従業員が電子メールで時間とお金を費やす9つの一般的な方法（およびそれを修正する方法）

公開: 2021-12-06

平均的な専門家は、1日6時間、メールのチェックと書き込みに費やしています。

それでも、大多数の企業は、その期間中にこれらの受信トレイで何が起こっているのかを知りません。

それは完全な死角です。

従業員がその時間を生産的に費やしているかどうかをどうやって知ることができますか？

このガイドでは、組織内の電子メールアクティビティのブラックホールを明らかにし、組織の電子メールアクティビティを視覚化し、問題を特定し、それらの問題を修正する方法を説明します。

準備？飛び込みましょう。

従業員が電子メールで時間を浪費する方法
- 1.タイムリーに応答しない。
- 2.怠惰な応答。
- 3.不要なメールを送信します。
- 4.重要なメールを送信できない。
- 5.あまりにも多くの（または間違った）受信者に電子メールを送信する。
- 6.仕事用の電子メールアカウントを使用して個人用の電子メールを送信します。
- 7.理解しにくいメールを書く。
- 8.必要なときにテキストフォーマットを使用しない。
- 9.特定の連絡先から受信するメールが多すぎます。
それを修正する方法
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従業員が電子メールで時間を浪費する方法

それでは、従業員が電子メールで時間を浪費する具体的な方法のいくつかを見てみましょう。

これらの項目は、組織に害を及ぼす可能性が最も高い特定の習慣、戦術、およびアプローチを選択的に対象としています。

1.タイムリーに応答しない。

専門家は、電子メールの応答時間が速いことを期待していますが、それには正当な理由があります。

応答が遅いと、チームが電子メールスレッド内でプロジェクトに協力する際のボトルネックになる可能性があります。これは、特定のタスクを進めるために十分な情報を全員が待つ必要があるためです。
営業担当者は、新しいインバウンドリードに迅速に対応するほど、コンバージョン率を大幅に向上させます。応答なしで刻々と過ぎていく毎分は、コンバージョン率を大幅に低下させます。売上の35〜50％は最初に応答するベンダーに送られ、1時間以内に応答すると、リードコンバージョン率は700％上昇します。
カスタマーサービス担当者は、サポートクエリに迅速に回答することで、顧客の満足度を大幅に高めることができます。これにより、顧客の忠誠心、紹介、およびコンバージョン率が向上します。

結論：従業員が受信したメールに平均してどれだけ迅速に応答しているかを知る必要があります。 営業担当者とカスタマーサービス担当者にとって、新しいスレッドにどれだけ迅速に対応するかを知ることは特に重要です。これらの「最初の対応」は、多くの場合、あなたのビジネスの人間の代表者と取引するという受信者の第一印象を示しているからです。

2.怠惰な応答。

また、受信した電子メールに怠惰に応答した場合、従業員は時間とお金を浪費する可能性があります。彼らが電子メールスレッドの発信者でなくても、それが可能な限り効率的に実行および管理されることを確認する責任があります。

不適切な対応が生産性や収益性を妨げる可能性があるいくつかの方法があります。

不十分な応答。 長いメールには問題がありますが、短い返信でも問題が発生する可能性があります。メールに複数の質問が含まれている場合でも、メールごとに1つの質問にしか回答できないように見えるオフィスの人に対応しましたね。そうすることで、送信者側のフラストレーションは言うまでもなく、必要な情報を抽出するための必然的なフォローアップのために、必要以上に多くの電子メールが作成されます。これは関係者にとって生産的ではありません。
方向転換。 従業員は、元のスレッドトピックにリンクされていないメッセージで応答した場合にも、混乱を引き起こす可能性があります。彼らが無関係な質問をしたり、別のプロジェクトから情報を持ち出したり、あるいは方向を変えたりすると、スレッド内の全員が失敗します。

結論：持続的に遅い応答者を特定するには、従業員の応答時間を知る必要があります。 この情報を、受信メールの比率が異常に高く、応答時間が遅い従業員と組み合わせると、怠惰なメール送信者を特定した可能性があります。

3.不要なメールを送信します。

メールが他の人にどのように影響するかについてはあまり考えていません。多くの場合、無差別に送信しますが、メールに特定の目的がない場合や冗長な情報が含まれている場合は、時間の無駄になる可能性があります。

メールの作成と送信には時間がかかります。さらに、受信者がメールを読んだり、並べ替えたり、返信したりするのにも時間がかかります。

送信される電子メールの10％でも必要ない場合、チームは通信時間とお金の10％を何にも費やすことになります。

では、何がメールを「必要」にするのでしょうか。最終的に、電子メールは次の3つの条件を満たす必要があります。

会話を進めます。 会社のメールは、会話に新しい何かを追加し、新しいアイデア、新しい情報、または新しい視点を紹介する必要があります。
専門的に重要であること。 言うまでもなく、送信されるすべての電子メールも専門的に重要である必要があります。たとえば、プロジェクト、タスク、従業員、クライアント、または会社の成功に関係するその他の問題に関連している必要があります。明らかに、ここには小刻みに動く余地があります。友好的な会話をしたり、休憩室にカップケーキがあることを発表したりしても、生産性に大きな悪影響はありません。しかし、専門家以外の電子メールがパターンになると、そうなる可能性があります。
他の人の行動を変更または強化します。 電子メールには、必然的に2つ以上の関係者が関与します。したがって、これらの電子メールの情報は、何らかの方法で、他の誰かの行動を変更または強化する必要があります。たとえば、新しい指示、リマインダー、または検証はすべて、他の人が知るために重要です。

従業員がこれらの3つの条件を満たさないメールを送信している場合、彼らは時間を無駄にしています。

結論：誰がメールを送信しているか、誰が受信者であるか、そして彼らがイニシアチブを進めたかボトルネックにしたかを知る必要があります。

4.重要なメールを送信できない。

いくつかの点で反対ですが、同じように悪いことですが、従業員が必要な電子メールを送信しない傾向があります。たとえば、チームの他のメンバーに新しいプロジェクト仕様を送信する必要がある場合や、プロジェクトの進捗状況に関する質問に回答することが期待される場合があります。

一見すると、これは直感に反しているように見えます。従業員が電子メールの読み取りと下書きに費やす時間が少ない場合、彼らは自分の仕事により多くの時間を費やしています。ただし、他の方法で無駄な時間を組み込む必要があります。

たとえば、チームがプロジェクトの最新の仕様で更新されていない場合、チームは方向性の重要な変更に気付かずに作業を続けることができます。従業員がメッセージを受信したことを確認しない場合、誤解を招いたり、元の送信者にチェックイン、リマインダー、またはフォローアップを送信するように促したりする可能性があります。

ここでの落とし穴は、未送信の電子メールを目撃して認識するのが難しいということです。情報を繰り返すイライラするメールを受け取ると、すぐに気付くでしょう。あなたがおそらく持っているべきである電子メールを受け取らないとき、あなたはあなたがそれを受け取るべきであったずっと後まであなたは知りません。

幸い、二次的な指標を使用して、この悪い習慣に従事する可能性が最も高い従業員を特定できます。従業員が親しい同僚よりもはるかに少ないメールを送信していることに気付いた場合、チーム全体のコミュニケーションのボトルネックになっている可能性があります。

結論：各従業員が送受信する電子メールの量を知る必要があります。 他の従業員よりも大幅に少ない量を送信している従業員は、チームのボトルネックになっている可能性があります。

5.あまりにも多くの（または間違った）受信者に電子メールを送信する。

もう1つの潜在的な問題は、それ自体で独立したり、他の既知の問題を複雑にしたりする可能性がある問題です。つまり、あまりにも多くの受信者に電子メールを送信することです。

ここにはいくつかの問題があります。

間違ったまたは不要なリーダー。 ここでの主な問題は、電子メールを受信して読む必要がない人は誰でも、それを読むのに時間を浪費することです。電子メールに実行するアクションアイテムがないことに気付く前に、段落をくぐり抜けることがあります。さらに悪いことに、彼らは、行動を起こさないときに行動を起こす必要があると誤って信じ、そもそも必要のない仕事に時間を費やす可能性があります。
注意の掛け算。 次に、電子メールにかかる合計時間（したがってお金）に、それを読んでいる人の数を掛けることを忘れないでください。チェーン内のすべての人が電子メールのコストを増大させるので、物事をきれいに保つことがあなたの最大の利益になります。
スレッドの複雑さが増しました。 より多くの受信者への扉を開くと、より多くの返信への扉も開かれます。多くの場合、これは、スレッドが大幅に長くなり、まとまりがなく、より複雑になることを意味します。特に、ディスカッションが必要なトピックの場合はそうです。本当に複数の人がディスカッションに参加する必要がある場合は、応答が簡単に失われたり、順序が狂ったりする可能性がある電子メールチェーンよりも会議の方が適しています。

一般的に、あなたはそれらを読む必要がある人々にだけ電子メールを送りたいです。

注意の手段としてもっとCCをしたくなります。結局のところ、ワンクリックで済むので、忘れた人から身を守ることができます。

しかし、従業員が習慣的に必要以上の人を含めると、そのスレッドで全員の時間を無駄にすることになります。

結論：組織内で発生している電子メールスレッド、それらのスレッドの参加者、およびそれらのスレッドの参加レベルがどのようになっているのかを知る必要があります。 会話に参加していないスレッドに関与している人々が不必要に追加されている可能性があり、スレッドのフォローに時間を浪費しています。

6.仕事用の電子メールアカウントを使用して個人用の電子メールを送信します。

従業員は通常、ビジネス用の電子メールアカウントから個人用の電子メールを送信します。これは、企業にとって大きな問題とリスクをもたらします。

時間のある従業員は彼らのビジネスの公式の代表として行動しているので、間違った電子メールアドレスから送信されたコミュニケーションは、意図されていない場合は公式のコミュニケーションと見なされる可能性があります。

さらに、これは企業のコンピュータネットワークがマルウェアやウイルスに感染する一般的な方法でもあります。従業員は、誰と電子メールを送信するか、どのコンピュータまたは電子メールアカウントから送信するかについて不注意です。

結論：仕事に関係のない連絡先を特定できるように、従業員がどのソースからメールを受信し、どのソースにメールを送信しているかを知る必要があります。

7.理解しにくいメールを書く。

専門家が期待するようになった特定の電子メールの形式と構造があります。一般的に受け入れられている電子メールのエチケットもあります。

従業員が通常その形式と構造に違反している場合、または理解できる方法で記述していない場合、電子メールを読むすべての人がそれを理解するためにより多くの時間を費やします。

EmailAnalyticsを使用して、チームの電子メール応答時間を42.5％改善します。

売上の35-50％は最初に応答したベンダーに行きます。
1時間以内にフォローアップすると、成功の可能性が7倍になります。
平均的な専門家は、勤務時間の50％を電子メールに費やしています。

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ここで注意すべきいくつかの重要な潜在的な問題があります。

あいまいさ。 どんな種類のあいまいさも、電子メールの理解を妨げる可能性があります。たとえば、やることのリストが各アイテムの特定の担当者なしでグループに送信された場合、人々は何をすべきかわかりません。次に何をする必要があるのか、誰が行うのかが明確でない場合、多くの場合、誰も応答したり責任を負ったりしません。責任の委任は重要です。
セマンティクス。 従業員の文章の言い回しや構造も混乱を招く可能性があります。単語が抜けている場合や、単語が適切に使用されていない場合、読者がメッセージの要点を理解するのに時間がかかります。
目的。 時々、電子メールは表面レベルでは読みやすいが、目的の観点からは理解するのが難しい場合があります。視聴者がアクションアイテムやポイントをすぐに理解しない場合、メールは失敗し、時間の無駄になります。

GrammarlyやEssayWriterなどのツールを使用して、メールを校正し、送信する前にメールが明確であることを確認できます。

結論： 「理解可能性」は主観的な変数であるため、これが従業員の習慣に発展するのを注意深く監視する必要があります。 これを示す1つの指標は、受信した電子メールの量が異常に多いことと、電子メールあたりの単語数が異常に少ないことです。