ワークフロー プロセスを定義する方法

そのプロジェクトをどのように達成するつもりなのか疑問に思っていますか? まず、ワークフロー プロセスを定義する必要があります。 方法については、以下をお読みください。

ワークフロー プロセスとは

ワークフローとは、ビジネス プロセスを定義、実行、および自動化するプロセスです。このプロセスでは、一連のビジネス プロセス管理ルールに従って、タスク、情報、およびドキュメントがアクションのためにある人から別の人に渡されます。 これには、1 人または複数の人による作業が含まれ、資料、情報、またはサービスが変換されます。

プロジェクト管理ソフトウェアにより、シームレスなワークフローの自動化が可能になります。 ProjectManager は、品質を維持しながら効率を高めるカスタム ワークフローとタスク承認を備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 各プロセスに必要な数のトリガーを設定し、アクションを調整してステータス、優先度、担当者などを変更します。 タスクの承認を使用して、プロセスを制御するためにこれらの変更を行う権限を持つユーザーを選択します。 今すぐ無料で始めましょう。

ワークフロー プロセスとビジネス プロセス

ワークフロー プロセスとビジネス プロセスは関連していますが、同じものではありません。 ワークフロー プロセスは、完全に自動化することも、単に自動化されたプロセスの一部にすることもできるビジネス プロセスの自動化です。 プロセスには、一連の手続き規則に従ってプロセスを移動するドキュメント、情報、またはタスクを含めることができます。

ただし、ビジネス プロセスは、ビジネスの目標またはポリシーの目標を実現するのに役立つ、1 つ以上のリンクされた手順またはアクティビティのセットです。 これは通常、役割と関係を定義する組織構造のコンテキスト内にあります。 これは、別のプロセスに適用可能なプロセスと考えることができます。

つまり、ビジネス プロセスは、手動または自動化できるアクティビティに関連しており、ビジネス目標を実現します。 ワークフロー プロセスは、完全または部分的に自動化されたビジネス プロセスです。 これは、ビジネス コンテキストでタスクを自動化するためのアプローチとテクノロジを表しています。 ビジネス プロセスはより一般的で、通常、自動化されたタスクと手動のタスクの複雑なフローが含まれます。

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終わりを念頭に置いて始める

ワークフローについて最初に考えるときは、目的を念頭に置いて開始する必要があります。 これは、最終目標に目を向けてから、そこに到達するための正しい道を見つけられるように逆方向に作業する必要があることを意味します。 これは、ワークフロー プロセスを決定するのに役立ちます。

この観点から、プロジェクトのエンドポイントに到達するために必要なプロセス、ワークフロー、およびシステムは何か、採用するベスト プラクティスは何かなど、いくつかの質問を自問する必要があります。 チェックリストを作成し、質問する必要があります。 誰と提携するかをメモし、どのリーダーシップ チームが全体の取り組みを推進するかを決定します。

ワークフローを定義する方法

プロジェクトのワークフローを定義することは、作業管理の基礎です。 正しく行うための 3 つのヒントを次に示します。

1. 現実的なワークフロー図を作成し、作業を行う人々を巻き込みます。
2. チームから賛同を得て、承認してもらい、プロジェクトの計画を採用します。
3. ワークフロー プロセスをツールの機能と一致させて、プロセスがツールの選択を促進し、その逆ではないようにします。

このコースに従うことには多くの利点があります。 生産性を向上させ、プロジェクトに取り組んでいるときにエラーを減らし、ストレスを軽減し、一貫性を保つのに役立ちます.

ワークフロー プロセスの自動化

ワークフローを定義したら、より効率的にする必要があります。 これを行う 1 つの方法は、ワークフローの自動化です。 手動のデータ入力とリクエスト処理の多くを取り除くことで、内部ワークフローを合理化するのに役立ちます。

自動化により、完了、保留中、進行中など、タスクのステータスを追跡することもできます。 ソフトウェアが ProjectManager のようにクラウドベースである場合、これらのステータスの更新はリアルタイムで記録され、効率がさらに向上します。

自動化機能を備えたソフトウェアは、チームが仕事を続けるのにも役立ちます。 ステータスが遅れているか、締め切りが近づいている場合、そのタスクを担当するチーム メンバーに自動通知を電子メールで送信できます。 同様に重要なことは、タスクが完了するとチームに通知され、あるタスクから別のタスクへのスムーズな移行に役立ちます。

ワークフロー プロセスに役立つ無料のテンプレート

ワークフロー プロセスには自動化が含まれており、そのためにはソフトウェアが必要です。 しかし、誰もがそのアップグレードの準備ができているわけではありません。 まだ迷っている場合は、ワークフロー プロセスに役立つ無料のプロジェクト管理テンプレートをご用意しています。 ここでは、ProjectManager がサイトで無料で提供している多数の機能のいくつかを紹介します。

RACI マトリックス テンプレート

ワークフロー プロセスを作成する前に、チームで誰が何をしているかを理解する必要があります。 そのチーム編成は、Excel 用の無料の RACI マトリックス テンプレートの助けを借りて行われます。 無料のテンプレートを使用して、頭字語に対応するカテゴリ (責任者、責任者、相談者、情報提供者) でチーム メンバーを収集できます。

作業指示書テンプレート

ワークフロー プロセスに組織外の人が関与する場合は、Excel 用の無料の作業指示書テンプレートが必要です。 作業を完了するために必要な労力、ツール、および材料について説明し、何を行う必要があるか、どのくらいの費用がかかるか、作業を完了する期限、および誰にどのタスクが割り当てられるかについて説明します。

アジャイル スプリント プラン テンプレート

チームは、マネージャーが計画したとおりに機能しない可能性があるため、彼らの言葉を話す必要があります。 アジャイル環境で作業している場合は、無料のアジャイル スプリント プラン テンプレートを使用してください。 数週間しか続かない短い反復スプリントにより、チームにアジャイル固有の柔軟性を提供します。

ProjectManager がワークフロー プロセスを改善する方法

ProjectManager は、手作業の多くを自動化してワークフローの生産性を高めるプロジェクト管理ソフトウェアです。 当社のソフトウェアは、締め切りが近づくと割り当てられたチーム メンバーに警告を発し、全員がスケジュールを認識してプロジェクトを順調に進められるようにします。

かんばんボードでワークフローを作成する

ワークフローを可視化するかんばんボードなど、ワークフローを効率化する機能があります。 従来のかんばんボードのように、to do、doing、done の 3 つの列を持つことができます。 これらの各カードの下には、チーム メンバーに割り当てることができる個々のタスクがあります。 これらのカードにタグを付けて簡単にフィルタリングしたり、コメントやドキュメントを追加してコラボレーションを改善したりできます。

カードを展開して、タスクの詳細を表示できます。 展開されたビューには作業時間が表示され、To Do リストなどを作成できます。 タスクに割り当てられていない別のチーム メンバーを引き込みたい場合は、タグ付けするだけで、電子メールで通知されます。

ダッシュボードで進行状況を追跡する

ワークフローを最適化するには、ワークフローを分析する必要があります。これは、ProjectManager が役立つもう 1 つの領域です。 プロジェクト ダッシュボードで、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで確認できます。 すべてのタスクを 1 つのビューで追跡し、完了率を表示します。 チームのワークフローを表示し、進行状況を監視することもできます。

ProjectManager には、プロジェクトの計画、追跡、およびレポートを行う際に、これを行うためのツールがあり、さらに多くのことを行うことができます。 この 30 日間の無料試用版を今すぐ利用して、ワークフローなどにどのように役立つかを確認してください。

ワークフロー プロセスの詳細については、このビデオをご覧ください

ProjectManager には、プロジェクト管理のあらゆる側面に関するブログ投稿の大規模なライブラリを拡張するためのチュートリアル ビデオがあります。 この短いトレーニング ビデオでは、PMP の Jennifer Bridges がワークフロー プロセスとは何かを定義しています。

参考までにスクリーンショットです！

見てくれてありがとう！

転写:

今日は、ワークフロー プロセスを定義する方法について説明します。 多くの場合、新しいイニシアチブや新しいプロジェクトを管理するとき、作業を完了するための新しいプロセスを定義する必要があります。

言うは易く行うは難しです。 新しいイニシアチブまたは新しいプロジェクトを見ると、複数の関係者が関与しているため、プロジェクト マネージャーまたは複数のプロジェクト マネージャーがいる場合や、さまざまなチーム メンバーがいる場合があり、多くの場合、設計者、パートナー、顧客、請負業者、さらにはサプライヤーがいます。

それに伴い、発生する課題のいくつかは、レガシー プロセス、おそらく過去に行われたことを扱っていることです。 そして、さまざまなプロセスがありました。特に、これらがサード パーティまたはベンダーである場合は、独自のプロセスがあります。

そのため、全員が同じ言語で話したり、同じ方法で物事を進めたりするのは困難です。 そして時には、これらのプレーヤーの中にはプロセスがまったくない人もいれば、ツールに従ってプロセスが設計されている人もいるため、結果を得るのが難しい場合があります。

そのため、ワークフロー プロセスを設計するときは、目的を念頭に置いて開始したいと考えています。 それで、それはどういう意味ですか？ 現在どのように運営しているか、将来どのように運営したいかを検討します。 ですから、私たちは何を新しく、または異なる方法で行う必要があるのか​​を確認する必要があります。

そのため、プロセス、ワークフロー、システムがどのように見えるか、ベスト プラクティス、チェックリスト、どのような質問をする必要があるか、どのパートナーが参加する必要があるか、どのようなパートナーが参加する必要があるかを定義することを検討したいと考えています。リーダーシップチームは次のように見える必要があります。 しかし、今日のホワイトボード セッションでは、ワークフローに集中したいと思います。

それでは、ワークフローが実際に何であるかを見てみましょう。 これは、ビジネス プロセスの定義、実行、および自動化であり、一連の手順規則に従って、タスク、情報、およびドキュメントがある人から別の人に渡されます。 そして、作業は 1 人または複数の人によって行うことができ、素材、情報、またはサービスを変換します。 基本的に、私たちはワークフローがどのように行われるかを見ていますか?

それでは、定義方法について説明しましょう。 これは非常に大まかなレベルですが、主な 3 つのステップは、まずワークフロー図を作成することです。 つまり、文字通り、ある人から別の人へ、またはあるグループから別のグループへ仕事がどのように渡されるかを示す図です。 そしてもちろん、それが非常に詳細なレベルになることは想像に難くありません。 しかし、覚えておくべき重要なことは、作業を行っている人々を巻き込んで、現実的な作業にすることです。

次に、ダイアグラムが完成したら、チーム全体でそれを共有し、賛同を得て、ギャップがないことを確認し、それが現実的であることを確認します。 全員がプロセスを承認し、それを採用して、プロジェクトまたはイニシアチブ全体に実装する必要があります。

そして 3 つ目は、ワークフロー プロセスをツールの機能と一致させます。 ここでは、プロセスにツールを駆動させたいと考えています。 しかし、そのツールは多くの場合、企業によって選択されているか、すでに使用されているため、「まあ、それは現実の世界ではありません」と言う人もいます。 しかし、それでは常識を使いたいと思います。

また、プロジェクト管理ツールがいかに重要であるかがわかります。 そして、ツールを使用することで、可能な限り自動化したいと考えています。 したがって、仕事をしている人々は、自分のベストを尽くすことができ、それが仕事です。 そして…では、これらすべての利点は何ですか? それは本当に生産性を向上させ、エラーを減らし、ストレスを取り除き、イニシアチブやプロジェクトの間で物事の一貫性を保ちます.

ワークフロー プロセスに役立つツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。