効果的なRFP応答：新しいクライアントを保護する提案依頼書への応答を作成する方法

提案依頼書は、完了する必要のあるプロジェクトに関するすべての重要で関連性のある情報を含む強力な印刷ドキュメントです。

さらに良いことに、詳細なRFPを作成する方法について広範囲に記述し、RFPの記述方法と、RFPに何を含めるべきかに関するすべての質問に取り組んでいます。 このガイドには、RFPとは何か、その重要性、およびビジネス、マーケティング、デザインの世界のどこに適合するかについての洞察が含まれています。

ただし、この記事では、ギアを切り替えて、より多くのクライアントを保護するのに役立つ完璧なRFP応答を作成する方法を代理店に伝えています。

しかし、最初に、ここで考えるべきことがあります：

RFP応答は、クライアントのRFPほど良好である必要はありません。 それはずっと良くなければなりません。

そして、それはあなたにとって理にかなっているはずです。 どの請負業者を雇うかを決定している会社は、提案依頼書の多数の要求から最適なものを選択する必要があります。

あなたの会社の価値とあなたがクライアントのためにできるキャンペーンや仕事を紹介するインパクトのある提案を作成することによって、あなたはすでにクライアントの生活を楽にしており、それはプロジェクトをアウトソーシングするための究極の目標です。

良いニュース？ この便利なガイドに従うことで、より効果的なRFP応答の記述を改善し、より多くのクライアントを獲得できます。

RFPの入札および選択プロセスの仕組み

RFPに対する最良の応答を作成する方法を理解するには、最初にプロセス全体を理解する必要があります。

参加する前に、会社はプロジェクト、予算、理想的なビジョン、および応答で見たい情報の概要を示す提案依頼書を作成し、それをさまざまなベンダーや請負業者に送信します。 運が良ければ、あなたは受信者の1人になります。

プロジェクトに取り組むことに関心のあるエージェンシーは、潜在的なクライアント、プロジェクト、および要求された情報に固有のパーソナライズされた提案を作成し、期日までにその回答を提出します。

次に、企業は提案を検討し、候補を絞り込み、最良の提案を候補リストに入れ、可能な代理店と協力して、目前のプロジェクトに非常に適しているかどうかを確認します。 これは、最終候補の応答送信者が提案された戦略を磨くために追加の質問をすることができる時間でもあります。

この段階に到達した場合は、見込み顧客に尋ねる質問に注意してください。これは、選択プロセスの重要な側面です。 他の就職の面接と同じように、企業はあなたの質問に基づいてあなたを判断します—そしてあなたは準備ができていない状態でテーブルに来たくありません。 適切な質問をすれば、自分のスキルと専門家としての認識をさらに示すことができます。

だから、あなたが標準的な就職の面接のように準備します。 あなたが誰であり、何ができるかをよりよく理解するために会社が使用するいくつかの具体的で一般的な質問の概要を説明し、プロジェクトの範囲と彼らが探しているものを理解するのに役立ちます。

プロジェクトと提案について話し合った後、最終候補者は提案を確認して最終版を送信するように求められる可能性があります。最終版では、会社が最適と思われる入札者を選択します。

RFP提案書の選択にはどのくらい時間がかかりますか？

選択プロセスには、数日から数週間から数か月かかる場合があります。 残念ながら、企業が最終的な提案を選択する時間は決まっていないため、結果を待つのは面倒な作業になる可能性があります。

迅速な解決策が必要な問題を抱える小規模で機敏なビジネスは、RFPの勝者をより迅速に選択できると言っても過言ではありません。

ただし、大企業や企業は特定するのがはるかに困難です。 しかし、それは理にかなっています。なぜなら、通常、相互に決定を下さなければならない人がたくさんいて、それぞれの決定は、さまざまなレベルの多くの専門家によってチェックされる必要があるからです。

ほとんどの提案依頼書には、提出の一般的な期日が含まれます。また、必要に応じて、クライアントが会話を継続するために連絡する日付も含まれる場合があります。 この情報は、一般的なタイムラインを提供するのに役立ちます。

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すべてのRFP応答に含める必要があります...

1.表紙

これは簡単です。提案依頼書は、適切に設計された表紙から始める必要があります。 結局のところ、私たちは視覚的な生き物です。 さらに、企業はこれらの応答で溢れています...そしてあなたはあなたの応答を目立たせたいです。

この応答が彼らのために特別に作成されているという考えを開始するために、彼らのロゴとあなた自身のロゴを含めてください。 心地よいデザイン、レイアウト、配色を活用して、会社にアピールし、競合他社との差別化を図ります。

最後に、情報に関連性があり、会社を正しく参照していることを確認します。クリエイティブな会社名の一意の大文字と小文字または間隔に注意してください。

2.目次

このセクションはかなり自明です。 明確な目次により、企業は、経験、戦術、価格など、提案の特定の部分を簡単に確認できます。

探しているものを見つけるために、すべてのドキュメントページをスクロールする必要はありません。 この問題点を取り除くことで、あなたはあなたの代理店での彼らの全体的な経験を楽しいものにし、あなたとの素晴らしい感情的なつながりを作り、あなたの提案を彼らの心の中で際立たせます。

3.エグゼクティブサマリー

これは、クライアントの要件を要約するための場所です。 短く正確な答えを使用すると、彼らが何を必要としているかを完全に理解し、多くの時間を無駄にすることなくそれを提供できることが本当にわかります。

エグゼクティブサマリーは、RFPが逆流したのではなく、プロジェクトパラメータに関する簡単なリマインダーであることを忘れないでください。

会社が提案とプロジェクトで何を望んでいるかを正確に理解していることを示します。

クライアントのブランドアイデンティティに自由に触れるか、詳細の追加レイヤーのためにロゴをもう一度含めてください。

4.代理店の概要

あなたの代理店について話すために3つか4つのスライドを取りなさい。 これにより、潜在的なクライアントは、提案を支配することなく、チーム、専門知識、および企業文化についてより良いアイデアを得ることができます。

代理店の概要の中で、なぜあなたが強い適合になるのかについて話し合うこともできます。 ただし、必ず次の項目を含めてください。

• あなたが誰であるかについて話します。
• 何が違うのかを述べてください。
• 賞、ポートフォリオリンクなどを含む、あなたの仕事の洞察と例を提供します。
• チーム構造の概要を説明します。
• 彼らの特定のニーズに合ったあなたの代理店の専門分野の味を彼らに与えてください。 あなたはあなたがすべての役割を果たしていることを示す必要があります。

5.クライアントの概要

当然のことながら、潜在的なクライアントはすでに彼らの会社に非常に精通しています。 ですから、彼らの「AboutUs」ページを繰り返してはいけません。

ただし、クライアントの概要セクションを含めて、クライアントのビジネスモデルを理解し、改善を使用できる可能性のあるクライアントの苦痛と弱点を特定できることを証明する必要があります。

スライドには次のものが含まれている必要があります。

• クライアントのビジネスモデル分析。
• クライアントのターゲットオーディエンス。
• 市場における彼らの主な違いと彼らのユニークな販売提案。

彼らの人口統計を定義することに特に注意を払い、彼らが誰をターゲットにしているのかを理解していることを示してください。 企業は、あなたが彼らのブランドを完全に理解しているかどうかを見たいと思っています。

6.プロジェクトのアイデア

提案の最も重要な部分は、クライアントの問題を解決するために念頭に置いている特定の戦略です。

見込み客は、研究に根ざした実用的なクリエイティブキャンペーンのアイデアを探しています。

そこにあるキーワードは「研究に根ざしている」ということです。 したがって、いくつかの基礎研究や簡単な定義をまとめて戦略と呼ぶのではなく、それは彼らが自分自身を見つけることができるか、すでに知っている情報です。

代理店パートナーを探している企業は、その方法を望んでいます。 トラフィックを増やしたり、消費者にコンバージョンを促したり、よりスムーズなeコマースプラットフォームを作成したりするにはどうすればよいですか？ モッククリエイティブを設計し、実際のアイデアを提供し、分析データベースや調査データベースを利用する以上のことができることを証明します。

実際、クライアントはあなたが思いつくことができるアイデアに基づいて採用決定の大部分を行います。 あなたの戦略はあなたを成功へと導きますが、あなたの創意工夫はクライアントを驚かせ、あなたを競争相手よりも上にリーグを設定する力を持っています。

7.ケーススタディ

約束、可能性、そしてシュムーズは重要な役割を果たしますが、冷たくて難しい結果よりもあなたの代理店について何も言いません。

ケーススタディは、スキルと専門知識を紹介する効果的な方法です。 データは嘘ではありません。注意深く準備されたケーススタディを使用すると、過去に他のビジネスや戦略の変革にどのように役立ったかを示すことができます。

BrightTALKのB2Bコンテンツマーケティングレポートによると、B2Bチーフオフィサーの55％以上が、ケーススタディがコンバージョン率と売上の促進に効果的に役立つと考えています。

ケーススタディは、問題を解決し、課題を克服する方法を示しています。

あなたがB2Cビジネスであるなら、あなたは顧客の経験と感情で遊ぶブランドを作成するべきです。

しかし、B2Bビジネスモデルは結果を中心に展開しており、ケーススタディよりも結果を表示するためのより良い方法はありません。

どちらの場合も、使用したクリエイティブや採用した戦術など、すべての詳細を提供するようにしてください。

8.タイムラインとマイルストーン

活動を細かく分割し、クライアントの目標を達成するための道のりを説明すればするほど、RFP提案書への回答は成功します。 約束しすぎたり、配信不足になったりしたくないので、これらを正確に定式化してください。

明確なタイムラインを追加します—成果物は何で構成され、いつ提出しますか？

RFPを送信するクライアントは、一部のタスクには時間がかかることを理解していますが、プロジェクトをタイムリーに完了するために利用できるツール、リソース、および人材を備えた代理店にもプロジェクトを授与します。

あなたの能力について現実的にしてください。 あなたが想像力に任せるほど、会社はより多くの質問をする可能性があり、A）プロジェクトを上陸させ、B）実際に締め切りとマーカーを達成するのは難しくなります。

9.プロジェクト価格

あなたの予想される料金を決定することはあなたの提案の最も難しい部分かもしれません。 エージェンシーは、クライアントをニッケルで薄暗くすることなくプロジェクトを引き受ける価値のある価格を決定する必要があり、合計する可能性のあるさまざまなコストを考慮に入れる必要があります。

ただし、競争力のある価格を設定する必要もあります。 企業が部門の総予算を開示することはほとんどなく、平均をはるかに超えるものを簡単に見積もることができます。 逆に、代理店は簡単に低すぎる見積もりをすることができます。

あなたの費用を開発することに特別な注意を払ってください。 それをうまくそして公正に計算してください。 自分を短く売ったり、オーバーシュートしたりしないでください。 あなたは彼らのスイートスポットで数字を提供することを確実にするために批判的で慎重でなければなりません。

10.付録

付録は、さまざまな用語やプロセスの詳細な説明を提供するのに最適な場所です。 ルーズエンドを結び付け、さらなるコンテキストと明確さを提供し、提案全体で使用した用語を定義し、強力で影響力のあるメモで提案を閉じます。

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さまざまな提案に対してさまざまな応答を作成する方法

すべてのRFP応答が持つべきものを確認したので、次のリストは、プロジェクトのタイプに合わせてそれを微調整する方法です。 提案はそれほど違いはありませんが、わずかな変化に注意する必要があります。

マーケティング

クライアントにデジタルマーケティングサービスを提供するときは、以前のキャンペーンのハードデータに焦点を合わせます。 クライアントのために正確に何をしましたか、そしてどのようにしてそれらの結果を達成しましたか？

特にソーシャルメディアキャンペーンの結果、Google Analytics、その他のツールにアクセスすることで、詳細なケーススタディを簡単に作成できます。 これらを有利に使用してください。

ウェブデザイン

あなたのポートフォリオに焦点を当てます。 WebデザインジョブのRFP提案応答を送信するように求められた場合、特に同じ目的または業界にある以前のクライアント向けに作成したソリューションの例がある場合は、リンクと写真に話をさせるのが最善です。 RFP送信者として。

WebデザインのRFP応答を送信するときは、何よりもまずクライアントのニーズを理解していることを明確に示すようにしてください。 WebデザインのRFP応答は、クライアントが何を望んでいるのかわからないことが多いため、着陸するのが最も難しいものの1つです。

もしそうなら…まあ、クライアントが「アップルのようなもの」を要求するたびに1ドルあれば、私たちは金持ちになるだろうとだけ言っておきましょう。

彼らが達成したいと望んでいる目的に焦点を合わせ、同様の作品を紹介し、そこから潜在的なアイデアを生み出します。

コンテンツの作成

コンテンツの戦略化と執筆ジョブのRFP応答を作成するのはかなり簡単です。 すでに述べたように、人々は視覚的であり、優れた美学にうまく反応しますが、実際には視覚的な例は必要ありません。

最終的には、あなたの文章スタイルとそれをクライアントのニーズに適応させる能力が、このようなプロジェクトを確保する上での決定要因になります。

優れたコンテンツは、クライアントの正確な感情とブランドメッセージを伝える必要があります。 よく書かれ、カスタマイズされたRFPを使用すると、スキルを披露する準備が整っています。

SEOとウェブサイトの最適化

これも具体的な結果に大きく依存する分野です。 SEOとウェブサイトの最適化は非常にデータ主導です。 その情報、クライアントのために何ができるか、そしてどのように戦術を実行する予定かを紹介します。

多くのクライアントは、技術的な観点からSEO最適化がどのように機能するかを実際には理解していないため、吸収しやすい方法で成功をもたらす戦術やアイデアを表示することが重要です。 楽しんでください。ただし、貴重な洞察を提供していることを確認してください。

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ブラインドRFPとは何ですか？

ブラインドまたは未承諾のRFPは、会社から提案依頼書の送信を求められたが、その会社とのつながりがなく、彼らについて何も知らない場合の例です。 このような場合、なぜ彼らがあなたを選んだのか混乱し、おそらくあなたがどのように対応すべきかについて引き裂かれるかもしれません。

ブラインドRFPは着陸が難しい場合があります。 彼らは応答を作成するのに数日かかることがあり、それでもクライアントを上陸させることができない可能性があります。

一部の専門家は、彼らが彼らにさえ反応しないと主張します、そしてそれには正当な理由があります。 企業がRFPを作成すると、それを一度に多数の潜在的なベンダーに簡単に送信できます。これは非個人的でトランザクションです。 また、代理店はブランドや必要なものを本当に知らないため、成功するための準備が整っていません。

ブラインドRFPは通常、最低入札者のみを探している企業によって配布されます。これは、コラボレーションが難しいことで有名なタイプのクライアントです。

一部の企業は、これらの低い入札を使用して、競合他社間の入札戦争を開始します。 あなたがクライアントを上陸させた後でも、彼らはあなたの仕事の質を評価したり気にかけたりしないかもしれません。

彼らはまたあなたの仕事を引き受け、あなたを高く乾燥させたままにする可能性があります。 あなたが特定の会社の戦略を分析して洞察を提供することに時間と労力を費やすならば、彼らはあなたに仕事を与えることなくそれらを主張する機会があります。

さらに、RFPは、業界の価格に関する情報を収集することのみを目的として送信される場合があります。 日陰、わかってる！ 最終的には、RFPプロセス中に関係を構築するために時間をかけるクライアントは、より優れた専門的なパートナーになる可能性があります。

最も効果的なRFP応答を作成する方法

最も効果的なRFP応答は、将来のコラボレーションの機会を開き、プロジェクトの最も小さな詳細を定義する権限を与えます。 成功したRFP提案書の回答を作成する方法をいくつか紹介します。

価格設定ウィグルルームを追加する

クライアントでさえ時々勝利を必要とします。 あなたの最高と最低の価格を引用する代わりに、交渉の余地を残してください。 妥協するよりも、少しでも譲ってもらうことができると彼らに思わせるほうがよいでしょう。

それらにすべての詳細を与えないでください

これは難しいです。 戦略的計画と価格のみに基づいてクライアントを上陸させる（または上陸させない）。 あなたは彼らに感銘を与えたいのですが、彼らがすべて自分でできるように、彼らにすべての答えを与えたくはありません。

ケーススタディに裏打ちされた結果を表示し、キャンペーンやクリエイティブの例を作成しますが、いくつかの詳細を自由に保持してください。

質問に答え、洞察を提供する

競合他社を凌駕する最善の方法は、クライアントが持っていることすら知らなかった質問に対する回答をクライアントに提供することです。 これはあなたの権威を構築し、あなたが彼らの組織、ビジネス目標、そして全体像のすべての側面を本当に把握していることを示しています。

考えられる問題を特定する

次に、緊急時対応計画を作成します。 配送の問題、非現実的な期待、および追加のアウトソーシングが必要になるアイテムに特に注意を払うようにしてください。

RFPでクライアントの情報を相互参照します。 不整合や不明確な割り当てを見つけた場合は、RFP Q＆A中に提出する質問のリストにそれらを追加してください。

テンプレートを作成する

RFP応答プロセスを自動化できるように、適切に作成され、調査されたテンプレートを作成する必要があります。 変更されない部分について、新しい応答をもう一度書く必要はありませんが、成長と柔軟性の余地があることを確認する必要があります。

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提案依頼書ですべきでないこと

小さな間違いをする

時間をかけて、適切な提案応答を作成してください。 急がないでください。ビジネスを開始するには、RFPの各応答をパーソナライズしてカスタムメイドする必要があります。

詳細に注意してください。 正しい名前を使用し、大文字と小文字の一貫性を保ち、スペルや文法の間違いがないことを確認し、ドキュメントを正しくフォーマットします。 基本的に、あなたが乱れた専門的な労働倫理を放つことがないように、すべてが素晴らしく見えることを確認するために時間をかけてください。

クライアントを侮辱する

RFPを送信しているクライアントは愚かではないので、基本的な用語や項目を説明する必要はありません。 あなたがそうするならば、それはあなたの側で専門的でないように見えるでしょう。

説明や定義を追加したい場合は、実際のスライドで時間を無駄にしないでください。 代わりに、その情報を付録に追加するだけです。

一般化する

あなたの答えが心に訴え、簡潔で不可欠であることを確認してください。 短く、シンプルで甘いコピーを目指してください。 あなたが彼らに興味をそそる前に、潜在的なクライアントを退屈させないでください。

すべての代理店は、クライアントがその仕事に最適であると主張することでクライアントの注意をそらそうとしますが、あなたが最高であることを証明するのはあなたの仕事です。 知識、専門知識、明確な行動計画だけが、競合他社からあなたを引き離します。

コミュニケーションを忘れる

提案の送信を処理し、それ以上のコミュニケーション、電話、会議を促進するポイントパーソンを決定するようにしてください。 これにより、混乱が最小限に抑えられ、提案が転送中に失われないようになります。

提案依頼書の受け取りを開始するにはどうすればよいですか？

RFPを着陸させる方法はいくつかあります。

最初のステップ（そして最も便利なステップ）は、すでに候補リストに登録されていることです。 このようにして、RFPがあなたを見つけます！ ただし、これは多くの場合、既存のブランドアイデンティティと高い評判に左右されます。これは、多くの新しい代理店がまだ十分に行っていない可能性があります。

また、ニッチ固有のRFPアグリゲーターを見つけて、Onviaのようにそれらのリストに参加することもできます。

さらに、RFPの最も未開発の井戸は政府にあります。 政府が年間1100万件以上の契約に署名しているにもかかわらず、米国企業の5％未満が米国政府と取引していることをご存知ですか？

連邦契約の95％以上が、毎日中小企業に授与されています。

実際、巧妙に作成されたRFP応答で申請できる、約10億ドル相当の新しい機会があります。 政府のRFPは、FindRFPとGovernmentBidsで見つけることができます。

最後に、ネットワークを構築して新しい潜在的なクライアントに会うことで、RFPの受信を開始できます。 あなたの名前、スキルセットを知っている企業が多く、新しい仕事を探しているほど、RFPをあなたの方法で送信する可能性が高くなります。

優れたRFP応答の利点は何ですか？

もちろん、あなたにとっての主な利点は、すべての機関が切望する仕事の流入です。 しかし、この包括的なメリット以外にも、優れたプロポーザル作成スキルから学ぶことができることがたくさんあります。

追加の将来の雇用の可能性

短期的にプロジェクトのためにクライアントを上陸させることは別として、すべてがうまくいけば、1回のRFPの勝利は、将来あなたに多くの仕事をもたらすことができます。 企業は、結果に満足できない場合に起こりうる損失を削減するために、最初は請負業者に小さな仕事を提供することで請負業者をテストすることがよくあります。

したがって、プロジェクトを保護し、それを適切に実行することは、リピートビジネスを保護し、場合によっては生涯にわたるクライアントを保護するための優れた方法です。 このように考えてください。新しい提案を送信して追加の入札を確認するプロセスを実行するよりも、既存の契約を拡張する方がはるかに簡単です。

優れたRFPがドアに足を踏み入れ、将来の可能性の世界を開きます。

交渉スキルの向上

交渉スキルは、潜在的なビジネス関係について話し合うときに持つべき最も価値のあるスキルセットの1つです。 そして、あなたがそれをすればするほど、あなたはより良くなるでしょう。

いくつかのRFP交渉を経ることよりも、特定のニッチまたは業界でクライアントがどのように考えているかを知るためのより良い方法はありません。 最初は成功しなかったとしても、後で知識と経験を集めています。

合理化されたプロセスの作成

いくつかの応答を作成すると、時間の経過とともにプロセスが簡単になります。 たとえば、最初のRFP応答には数日かかる場合がありますが、5番目の応答には時間の一部しかかかりません。

実施している調査や情報探索を実際に合理化することはできませんが、次回はどこを見ればよいかはわかります。

継続的な経験と継続的な学習

すべてのRFPに勝つことはできませんが、それぞれから学ぶことはできます。 今後の対応に取り組むことができるように、企業に正直なフィードバックを求めることもできます。

次に、ゆっくりと、しかし確実に、潜在的なクライアントにとって何が重要であり、次のRFP応答を作成するときに何に焦点を当てるべきかを認識することを学びます。

オファーのキュレーション

RFPの回答を完了すると、可能な限り最善の方法で価値を提示する方法がわかります。

おそらく、全体的なオファーを変更して、クライアントにとってより魅力的なものにする必要があります。 それは必ずしもあなたがあなたのビジネスモデルを変えなければならないことを意味するのではなく、あなたのプレゼンテーションだけを意味します。

物事のスイングに入ると、あなたはあなたのスキルと知識を実証する提案を作成することを学びます。これは入札に勝つための重要なステップです。

完璧なRFP応答を作成することで、将来の成功に向けて準備を整えることができます

提案依頼書は、必要な時間、調査、労力を費やす限り、あなたとあなたの会社に大きな利益をもたらすことができる複雑な文書です。

もちろん、それはあなたが最初に成功を見つけるか、すべての提案を釘付けにするという意味ではありません。 しかし、それは始まりです。

最も効果的な提案書を作成するには、提案依頼書を注意深く読み、競合他社から際立つ、まばゆいばかりの複雑な応答を設定します。

プロポーザルの作成では、上記のヒントに従い、時間をかけて忍耐強くしてください。 それはマラソンであり、スプリントではありません。 さらに、レベルヘッドは、手遅れになる前に修正できるRFP応答の特定の問題や間違いを強調することができます。

ただし、確かなことが1つあります。入札して、RFP応答を送信すればするほど、優れたドキュメントを作成できるようになります。

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