メールの応答時間を改善する方法

困っているお客様に迅速な対応を送ることほど価値のあるものはありません。 クイック返信の送信には多くの利点があります。

即座の応答を受け取った顧客は、あなたのサービスに満足しています。 製品やサービスの選択に関して決定を下す必要がある場合は、より迅速に決定できます。 彼らが問題に直面していて、サポートが迅速に提供された場合、彼らは会社のアフターセールス カスタマー サービスを称賛します。 さらに、電子メールの応答速度が速いということは、ユーザーの心にあなたの会社の名前が新鮮に残ることを意味します。

メールの返信率を改善する方法について説明しましょう。

一般的な質問に対する自動メール応答の設定

たとえば、潜在的な顧客が製品の配送にかかる時間を尋ねた場合、配送時間に関する標準的な返信を送信できます。 自動応答の作成中に、顧客の詳細を使用して電子メール メッセージをカスタマイズします。

この場合、注文の追跡番号をメールに含める必要があります。 同様に、電子メールに顧客のアドレスを追加すると、ユーザーの満足度が向上します。

人工知能を使用して機能する電子メール ツールを使用する

人工知能ツールは、自然言語処理を利用して感情分析を行います。メールの内容を読み取ることで、ツールは顧客のトーンを分類できます。送信者が満足していない場合は、関連する応答を送信できます。 たとえば、顧客がサービスが悪いというメールを送信した場合、謝罪の返信や無料のギフトが送信される可能性があります。

特に顧客の機嫌が悪い場合、顧客サービス担当者は通常、適切な対応を考えるのに多くの時間を費やすことがあります. 一方、AI ツールは、データベースから最も適切な応答を検索することで、即座に応答を送信できます。

メッセージの意図を分析するだけでなく、内容と件名に基づいて電子メールを分類できます。 AIでメールを管理することで、自動タグ付けが可能になります。 これにより、それらの分類が容易になり、関連部門に転送できます。

ツールは、ワークフローの作成に役立ちます。 たとえば、ワークフローは件名の種類に応じて電子メールをルーティングできます。 各カスタマー サービス担当者は、特定の電子メールの件名に割り当てることができます。 ただし、これは従業員にとって単調な作業の脅威となります。

各チームメンバーの責任を明確にする

指定されたチーム メンバーに電子メールを割り当てます。 誰がメールに返信しているかについて、混乱があってはなりません。 他の誰かが顧客の電子メールに返信している可能性があるとチーム メンバーが考えると、電子メールは未回答のままになります。

継続的な顧客サポートのために、さまざまなタイムゾーンの人を雇ってください。 質問に答えるために、担当者が常に割り当てられている必要があります。 迅速に対応するために、担当者は事前に作成されたテンプレートを使用し、必要に応じて変更する必要があります。

メールによるサポート提供に専念する人を雇いましょう。 担当者が電話や電子メールでサポートを提供する責任がある場合、担当者の注意がそらされます。 自動化されたツールを使用していない場合、チーム メンバーが電子メールに集中すると、応答速度が速くなる可能性があります。

スペル チェック ツールを使用する

プロフェッショナルなメールを送信する際は、正しい文法とスペルを使用することが重要です。 代表者の語学力が優れていても、人間は間違いを犯します。 文法ツールの拡張機能を使用すると、文法上の誤りがないことが保証されます。ツールの助けを借りて、より短い時間で電子メールを送信する準備が整いました。

「shipping」の代わりに「shiping」、「order」の代わりに「ordr」と書くなどの間違いを犯したくありません。 言い換えれば、このツールは、口調と言葉遣いが一貫していてプロフェッショナルであることを保証しながら、迅速な電子メール応答を送信するのに役立ちます.

優れた分析スキルを持つ人材を雇う

顧客はあらゆるサイズのメールを送信します。 カスタマー サポート担当者は、長いメールに対応する時間がない場合があります。 速読やざっと目を通すことは貴重なスキルです。

迅速な応答率は、カスタマー サポート担当者が問題を分析して応答を送信する効率に依存します。もちろん、返信の速度は、担当者が入力できる速度にも依存します。 代表者は、仕事でより多くの経験を積むにつれて、専門家になります。

経験則として、電子メールへの返信の仕事全体を新入社員に任せることはありません。 初めての方は疑問点が多いかと思います。 マネージャーや他のチーム メンバーからの回答を確認するには時間がかかり、回答率が低下します。 初心者は常に上級顧客担当者とチームを組む必要があります。

広範な知識ベースを作成する

カスタマー サービス担当者が、すべての質問に対する解決策を暗記している可能性はほとんどありません。特に、彼/彼女が技術会社の一員である場合はそうです。 ナレッジ ベースの記事は、すぐにアクセスできる必要があります。

記事やドキュメントを作成するチームは、詳細な名前を考え出す必要があります。 このような命名規則の例は、「配送ポリシー - ローカル クライアント - 更新版」です。

理想的には、キーワードを検索できる検索バーが必要です。 顧客担当者は、顧客のクエリに対する解決策を含む最も関連性の高い記事を即座に検索できます。

SEOリンク構築における応答率時間の重要性

ゲスト投稿 Web サイトに連絡している検索エンジン最適化 (SEO) チームにとって、迅速な対応はリンク構築の取り組みを大幅に改善することができます。 応答速度が速いということは、次のことを意味します。

•リンクを取得するプロセスが高速化 – コンテンツ チームとの共同作業が迅速になり、記事の草案を作成して公開できます。
• Web マスターが共同作業に関心がない場合は、ゴースト化されるよりも拒否された方がよいでしょう。

迅速な応答率により、リンク ビルダーはより多くの人に手を差し伸べる意欲を維持できます。

見込み客のリストを作成し、見込み客ごとにカスタマイズしたメールを作成するのに時間を費やしても、どの見込み客からも返信がない場合、どれほどがっかりするか想像してみてください。

ターゲットを絞ったコンテンツを送信すると、次のように SEO の取り組みが改善されます。

1. 顧客が特定の製品またはサービスについて問い合わせるメールを送信します。
2. Web サイトから関連するブログまたはヘルプ デスクの記事を送信して、それらに応答します。
3. Web サイトのトラフィックが増加します (コンテンツが対象を絞っているため、ユーザーは Web ページに長く留まる可能性が高く、直帰率が低くなります)。
4. Google は、ウェブページがユーザーの意図に一致すると判断し、検索結果ページの上位に移動します。

メールはSEOにどのように役立ちますか

この記事では、電子メールで迅速な応答を送信する方法について説明しました。 問題は、それが何らかの形で SEO に影響を与えるかどうかです。 答えを2つのカテゴリーに分けましょう。

見込み客へのメール送信

メール マーケティングは、非常に重要な顧客獲得チャネルです。 誰かがあなたの会社について聞いたことがない場合、またはあなたの会社の名前を忘れた場合、彼らはすぐに検索エンジンであなたを調べることができます.

読む: ビデオを使用してメール マーケティングが SEO の結果を向上させる方法

あなたのウェブサイトやアプリケーションがSEOに関してうまく機能している場合、あなたのブランドは結果のトップに表示されます. このようにして、Web サイトまたはアプリケーションのトラフィックが増加し、コンバージョン率の増加に直接つながります。 SEO はスタンドアロンのサービスではありませんが、他のチャネルを通じてトラフィックを促進するのにも役立つことを覚えておくことが重要です。

既存の顧客への電子メールの送信

会社として、既存の顧客の電子メール アドレスを持っています。 誰かがあなたのニュースレターにサインアップした場合、割引、特別なプロモーション、有益なコンテンツ、新製品またはサービスに関する定期的な最新情報を送信できます.

ターゲットを絞ったトラフィックも、コンバージョンの可能性が高くなります。

既存の顧客が特定の問題を送信した場合、その問題に関連する Web サイトのコンテンツへのリンクを送信できます。

大企業の場合、ニュースレターもさまざまなトピックに分類できます。 潜在的および既存の顧客は、興味のあるニッチなトピックにサインアップできます。このようにして、ブランドの Web サイトは、 SEO の取り組みに役立つ有益なトラフィックを獲得し始めます。

SEOの目標は、顧客のニーズを満たすサービスを作成することです。ユーザーの満足度は SEO とは直接関係ありませんが、一流のカスタマー サービスは口コミ マーケティングにつながります。 人々はあなたのブランド名を検索し、Web ページに長くとどまるようになります。これはそれ自体がメリットです。