上位 10 人の顧客のリストです。
非構造化データとは、整理された形式で保存されていないデータです。通常、非構造化データはテキストが多く、日付、数値、事実などのデータも含まれる場合があります。

情報管理ツールは、構造化データと非構造化データの両方を保存し、情報の識別と収集から、アーカイブまたは削除による廃棄まで、情報のライフサイクル全体を管理するプロセスを支援します。企業が顧客、従業員、およびベンダーから収集したすべての物理的および電子的データを網羅できます。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールは、組織が視聴者向けのコンテンツを作成、整理、および管理するのに役立ちます。簡単な例は、一般的なクエリに対する回答を見つけるために聴衆が使用できる FAQ です。基本的に、知識を保存および取得して、理解、コラボレーション、およびプロセスの調整を改善します。

一般的なナレッジマネジメントツールを次に示します。

Answerbase は、カスタマーサポートと e コマースのためのナレッジマネジメントプラットフォームであり、ユーザーは質問をしたり、回答を受け取ったり、企業の製品やサービスに関する情報に関連するコンテンツを参照したりできます。
Quip は、同僚がリアルタイムで一緒に作業し、ファイルにコメントできるようにするプロジェクト管理およびタスクコラボレーションツールです。
Bloomfire は、企業が企業全体に存在する知識と洞察を収集、接続、共有できるようにするプラットフォームです。
Igloo Software は、同僚がファイルを交換し、会議をスケジュールし、1 つのプラットフォームでタスクを制御するのに役立つ別のツールを提供します。
KPS Knowledge Management Software は、エンドユーザー向けのセルフサービスベースを通じて職場で知識を共有するためのコラボレーションプラットフォームを提供します。これにより、多くのソースからの情報のインデックス作成、検索、および取得が可能になります。

データ管理システム

管理システムは、組織がデータを使用および分類するのに役立ちます。これらの管理システムは、グループウェアとワークフローの 2 種類のテクノロジに分けることができます。

1. グループウェア

グループウェアは、コラボレーションを促進するテクノロジーです。 (これが、しばしばコラボレーションソフトウェアとも呼ばれる理由です。)

たとえば、 Google Workspace、Slack、 MS Teams などの一般的なグループウェアプラットフォームでは、ファイル、情報、ドキュメントを 1 つの合理的な場所で共有することで、企業やグループがプロジェクトタスクに関する共同作業、共有、コミュニケーション、問題解決を行うことができます。

2.ワークフロー

ワークフローテクノロジは、組織の知識の作成、使用、および保守に関連するプロセスの表現を容易にします。これらのツールの多くはカスタマイズ可能な管理プラットフォームであり、プロジェクトの追跡、データの視覚化、およびチームのコラボレーションにより、チームや組織の運用効率を向上させます。さらに、自動化機能を組み込み、他の作業アプリとの統合をサポートして、プラットフォーム間で作業を合理化することもできます。

プロジェクトやタスクの進行状況を割り当てて追跡し、ファイル、コメント、メモを共有し、チームや貢献者の締め切りを追跡するためのワークフローツールを提供する人気のある企業には、Asana、Monday.com 、 Airtableなどがあります。

コンテンツ管理システム

コンテンツ管理システム (CMS) は、Web コンテンツまたはドキュメントの作成プロセスを自動化するのに役立つシステムです。これにより、ユーザーはさまざまなコンテンツを組み合わせて 1 つの総合的な情報セットを形成し、必要に応じて内部の利害関係者や外部の利害関係者または顧客に配布することができます。

ドキュメント CMS

ドキュメント CMS を使用すると、複数のユーザーがドキュメントを共有および編集して、必要に応じてバックアップ、レビュー、およびサインオフを行うことができます。

ドキュメント CMS の例としては、次のようなものがあります。

Google Docs は、Google の無料のエディタスイートの一部として含まれているオンラインワードプロセッサです。これにより、ユーザーは他のユーザーとリアルタイムで共同作業しながら、ドキュメントをオンラインで作成および編集できます。編集は、編集を行ったユーザーによって追跡され、改訂履歴が変更を示します。
MS SharePointは、Microsoft のドキュメント管理およびコラボレーションプラットフォームのバージョンであり、ユーザーはリアルタイムでドキュメントを作成、編集、および共同作業することもできます。
Dropbox を使用すると、ファイルを 1 つの安全な場所に安全に保存して共有できます。保存したファイルは Dropbox リンクを介して共有できるため、大きな添付ファイルを送信する必要がなくなります。
IBM Box は、クラウドストレージサービスのもう 1 つの例です。さまざまな種類のファイルをアップロードして、複数のデバイスからアクセスできるようにします。

ウェブサイト CMS

通常、Web サイト CMS を使用すると、ページ、画像、ビデオ、オーディオ、およびテキストコンテンツを作成し、すべてを 1 か所で管理できます。
Web サイトの作成と管理に最も一般的に使用される CMS ツールには、次のものがあります。

WordPress は、カスタマイズ可能な Web サイトを構築、変更、および維持するために使用されるオープンソースの CMS ソフトウェアです。
Shopify は、e コマース CMS プラットフォームです。これにより、店舗の所有者は、製品、バリエーション、コレクション、および配送モデルを簡単にアップロードおよび管理できます。
Magento (現在の Adobe Commerce) は、もう 1 つのオープンソースの e コマースプラットフォームです。これにより、売り手は CMS インターフェイスの外観、コンテンツ、および機能を制御でき、カタログ管理およびマーケティングツールを提供します。
Wixは、ウェブサイト、ブログ、またはオンラインストアをデザインおよび公開する際に、ドラッグアンドドロップのシンプルさを使用するオンラインウェブサイトビルダーです。
Joomla は、無料のオープンソースの Web サイト開発および CMS プラットフォームです。
Drupal は、 Web サイトの設計、開発、および管理を可能にする CMS プラットフォームです。

別の種類の CMS ツールは、メールテンプレートなどのテンプレートを使用してさまざまなコンテンツを入力できるツールです。これは、プロセスのタイプ、および顧客が見たいと示した好みに応じて、さまざまなタイプの顧客に送信されます。

LinkedIn は、このタイプの CMS の良い例です。ユーザーがホームページで見るコンテンツは、特定のユーザーが見たいコンテンツの種類を認識するコンテンツ管理システムによって生成されます。

エンタープライズポータル

エンタープライズポータルは、組織全体、またはプロジェクトチームなどのグループの情報、人、およびプロセスを統合するためのフレームワークです。ドキュメントや情報への安全な一元化されたアクセスポイントを提供し、主に中規模から大規模の組織で使用されます。

エンタープライズポータルツールを提供する一般的な企業には、次のようなものがあります。

アマゾンウェブサービス (AWS) は、オンデマンドのクラウドコンピューティングとエンタープライズソフトウェアソリューションを提供します。組織内の部門がドキュメントを安全に一元化できるようにし、多要素認証などの強力なセキュリティ機能を提供します。
Microsoft Azure は、分析、ストレージ、ネットワークなど、さまざまなクラウドサービスを提供します。
SAP : 組織と技術の境界を越えて、人員とビジネスプロセスの調整を容易にするエンタープライズポータルのもう 1 つの例です。

スケジューリングおよび計画ツール

スケジューリングおよび計画ツールは、特定のコンテンツを対象視聴者に提供する適切な時期を判断できるように設計されています。言い換えれば、ターゲットオーディエンスにいつ何を伝えますか? これにより、オーディエンスに対する会社の関連性を高めることができます。また、自分にとって不便であっても、オンラインのターゲットユーザーにリーチすることができます。

一般的なスケジューリングおよび計画ツールには、次のものがあります。

Sprout Social は、ソーシャルメディア管理ツールです。すべてのソーシャルメディアプロファイルにわたってコンテンツを計画およびスケジュールし、1 つのカレンダーからすべてを表示できます。
Hootsuite を使用すると、ソーシャルメディアへの投稿を複数のプラットフォームで同時に、または異なる時間にまとめてスケジュールできます。
Outlook は長年にわたって一般的に使用されてきたツールであり、その結果、新しい製品が好まれて見落とされることがあります。メールのスケジューリングを支援し、タスクの作成、計画、および管理に役立ちます。カレンダーにタスクを集中して表示します

CRMツール

CRMとは、顧客関係管理を指します。 CRM 機能を提供するツールは、既存および潜在的な顧客とのすべてのビジネス関係に管理サービスを提供するのに役立ちます。基本的に、CRM ツールは、名前、電子メールアドレス、過去の顧客の電話番号、既存の見込み客や潜在顧客の電話番号、およびビジネス目的で使用するあらゆる人の連絡先の詳細などの連絡先情報を保存できるデータベースです。もちろん、これは安全に保管し、データを倫理的に使用する必要があります。

CRM は、多くの販売および商業活動が記録されるデータ管理およびレポート環境であるため、多くの企業の販売およびマーケティング機能にとって事実上の唯一の信頼できる情報源となっています。 CRM をキャンペーンや Web サイトのトラフィックデータと組み合わせると、デジタルマーケティング担当者がより良い結論を導き出し、効果的な行動方針を決定し、最適化するのに役立つ、複数の顧客タッチポイントを特徴とするデジタルセールスサイクル全体を明確に把握できます。全体的なパフォーマンス。

通常、CRM に含まれるデータは、Web サイト、ソーシャルメディアチャネル、キャンペーンリードフォームなどの場所でオンラインで収集されます。 CRM システムは、e コマースビジネスが顧客データとメーリングリストを管理およびセグメント化するのに役立ちます。また、連絡要求を生成したり、電話で販売するためにリードを収集したりするビジネスにも役立ちます。すべてのデータ収集と同様に、収集されたデータの精度は、そこから得られる意思決定の種類に影響を与えます。

たとえば CRM は、多くの場合、オンラインでの見込み客獲得活動とオフラインでの電話での商談の間のギャップを埋めます。大規模な CRM のデータは、コンバージョンへの経路に関する洞察を提供し、顧客の傾向とパターンを特定できます。これは、すべての連絡先の詳細と顧客とのやり取りのポイントが、最初の関心 (リードの場合) から最終的な販売 (顧客になる場合) まで追跡され、時間の経過とともにレポートできるためです。この機能は、傾向を特定し、洞察を引き出すのに役立ちます。

最新の CRM では、チャネルソースデータが記録され、連絡先の詳細に関連付けられているため、どのチャネルとキャンペーンがリードを促進し、それらのリードのうちどれだけが売上につながったかを確認できます。この情報は、チャネル計画、予算編成、時間、労力、およびリソースの優先順位付けに関する決定を策定するのに役立ちます。どのチャネルが最もリードを促進し、どのチャネルに最も重点を置くべきかを特定できます。

ソーシャルCRM

ソーシャル CRM は、ツールベースの戦略であり、顧客の関与と対話に対して、社内外の共同アプローチを適用することを含みます。ソーシャル CRM は単なる連絡先データベースではなく、連絡先がどのように相互に接続されているかを示すことを目的としているため、これらの関係を戦略に活用できます。

多くの場合、デジタルマーケターは、CRM データをソーシャルプラットフォームや Web サイト分析データと組み合わせて比較し、顧客とのやり取りの全体像を作成します。これは、分析データとプラットフォームデータを CRM にインポートし、ビジネスインテリジェンスツールまたはスプレッドシートでデータストリームを結合することによって完了します。目標は、CRM で記録された売上と収益を促進するすべてのチャネルとタッチポイントの全体像を作成することです。

マーケティングの観点 (リード生成とトラフィックデータ) から販売側に移ると、購入の決定には複数の関係者が関与する可能性があることを認識することが重要です。ソーシャル CRM プロセスを作成することで、対象となるバイヤーの「周り」にいて意思決定に関与する人々を特定できます。 CRM 内のデータと連絡先の間の関係と関連付けを作成することにより、ターゲットバイヤーの部下 (チーム) やターゲットバイヤーの部下 (上司) などの関係に基づいて、リードをエンゲージするキャンペーンを作成できます。 CRM 内のデータ間の関連付けを特定することで、顧客とのタッチポイントを利害関係者と一致させ、より良いキャンペーン計画で販売プロセスを合理化できる決定を下すことができます。

CRM をビジネスインテリジェンスに使用する利点

CRM をビジネスインテリジェンス (BI) に使用する利点には、次のようなものがあります。

販売管理の改善: 販売パイプラインとファネルをマッピングして、販売チームと製品全体で効率的に管理できます。
コンバージョンの増加: 場所、トラフィックソース、および顧客タイプを特定することで、より効果的なセールスカンバセーションを行うことができます。
顧客サービスの向上: クエリと顧客とのやり取りを管理すると、顧客とのやり取りの履歴ビューが作成され、これを利用して顧客サービスのパフォーマンスを向上させることができます。
顧客満足度の向上: 応答の自動化と分析を使用して、販売およびサポートスタッフとの顧客との対話を合理化することで、全体的な CX を向上させることができます。
顧客とのやり取りに関する部門間の可視性の向上: CRM データは多くの組織にとって信頼できる唯一の情報源であるため、すべての部門が CRM データを参照して使用できます。

エンタープライズリソースプランニングツール

大規模な組織の場合、エンタープライズリソースプランニング (ERP) ツールは、データ、コラボレーション、および自動化機能を使用して効率を高めるのに役立ちます。

ERP ソフトウェアを使用すると、組織は経理、調達、プロジェクト管理、リスク管理とコンプライアンス、在庫管理、サプライチェーンオペレーションなどの日常のビジネス活動を 1 つのデジタルツールまたはソフトウェア環境で管理できます。

ERP を使用する利点は、さまざまなチーム、部門、機能にわたってビジネスプロセスをまとめて管理できることです。組織のあらゆる側面を結びつけ、報告とビジネスの最適化のためのコミュニケーションとデータ収集を改善します。ビジネスが非常に大規模な場合、問題を特定し、管理可能でパフォーマンスを向上させる余地のあるレベルまでビジネスオペレーションを把握することが難しい場合があります。 ERP コラボレーション機能、データ、およびレポートを使用すると、大規模な組織でこれを合理化し、効率的な方法で運用を管理および拡大できます。

HR ソフトウェアツール

ERP ソフトウェアツールは複数の人事タスクの管理に役立ちますが、組織向けのさまざまなスタンドアロンの人事ソフトウェアもあります。

一般的な人事管理ソフトウェアツールには、 HRM DirectやTribe HR などがあります。 これらのツールとその他のツールの両方が、次の分野で人事機能に役立ちます。

契約管理
支払いの詳細
時間と出席の追跡
報告と従業員のレビュー
リソースの最適化

ストラテジストとしての役割の 1 つは、データと追跡を使用して潜在的な機会を特定し、計画のために人材の可用性とスキルを最大化することです。

要件、利用可能な予算、および組織の規模に応じて、デジタルマーケティング戦略のチームと人的側面を最適化する方法をよりよく理解するために、利用可能なツールのいくつかを調べる価値があります。